Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài.....................................................................................2
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................2
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................3
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................3
Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
TRIỆU SƠN.........................................................................................................4
1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện
Triệu Sơn.......................................................................................................4
1.1.1. Đặc điểm tình hình chung....................................................................4
1.1.2.Chức năng , nhiệm vụ của UBND Huyện Triệu Sơn...........................5
1.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01 )......................................................7
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.........................................................................................7
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng..................................................8
1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng.....................................................................8
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng........12
1.2.2.1.Vị trí, chức năng..............................................................................12

2.5.1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.........49
2.5.2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .
.....................................................................................................................49
PHẦN 3.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................50
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................50
3.3.1. Ưu điểm.............................................................................................51
Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
3.3.2. Hạn chế..............................................................................................51
3.3.3 Nguyên nhân.......................................................................................54
3.3.4 Đề xuất, kiến nghị...............................................................................54
KẾT LUẬN CHUNG........................................................................................56
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


Nông nghiệp- Phát triển nông thôn
Tài nguyên môi trường
Hôị đồng nhân dân- ủy ban nhân dân
Kinh tế xã hội
Chính phủ
Thông tư liên tịch- Bộ Nội Vụ
Văn phòng chính phủ
Văn hóa thể thao và du lịch
Giáo dục và đào tạo

Trần Thị Hợp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà
LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là bộ phận quản lý không thể thiếu trong bộ hành chính trong
các cơ quan nhà nước và những tổ chức đặc biệt với thời kì công nghiệp hóa
hiện dại hóa đất nước văn phòng còn đóng vai trò quan trọng. Hơn nữa bộ phận
văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin, tham mưu phục
vụ lãnh đạo. Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Công
tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều
kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng trường đại học Nội
Vụ, em được thầy cô giảng dạy đồng thời qua Tìm hiểu đã biết được những đặc
điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn phòng. Nhằm

Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể cả điện, fax) từ các nguồn
đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận hành các văn bản đến, là bộ
phận không thể thiếu và tách rời trong bất cứ cơ quan nào.
2.

Mục tiêu của đề tài

Hiểu rõ tổ chức công tác văn thư là gì? Mục tiêu của tổ chức công tác văn
thư trong cơ quan là gì và nó đã, đang và sẽ được thực hiện như thế nào trong cơ
quan.
3.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu về công tác văn thư của UBND huyện Triệu Sơn
Phạm vi nghiên cứu :công tác văn thư của Ubnd huyện Triệu Sơn
4.

Nguồn tài liệu tham khảo

1.1. Nghị định số110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ .
1.2. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư – tác giả PGS
Vương Đình Quyền.
1.3. Nghị định số 110/2004 NĐ-CP ngày 08 -4-2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
1.4. Luật lưu trữ
1.5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-01-2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
1.6. Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 16/5/2005

Công tác văn thư: là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộ
công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hình
thành trong hoạt động của cơ quan.Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể
cả điện, fax) từ các nguồn đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận
hành các văn bản đến
Công tác văn thư là một lĩnh vực cụ thể tuy nhiên nó bao gồm nhiều công
việc cụ thể do đó để nghiên cứu về chuyên đề này ta có thể sử dụng Phương
pháp thu thập thông tin, thống kê, điều tra.
7.

Bố cục của đề tài

Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng tại cơ quan
Phần 2. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư
Phần 3. Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trần Thị Hợp

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
TRIỆU SƠN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Huyện Triệu Sơn
1.1.1. Đặc điểm tình hình chung

huyện, phòng Tư Pháp, phòng Công Thương, Phòng Nội Vụ, Phòng LĐTB-XH.
Phòng TC-KH, Phòng TNMT , phòng VH- TT, Phòng NN và PTNT, Phòng Y
Tế, phòng Giáo Dục và Đào tạo.
1.1.2. Chức năng , nhiệm vụ của UBND Huyện Triệu Sơn
UBND huyện do Hội đồng nhân dân ( HĐND ) cùng cấp bầu ra, gồm có
chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện . UBND chịu trách nhiệm báo cáo
công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên trực tiếp quản lý.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực :
Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kt-xh hàng năm trình HĐND cùng cấp
thông qua để UBND tỉnh phê duyệt tổ chức việc kiểm tra thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách huyện, quyết toán ngân
sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách đại phương trong trường hợp
cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp quản lý.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra, UBND
các xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết của HĐND
cấp xã , thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quuy định của pháp
luật.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp thủy lợi và đất đai
- Xây dựng trình HĐND cùng cấp thông qua các cơ chế khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó.
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản.
- Thực hiện giao đất cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân,hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.

đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn huyện.
- Quản lí việc khái thác , sản xuất , kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của UBND tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch, và kiểm tra
việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại và dịch vụ .
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt đọng thương
mại và dịch vụ.
Trong lĩnh vực văn hóa, xã hội
Trần Thị Hợp

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
- Xây dựng các chương trình đề án, phát triển văn hóa giáo dục, thông tin
thể dục, thể thao, y tế , phát thanh trên địa bàn huyện, và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học , trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non, thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử.
- Quản lí các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa – thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ và phát huy giá trị các di

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng
Trong nền kinh tế thị trường hiện đại hóa làm cho nền kinh tế tăng trưởng
nhanh buộc tất cả chúng ta phải phát triển theo tiến trình đó.
Những khái niệm cơ bản về văn phòng:
Lí luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị
trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn
hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của căn phòng.
Đặc biệt khi nước Việt Nam đang gia nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để
phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát
triển đúng hướng.Vì thế mổi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế
mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.
Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp là người biết đón nhận
thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một
cách chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của
văn phòng trong doanh nghiệp.
Tùy theo quy mô doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng
có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm quyền
hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có văn
phòng hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng
với một góc độ khác nhau như sau.
Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.

xuất chủ trương chính sách và công tác quản lý của cơ quan trong từng thời kỳ,
tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ
chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp
xử lý những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đói tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh
vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn
Trần Thị Hợp

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
đề.Điều đó vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có
một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trươc hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt
động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác
tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương
đồi với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu
tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin
theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có
các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính
chuyên môn như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…Để có được những
thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương

+ Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch, Thường trực HĐND huyện theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh đạo
Văn phòng huyện trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình.
+ Chế độ ban hành văn bản của UBND huyện
- Chánh Văn phòng thống nhất việc ban hành các hình thức văn bản của
UBND huyện từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành. Người đứng đầu
cơ quan soạn thảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản
do cơ quan mình soạn thảo, sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng
hoặc Phó Chánh Văn phòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào
văn bản mới trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện ký ban hành. Bộ phận Văn
thư chỉ được phép xử lý những văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh,
Phó Chánh Văn phòng;
- Các Hội nghị HĐND, UBND huyện, giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch
với các Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Chuyên
viên tổng hợp ghi biên bản. Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo dõi
lĩnh vực chuyên môn đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội nghị,
chậm nhất 3 ngày sau phải có thông báo kết quả Hội nghị.
1.2.1.2.Hoạt động của công tác hành chính Văn phòng
- Khi Chánh Văn phòng đi công tác, vắng mặt trong thời gian quá 03 ngày
làm việc thì Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều
hành. Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền tạm thời thay thế
điều hành hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước HĐND - UBND,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh Văn phòng khi thực hiện nhiệm
vụ được giao. Hết thời gian ủy quyền, Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm
báo cáo lại những công việc đã xử lý, đang xử lý cho Chánh Văn phòng được
Trần Thị Hợp

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
+ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành
Trần Thị Hợp

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Nội
phố.

Trường Đại học Nội vụ Hà

1.2.2.2Nhiệm vụ và quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
+ Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch
công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân
huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã,
thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị
trấn theo quy định của pháp luật;
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột
xuất được giao theo quy định của pháp luật.

lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện.
+ Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có liên quan
theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan.
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.
Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng
Trần Thị Hợp

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử
lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải
Trần Thị Hợp

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.
+ Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng
nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến,
kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp
vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực Hội đồng nhân dân thành phố.
+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại
biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả
bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn.
+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và
huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương.

Nguyễn Trung Thành - Chánh văn phòng
+Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện trong các lĩnh vực: Giáo dục và Đào
tạo; Văn hoá, thể thao, Du lịch; Thông tin, truyền thông; Lao động, Thương
binh và Xã hội; Y tế và chế độ chính sách liên quan Bảo hiểm xã hội; Ban đại
diện Hội đồng quản trị Ngân hàng chính sách xã hội; hoạt động của các Hội
thuộc lĩnh vực nêu trên.
+ Theo dõi hoạt động của các cơ quan trong lĩnh vực được phân công
gồm: Văn hoá, thể thao và Du lịch; Giáo dục và Đào tạo; Lao động, Thương
binh và Xã hội; Y tế; Thông tin và Truyền thông: Bảo hiểm xã hội huyện; Ngân
hàng chính sách xã hội; Đài Phát thanh và Truyền hình; các Hội thuộc quản lý
nhà nước của các ngành nêu trên ( Liên hiệp hội Văn học Nghệ thuật; hội cựu
giáo chức, Ban đại diện hội người cao tuổi, Hội khuyến học, Hội Cựu thanh niên
xung phong...).
+ Chủ trì, phối hợp với các chuyên viên liên quan làm đầu mối chuẩn bị
nội MTTQVN huyện, Thường trực HĐND huyện, Đoàn Đại biểu huyện; các
buổi làm việc của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện với các đoàn thể nhân
dân cấp huyện;
+ Tham mưu công tác xây dựng cơ bản của các cơ quan, đơn vị và lĩnh
Trần Thị Hợp

