Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được
một thế vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu
hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các
đối thủ cạnh tranh.
Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả
năng giải quyết các công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký
chưa được thực sự coi trọng và phát triển, người ta có quan niệm và nhìn sai
lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động
của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày ngay với xu thế phát triển, nghề Thư
ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự
phát triển của xã hội.
Qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho em
học tập cũng như toàn thể các thầy cô trong trường đã tận tình giảng dạy, dìu dắt
và truyền đạt khối kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hành
trang vững chắc tự tin khi bước vào đời.
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả của quá trình học tập, mặc dù
đã cố gắng rất nhiều song không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được
sự đóng góp nhiệt tình và chỉ bảo của các Thầy cô, cô chú trong Văn phòng để
bài báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc, một lần nữa em xin chân thành
cảm ơn và kính chúc Quý Thầy Cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng toàn
thể các cô chú trong Văn phòng Văn Thư – Lưu trữ Tập đoàn VNPT được dồi
dào sức khỏe, thành đạt và thăng tiến chức trong công việc.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
3
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT:
STT
1
2
3
4
5
Từ viết tắt
Vietnam Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) là một doanh
nghiệp nhà nước chuyên đầu tư, sản xuất, hoặc kinh doanh trong lĩnh vực “Bưu
chính” và “Viễn thông” tại Việt Nam, có trụ sở tại toà nhà VNPT (số 57 Huỳnh
Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ là 36.955.000.000.000 đồng (Ba
mươi sáu nghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn).
1.1.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy giúp việc
Tập đoàn được quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn ban hành
kèm theo Quyết định số 265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướng
Chính phủ.
1. Chức
năng, nhiệm vụ.
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là công ty nhà nước, do Nhà
nước quyết định đầu tư và thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật đối
với công ty nhà nước và theo Điều lệ, có chức năng kinh doanh, kinh doanh đa
ngành, trong đó viễn thông, công nghệ thông tin và bưu chính là các ngành kinh
doanh chính; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để
ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh
và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả.
Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức đầu tư tài chính vào các doanh
nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.
•
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanh theo quy
hoạch, kế hoạch và chính sách của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các
hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong
các ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau:
•
Dịch vụ viễn thông đường trục;
•
Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
•
Dịch vụ truyền thông;
•
Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông và
công nghệ thông tin;
b, Quyền hạn và nghĩa vụ:
- Quyền hạn:
Tập đoàn có những quyền hạn cơ bản cụ thể là.
Có quyền quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai, tài nguyên và các nguồn
lực khác của mình và Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quyền tổ chức, quản lý kinh doanh theo Quyết định của Nhà nước như:
tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư và kinh doanh, kế hoạch phối hợp kinh
doanh, tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh và bảo đảm kinh doanh
có hiệu quả; tìm kiếm mở rộng thị trường, bán các sản phẩm, Dich vụ và đầu tư
ở trong nước và nước ngoài. Chuyển động tổ chức sản xuất, kinh doanh.
Quyết định các dự án đầu tư, sử dụng vốn, tài sản của VNPT để liên
doanh liên kết góp vốn vào doanh nghiệp, thành lập công ty trách nhiệm Hữu
hạn, công ty Cổ phần, công ty Liên doanh, công ty nước ngoài; mở chi nhánh
văn phòng; xây dựng và ban hành, áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật đơn
giá tiền lương; tuyển chọn kí kết hợp đồng lao động; có các quyền tổ chức kinh
doanh khác theo nhu cầu của thị trường và phù hợp với quy định của pháp luật.
- Quyền về tài chính: sử dụng nguồn tài chính, huy động vốn để kinh
doanh theo quy định của pháp luật;
- Quyền tham gia hoạt động công ích như: quyền sản xuất, cung ứng sản
phẩm; Dich vụ công ích theo quy định của pháp luật; được Nhà nước thanh toán
theo giá hoặc phí đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp nhận;
- Quyền chi phối các đơn vị thành viên thông qua vốn nghiệp vụ, dịch vụ,
công nghệ, thị trường và thương hiệu theo Điều lệ và Điều lệ của đơn vị thành
viên hoặc thoả thuận giữa VNPT với doanh nghiệp đó.
- Nghĩa vụ:
Bên cạnh những quyền hạn đã được quy định, Tập đoàn cũng phải thực
hiện những nghiã vụ của mình như sau:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
7
bồi thường thiệt hại cho các doanh nghiệp đó và bên liên quan.
c. Cơ cấu tổ chức.
