Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
...............................................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................3
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC.........................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức...........3
1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức..................................................................3
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức..........................................................3
3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện mỹ Đức.....................................................................................................................4
1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng................................................................................4
1.1. Chức năng của Văn phòng:..........................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:......................................4
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.....................................................................................5
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng................................................5
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
UBND huyện Mỹ Đức......................................................................................................11
1.Khảo sát về công tác văn phòng.....................................................................................11
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc
và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức...............................................................11
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ
quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm...............................................................................11
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức.
...........................................................................................................................................13
1.4. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND
2.2.Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu.......................................................................20
2.3.Ý nghĩa........................................................................................................................21
CHƯƠNG II:.....................................................................................................22
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.....................22
1.Công tác văn thư............................................................................................................22
1.1.Công tác soạn thảo văn bản.........................................................................................22
1.2.Quản lí và giải quyết văn bản đi.................................................................................22
1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến:...........................................................................24
1.4.Quản lý và sử dụng con dấu........................................................................................26
1.5.Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................................26
2.Công tác lưu trữ.............................................................................................................26
2.1.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:.........................................................26
2.2.Xác định giá trị tài liệu................................................................................................27
2.3.Phân loại tài liệu..........................................................................................................27
2.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...............................................................................................28
2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................................................28
2.6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:.................................................................29
CHƯƠNG III:....................................................................................................31
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ...................................31
TẠI UBND HYỆN MỸ ĐỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP..............................31
1.Thực trạng công tác văn thư:.........................................................................................31
1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:.................................................................................31
1.2.Quản lý văn bản đi......................................................................................................32
1.3.Quản lý văn bản đến....................................................................................................34
1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................................35
1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............................................36
2.Công tác lưu trữ.............................................................................................................38
2.1.Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức.................................................................38
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là xu thế tất yếu của mỗi quốc gia
trong xã hội ngày càng phát triển đi lên. Nhiều ngành nghề đã được chú trọng
đẩy mạnh phát triển như các ngành kinh tế, nghiên cứu khoa học, giáo dục, y
tế… Ngành văn phòng cũng đang từng bước khẳng định vị thế quan trọng được
nhiều người quan tâm trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội nói chung.
Những lối suy nghĩ, cách nhìn cũng như quan niệm của xã hội về nghành
văn phòng cũng sẽ nói khác trong cuộc cách mạng Khoa học công nghệ không
chỉ đơn thuần là việc tổ chức và xử lý thông tin mà còn là việc quản lý, sắp xếp
công việc.
Hiện tại và trong tương lai, ngành Quản trị văn phòng là một trong những
ngành đầy triển vọng trong thành phần kinh tế nói chung và tất cả cơ quan, ban
nghành, đoàn thể tổ chức nói riêng.
Đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã
mở rộng các lớp đào tạo đội ngũ cán bộ rất đa dạng về các ngành học cũng như
hình thức và thời gian đào tạo. Đặc biệt là ngành văn thư lưu trữ đã gắn liền với
ngôi trường từ khi mới được thành lập. Mục đích nhằm cung cấp và bổ sung đội
ngũ cán bộ chuyên môn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp…
Để đạt được mục tiêu đề ra và đáp ứng được vấn đề chuyên môn một cách
toàn diện nhất. Đồng thời thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhà
nước đề ra “học đi đôi với hành”. Sinh viên khi ra trường có thể thích ứng nhanh
với côngviệc. Ngoài những kiến thức lý luận được trang bị trên nhà trường chưa
và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.
Tuy nhiên đã nỗ lục cố gắng rất nhiều nhưng bài báo cáo của em không
tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức. Kính mong sự thông
cảm và đóng góp của thầy cô giáo và cán bộ Văn phòng HĐND và UBND
huyện Mỹ Đức để bài báo cáo của em được hoàn thiên hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lê Văn Duy
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Mỹ Đức.
1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức
UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan hành chính Nhà Nước ở cấp huyện với
chức năng quản lý mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của
huyện, thực hiện chức năng nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức
HĐND và UBND năm 2003.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về mặt kinh tế trên địa bàn, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kih tế-xã
hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công
an huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
2.9 Thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo việc
kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý hành chính địa giới
hành chính.
3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Mỹ Đức bao gồm: 01 Chủ Tịch và 03 Phó Chủ Tịch, các
Ủy viên Ủy ban và Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc.
Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Các phòng ban chuyên môn gồm 13 phòng ban.
có thể mô hình hóa tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức như sau:
(Xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND và UBND huyện mỹ Đức.
1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
1.1. Chức năng của Văn phòng:
Văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan ngang phòng,
tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND & UBND huyện, phối hợp, phục vụ
sự chỉ đạo, điều hành của TT HĐND & UBND huyện về kinh tế - xã hội – an
ninh – quốc phòng trên địa bàn đảm bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực và
hiệu quả. Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đảm bảo
các điều kiện co sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại
Kho bạc Nhà nước huyện Mỹ Đức để hoạt động.