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
vực được phân công phụ trách; tham mưu việc cho chủ trương đầu tư, chủ
trương liên quan đến tài chính của lĩnh vực văn hóa, xã hội.

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
đoàn công tác của Nhà nước, Chính phủ và lãnh đạo các ngành Trung ương về
thăm và làm việc với huyện; các báo cáo liên quan công tác chỉ đạo, điều hành
theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện .
+ Phối hợp với các phòng chuyên môn khác thực hiện các nhiệm vụ liên
quan.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh văn phòng.
Lê Xuân Khoa- Phó chánh văn phòng
Giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác hành chính, lưu trữ, quản trị,
quản lý cơ sở vật chất, các hoạt động dịch vụ, tài vụ của Văn phòng; đảm bảo
các điều kiện về vật chất - kỹ thuật phục vụ công tác của TT. HĐND, UBND và
Văn phòng HĐND-UBND huyện; Chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra việc bảo
vệ an toàn cơ quan văn minh, xanh - Sạch - Đẹp.
Phó Chánh Văn phòng là người được Chánh Văn phòng ủy quyền, trực
tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính , đối nội, đối
ngoại của văn phòng và của UBND huyện, tổ chức đón tiếp khách đến liên hệ
làm việc với Chủ tịch, các phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng, tổ chức phục vụ
ăn, nghỉ cho khách đến làm việc, phục vụ hậu cần các cuộc Hội nghị do Chủ
tịch, các phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng triệu tập. Xây dựng kế hoạch công
tác và dự trù kinh phí hoạt động cho các bộ phận có liên quan của Văn phòng.
Quản lý tổ chức, nhân sự của Văn phòng cũng như các tài sản hiện có, theo dõi
sửa chữa và đề nghị mua sắm mới nếu thấy cần thiết.
Lê Đăng Huy- Phó Chánh Văn Phòng
Trưởng tổ Cải cách Hành chính của huyện, chỉ đạo việc tiếp nhận và giải
quyết hồ sơ Hành chính theo yêu cầu cải cách thủ tục hành chính. Trong quá

dấu đúng theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm bảo thể thức, nội
dung, vào số, ngày, tháng, năm và có chữ kí của Lãnh đạo đảm bảo đúng quy
trình ban hành văn bản
+ Hỗ trợ tạp vụ tiếp khách khi cần thiết; thực hiện một số nhiệm vụ khác
được Lãnh đạo Văn phòng phân công
+ Chịu trách nhiệm trước UBND huyện - HĐND huyện về công tác văn
phòng. Phối hợp điều hòa hoạt động công tác với các phòng ban, ngành, đoàn
thể thuộc Đảng ủy - HĐND - UBND xã, nhằm thực hiện tốt sự chỉ đạo điều
hành của Đảng ủy - HĐND - UBND xã. Lập sổ và quản lý công văn đi - đến.
Lập hồ sơ lưu trữ tài liệu.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nhận lịch và bố trí địa điểm cho các hội nghị của huyện
+ Làm một số nhiệm vụ được Chủ tịch UBND huyện giao
Trần Thị Hợp

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Hà Thị Quỳnh - Chuyên viên văn phòng
Chuyên viên Văn phòng làm việc vừa theo chế độ thủ trưởng (chịu sự
điều hành và kiểm tra trực tiếp của Chánh, Phó Văn phòng), vừa chịu trách
nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND huyện.
Chuyên viên được dự các cuộc họp do UBND huyện triệu tập, dự các
cuộc họp có liên quan các ngành, địa phương mời; dự và tham gia thảo luận các
vấn đề có liên quan đến hoạt động chung của Văn phòng; đề xuất các giải pháp
nhằm cải tiến lề lối làm việc, quy trình quản lý và mối quan hệ làm việc giữa các