Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC ................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..........................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................3
2. Mục tiêu của đề tài..........................................................................4
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu....................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................4
5. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................5
6. Phương pháp nghiên cứu.................................................................6
7. Bố cục đề tài....................................................................................6
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG –
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI...........................................................................7
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao
động – Thương binh và xã hội.......................................................................7
1.1.1.Vị trí và chức năng.....................................................................8
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................8
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH. ..........................................14
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội............................................15
1.2.1.Vị trí, chức năng của Văn phòng..............................................16
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng......................................16
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. ..............................................18
1.3.Chức năng nhiện vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính. 18
1.3.1.Vị trí, chức năng của Phòng Hành chính.................................18
1.3.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính......................19
1.3.3.Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính....................................19

2.3.2. Quản lý văn bản đến................................................................45
2.4. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Bộ........51
PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................54
3.1. Nhận xét.....................................................................................54
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................54
3.1.2. Hạn chế....................................................................................56
3.2. Nguyên nhân .............................................................................56
3.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao công tác Văn thư.............56
3.3. Kiến nghị....................................................................................57
KẾT LUẬN........................................................................................................58
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................59
PHẦN PHỤ LỤC

Chu Thị Biển
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Bộ LĐTBXH:

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Chu Thị Biển
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cần phải linh hoạt mới có thể hoàn thành được công việc được giao. Với sự nỗ
lực của bản thân, kiến thức các thầy cô trang bị, sự giúp đỡ tận tình của cán bộ
tại Phòng Hành chính nên tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình.
Trong thời gian thực tập tại đây, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
chú Nguyễn Tiến Mai - Trưởng phòng Hành chính, chị Đào Thị Thiên Hương –
Phó Trưởng phòng Hành chính cùng toàn thể các anh, chị thuộc Văn phòng.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị những kiến thức và kinh nghiệm bổ
ích để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc. Xin chân thành cảm ơn các
chú, các anh, chị trong phòng Hành chính đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành đợt
thực tập.
Dưới đây là bài báo cáo của tôi, do thời gian và kiến thức của bản thân có
hạn nên còn nhiều sai sót rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy
cô giáo và các bạn sinh viên để bài báo cáo thực tập đạt kết quả tốt nhất.
Xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN
Chu Thị Biển

Chu Thị Biển

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


nên tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện Công
tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” để viết
Chu Thị Biển

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
báo cáo và có cái nhìn đúng đắn nhất về hoạt động văn thư.
2. Mục tiêu của đề tài.
Mục tiêu của báo cáo thực tập nhằm:
- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội và Văn phòng Bộ.
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ LĐTBXH
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Bộ Lao đông –
Thương binh và xã hội, thấy rõ ưu điểm và hạn chế vẫn còn tồn tại trên cơ sở đó
đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác văn thư tại Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội.
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu.
- Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ lao động –
Thương binh và Xã hội.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
LĐTBXH.
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ LĐTBXH.
- Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại Văn
phòng Bộ LĐTBXH.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo thực tập là lý thuyết về

quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hằng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức
chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các ủy, các tổ chức chính trị - xã
hội điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ
đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công
tác văn phòng.
Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư nên đã có rất nhiều các
bài báo cáo, luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu về đề tài nay như: Báo
cáo tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng của Trần Thị Thúy – Lớp QT1001P
với đề tài “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81”, đề tài “ Hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại
Văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của Định Thị Hoài, khóa luận
tốt nghiệp “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân dự - Bộ
Tư pháp” của Nguyễn Quốc Hỷ lớp CĐ QTVP1 – K4 trường Đại học Thành
Đô.
Do bài báo cáo có hạn nên tôi chỉ xin liệt kê một số đề tài nghiên cứu để
nói lên vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với mọi cơ quan, tổ chức,
Chu Thị Biển

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
doanh nghiệp.
6. Phương pháp nghiên cứu.

