Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
B - NỘI DUNG.....................................................................................................3
CHƯƠNG 1..........................................................................................................3
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LANG CHÁNH-TỈNH
THANH HÓA......................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lang Chánh- tỉnh Thanh,..................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Lang Chánh.................................................3
1.1.2.Vị trí, chức năng của UBND huyện Lang Chánh.....................................................4
1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................................4
1.1.4.Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................5
1.2.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ của
UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa.....................................................................8
1.2.1. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn............................................................................9
1.2.2. Về cán bôô...............................................................................................................9
1.2.3. Về cơ sở vâôt chất...................................................................................................9

CHƯƠNG 2..........................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN
LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA.............................................................9
2.1. Hoạt động quản lý.....................................................................................................9
2.2. Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................................11
2.2.1. Đối với công tác văn thư.......................................................................................11
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lang Chánh- tỉnh
Thanh Hóa..................................................................................................................... 11


Sinh viên: Hà Thị Hà
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI CẢM ƠN
Kiến tập là giai đoạn quan trọng đối với mỗi sinh viên. Khoảng thời gian
này sẽ giúp sinh viên có cơ hội áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, bổ
sung những kiến thức mới cần thiết, đồng thời làm quen với những công việc
đơn giản, từ đó sinh viên rút ra được những kinh nghiệm quý báu trong quá trình
thực tập và làm việc sau này
Với ý nghĩa to lớn trên, trong đợt kiến tập cuối khóa của mình em đã xin
về kiến tập tại Phòng Nội vụ huyện Lang Chánh, tỉnh Thanh Hóa với hi vọng gặt
hái được nhiều điều bổ ích trong công tác sau này.
Được sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn cùng các
cán bộ, công chức của Phòng Nội vụ UBND huyện Lang Chánh em đã được trải
qua đợt thực tập rất có ý nghĩa, được tiếp xúc với những công việc thực tế, học
hỏi kỹ năng cũng như tác phong làm việc của các cán bộ, công chức Phòng Nội
vụ huyện Lang Chánh, qua đó em đã rút ra được một số kinh nghiệm quý báu
cho bản thân chuẩn bị cho công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sự hướng dẫn, giảng dạy của các
thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu
sắc đến chị Phạm Thị Mùi - cán bộ Văn thư- Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em trong suốt thời gian kiến tập.
Em xin trân trọng cảm ơn.
Lang Chánh, ngày 20 tháng 6 năm 2015
Sinh viên
Hà Thị Hà

tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những kết quả ,ý nghĩa
quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút được để bổ sung
vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình
của Cán bộ Văn phòng trong đợt kiến tập, em đã học được phong cách làm việc
của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo
léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các công việc
Sinh viên: Hà Thị Hà

1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hàng ngày.Là một cán bộ Văn thư- Lưu trữ trong tương lai, đợt kiến tập này đã
trang bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về
công tác Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công
tác Văn thư – Lưu trữ đốivới sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất
cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ
của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn.
Đợt kiến tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây em có thể khắc phục được
những lỗ hỏng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợi kiến tập đã giúp cho chúng em cụ thể hoá và nắm chắc hơn
kiến thức của mình, sau khi đã kiến tập ở các cơ quan.Báo cáo sau đây là kết quả
của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã
đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 chương :

