Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ
MỤC LỤC

1
SVTH: Hoàng Huy Sáu

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ
A. LỜI MỞ ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thế kỉ XXI, thế kỉ của văn minh, hiện đại. Nơi
diễn ra thường xuyên các bước ngoặt lịch sử, bước nhảy vọt của khoa học công
nghệ và thông tin.. Sự phát triển ấy kéo theo những đòi hỏi bức xúc về trình độ
tương ứng của con người. Do máy móc không thể thay thế con người chính vì
thế mục tiêu đào tạo con người có đầy đủ đạo đức, năng lực, chuyên môn nghiệp
vụ là mục tiêu quan trọng mà Đảng và Nhà nước đã đề ra. Trong những mục tiêu
đào tạo con người nói chung, cán bộ công – nhân viên chức (gọi chung là cơ
quan) cho các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị sự nghiệp đang đóng vai
trò thiết yếu. Thực hiện mục tiêu chung của tàn đất nước Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội đã góp phần đào tạo một lượng cán bộ đông đảo với các ngành học
như: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực….
Lưu trữ văn bản tài liệu là một hoạt động từ xưa đã được Nhà nước phong
kiến Việt Nam quan tâm và phát triển qua nhiều thời kỳ khác nhau. Ngày nay

Do đã nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ mà
hơn 60 năm qua kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số
01C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 đến nay, Nhà nước đã ban hành rất nhiều
văn bản quy định về công tác lưu trữ, trong đó phải kể đến văn bản có tính pháp
lý cao nhất là Pháp Lệnh bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ Quốc Gia được Hội đồng
Nhà nước ban hành ngày 11 tháng 12 năm 1982 và hoàn thiện hơn ở Pháp Lệnh
lưu trữ Quốc Gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 4 tháng 4 năm
2001. Đặc biệt là từ khi Luật lưu trữ ra đời, đây là văn bản pháp lý cao nhất đưa
ngành lưu trữ lên một tầm cao mới ngang tầm với các ngành khác thành một
ngành độc lập và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình, kế hoạch đào tạo của
Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, sau khi học tập hoàn thành đầy đủ chương trình
đào tạo trong giáo trình của nhà trường của mỗi khoá học, nhà trường tổ chức
cho sinh viên đợt thực tập thực tế tại các cơ quan theo nội dung lý thuyết đã
được học. Đây là khoảng thời gian quan trọng giúp cho sinh viên chúng em có
điều kiện được thực tập thực tế, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, kết hợp lý luận
với thực tiễn. Đồng thời đây cũng là dịp để sinh viên được trau dồi và rèn luyện
ý thức đạo đức cùng tác phong nghề nghiệp của người công chức, viên chức sau
khi tốt nghiệp ra trường.
Xác định phương châm: “Học đi đôi với hành” là một trong những
phương châm đào tạo của nhiều cơ sở các cấp, đặc biệt với Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, việc áp dụng đào tạo trên giảng đường kết hợp với chương trình
thực tập thực tế càng có ý nghĩa quan trọng. Trong quá trình đổi mới phương
pháp dạy, hoạt động thực tập thực tế càng được chú ý hơn vì nó gắn chặt với
việc thực hiện kỹ năng nghề nghiệp của sinh viên sau khi ra trường. Có thể thấy
rõ hoạt động thực tập thực tế có rất nhiều ý nghĩa đối với việc học tập và rèn
SVTH:Hoàng Huy Sáu

3


cảm nhận được một môi trường học hỏi làm việc thân thiện, đầy tính chuyên
nghiệp và chuyên môn cao, tạo mọi điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thành đợt
thực tập này, giúp cho em bước đầu hình dung được công việc cụ thể của mình
trong tương lai.
Sau hơn 2 tháng tiếp xúc với công việc và được sự hướng dẫn nhiệt tình
của các cô, bác, anh, chị Phòng Lao Động Thương Binh Xã Hội huyện Nho
Quan em đã mở mang và hiểu thêm được nhiều vấn đề. Đặc biệt những vẫn đề
SVTH:Hoàng Huy Sáu

4

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

em còn thiếu sót và chưa hiểu em đã được tận tình chỉ bảo và giúp đỡ. Tuy nhiên
thời gian thực tập hơn 2 tháng quả chưa đủ để em vỡ ra được nhiều điều, nhưng
em tin với những kiến thức và với những công việc được ban lãnh đạo và các
cán bộ ở cơ quan tin tưởng giao cho em thực hiện trong thời gian thực tập sẽ là
những kiến thức vô cùng quý báu làm hành trang cho công việc tương lai của
em sau này.
Qua bản báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô
của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cũng như thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu
trữ đã trang bị và tạo điều kiện tốt nhất cho sinh viên năm thứ 4 chúng em được
đi thực tập thực tế tại các cơ quan, tổ chức tạo một nền tảng thực tế cho công
việc mai sau. Chính thầy cô là nhân tố quan trọng giúp cho chúng em có đầy đủ