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:
Giúp HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác, phối hợp
về công tác soạn thỏa văn bản, ban hành văn bản, công tác văn thư, lưu trữ theo
đúng qui định.
Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND và các ban, ngành đoàn
thể…
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng gồm có 3 đồng chí: Chánh Văn phòng, 3 Phó Chánh
Văn phòng giúp việc cho Cháng văn phòng.
Xem phụ lục số 02
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
Tên cơ quan: Ủy Ban nhân dân Huyện Mỹ Đức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Chánh văn phòng
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban.
Lê Văn Duy
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giúp lãnh đạo truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác.
Trách nhiệm:
Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: phó Chánh văn phòng
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban.
Giúp Chánh Văn phòng truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những nhiệm vụ được Chánh
Văn phòng phân công, thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với Chánh Văn
phòng về kết quả công tác của văn phòng và những vấn đề liên quan để Chánh
Văn phòng tổng hợp và xử lý công việc.
Giúp Chánh Văn phòng dự thảo các báo cáo, chương trình, kế hoạch,
nhiệm vụ công tác định kỳ và đột xuất của HĐND – UBND huyện, chỉnh lý các
văn bản do cán bộ tổng hợp soạn thảo.
Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Van
phòng vắng mặt hoặc được ủy quyền.
Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý cơ sở vật chất và các điều kiện
phục vụ sự lãnh đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện; theo dõi,
quản lý tài sản nội vụ cơ quan.
Trực tiếp điều hành xe ô tô theo quy chế đã ban hành.
Tổ chức, phục vụ chu đáo các hội nghị, các buooit tiếp khác và quan tâm
đời sống của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Văn phòng; hàng tháng, hàng quý
dự trù mua sắm các vật dụng, văn phòng phẩm,…
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
KẾ TOÁN UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Kế toán
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt các khoản thu, chi của UBND huyện, thực hiện theo đúng Pháp
luật.
Trách nhiệm:
Xây dựng dự toán thu, chi hàng tháng, quý và cả năm.
Thực hiện đúng chế độ tài chính theo Luật ngân sách và các văn bản
hướng dẫn hiện hành
Giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện chế độ kế toán và thanh quyết toán tài
chính theo quy định.
Làm tốt công tác theo dõi, quản lý lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán và
những tài sản chung của cơ quan theo quy định của pháp luật.
Quyền hạn:
Thừa lệnh lãnh đạo thanh quyết toán tìa chính.
Theo dõi, quản lý tài sản chung của UBND huyện.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chuyên ngành: Kế toán.
UBND.
Quyền hạn:
Theo dõi quá trình giải quyết các văn bản.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ.
2. Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm.
3. Tốt nghiệp Đại học trở lên.
4. Tuổi 22 trở lên, nhanh nhẹn, hoạt bát.
5. Thành thạo tin học, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.
Lê Văn Duy
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND huyện Mỹ Đức.
1. Khảo sát về công tác văn phòng
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức.
Văn phòng HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác,
phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi,
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
báo cáo, đề án về cơ chế, chính sách, quy hoạch, kế hoạch…thuộc phạm vi
quyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch UBND hoặc trình HĐND
huyện, UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố trong năm, quy mô thời
gian có thể là quý, tháng, tuần, năm…
- Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc được bổ sung, điều
chỉnh cần giải quyết trong quý.
- Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình công tác quý
được quy định thực hiện trong từng tháng và những công việc được bổ sung,
điều chỉnh cần giải quyết trong tháng.
- Chương trình công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phó
chủ tịch UBND huyện giải quyết hàng ngày trong tuần.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và
hiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm cho Ủy ban. Quy trình xây dựng các chương trình Kế hoạch này
tuân theo các bước cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội
dung công việc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý
kiến phê duyệt, ban hành chương trình, Kế hoạch.
Ưu điểm: Đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được
thống nhất, tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong lãnh đạo chỉ đạo, giúp cơ quan
chủ công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót việc, ưu tiên cho
công tác trọng tâm và nhiệm vụ chính trong từng thời gian, nâng cao hiệu suất
công tác quản lý, huy động được lực lượng tập trung theo một số kế hoạch thống
nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đề ra.
Nhược điểm: Mất thời gian lên chương trình công tác từng tuần, quý,
tháng, phải thay đổi liên tục, có những công việc cần giải quyết ngay thì không
được sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị. Trong đó bản thân em
cũng được tham gia phục vụ, chuẩn bị hội nghị “Gặp mặt doanh nghiệp, cơ sở
sản xuất năm 2014” của UBND huyện.
