Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Lưu Thị Hồng Nhung

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng
cho sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế
giới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ,
hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại
trong xã hội. Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt
động của xã hội và con người. Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương
tiện khác nhau. Trong đó văn bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ
biến nhất. Thông tin bằng văn bản được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi
cơ quan. Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo.
Là phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi
thông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công
tác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản
lý Nhà nước, đặc biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được

đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước . Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác Lưu trữ.
Theo kế hoạch của nhà trường cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn
nhiệt tình của cô cán bộ Văn phòng UBND huyện Lý Nhân nơi tôi thực tập. Đặc
biệt là cô Nguyễn Thị Quế Anh- cán bộ phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Lý
Nhân, tôi đã có 10 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ Văn thư
ở Văn phòng UBND Huyện Lý Nhân. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây
dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử
dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan. Được sự
giúp đỡ, hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã
được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại Văn
phòng UBND huyện Lý Nhân”. Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất
hay. Vì chỉ khi làm tốt công tác Văn thư thì mới có thể làm tốt công tác Lưu trữ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại UBND
huyện Lý Nhân, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề
cần nghiên cứu và giải quyết đối với UBND huyện Lý Nhân.
Lưu Thị Hồng Nhung

3

Lớp ĐH QTVP K1A

5.Lịch sử ngkiên cứu
Có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ, tieeuu
biểu nhất là các công trình sau:
- Báo cáo Công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn
phòng ủy ban nhân dân Huyện Vĩnh Tường của tác giả Đỗ Thị Thơm….

Lưu Thị Hồng Nhung

4

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

- Đề tài Công tác văn thư tại văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến
Cát, tỉnh Bình Dương của Nguyễn Thị Kim Ngọc
- Khóa luận Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự
- Bộ Tư pháp của Nguyễn Quốc Hỷ
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp định nghĩa;
- Phương pháp điều tra, khảo sát;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp so sánh.
7. Bố cục của đề tài


TCN

Trước công nguyên

PCT

Phó chủ tịch

CN-TTCN

Công nghiệp- Trung tâm công nghiệp

CNVCLĐ

Công nhân viên chức lao động

GT-VT

Giao thông vận tải

TC-KH

Tài chính - Kế hoạch

GD-ĐT

Giáo dục – Đào tạo

LĐTB-XH

Đông. Phía Nam giáp tỉnh Nam Định và huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện
Bình Lục và Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng là tỉnh Hưng Yên và Thái
Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên.
Diện tích tự nhiên toàn huyện là 167,045 km2.
-Địa hình:
Vốn là đất hình thành tại chỗ và do đất phù sa sông Hồng bồi đắp. Đất đai
tương đối đồng đều, hình thành 3 vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi ngoài
Lưu Thị Hồng Nhung

7

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

đê sông Hồng và bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích);
vùng đất màu và cây công nghiệp.
-Khí hậu thời tiết:
Khí hậu huyện Lý Nhân nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa
nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng bằng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc của
gió mùa Đông Bắc và gió mùa Đông Nam. Mùa mưa từ tháng 5 đến tháng 10,
mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhiệt độ trung bình năm dao động từ
23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có khi cao nhất lên tới 36
độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ. Độ ẩm các tháng chênh lệch nhau
không lớn, giữa tháng khô nhất và ẩm nhất chỉ chênh nhau 12%. Gió thay đổi
theo mùa.

Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ,
nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng và mở rộng quốc lộ 38A.
Là nơi giao lưu kinh tế trọng điểm của các tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam
Định, Thái Bình.
Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân có thể đạt khoảng
12% - 14%/năm. Lý Nhân đã hình thành cụm CN - TTCN tại xã Hòa Hậu, giao
hết diện tích cho 8 nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng ra các địa
phương khác như ở Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút được nhiều nhà đầu
tư đến đầu tư. Nguồn nhân lực dồi dào, là nơi cung cấp nguồn lực có trình độ
cao đáp ứng yêu cầu của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá của đất nước,
đưa nền kinh tế của Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực.
Lý Nhân còn tập trung xây dựng các làng nghề truyền thống như: dệt ở
xã Hòa Hậu, làm bánh đa nem ở xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc ở xã Nhân
Khang, Xuân Khê, đan cót ở xã Đạo Lý...; khôi phục phát triển cây trồng có
nguồn gen quý hiếm như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý. Sự phát
triển nhanh của nền kinh tế thị trường cũng sẽ tác động mạnh đến kinh tế - xã
hội của Lý Nhân trên các mặt:
- Tạo ra sự liên kết các thị trường và sự hội nhập của kinh tế Lý Nhân vào
thị trường trong vùng và cả nước. Điều này không chỉ tạo ra cơ hội mở rộng thị
trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm là thế mạnh phát triển của Lý Nhân, mà còn
mở ra cơ hội lớn hơn cho việc cung cấp, bổ sung các nguồn lực phát triển cho
tỉnh nhà và tỉnh lân cận.
- Sự phát triển và kết nối các hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng hiện
đại hóa và đồng bộ hóa.
- Tạo nên sự giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa,
giáo dục - đào tạo và các lĩnh vực xã hội khác.
- Mở ra khả năng và xu hướng chuyển dịch các dòng vốn đầu tư, sự phát
triển lan toả của các trung tâm kinh tế, thương mại với sự chuyển dịch của các
cơ sở công nghiệp đến các vùng ngoại vi. Với xu hướng chuyển giao công nghệ
Lưu Thị Hồng Nhung

qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A và dự án đường 499 (Đức Lý - Thái
Bình). Bên cạnh đó Lý Nhân còn một số khó khăn đó là hệ thống đường huyện,
đường liên xã, cầu cống qua sông, mương đã xuống cấp cần được đầu tư xây
dựng.
- Về mạng lưới giáo dục đào tạo: của Lý Nhân phát triển cả về quy mô
trường lớp và chất lượng đào tạo, là quê hương của phong trào "hai tốt"; huyện
có 38 trường được công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý
được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động. Huyện đã
hoàn thành phổ cập trung học cơ sở vào năm học 1999 - 2000. Hiện nay toàn

Lưu Thị Hồng Nhung

10

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

huyện có tổng số 88 trường học, trong đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học,
24 trường Mầm non, 5 trường THPT và 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên.
- Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, có
nghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũng
cảm đồng thời lại có chí hiếu học, sự nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vững
chắc (8 năm liền luôn dẫn đầu toàn tỉnh).
- Về y tế: Huyện có 3 cơ sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa Lý
Nhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng,


Lưu Thị Hồng Nhung

12

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lý Nhân
1. Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
* Trách nhiệm của Chủ tịch UBND

- Ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản được Chủ tịch giao và ký những
văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi

đi.

Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện
một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban trong cơ quan
Trưởng các phòng, ban trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về
toàn bộ công tác văn thư của phòng, ban mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phòng, ban thực hiện tốt các nhiệm
vụ quản lý hồ sơ tài liệu ở phòng ban.
* Trách nhiệm của công chức, viên chức
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của trưởng phòng,
ban;
- Dự thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trình cấp trên;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
theo quy định;
- Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tác
văn thư của cơ quan.
* Trách nhiệm của văn thư chuyên trách
Lưu Thị Hồng Nhung

14

Lớp ĐH QTVP K1A

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm
vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ trách
Văn xã, PCT phụ trách Kinh tế.
Lưu Thị Hồng Nhung

15

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Công thương
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tư pháp
Phòng Nội vụ
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
Phòng Thanh tra
Phòng Giáo dục
Phòng Y tế
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

chặt chẽ thì sẽ là cơ sở để cán bộ văn phòng phát huy hết vai trò, trách nhiệm
của bản thân trong công việc. Mặt khác, đây còn là thước đo để Lãnh đạo và
Văn phòng kiểm tra hiệu quả công việc đã giao cho cán bộ.
Tại Văn phòng UBND huyện Lý Nhân việc xây dựng quy chế được Ban
lãnh đạo rất quan tâm vì qua đây cán bộ công nhân viên trong cơ quan có cơ sở
tạo dựng phong cách, lề lối làm việc đúng trách nhiệm, quyền hạn.
Hiện nay Văn phòng sở đang thực hiện quy chế làm việc theo QĐ số176
ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lý Nhân,
bản quy chế này được xây dựng khoa học, tỷ mỉ chi tiết gồm 05 chương và 21
điều. (Phụ lục 02)
- Hai là: Người lãnh đạo luôn phải giữ thế chủ động trong điều hành hoạt
động chung kể cả khả năng xảy ra tình huống bị động cũng phải biến thành chủ
động. Vì vậy yêu cầu đầu tiên, nguyên tắc làm việc không thể thiếu của người
lãnh đạo văn phòng là phải là phải có kế hoạch từ trước, dự trù mọi khả năng có
thể xẩy ra và các xử lý ra sao?
VD : Khi tiếp dân để giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan thì cần
điều tra xem thì người kiện có đúng tên, tuổi và địa chỉ không hay mạo danh?
Vấn đề đi kiện chính xác đến đâu? Đã đựoc giải quyết lần nào chưa? Nếu chưa
thì vì sao? Nếu có thì vấn đề chưa thoả đáng là gì?
Trong trường hợp bị động thì người lãnh đạo cần thể hiện khả năng nắm
bắt tình hình và quản lý của mình: Công việc này liên quan đến vấn đề gì? Gồm
những việc nào? Những ai có thể tham gia vào việc này? Trách nhiệm của từng
cá nhân ra sao? Người lãnh đạo cần điều hoà, phối hợp hoạt động giữa các bộ
phận và cá nhân sao cho đảm bảo công việc thực hiện một cách trôi chảy nhất.
-Ba là: Bộ máy hoạt động và thủ tục hành chính của một cơ quan bất kỳ
có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả và chất lượng công việc chung. Nếu bộ máy
Lưu Thị Hồng Nhung