1.1.1. Giai đoạn năm 1975 - 1994
Thời kỳ này huyện Nho Quan thuộc tỉnh Hà Nam Ninh. Ngày 27/4/1977,
hợp nhất với huyện Gia Viễn thành huyện Hoàng Long. Ngày 9/4/1981, tách
huyện Gia Viễn khỏi huyện Hoàng Long. Ngày 23/11/1993, đổi tên huyện
Hoàng Long thành huyện Nho Quan. Giai đoạn này Phòng LĐ - TB& XH huyện
nho quan gọi là Phòng Tổ chức Lao động với chức năng nhiệm vụ tham mưu
cho UBND huyện về các vấn đề thuộc ngành quản lý.
1.1.2. Giai đoạn từ năm1994 – 1995
Sát nhập: Theo quyết định số 210/UB-QĐ của UBND huyện Nho Quan
về việc sát nhập Ban Tổ chức Chính quyền, Phòng Lao động - TB&XH thành
phòng mới gọi là Phòng Nội Vụ Lao Động Xã Hội Nho Quan.
1.1.3. Giai đoạn từ năm 1995 - 2008
Tách phòng: Theo quyết định số 654 /QĐ-UBND về việc tổ chức lại các
cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, gồm 14 phòng chuyên môn trực
thuộc UBND huyện gồm:
- Phòng Lao động – Thương Binh & Xã hội
- Phòng Nôi Vụ
- Phòng Tư Pháp
- Phòng Thanh Tra
SVTH:Hoàng Huy Sáu

6

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

7

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân huyện
và theo quy định của pháp luật. Phòng LĐ - TB&XH huyện Nho Quan có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và phân công của uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ
đạo, kiếm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương
binh và Xã hội.
Đơn vị chịu sự quản lý của phòng : Cán bộ văn hoá xã hội; Cán bộ lao
động.
Có thể khái quát về chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ bộ máy của Phòng LĐ
-TB&XH huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình theo sơ đồ sau:
TRƯỞNG PHÒNG
Bộ phận Lao đông, việc làm,dạy nghề
Bộ phận Kế toán, Hành chính – Văn thư

Bộ phận Chính sách, người có công
Bộ phận Bảo trợ xã hội
Bộ phận Phòng chống tệ nạn xã hội
Bộ phận Giáo dục, chăm sóc trẻ em
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG


+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án chương, trình về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên
địa bàn huyện sau khi được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được giao.
+ Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với các tổ chức kinh tế tập
thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ chức
phi chính phủ hoạt động trên địa bàn huyện.
+ Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với UBND các cấp xã, thị trấn
trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, người có công
và xã hội.
+ Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm
sóc, giúp đỡ người có công, các đối tượng chính sách.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, tiêu cực, chống
lãng phí trong hoạt động lao động, người có công và xã hội theo quy định của
Nhà

nước.

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với các cơ
SVTH:Hoàng Huy Sáu

9

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ


10

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thư, hằng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn
văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công chức – viên chức;
- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản
2 – Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan;
- Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư – lưu trữ do Trưởng phòng quy
định.
* Cơ cấu tổ chức:
- Bộ phận Hành chính văn thư – lưu trữ thuộc văn phòng LĐTB&XH
huyện Nho Quan gồm 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư có trình độ Cao
đẳng văn thư – lưu trữ và 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trình độ Cao
đẳng văn thư – lưu trữ.

SVTH:Hoàng Huy Sáu

11

Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các
ngạch công chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ ban hành
Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
SVTH:Hoàng Huy Sáu

12

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
* Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ:
-



Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
lịch sử các cấp thay thế Thông tư số: 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm
2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
Tại Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan thì công tác văn thư – lưu trữ
được tập trung gộp vào cùng bộ phận Hành chính văn thư được bố trí gồm 01
cán bộ phụ trách công tác văn thư có trình độ Cao đẳng văn thư – lưu trữ và 01
cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trình độ Cao đẳng văn thư – lưu trữ chuyên
làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lưu văn bản
đi; quản lý và sử dụng con dấu; chuyển giao văn bản đi; tiếp nhận, phân loại tài
liệu, xác định giá trị tài liệu và lưu lại những hồ sơ tài liệu quan trọng có giá trị
và những hồ sơ tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan để bảo
quản sử dụng và một số khâu nghiệp vụ khác. Bộ phận Hành chính văn thư là bộ
phận trực tiếp giúp Trưởng phòng về công tác này, do đó bộ phận Hành chính
văn thư là đầu mối của công tác văn thư – lưu trữ, có nhiệm vụ bảo đảm thông
tin cho hoạt động quản lý, trong đó chủ yếu là thông tin văn bản.
Bộ phận Hành chính văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản
các nguồn thông tin văn bản được đến cơ quan; trình lên Trưởng phòng ;tổ chức
xử lý và truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có
liên quan; tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo
dõi đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản, bảo quản hồ sơ tài liệu theo quy