•
Bộ máy quản lý của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam gồm có: Hội
đồng Thành viên, Ban kiểm soát nội bộ; Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám
đốc, kế toán trưởng; Bộ máy giúp việc.
•
Hội đồng Thành viên Tập đoàn: Hội đồng Thành viên là cơ quan đại
diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
và Tổng công ty Bưu chính Việt Nam; thực hiện các quyền, nghĩa vụ của chủ sở
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
8
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hữu đối với các công ty do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đầu tư
toàn bộ vốn điều lệ và của chủ sở hữu đối với phần vốn góp của Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam tại các doanh nghiệp khác.
•
Ban Kiểm soát Nội bộ: Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng Thành viên
•
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán - thống kê
của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; giúp Tổng Giám đốc giám sát tài
chính tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam theo pháp luật về tài chính,
kế toán; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng Thành viên và
trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân công hoặc uỷ
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
9
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyền.
Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng được bổ nhiệm với thời hạn tối đa là
•
05 năm và có thể được bổ nhiệm lại.
Các bộ phận tham mưu và giúp việc:
•
Bộ máy giúp việc gồm Văn phòng và các Ban chuyên môn, nghiệp vụ có
Văn phòng Tập đoàn thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
10
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
•
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chức năng tham mưu, tổng hợp: Tổng hợp, xử lý, cung cấp các thông tin
cần thiết trong hoạt động của Tập đoàn và than mưu, đề xuất các biện pháp giải
quyết công việc cho lãnh đạo Tập đoàn.
•
Chức năng hậu cần: Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho
các hoạt động của Tập đoàn….
Để thực hiện tốt các chức năng cơ bản trên thì Văn phòng Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ sau:
•
Xây dựng kế hoạch công tác hàng năm cho Tập đoàn và cho Lãnh đạo
Tập đoàn.
•
Tham mưu, chủ trì trong việc xây dựng các hệ thống văn bản hành chính thuộc
lĩnh vực pháp chế của Tập đoàn; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện
các quy định pháp chế của Tập đoàn.
•
Tổ chức xây dựng các quy chế của Tập đoàn; tổ chức triển khai thực hiện
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
11
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và kiểm tra việc thực hiên các quy chế.
Tổ chức hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho các Ban, đơn vị
•
thuộc Tập đoàn; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trư cho các
cán bộ chuyên môn; quản lý việc thực hiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ,
công tác hành chính văn phòng, kế toán, thống kê cho các Ban, đơn vị thuộc Tập
đoàn.
•
Các đơn vị chức năng của Văn phòng Tập đoàn:
Tổ chuyên viên 1 và 2 : Giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn và Lãnh đạo
Văn phòng VNPT trong việc xử lý thông tin, tham mưu giúp Lãnh đạo trong
công tác quản lý điều hành hoạt động của Tập đoàn.
Phòng Tổng hợp - Pháp chế: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện
công tác tổng hợp, công tác pháp chế của Tập đoàn và của Văn phòng VNPT.
Phòng Văn thư – Lưu trữ: Giúp Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
12
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Phòng Hành chính: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác
hành chính.
Phòng quản trị: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác
quản lý trụ sở, điện nước, vệ sinh của Văn phòng VNPT.
Đội xe văn phòng: Giúp lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý điều hành
đội xe hoạt động phục vụ công tác của cơ quan.
Trạm Y tế: có nhiệm vụ quản lý, chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân
viên trong cơ quan.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
2.1. Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
Trước đây, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam được bố trí làm việc
tại hai địa điểm: Số 1 Đào Duy Anh và số 23 Phan Chu Trinh – Hà Nội. Điều
này đã gây ra khó khăn trong việc tổ chức bộ máy Văn phòng, khi mà thông tin
phải trải qua nhiều giai đoạn, dễ dẫn đến sự sai lệch, thiếu hụt, trùng thừa, gây
ảnh hưởng không nhỏ đến việc giải quyết công việc.
Hiện nay, các bộ phận trong Tập đoàn đã được đưa về trụ sở 57 – Huỳnh
Thúc Kháng – Hà Nội, điều này tạo thuận lợi rất lớn trong việc điều hành hoạt
động giữa các bộ phận trong Tập đoàn, giúp cho việc luân chuyển thông tin
được xuyên suốt, qua đó việc tổ chức mô hình bộ máy Văn phòng ngày càng
được hoàn thiện và phù hợp với tình hình mới.