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.
Tại Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội đã quy định rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
Chu Thị Biển

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức của Văn phòng Bộ.
1.1.1. Vị trí và chức năng.
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực; Việc làm, dạy nghề, lao động,
tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã
hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ
xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng chống tệ nạn xã hội
(sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ
quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làmđối với đối
tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong sắp xếp
lại doanh nghiệp nhà nước;
b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu quốc
gia về việc làm theo thẩm quyền;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chức
dịch vụ việc làm;
d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;
đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp cơ
sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;
e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật
về bảo hiểm thất nghiệp.
6. Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo
hợp đồng:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;
c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đi
làm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡng
kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;
d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phép
hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và người
lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thực
hiện hợp đồng của doanh nghiệp;
e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử lý
Chu Thị Biển

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

nghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật lao
động;
c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trong
doanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương đối
với lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà
nước; chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;
d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuật
công nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước.
Chu Thị Biển

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9. Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắt
buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội kháctheo quy
định của pháp luật;
b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.
10. Về lĩnh vực an toàn lao động:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động,
điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độ
làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;
b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồi
dưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy
hiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh nghề
nghiệp;

11. Về lĩnh vực người có công:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối với
người có công với cách mạng;
b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh hình
và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;
c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị - xã hội
tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý "Quỹ đền ơn đáp nghĩa";
d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng, điều
dưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;
đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;
e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộ
liệt sĩ.
12. Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giảm
nghèo và trợ giúp xã hội;
b) Tổ chức thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo và các
chương trình trợ giúp xã hội theo thẩm quyền;
c) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội;
d) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở
bảo trợ xã hội;
đ) Quy định thủ tục nhận đối tượng vào các cơ sở bảo trợ xã hội và từ cơ
sở bảo trợ xã hội về gia đình.
13. Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách bảo vệ,
chăm sóc trẻ em trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Bộ;
b) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở trợ
giúp trẻ em;
c) Quy định thủ tục tiếp nhận trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vào các cơ sở
trợ giúp trẻ em và từ cơ sở trợ giúp trẻ em trở về gia đình;
d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị - xã

16. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữ
liệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành.
17. Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
18. Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnh
vực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế theo quy định của pháp
luật.
19. Về dịch vụ công:
a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh
tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh
vực;
c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp
Chu Thị Biển

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luật.
20. Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
21. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã
được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
22. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Vụ Bảo hiểm xã hội.
3. Vụ Hợp tác quốc tế.
4. Vụ Bình đẳng giới.
5. Vụ Kế hoạch - Tài chính.
6. Vụ Pháp chế.
7. Vụ Tổ chức cán bộ.
8. Thanh tra Bộ.
9. Văn phòng Bộ.
10. Cục Quản lý Lao động ngoài nước.
11. Cục An toàn lao động.
12. Cục Người có công.
13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội.
14. Cục Việc làm.
15. Cục Bảo trợ xã hội.
16. Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em.
17. Tổng cục Dạy nghề.
.Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước
18. Trung tâm Thông tin
19. Viện Khoa học Lao động và Xã hội.
20. Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng.
21. Tạp chí Lao động và Xã hội.
22. Tạp chí Gia đình và Trẻ em.
23. Báo Lao động và Xã hội.
24. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội.

1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
tuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về
công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ đã được phê duyệt.
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngành
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thông
thường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao
- Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện các
nội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,
chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nước
ban hành.
- Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tin
kịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc được giải quyết, chưa được giải quyết
và những công việc cần thiết khác để lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cá
buổi họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luận
các cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trì
cuộc họp, buổi làm việc yêu cầu).
- Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ.
- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo
Chu Thị Biển

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập

học – văn hóa – xã hội.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông và các
đơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, truyền thông về hoạt
động của ngành Lao động -Thương binh và Xã hội ở trong nước và ngoài nước;
Chu Thị Biển

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giúp Bộ trưởng thu thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt động
của Bộ.
- Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lời
chất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộc
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ.
- Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thông tin,
tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử của Bộ.
- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho
công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính
sách của Nhà nước và của Bộ.
- Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
(Xem phụ lục 02: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ)
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các phó Chánh Văn phòng Bộ,
và một số công chức, viên chức, người lao động.
 Lãnh đạo Văn phòng:

Phòng Hành chính có các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản
đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, đơn, thư, báo chí và các loại văn bản hành
chính khác) theo quy định của Nhà nước và của Bộ;
- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộ
những trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
- Làm đầu mối giúp việc Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác bảo vệ
bí mật nhà nước của cơ quan Bộ;
- Quản lý, sử dụng con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
- Thực hiện đánh máy, in, sao chụp văn bản theo quy định của Nhà nước
và của Bộ;
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quản
lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và
giao nộp hồ sơ lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và
giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
theo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục
vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân
khi có yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
- Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao. Định kỳ xây dựng kế
hoạch thay thế, sửa chữa tài sản và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của
Nhà nước và của Bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính.
(Xem phụ lục 03: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính)
Phòng Hành chính làm việc theo chế độ 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng
Chu Thị Biển


- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Lãnh đạo Bộ và các đơn vị và
chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Bộ ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn bản, đơn thư, tài
liệu của các đơn vị và cá nhân gửi đến Bộ và tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn bản, giấy tờ đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối cơ quan Bộ
với các cơ quan, tổ chức khác;
- Đổi mới phong các và lề lối làm việc của đội ngũ csn bộ làm công công
Chu Thị Biển

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác tham mưu, tổng hợp. Tập trung xây dựng, củng cố bộ máy, không ngừng bổ
sung cán bộ theo đúng tiêu chuẩn quy định, thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng
kiến thức chuyên sâu trong công tác tham mưu, tổng hợp.
Trong giai đoạn hiện nay, với yêu cầu nhiệm vụ ngày càng cao đòi hỏi
công tác tham mưu, tổng hợp tiếp tục có những bước tiến mới, luôn chủ động,
sáng tạo để xây dựng hệ thống tham mưu, tổng hợ trở thành một cơ quan Nhà
nước theo hướng một nền hành chính khoa học, hiện đại, hiệu quả.


Về công tác giúp việc – hậu cần:

Công tác hậu cần là một trong những chức năng quan trọng của Văn
phòng, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành của
Bộ

Xác định căn cứ xây dựng dự thảo chương trình công tác của Bộ. Báo cáo
thực hiện kế hoạch quý, năm, nghị quyết của Đảng, Nhà nước, ý kiến chỉ đạo
của Lãnh đạo Bộ.
Các đơn vị xây dựng chương trình công tác của đơn vị mình gửi về Văn
phòng Bộ trước ngày 30 tháng 10 hằng năm với chương trình công tác của năm.
Xác định các trường hợp bổ sung.
Bước 2: Tổng hợp.
Các kế hoạch thực hiện chương trình công tác của các đơn vị được chuyển
về văn phòng Bộ. Phòng Thư ký – Tổng hợp là đầu mối tiếp nhận và tổng hợp
các kế hoạch này thành kế hoạch thực hiện chung của Bộ sau đó trình Lãnh đạo
Văn phòng xem xét, trình Lãnh đạo Bộ ký công văn gửi Chính phủ.
Bước 3: Phê duyệt.
Chương trình công tác năm của Bộ được trình lên Thủ tướng Chính phủ
qua Văn phòng Chính phủ phê duyệt.
Văn phòng Chính phủ xem xét và yêu cầu điều chỉnh nếu cần thiết sau đó
trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Bước 4: Lập chương trình công tác cụ thể.
Trên cơ sở chương trình công tác đã được phê duyệt Văn phòng Bộ lập
chương trình công tác cụ thể, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt chính thức.
Bước 5: Phát hành.
Văn phòng Bộ phát hành các chương trình công tác đến các đơn vị thuộc
Bộ để triển khai thực hiện.
Bước 6: Theo dõi.
Đôn đốc các đơn vị nộp báo cáo theo các tiêu chí đã thông qua theo
chương trình định kỳ.
Chu Thị Biển

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B