của công tác văn thư – lưu trữ phục vụ tốt cho quá trình làm việc của cán bộ văn
thư – lưu trữ của cơ quan;
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi, giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức,
cá nhân gửi đến Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan đều được đưa về đầu mối
bộ phận hành chính văn thư của Phòng để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản
đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, công chức, viên chức không có
trách nhiệm giải quyết. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ scan văn bản đến, sau đó
điền thông tin và chuyển văn bản đến Phó trưởng phòng, Phó trưởng phòng có
nhiệm vụ trình lên Trưởng phòng giải quyết, sau đó văn bản đến những đơn vị,
cá nhân có liên quan. Các phong bì ghi tên người nhận thì cán bộ văn thư có
nhiệm vụ chuyển ngay cho người có tên được ghi trên phong bì, các loại văn bản
mật, tối mật thì cán bộ văn thư phải có trách nhiệm trình trực tiếp cho Trưởng
phòng, hoặc Phó trưởng phòng; văn bản có độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải
được xử lý ngay sau khi nhận;
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản
mật) được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 ban hành Quy chế
bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
SVTH:Hoàng Huy Sáu

15

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

SVTH:Hoàng Huy Sáu

16

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là tiếp nhận các văn bản, hồ sơ tài liệu do
cán bộ văn thư giao nộp vào lưu trữ sau đó cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thực
tiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như :
- Công tác Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp
có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu
vào các phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn
chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà
nước quy định. Thu thập và bổ sung tài liệu của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc
gia có ảnh hưởng đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt
nhiệm vụ này sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ quốc
gia Việt Nam, giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.
Nguồn thu: Tất cả các tài liệu của các bộ phận chức năng tại Phòng Lao
động-Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan, nguồn từ bộ phận Hành chính –
văn thư cơ quan.
Cuối mỗi năm,cán bộ ,viên chức làm công tác công văn,giấy tờ; cán bộ
làm công tác chuyên môn. Những tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan có giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử.
Hồ sơ tài liệu đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, viên

trữ, là mắt xích gắn kết và tạo nên sự hoàn thiện thành công của công tác lưu trữ.
Tuy nhiên tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan
do chỉ có 01 cán bộ làm lưu trữ kiêm nhiệm nên hồ sơ tài liệu thu về chỉ phân
loại, đánh số bó, xếp lên giá mà không được chỉnh lý vì vậy có những tài liệu
trùng thừa, hết giá trị vẫn lưu giữ.
Mặt khác hiện nay Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan chưa xây dựng
được bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. Vì lẽ đó, công tác chỉnh lý tại cơ
quan này chưa được quan tâm, tiến hành, chú trọng.
- Công tác Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp, các công
cụ chuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dung tài liệu và các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.
Trên cơ sở thống kê giúp cho cơ quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu
trữ, nắm chắc số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình các
phương tiện bảo quản của chúng. Dựa vào kết quả thống kê giúp các phòng kho
lưu trữ có thể xác định phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc
bị hư hỏng, có kế hoạch để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị.
Nhận thức ý nghĩa của công tác thống kê và để kiểm soát chặt chẽ hồ sơ,
tài liệu, kết thúc năm cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của Phòng LĐ-TB&XH huyện
Nho Quan phải lập báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ gửi lên Sở LĐTB&XH tỉnh Ninh Bình.
- Công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp
SVTH:Hoàng Huy Sáu

18

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu

Công tác văn thư – lưu trữ của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan đã
SVTH:Hoàng Huy Sáu

19

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

được ban lãnh đạo cơ quan giám sát, quan tâm, chỉ đạo, đôn đốc với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ trong quá trình giải quyết công
việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của cơ quan.
Cán bộ văn thư - lưu trữ ở đây luôn nỗ lực hoàn thành tốt công việc của
mình giúp cho việc giải quyết văn bản, quản lý và bảo quản tài liệu được thực
hiện một cách tốt nhất, và đáp ứng được nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu trong
quá trình hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả nhất.

SVTH:Hoàng Huy Sáu

20

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


hành những công việc do người hướng dẫn tại văn
phòng phân công;
Bắt đầu làm quen với các loại văn bản đến, văn bản
đi, phân biệt và làm quen với các loại dấu của văn
phòng;
Làm quen và tiến hành các hoạt động vào sổ văn
bản đến, văn bản đi, cho số văn bản đi, đóng dấu các
loại văn bản, lưu trữ văn bản tại bộ phận hành chính
– văn thư (thường là bản gốc), photo văn bản;
Soạn thảo một số văn bản tại văn phòng theo yêu
cầu và sự chỉ dẫn của cán bộ hướng dẫn.
Bắt đầu tiến hành các hoạt động vào sổ văn bản đến,
văn bản đi tại văn phòng;
Đóng dấu văn bản theo yêu cầu và sự chỉ dẫn sau
khi kiểm tra thể thức và nội dung dưới sự hướng dẫn
của cán bộ hướng dẫn;
Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Phó trưởng
phòng với nội dung và thành phần đã được yêu cầu;

Tuần 2 (11/01 – 15/01)

Tuần 3 (18/01 – 22/01)

SVTH:Hoàng Huy Sáu

21

Lớp Lưu trữ học K1A



diện tích chứa đựng tài liệu.
Sau khi tài liệu đã được phân loại thì cùng các cán
bộ tiến hành chỉnh lý, vệ sinh sạch sẽ rài liệu để sắp
xếp lên giá, tủ đựng tài liệu phục vụ cho việc tra tìm
và sử dụng được nhanh chóng thuận tiện.
Cùng các Cô, Chú, Anh chị làm việc tại văn phòng
tiến hành chuẩn bị một số hoạt động chào mừng
ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 tại cơ quan.
Tuần 8+9+10 (22/2 – Tiếp tục tiến hành công việc với các hoạt động lưu
11/3)
trữ tại cơ quan đồng thời tìm kiếm những văn bản,
tài liệu cần thiết cho báo cáo thực tập cũng như cho
hoạt động thực tập;
Các hoạt động lưu trữ tiếp tục được tiến hành dưới
sự hướng dẫn của cán bộ hướng dẫn như: Sắp xếp,
phân loại, rà soát lại các văn bản lưu trong các năm
từ 2008 đến năm 2012, đóng gói lại các tập văn bản,
có kiểm kê lại tổng số văn bản, số văn bản thiếu, số
văn bản bị hư hỏng. . .
Tuần 11 (14/03 – 18/03) Sau khi được sự chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình của
các cán bộ, công nhân viên tại văn phòng và bản
SVTH:Hoàng Huy Sáu

22

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp



-

đạo, cán bộ công chức trong cơ quan đối với tất cả các hoạt động liên quan;
Tạo điều kiện tốt, cung cấp tài chính và trang bị đầy đủ hơn cho công tác văn

-

thư – lưu trữ;
Chỉ đạo các phòng, các đơn vị ý thức hơn nữa về công tác văn thư – lưu trữ.
Tăng cường các hoạt động lãnh đạo, kiểm tra, giám sát và đôn đốc sát sao hơn

-

nữa trong công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan;
Xây dựng các chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động của từng
bộ phận nói chung và của bộ phận hành chính văn thư nói riêng tại cơ quan, xem
SVTH:Hoàng Huy Sáu

23

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

•

tỏ tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ, bằng kiến thức và kỹ năng
của mình giúp cán bộ lãnh đạo quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ. Quan tâm,

-

hỗ trợ cùng các cán bộ khác hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Cần có biện pháp thích hợp trong quá trình đánh giá, khen thưởng, kỷ luật và đề
ra những giải pháp nhằm tạo điều kiện về vật chất, tinh thần cho cán bộ làm
công tác văn thư – lưu trữ để họ yên tâm và có trách nhiệm cao hơn đối với công
việc của mình. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng cần đặt ra tiêu chí cụ thể cho hoạt
động khen thưởng, kỷ luật, có văn bản cụ thể quy định cho những hoạt động

-

này;
Cần có thêm những chính sách, biện pháp nhằm đầu tư cho việc bồi dưỡng, đào
tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho hoạt động văn
thư – lưu trữ nhằm giúp cho hoạt động được tiến hành một cách hiệu quả. Đặc
biệt cần chú trọng nâng cao khả năng áp dụng những phần mềm mới vào hoạt
SVTH:Hoàng Huy Sáu

24

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Văn thư Lưu
trữ

Dù bản thân là một sinh viên năm cuối chưa có kinh nghiệm nhưng với
những gì được các thầy cô ở trường trang bị và qua những gì em được quan sát
tại chính cơ quan thì em cũng muốn được nêu ra một vài ý kiến của bản thân về
công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan như sau:

-

Trong công tác văn thư -lưu trữ thì các lãnh đạo cơ quan cũng đã rất quan tâm và
chú trọng . Tuy nhiên điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật phục vụ cho công tác
văn thư - lưu trữ còn hạn chế, chưa xây dựng được phòng, kho lưu trữ để bảo
SVTH:Hoàng Huy Sáu

25

Lớp Lưu trữ học K1A