2.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt
Nam.
Đứng đầu là Chánh Văn phòng phụ trách các hoạt động chung của cả Văn
phòng. Có bốn Phó Chánh văn phòng trực tiếp giúp việc cho Chánh Văn phòng
và đảm nhiệm các mảng công việc riêng. Đây là những cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao, có thâm niên công tác lâu năm, có kinh nghiệm
trong quản lý và điều hành công việc.
Cán bộ Văn phòng ở trong độ tuổi khá trẻ ( từ khoảng 25 tuổi – 45 tuổi),
với sức trẻ và sự nhạy bén, năng động, đội ngũ cán bộ sẽ giúp cho các hoạt động
và công việc của Văn phòng luôn hoàn thành đúng nhiệm vụ, bên cạnh đó,
những cán bộ có thâm niên làm việc cũng là những người có nhiều kinh nghiệm
trong việc giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động của Văn phòng và
của cả Tập đoàn, điều này, tạo ra được đội ngũ cán bộ Văn phòng đảm nhiệm
được khối lượng công việc lớn.
Trong số 127 cán bộ có khoảng 30 cán bộ có trình độ sau Đại học, 70 cán
vị, phân luồng, chuyển hướng các văn bản đến, văn bản đi, văn bản xử lý nội bộ
theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo TĐ và quy định trong công
tác văn thư.
- Kiểm soát hệ thống văn bản phát hành trên AIS, chấm lỗi những văn bản
đăng nhập thông tin không đầy đủ, chậm găn file, găn file không đầy đủ, lỗi thể
thức, kỹ thuật trình bày.
- Phối hợp, trao đổi, hướng dẫn và trả lời vướng mắc của các đơn vị trong
việc phát hành, chuyển nhận văn bản trong VNPT.
- Trực tiếp chuyển trình và chuyển hướng văn bản thuộc thẩm quyền xử
lý, giải quyết của Văn phòng TĐ.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
15
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nguyễn Thanh Thảo:
Công việc 1: Văn thư:
- Tiếp nhận, đăng ký thông tin, vào sổ chuyển trình LĐTĐ văn bản đến,
văn bản trình ký, văn bản lưu chuyển xử lý nội bộ, bao gồm đơn thư, văn bản
giấy, văn bản in trên mạng AIS.
- Đăng ký thông tin quản lý.
- Photo và trình chuyển tiếp Hội đồng thành viên.
- Nhập nội dung ý kiến chỉ đạo.
- Bóc tách hồ sơ và chuyển VB ra bộ phận phát hành.
- Đi chứng từ tài liệu, chứng thực tài liệu dự phòng.
- Phát báo cáo Tết cho các đơn vị theo số lượng CBCNV đã đăng ký.
- Làm VB trình LĐVP đăng ký lịch ra vào tòa nhà trong những ngày nghỉ
và ngoài giờ hành chính.
5. Vũ Thị Dương:
Công việc 1: Lưu trữ:
- In mục lục sổ lưu trữ cấp số VB phát hành đi của cơ quan TĐ trên hệ
thống AIS.
- Chọn sắp xếp hoàn thành VB lưu cấp số gốc, lưu đen.
- Tổng hợp nhu cầu VP phẩm.
- Giám sát công việc vệ sinh kho tàng thường xuyên.
- Sắp xếp đưa vào lưu trữ công báo.
- Khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ các đơn vị thuộc cơ quan TĐ trong
công việc kiểm toán.
Công việc 2: Văn thư:
- Thực hiện việc quản lý, phát hành VB giấy của cơ quan TĐ, gửi các đơn
vị trong và ngoài ngành.
- Chia chọn, làm bì VB giấy gửi đi qua đường Bưu điện tới các đơn vị
trong và ngoài ngành.
- Tìm kiếm và bổ sung VB phát hành thêm cho các đơn vị theo chỉ đạo
của LĐ phòng.
- Thực hiện viết thư mời, chuyển công văn hỏa tốc; thực hiện việc khắc
dấu cho ban Pháp chế Thanh tra.
- Hỗ trợ tiếp nhận VB đến theo sự phân công của LĐ phòng.
6. Đặng Văn Tuấn:
Công việc 1: Lưu trữ:
- Thực hiện công tác bảo quản, vệ sinh, tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ
của TĐ theo quy định.
- Lập và biên mục hồ sơ.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
quan TĐ, VP TĐ.