90km, cách Đô thị Ngọc Lặc 16km, theo quốc lộ 15A (tính từ đường Hồ Chí
Minh).
- Diện tích tự nhiên: 586,5 km2 .
- Địa giới hành chính: phía Bắc giáp huyện Bá Thước; phía Nam giáp
huyện Thường Xuân; phía Đông giáp huyện Ngọc Lặc; phía Tây giáp huyện
Quan Sơn và huyện Sầm Tớ (tỉnh Hủa Phăn Lào).
+ Đất Lâm nghiệp: 50.632 ha, chiếm 86,3% diện tích tự nhiên. Trong đó
diện tích đất rừng phòng hộ 15.867 ha; đất rừng sản xuất 34.765 ha.
+ Đất sản xuất nông nghiệp: 3.945,0 ha.
-Dân số: Dân số toàn huyện 47.452 người, bình quân 5 người/ hộ; có
90,7% dân số sinh sống ở nông thôn. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 1,1%. Mật độ
dân cư 81 người/km2, gồm các dân tộc Thái khoảng 53%, Mường 33%, Kinh
13%, dân tộc khác 1%, lực lượng lao động trong huyện dồi dào; trình độ văn
hóa, tay nghề trong những năm qua từng bước được nâng lên; tỷ lệ lao động
trong độ tuổi chiếm 51,7%, tỷ lệ qua đào tạo 26%.
-Tiềm năng, thế mạnh của huyện:Lang Chánh có hệ thống giao thông đi
lại thuận lợi, hệ thống tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp bảo đảm, đất rộng,
nhiều tài nguyên khoáng sản có trữ lượng lớn, chất lượng tốt.
Tài nguyên rừng: Theo kết quả kiểm kê rừng, huyện Lang Chánh thuộc
loại rừng trung bình, trữ lượng ước tính có khoảng 1.616 nghìn m3 gỗ; 15 triệu
cây tre, luồng; 55 triệu cây nứa và hàng chục nghìn cây hỗn giao.
- Diện tích rừng phòng hộ 1.5867 ha, rừng tự nhiên 13.128 ha; rừng
Sinh viên: Hà Thị Hà

3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ

Sinh viên: Hà Thị Hà

4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy lãnh đạo của Ủy ban nhân dân huyện gồm: 1 Chủ
tịch, 2 Phó Chủ tịch, 4 Ủy viên.
Thực hiện Nghị định 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ quy định tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
và biên chế theo số lượng do UBND tỉnh quy định.
Hiện nay các cơ quan chuyên môn thuộc huyện gồm 13 Phòng ban.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG, BAN CHUYÊN MÔN
TẠI UBND HUYỆN LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA
Chủ tịch UBND
PCT phụ trách khối Kinh tế

Phòng TN MT

Phòng Kinh
tế-Hạ tầng

Phòng Tài
chính - KH

Phòng Dân
tộc


- Phòng Nội vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu
ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc

làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc
trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên
chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp
công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán
bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng.
Sinh viên: Hà Thị Hà

5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Phòng Tư pháp:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp
luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính,
phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi,
hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy
định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành
chính.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch:

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Phòng Y tế:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược
cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực
phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình.
- Thanh tra huyện:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản
lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định
của pháp luật.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng
Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân:
Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban
nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo
hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh
vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ
đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và
nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
Đối với những huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nhưng chưa
đủ tiêu chí để thành lập cơ quan làm công tác dân tộc, Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm
không tổ chức Hội đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện

và công nghệ.
- Phòng Dân tộc:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác dân tộc.Việc thành lập Phòng Dân tộc do Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định
tại Điểm a Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm
2004 của Chính phủ về kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác dân tộc thuộc Ủy
ban nhân dân các cấp.
Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện gồm 3 đơn vị.
+ Trạm Khuyến nông.
+ Đài truyền thanh và truyền hình.
+ Trung tâm Văn hóa Thông tin Thể dục thể thao.
1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư,lưu trữ của UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa
Phòng Văn thư là một bộ phận trực thuộc Văn phòng UBND quản lý.
Sinh viên: Hà Thị Hà

8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Phòng Văn thư của UBND huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hoá nằm tại ngay
Tầng 1 của cơ quan để thuận tiện trong công tác giao dịch với các cá nhân, đơn
vị chức năng
1.2.1. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn.
Giúp lãnh đạo UBND thực hiện việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
nhân viên; công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan.
Cán bộ Văn thư thực hiện công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký,

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Công tác Văn thư- Lưu trữ tại UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh
Hóa đóng vai trò hết sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp
phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của
Văn bản.Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của
Văn phòng UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải
quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được
các bí mật.
Công tác Văn thư- Lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với
mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết
công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý
Nhà nước ở địa phương,công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan
tâm, chỉ đạo,giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công
tác này .
Trong quá trình hoạt động UBND Huyện ban hành các văn bản nhằm
chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm
chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này. Thực
hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư ...Văn phòng Uỷ ban cũng luôn quan
tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh , để
nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối mỗi
năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn
thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện , đề ra phương hướng nhiệm vụ
năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp
và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan .
Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND

“Đăng ký văn bản đi ” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ
tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại hai bản.
01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo
01 bản lưu ở bộ phận Văn thư
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lí
Văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
quan đến văn bản.
Thẩm quyền ban hành : UBND huyện Lang Chánh có thẩm quyền ban
hành các Văn bản như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy
mời... các văn bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực
Sinh viên: Hà Thị Hà
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
pháp lý.
+Thể thức văn bản:
Thể thức Văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.Qua khảo sát thực
tế tại UBND huyện Lang Chánh em thấy thể thức văn bản được trình bày theo
đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của Văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VnTime in đậm, cỡ chữ 13 nét đậm,
dòng “Độc Lập -Tự do- Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân,từ
đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái của văn bản viết

phông VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm .
Qua khảo sát thực tế em thấy thể thức của Văn bản UBND huyện
Lang Chánh trình bày theo đúng văn bản do Nhà nước quy định . Văn bản ban
hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý.
• Các hình thức văn bản và số lượng Văn bản được ban hành ở UBND
huyện Lang Chánh trong 5 năm:
Tên văn
TT

bản ban

Năm

Năm

Số lượng
Năm

2012

2013

2014

2015

(6 tháng)

1


5
6
7

Năm

Năm 2016

báo
Kế hoạch
127
153
140
129
Công văn
640
731
731
821
Báo cáo
280
350
371
387
Chỉ thị
5
7
9
11
Tờ trình

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Đánh máy in văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND
huyện
Lang Chánh đã trang bị 02 máy tính. Cơ quan cũng đã có một nhân viên
đánh máy chuyên trách . Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy
riêng.Nhân viên đánh máy , nhận văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bản
thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyên
văn bản đã viết tay và in văn bản . Văn bản khi đã được đánh máy xong và
kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các
phòng ban (đối với văn bản ban hành nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối
với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan ).
Qua khảo sát em thấy công tác đánh máy , in Văn bản để ban hành tại
UBND huyện Lang Chánh được tiến hành tương đối đúng quy trình .
+Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ
giấy theo qui định của Nhà nước.Lề trên 2.5 cm. Lề dưới 2.5cm
Lề trái 3,5cm. Lề phải 2cm.Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật
của văn bản đánh máy.
+ Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực
pháp lý của văn bản ,văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung
chặt chẽ.
Tại UBND huyện Lang Chánh việc ký văn bản được tiến hành theo
nguyên văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thì Chánh Văn phòng kiểm tra
về thể thức , nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên
Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế
hoạt động của cơ quan.
UBND huyện Lang Chánh bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy
định về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký văn

đúng nơi nhận. Việc gửi văn bản ở UBND Lang Chánh đến các cơ quan hay cá
nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn sử
dụng 2 loại phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là
15cm x 25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần:
+Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì .
+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì .
Khi làm thủ tục gửi văn bản , Cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng . Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ
Sinh viên: Hà Thị Hà

15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối .Đối với những văn
bản khẩn được đóng “dấu khẩn “để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản “Đi” của UBND huyện Lang
Chánh được tiến hành nhanh chóng đảm bảo.Văn bản gửi đi đúng địa chỉ , đúng
thẩm quyền giải quyết công việc , một cách nhanh chóng hiệu qủa , nâng cao
chất lượng quản lý Nhà nước bằng Văn bản.
+ Quản lý bản lưu văn bản đi:
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài,các văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản :
Một bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ
công việc của nhân viên soạn thảo . Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách
khoa học, dẽ tra tìm.
Công tác quản lí bản lưu tại UBND huyện Lang Chánh được tiến hành
như sau:

công dân trong địa bàn huyện. Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được
tổ chức rất cụ thể , đúng quy định của Nhà nước đề ra.
Qua quá trình khảo sát thức tế, em thấy công tác quản lý công văn đến ở
UBND huyện Lang Chánh được tiến hành theo trình tự sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến
Qua khảo em thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn bản ở UBND huyện
Lang Chánh được tiến hành rất tốt.
Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân
loại các văn bản đến này.
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
+ Trình ,chuyển giao văn bản đến
ăn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý
kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng
ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản
Sinh viên: Hà Thị Hà

17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ


18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Theo như quy định hiện hành, Cán bộ chuyên môn tại UBND trong quá
trình giải quyết công việc phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong
quá trình giải quyết công việc để lập thành hồ sơ. Cuối năm, cán bộ chuyên môn
của từng phòng nộp về phòng văn thư của cơ quan để lưu trữ. Sau khi giải quyết
xong công việc, cán bộ chuyên môn bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu;
Rà soát, loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu trùng, thừa, bản nháp, bản thảo và tài
liệu tham khảo không cần thiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự nhất định, thường là
theo mức độ giải quyết công việc .Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nếu nội dung hồ sơ
chưa phù hợp với tiêu đề dự kiến ban đầu. Sau đó tiến hành giao nộp vào lưu trữ
hiện hành.
Nhưng theo khảo sát thực tế tại UBND huyện Lang Chánh việc lập hồ sơ
chỉ mới dùng lại ở giai đoạn thu thập tài liệu vào hồ sơ rồi giữ lại lưu trữ tại
phòng, đơn vị. Hoàn toàn chưa có việc lập danh mục tài liệu có trong hồ sơ.Mới
chỉ soạn thảo được quyết định Về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện chưa được sự phê duyệt của cơ
quan cấp trên. Cụ thể là :

Sinh viên: Hà Thị Hà

19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B



25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

Đơn vị
HĐND huyện
UBND huyện (bao gồm cả Văn phòng HĐND và UBND huyện)
Phòng Nội vụ
Phòng Tư pháp
Thanh Tra huyện
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Kinh tế và Hạ tầng
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
Phòng Văn hoá và Thông tin
Phòng Dân tộc
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Y tế
Phòng Thống kê
Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình

38
39

Chi nhánh điện
Hạt Kiểm lâm
Trạm Thú y
Đối với quy định hiện hành thì thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: Sau một

năm, kể từ ngày công việc kết thúc (đối với tài liệu hành chính, tài liệu nghiên
cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin);Sau ba tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán (đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản); Sau một tháng
đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác. Trường
hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng hồ sơ, tài liệu (đã đến hạn nộp
lưu) thì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Ban phụ trách và phải lập danh mục hồ sơ,
tài liệu giữ lại gửi Phòng Hành chính để theo dõi; thời gian giữ lại không quá hai
năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên tại UBND huyện
Lang Chánh thì thời hạn giao nộp chưa được thực hiện đúng so với quy định
Nhà nước.Nguyên nhân của tình trạng này là do nhận thức không đầy đủ về vai
trò của tài liệu lưu trữ của các cấp lãnh đạo, của các phòng ban trong cơ quan và
của các cán bộ chuyên môn, chưa có sự chỉ đạo quyết liệt bằng văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên.
2.2.2. Đối với công tác lưu trữ
2.2.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện
Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa
Tại mỗi phòng,đơn vị tất cả các hồ sơ, văn bản, tài liệu của các các lãnh
đạo ban, các phòng chuyên môn và tất cả hồ sơ tài liêu có liên quan. Tất cả tài
liệu được thu thập trung vào một mối. Các bản gốc sẽ được nộp xuống phòng
văn thư để lưu trữ và quản lý phục vụ cho công việc giải quyết hàng ngày
UBND huyện Lang Chánh chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng và phòng
lưu trữ tài liệu riêng. Vì vậy toàn bộ tài liệu thu thập về được cán bộ văn thư tiếp

̉.Tuy nhiên tại đây công việc xác định giá trị tài liệu chưa được chú trọng. Thực
tế công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Lang Chánh chưa được tiến
hành
2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Theo quy định hiện hành thủ trưởng đơn vị và cán bộ, công chức, nhân
viên của UBND huyện chịu trách nhiệm bảo quản các hồ sơ, tài liệu của mình
khi chưa đến hạn nộp lưu trữ.Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho
theo quy định, sắp xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ...),
dễ khai thác, di chuyển khi cần thiết; thực hiện đúng chế độ kiểm tra định kỳ và
đột xuất. Tuy nhiên hiện nay UBND huyên Lang Chánh chưa bố trí được kho
Sinh viên: Hà Thị Hà

22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B