Công tác tổ chức Hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành các giai
đoạn như:
- Xây dựng kế hoạch tổ chứ hội nghị
- Lên danh sách khách mời, đại biểu tham dự và giấy mời
- Dự trù kinh phí
- Chuẩn bị: Tài liệu, cơ sở vật chất, băng zôn, khẩu hiệu
- Tiến hành: Đón tiệp đại biểu, cài hoa, phát tài liệu, lãnh đạo văn phòng
thường
trực ngoài hội trường và theo dõi, chỉ đạo quá trình hội nghị, cán bộ làm công
tác thư ký ghi biến bản…
Tổng kết hội nghị: Cán bộ văn phòng thu thập thông tin để làm báo cáo
kết quả hội nghị và giải quyết công tác hâu cần, quyết toán kinh phí hội nghị.
Lê Văn Duy
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng có trách nhiệm
thường trực ngoài hội trường để đảm bảo trật tự và giải quyết công việc đột xuất
trong quá trình hội nghị diễn ra.
1.4. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng
của UBND huyện.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức được bố trí tại khu nhà 3 tầng nằm
riêng biệt. Phòng văn thư và phòng đánh máy nằm ở tầng 1 cạnh cầu thang lên
xuống, 2 bên là phòng của Phó chủ tịch. Phòng làm việc của Chánh văn phòng
và Phó chánh văn phòng được đặt ở tầng 3, 2 bên là phòng chuyên viên văn
phòng và phòng tổng hợp, phòng điện nước, tạp vụ phục vụ các hoạt động cho
văn phòng.
Phòng Văn thư được bố trí ở cạnh cầu thang nằm ở tầng 1 để tiện cho việc
tiếp nhận và chuyển giao văn bản phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ
quan.
* Ưu điểm:
Các phòng làm việc được bố trí tập chung ở 1 tòa nhà tạo điều kiện thuận
lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Phòng
Văn thư được tách riêng đảm bảo không ảnh hưởng, gây tiếng ông cho các
phòng khác đồng thời cũng giúp ích cho việc bảo mật thông tin.
Các phương tiện trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc
đầy đủ và hiện đại, toàn bộ máy vi tính cũ được thay thế, giúp công việc được
giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc.
Cơ quan đã áp dụng được phần mềm quản lý văn bản và công nghệ hiện
đại cào chuyển giao văn bản.
Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp xếp đặt khoa học và phù hợp tạo
điều kiện tốt nhất cho cán bộ Văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm:
bản. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa
học.
* Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó vẵn còn tồn tại
một số nhược điểm sau, đôi khi thể thức của một số văn bản vẫn còn chưa áp
dụng đúng với thể thức văn bản Nhà nước qy định tại thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 1 năm 2011.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư
Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi
UBND và chỉ đạo nghiệp vụ công văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực
thuộc. Công tác văn thư ở UBND làm tốt hay không trước quản lý văn bản đi,
Chủ tịch UBND phải ký những văn bản quan trọng của UBND theo đúng quy
định của nhà nước và có thể giao cho cấp phó của mìn ký thay những văn bản
thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoạc giao cho
Chánh văn phòng lý thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.
Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực
Lê Văn Duy
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện các nhiệm vụ của UBND huyện và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn
thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, ký thừa lệnh Chủ tịch UBND
một số văn bản về những công việc quan trọng, ký thừa lệnh một số văn bản do
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khác đều sử dụng văn bản làm phương tiện trong hoạt động quản lý của mình,
nó là căn cứ để điều hành và quản lý, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm.
Vì vậy việc tổ chức công tác lưu trữ là rất cần thiết. Công tác lưu trữ là một mắt
xích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, nó đòi
hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ chính:
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
Thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,
bảo quản bảo về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa chú trọng nhiều vào công
tác lưu trữ, chưa có nhân viên chuyên trách. Tài liệu lưu trong máy vi tính tại
phòng Văn thư còn chưa đầy đủ do chuyển máy mới nên không tiện cho việc tìm
kiếm tài liệu.
3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ
quan và lãnh đạo văn phòng.
Chánh Văn phòng đã thực hiện những công tác chỉ đạo như sau:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ.
- Căn cứ quy định của pháp luật ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc
thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các xã, thị trấn.
- Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các xã, thị trấn.
- Trực tiếp thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
trong UBND huyện Mỹ Đức.
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư:
1.1. Khái niệm
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. (Theo Nghị định 110/2004/NĐCP).
1.2. Nội dung công tác văn thư
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư:
- Nhanh chóng: từ khâu xây dựng văn bản, truyền đạt thông tin, tổ chức
quản lý văn bản, vào sổ đăng ký, giải quyết văn bản, xử lý các thông tin trong
Lê Văn Duy
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản.
- Chính xác: về nội dung, thể thức, khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
- Bí mật: yêu cầu này cần được đảm bảo trong quá trình xây dựng văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền.
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Ý nghĩa
- Ý nghĩa lịch sử: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền và phản ánh một cách
trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện
lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
- Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên
cứu và giải quyết công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức.
- Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sáng
tạo của xã hội đương thời.
Lê Văn Duy
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Copyright: Tài liệu đại học ©