- Phối hợp, nhắc nhở các cá nhân liên quan trong việc tuân thủ cập nhật
thông tin VB phát hành trên hệ thống AIS.
- Phát hiện và yêu cầu đơn vị cá nhân bổ sung và sửa sai VB phát hành
không đúng quy định.
8. Nguyễn Đình Cường:
- Hỗ trợ nhận và ghi sổ VB chuyển đến cơ quan TĐ, chuyển VB đến Ban
Tài chính chiến lược 2 lần/01 ngày.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
18
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
19
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
20
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thông
tin thu được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó
sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Là một Văn phòng Tập đoàn, Văn phòng VNPT đặc biệt quan tâm tới
công tác, lễ tân, khánh tiết phục vụ công tác đối ngoại của VNPT. Đối tượng
quan trọng của VNPT là các cơ quan Bộ ngành, quản lý nhà nước, các đối tác
kinh doanh lớn trong và ngoài nước, khách hành, bạn hàng...
Công tác tiếp khách được VP VNPT quan tâm chu đáo từ khâu chuẩn bị
đón tiếp. Các công việc từ chuẩn bị nội dung, giấy mời, địa điểm, phương tiện,
đón tiếp, quà lưu niệm đều được VP VNPT phối hợp với các đơn vị chức năng,
đôi khi cả với các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để thực hiện phù hợp đối với
từng nhóm đối tượng và tính chất của buổi tiếp khách.
VP VNPT cũng quan tâm tới việc tổ chức tiếp khách từ khâu đón khách,
bố trí người tiếp đúng cương vị, đúng đối tượng. Việc tìm hiểu phong tục tập
quán của khách quốc tế, thói quen của những vị khách quan trọng giúp cho VP
VNPT có được những cách thức phù hợp, thể thiện sự tôn trọng và hiếu khách
của tập đoàn.
Hoạt động tiếp khách của Thư kú diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp
bản.
•
Thư ký với hoạt động chuẩn bị đãi khách:
Nắm được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy đủ các thông tin
liên quan như:
- Thông tin về mục đích của việc tổ chức
- Thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức
- Thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi
- Các thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc ảnh hưởng đến hiệu quả
của việc đãi khách.
Tùy theo mục đích của việc đãi khách người Thư ký phải tiến hành những
công việc sau:
1. Lựa chọn hình thức đãi khách:
Thông thường sử dụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc và
chiêu đãi.
2. Chuẩn bị đãi khách:
- Lập danh sách khách mời:
+) Tính khách quan và tính thứ bậc
+) Vị trí ưu tiên trong lễ tân
+) Vị trí danh dự và các vị trí ưu tiên chiêu đãi
- Chuẩn bị giấy mời:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
22
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
cạnh tranh không chỉ ở thị trường quốc tế mà ngay cả thị trường trong nước đã làm
cho các doanh nghiệp thay đổi quan điểm về quà tặng. Tập đoàn VNPT khéo léo sử
dụng quà tặng phù hợp với tính chất, đối tượng của mỗi bữa tiệc cụ thể.
II, Công tác tổ chức hội họp:
- Khái niệm:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
23
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức hội họp là hình thức giao tiếp không thể thiếu, là phương thức để
nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Tuy
nhiên khi tổ chức hội họp, nhà quản lý sẽ hướng tới các mục đích sau: tổng kết,
đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo quyền làm
chủ của nhân viên cơ quan đối với nhiệm vụ xây chung, xây dựng tinh thần đoàn
kết.
- Lập kế hoạch hội họp:
Khi tổ chức Hội họp Thư ký lập Kế hoạch. Kế hoạch Hội họp là một văn
bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ
chức Hội họp, phải đảm bảo:
•
Thể thức văn bản
24
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+) Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
+) Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của Hội
họp.
Về cơ bản chương trình nghị sự đều phải trình bày các nội dung thông
tin sau:
+) Trình tự các vấn đề trình bày
+) Nội dung các vấn đề
+) Thời gian thực hiện vấn đề
+) Người thực hiện
+) Ghi chú.
2. Lâp danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời
- Lâp danh sách đại biểu:
Khi lập danh sách đại biểu Thư ký nên ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và
địa chỉ liên hệ của đại biểu. Không mời những người không có trong thành phần
được dự hội họp.
- Soạn thảo giấy mời:
Khi gửi giấy mời cho đại biểu, Thư ký phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản
sau:
- Thể thức văn bản
- Sự trang trọng
Copyright: Tài liệu đại học ©