17


-Sáu là: Tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn
phòng, tiến tới chuyên môn hoá đội ngũ cán bộ Văn phòng theo đúng ngành
nghề được đào tạo, nhằm đầu tư một cách tốt nhất yêu cầu mới trong công việc.
Cán bộ được đào tạo ở chuyên ngành nào cần sắp xếp làm đúng công việc
chuyên môn, đúng trình độ và có kỹ năng kết hợp với các thiết bị hỗ trợ để nâng
cao năng suất công việc. Tại Văn phòng UBND huyện Lý Nhân việc chuyên
môn hoá được thực hiện khá tốt.
Lưu Thị Hồng Nhung

18

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

Ví dụ : Chánh Văn phòng thường tổ chức những đợt tập huấn để củng cố
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ tin học để theo kịp với sự phát triển
của công nghệ thông tin, có thể sử dụng được hệ thống trang thiết bị văn phòng
ngày càng tinh vi, hiện đại.
2. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
2.1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong lãnh đạo, điều
hành, chỉ đạo hoạt động Công đoàn các cấp và cơ quan Công đoàn ngành; tham
mưu cho Ban Thường vụ về tình hình phong trào CNVCLĐ và hoạt động Công
đoàn ngành.
Trực tiếp quản lý tài sản và phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các

tổ chức thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường
vụ. Phối hợp với các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết
việc thực hiện nghị quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ.
- Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết…
của Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan
khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
-Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụ
soạn thảo, thể thức văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
-Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và
sử dụng tài sản ở cơ quan Công đoàn ngành. Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo
ở cơ quan cũng như của Công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban
Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng
của các ban Công đoàn ngành theo kết luận của Hội nghị giao ban hàng tháng.
- In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi Công đoàn GTVT Việt Nam,
chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động
của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự
Đảng, Bộ GTVT hàng tháng.
- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất
cho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho
các đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn
ngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị.
- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công
tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu,
giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành.
- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
Lưu Thị Hồng Nhung

- Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND thị xã và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức đã được quy định.
- Được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền chủ tài khoản các hoạt động của
TT HĐND, lãnh đạo UBND huyện .
- Được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các giấy triệu tập họp, các
văn bản sao lục, thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thị xã
gửi các cấp, các ngành của thị xã để thực hiện.
Lưu Thị Hồng Nhung

21

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

- Xem xét và xử lý công văn, tài liệu, thông tin gửi đến TT HĐND, lãnh
đạo UBND huyện hàng ngày, tổng hợp báo cáo với TT HĐND, lãnh đạo UBND
huyện hoặc chuyển cho các bộ phận của văn phòng xử lý cụ thể. Quản lý và chịu
trách nhiệm về công tác phát hành các văn bản của HĐND, UBND huyện và của
văn phòng.
- Chánh Văn phòng ủy quyền cho các Phó văn phòng phụ trách một số
lĩnh vực. Khi Chánh văn phòng đi công tác vắng thì ủy quyền cho một số đồng
chí Phó văn phòng làm nhiệm vụ thường trực để giải quyết, xử lý công việc
thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng.

Vụ Hà Nội

Cán bộ văn phòng:
+ Tổ hành chính gồm: 01 đồng chí
+ Tổ tổng hợp gồm: 02 đồng chí
+ Tổ kế toán, thủ quỹ, tin học gồm: 02 đồng chí
+ Tổ bộ phận 1 cửa điện tử liên thông gồm: 02 đồng chí
+ Tổ nhà bếp, bảo vệ, lái xe gồm: 09 đồng chí
Mối quan hệ công tác:
- Chánh văn phòng phụ trách chung và một số lĩnh vực cụ thể, các Phó
Chánh văn phòng phụ trách từng lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân
công.
- Hàng tuần, sau khi giao ban với Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
huyện, Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng tổ chức họp giao ban để
kiểm tra tiến độ, đôn đốc giải quyết công việc, trao đổi và bàn biện pháp triển
khai công việc theo yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện và những công việc trọng tâm của cơ quan, đồng thời phân công nhiệm
vụ cho các đồng chí lãnh đạo và các bộ phận của văn phòng để thực hiện.
- Trong quá trình công tác, Chánh văn phòng thường xuyên giữ mối liên
hệ với Đảng ủy và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao. Tạo điều kiện để các tổ chức đoàn thể trong cơ quan
vận động các thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ, chấp hành các chủ trương,
chính sách, pháp luật của Nhà nước, tham gia xây dựng các phong trào văn
nghệ, thể dục - thể thao, xây dựng cơ quan văn hóa, giám sát các hoạt động của
cơ quan về tình hình thực hiện chương trình công tác, quy chế dân chủ, quy chế
làm việc của cơ quan.
(Phụ lục 4)

Lưu Thị Hồng Nhung


1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,
đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa
phương , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát,
đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này .
- Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Huyện ban hành
các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các
Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực
Lưu Thị Hồng Nhung

24

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

này. Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản ( PHỤ LỤC 5), Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư ... (PHỤ LỤC 6)Văn phòng
U ỷ ban cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên
môn ở cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân huyện
vào cuối mỗi năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công
tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện , đề ra phương hướng nhiệm vụ
nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và
hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan.