BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------

NGUYỄN KIM ANH

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH
KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TẠI NAM ĐỊNH

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS. BÙI XUÂN HỒI

HÀ NỘI 2013


LỜI CAM ĐOAN

Tác giả của đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều
hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định" xin cam đoan: Luận văn này là công
trình nghiên cứu của riêng tôi, được tập hợp từ nhiều tài liệu, tự thu thập các thông
tin liên quan và liên hệ thực tế trong công tác quản lý để đưa ra các giải pháp với
mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác ứng dụng Công
nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định.


Nguyễn Kim Anh

ii


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan ............................................................................................................... i
Lời cám ơn ................................................................................................................. ii
Mục lục ..................................................................................................................... iii
Danh mục các từ viết tắt ........................................................................................... vii
Danh mục bảng biểu ................................................................................................ viii
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG
CNTT TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH ...................... 5
1.1. Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính .................................. 5
1.1.1. Khái niệm về quản lý ..................................................................................... 5
1.1.2. Khái niệm về điều hành đơn vị hành chính .................................................... 6
1.1.3. Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính ......................... 7
1.1.3.1. Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính ............................. 7
1.1.3.2. Những yêu cầu đặt ra trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính ........ 8
1.1.3.3. Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính ........ 8
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính ...................... 10
1.2.1.1. Khái niệm về hệ thống ........................................................................ 10
1.2.1.2. Khái niệm về thông tin ....................................................................... 11
1.2.1.3. Khái niệm về công nghệ thông tin ...................................................... 11
1.2.1.4. Khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................... 13
1.2.1.5. Hoạt động của hệ thống thông tin ....................................................... 14
1.2.1.6. Các loại hình của hệ thống thông tin ................................................... 14

2.1.2 Tổng quan về Văn phòng cấp uỷ các cấp ...................................................... 36
2.2. Hiện trạng công tác quản lý, điều hành của khối văn phòng cấp ủy tỉnh
Nam Định ................................................................................................................. 40
2.2.1. Sự trao đổi thông tin giữa các đơn vị của Văn phòng cấp ủy ........................ 40
2.2.1.1. Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng CNTT............................... 40
2.2.1.2. Phân loại các hoạt động thông tin ...................................................... 41
2.2.2. Hệ thống thông tin tại Văn phòng cấp ủy ..................................................... 44
2.2.2.1. Phân hệ điều hành tác nghiệp.............................................................. 44
2.2.2.2. Phân hệ thông tin quản lý ................................................................... 44

iv


2.2.2.3. Hệ thống trợ giúp quyết định .............................................................. 45
2.2.3. Các phân hệ thông tin tại Văn phòng cấp ủy ................................................ 46
2.2.3.1 Phân hệ xử lý văn bản ......................................................................... 46
2.2.3.2. Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp ........................................................ 47
2.2.3.3. Phân hệ xử lý mã - dịch ...................................................................... 48
2.2.3.4. Phân hệ lưu trữ và khai thác thông tin................................................. 48
2.2.3.5. Phân hệ quản lý lưu trình công việc .................................................... 48
2.2.3.6. Phân hệ quản trị nội bộ ....................................................................... 49
2.3. Phân tích, đánh giá hiện trạng công tác ứng dụng CNTT trong quản lý,
điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định ................................................. 50
2.3.1. Các nội dung quản lý, điều hành được ứng dụng CNTT............................... 50
2.3.1.1. Các ứng dụng CNTT điều hành tác nghiệp: ........................................ 50
2.3.1.2. Các ứng dụng CNTT quản lý và cơ sở dữ liệu .................................... 50
2.3.2. Quy mô và độ sâu của ứng dụng .................................................................. 51
2.3.2.1. Quy mô triển khai............................................................................... 51
2.3.2.2. Độ sâu của ứng dụng .......................................................................... 51
2.3.2.3. Quy trình trao đổi thông tin trên hệ thống mạng ................................. 52

3.2.1. Giải pháp 1: ................................................................................................. 82
3.2.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp: ..................................................................... 83
3.2.1.2. Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp: ....................... 84
3.2.1.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .............................................................. 87
3.2.2. Giải pháp 2: ................................................................................................. 88
3.2.2.1. Cơ sở đề xuất giải pháp ...................................................................... 88
3.2.2.2. Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp ........................ 89
3.2.2.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .............................................................. 91
3.2.3. Giải pháp 3: ................................................................................................. 92
3.2.3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp ...................................................................... 92
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp ....................................................................... 93
3.2.3.3. Kết quả kỳ vọng từ giải pháp .............................................................. 97
Kết luận chương 3 ................................................................................................... 98
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 100
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 103

vi


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Nội dung

1

ADSL


CSDL

Cơ sở dữ liệu

7

GD-ĐT

Giáo dục - đào tạo

8

GDTX

Giáo dục thường xuyên

9

HĐND

Hội đồng nhân dân

10

HTKT

Hạ tầng kỹ thuật

11



LAN

Local area network (Mạng nội bộ)

17

QLNN

Quản lý nhà nước

18

UBND

Ủy ban nhân dân

19

VNPT

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam

20

WAN

Mạng diện rộng

vii

nghệ thông tin đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế việc đẩy mạnh phát triển và
ứng dụng CNTT nhằm khai thác triệt để mọi năng lực của lĩnh vực khoa học mũi
nhọn này, nhằm thay đổi phương thức quản lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc
và đổi mới nền sản xuất đã trở thành cần thiết và tất yếu đối với các quốc gia đang
phát triển khi bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Ở nước ta, trong quá trình thực hiện công cuộc đổi mới, để phát triển nhanh và
hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh
nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng
cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phòng và tạo khả
năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp CNH, HĐH; Đảng ta chủ
trương đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT. Chủ trương này đã được nhấn
mạnh và cụ thể hoá trong nhiều nghị quyết, quyết định của Đảng và Chính phủ.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy BCH TW khoá VII đã xác định cần ưu tiên ứng
dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, trong đó có "quan tâm, ưu tiên ứng dụng
và phát triển CNTT". Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ IX nhấn
mạnh: "Phát triển mạnh và nâng cao chất lượng các ngành dịch vụ: thương mại, kể
cả thương mại điện tử, các loại hình vận tải, bưu chính - viễn thông... Sớm phổ cập
sử dụng tin học và mạng thông tin quốc tế (Internet) trong nền kinh tế và đời sống
xã hội”. Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị khoá IX xác định rõ: “Ứng dụng và
phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và
tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới”.

1


Tại tỉnh Nam Định, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong thời gian qua đã
được tăng cường, nhiều lĩnh vực đã đạt những thành quả nhất định, song so với yêu
cầu vẫn còn nhiều hạn chế. Đầu tư hạ tầng cơ sở ngày càng nhiều, nhưng hiệu quả
hoạt động chưa cao; năng lực, trình độ người sử dụng còn mức độ, chưa đáp ứng
yêu cầu của cuộc sống, một số mặt còn tụt hậu so với nhiều địa phương khác. Do

dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành đơn vị hành chính,
vận dụng thực tiễn cho khối Văn phòng cấp ủy tại Nam Định.
- Phân tích, đánh giá về công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và
điều hành dựa trên cơ sở mục tiêu, những kết quả đạt được của việc triển khai ứng
dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành khối Văn phòng cấp ủy tại Nam
Định.
- Trên cơ sở các kết luận về thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý và điều
hành khối văn phòng cấp uỷ tỉnh Nam Định, đặc biệt là các tồn tại, hạn chế ảnh
hưởng đến công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành, luận
văn đề xuất một số giải pháp và những kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện việc
ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý điều hành khối Văn phòng cấp ủy tại Nam
Định, nâng cao chất lượng hoạt động trên lĩnh vực CNTT, phục vụ cho sự phát triển
kinh tế xã hội của tỉnh.
4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích
Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý,
điều hành đơn vị hành chính. Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng của việc ứng
dụng tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn
thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành khối Văn
phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, nhằm góp phần phục vụ cho sự phát triển kinh tế xã
hội của tỉnh.
- Nhiệm vụ
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến quản lý điều hành đơn vị
hành chính, CNTT và ứng dụng CNTT.
Đánh giá thực trạng công tác ứng dụng về CNTT trong quản lý điều hành khối
văn phòng cấp ủy trên địa bàn tỉnh Nam Định.

3




Chương 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CNTT
TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.1. Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính
1.1.1. Khái niệm về quản lý
Trong thực tiễn, thuật ngữ "quản lý" đã được dùng và diễn đạt với nhiều cách
khác nhau.
Quản lý, tiếng Anh là: Management, tiếng latinh là: manum agere, đều có
nghĩa là điều khiển bằng tay).
Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là
"nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác". [12, tr.62].
Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có
để đạt được các mục tiêu của tổ chức". [12, tr.62].
Theo PGS.TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một cách
có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều
chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và
phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”. [12, tr.62].
Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức)
quản lý và đối tượng bị quản lý. Nội dung của quản lý chính là hoạt động của chủ
thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một đối
tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của
con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục
tiêu đã định”.
Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau:
- Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý. Chủ thể có thể là cá
nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ,
với những phương pháp thích hợp, theo những nguyên tắc nhất định.

chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát của chủ thể, tác động tới đối tượng để đạt hiệu
quả. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức
tạp. Nói đến quản lý là nói về chủ thể, quản lý là sự nắm bắt thông tin và điều hành

6


hoạt động. Điều hành cũng bao gồm các hoạt động trên. Nói đến điều hành là nói
đến sự tác động của chủ thể tới đối tượng để duy trì một trạng thái hoạt động cụ thể
nào đó của đối tượng, theo một hành trình đã đề ra, nhưng mang tính trực tiếp, cụ
thể hơn. Ví dụ chủ tọa điều hành một cuộc họp cơ quan theo trình tự: có giới thiệu,
đề dẫn; có phát biểu, thảo luận và có kết luận.
Như vậy, điều hành là một trong những nội dung của quản lý, là hoạt động của
chủ thể tác động vào đối tượng nhằm đạt mục đích đã định. Ví dụ: Một cán bộ lãnh
đạo muốn duy trì hoạt động của cơ quan thì phải điều hành các bộ phận, các con
người cụ thể để họ thực hiện nhiệm vụ của mình, góp phần hoàn thành nhiệm vụ
chung của cơ quan. Hoặc khi giao việc cho cấp dưới, người lãnh đạo cấp trên phải
thường xuyên theo dõi, nắm tiến độ công việc để có thể ra quyết định tác động (về
kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực…) nhằm điều chỉnh tăng hay giảm tiến
độ khi cần thiết. Tuy nhiên, nội dung giữa quản lý và điều hành có nhiều điểm trùng
và giống nhau, sự phân biệt chỉ là tương đối.
Trong mỗi đơn vị hành chính, các hoạt động diễn ra thường xuyên hàng ngày
nên việc quản lý, điều hành cũng diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quản lý điều
hành trong đơn vị hành chính có thể hiểu là việc nắm các thông tin về mọi lĩnh vực
hoạt động trong cơ quan, đơn vị (hoặc liên quan đến cơ quan, đơn vị) và xử lý các
thông tin đó để đưa ra các quyết định nhằm duy trì và hướng các hoạt động theo
một cách thức nào đó, nhằm đạt mục đích đạt hiệu quả cao hơn.
1.1.3. Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính
1.1.3.1. Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính
Quản lý, điều hành đơn vị hành chính, thực chất là quản lý nhà nước ở mỗi

- Tính chủ động, sáng tạo, linh hoạt trong quản lý cần được phát huy.
- Đảm bảo tính tương đối ổn định của các văn bản, quyết định quản lý.
1.1.3.3. Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính
Trong các đơn vị hành chính, việc quản lý, điều hành bao gồm các nội dung
chính sau:
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch: Đây là một nội dung quan trọng mà nhà
quản lý (hay tổ chức) phải làm. Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế xã hội đã
được hoạch định trong đường lối của Trung ương, thì các bộ, ngành, chính quyền
địa phương các cấp phải xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát

8


triển ngành, địa phương mình. Quy hoạch, kế hoạch chính là nội dung phương
hướng, mục tiêu, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị đó đề ra và những cách thức để thực
hiện, do đó quy hoạch, kế hoạch phải phù hợp, hoàn thiện, cụ thể, dễ thực thi và
phục vụ cho nhiệm vụ phát triển ngành, địa phương.
- Xây dựng tổ chức bộ máy: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nhà quản lý (hay tổ
chức) đều phải căn cứ tình hình cụ thể, xây dựng hoàn thiện tổ chức bộ máy ở địa
phương, đơn vị mình. Tổ chức bộ máy trong mỗi cơ quan được coi như bộ xương
trong cơ thể của đơn vị đó. Do đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được tổ chức bộ
máy của cơ quan, đơn vị sao cho tinh gọn, phù hợp, đảm bảo sự điều hành tập trung,
thống nhất, linh hoạt, kịp thời, hiệu quả.
- Sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức hợp lý: Đội ngũ cán bộ công chức
chính là lực lượng chủ yếu thực thi các nhiệm vụ trong các cơ quan đơn vị, do đó
đội ngũ này phải được nhà quản lý (hay tổ chức) sắp xếp theo chức danh, tiêu chuẩn
hóa một cách phù hợp, phát huy cao nhất năng lực của từng người. Việc bố trí, sắp
xếp phù hợp, đúng vị trí sẽ phát huy được năng lực, sở trường của mỗi người. Nếu
sắp xếp, bố trí không phù hợp (ví dụ đưa người hoạt động từ lĩnh vực xã hội sang
hoạt động ở lĩnh vực tự nhiên…) thì không những không phát huy được năng lực sở

1.2.1.1. Khái niệm về hệ thống
Có nhiều cách diễn đạt về hệ thống, như “Hệ thống là một tập các thành phần
được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó”.[12, tr. 22]
Hoặc: “Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” [4, tr.26].
Mỗi hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất, như người, máy móc,
thông tin dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình ứng xử…Trong mỗi
hệ thống, các phần tử có mối quan hệ tương tác (ràng buộc) với nhau và cùng hoạt
động để hướng tới mục đích chung. Trong quá trình hoạt động có thể có trao đổi
vào, ra với môi trường bên ngoài.
Phần tử ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, là các thành phần hợp thành hệ
thống. Các phần tử có khi rất đa dạng và không đơn giản, có thể là những thực thể
rất phức tạp; bản thân nó cũng đã có thể là một hệ thống.

10


Hệ thống có thể có nhiều tầng, nấc. Mỗi hệ thống có thể được hợp thành từ
nhiều hệ thống nhỏ và trong mỗi hệ thống nhỏ đó lại có các hệ thống nhỏ hơn. Ví
dụ trong hệ Thiên hà có hệ Mặt trời, trong hệ Mặt trời có hệ thống các hành tinh.
Một trong những hành tinh đó là Trái đất lại có hệ thống sông ngòi, hệ động vật, hệ
thực vật…
1.2.1.2. Khái niệm về thông tin
Trong hoạt động của con người, thông tin được hình thành từ những dữ liệu
(ban đầu là những thông tin rời rạc, không có chủ ý, không có mục đích, còn gọi là
“thông tin thô”).
- Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và
thông tin. Dữ liệu là “thông tin thô”. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp,
diễn giải theo một hình thức nhất định nhằm phục vụ cho công tác quản lý [5,
tr.124].

họp thứ 9 thông qua ngày 22-6-2006, cơ bản trùng nhau.
Như vậy, CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Theo cách nhìn đó, CNTT bao
gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật
hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung
thông tin điện tử nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động KT-XH, văn hoá, quốc phòng, an ninh, đối
ngoại... Đây có thể được coi là một định nghĩa hoàn chỉnh về CNTT vì nó đã bao
quát được toàn bộ nội dung, vai trò và ý nghĩa của CNTT đối với các lĩnh vực đời
sống kinh tế xã hội. Thuật ngữ CNTT trong luận văn được sử dụng theo cách hiểu
này.
Cấu trúc của ngành CNTT gồm bốn thành phần cơ bản là: Ứng dụng CNTT;
cơ sở hạ tầng CNTT; nguồn nhân lực CNTT; công nghiệp CNTT. Bốn thành phần
này có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ lẫn nhau và tạo nên sức mạnh CNTT của
mỗi quốc gia và được thúc đẩy, phát triển bởi ba chủ thể quan trọng là chính phủ,
doanh nghiệp và người sử dụng. Chính phủ đóng vai trò tạo môi trường pháp lý, thể
chế, chính sách, tổ chức, quản lý, điều phối, đào tạo, hợp tác quốc tế, thúc đẩy và hỗ
trợ cho CNTT phát triển. Các doanh nghiệp về CNTT tham gia đầu tư, cung cấp sản

12


phẩm, dịch vụ, phát triển thị trường và cùng tham gia với Chính phủ trong các hoạt
động đào tạo, phổ biến kiến thức, kỹ thuật, công nghệ, xây dựng và thực hiện các
chính sách phát triển CNTT. Người sử dụng, là các tổ chức, cá nhân, với tư cách là
những đơn vị, cá nhân sử dụng các sản phẩm và dịch vụ CNTT. Người sử dụng gián
tiếp đầu tư vào CNTT thông qua thị trường và cùng với các doanh nghiệp CNTT
thiết kế, cải tiến các sản phẩm và dịch vụ CNTT, tham gia cùng với Chính phủ
trong các hoạt động xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển CNTT. Ba chủ
thể này luôn gắn bó, phối hợp chặt chẽ với nhau, có quan hệ hữu cơ trong một môi

hoặc từ môi trường bên ngoài vào để xử lý trong một hệ thống thông tin.
- Xử lý thông tin: Là quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài
thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.
- Xuất dữ liệu: Là sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người
hoặc những tổ chức hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.
- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không phải chỉ được xử lý để sử dụng ngay,
mà còn có thể được lưu giữ để tiến hành phân tích, xây dựng các kế hoạch mới,
hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống trong tương lai. Các thông tin được lưu
trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo, và các cơ sở
dữ liệu.
- Thông tin phản hồi: Thông tin phản hồi là những dữ liệu thu được về từ
những thông tin đã xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông
tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang
thực hiện.
1.2.1.6. Các loại hình của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu (hệ thống thông tin tác nghiệp): Là hệ thống có nhiệm vụ xử
lý các dữ liệu đầu vào thành thông tin. Đặc tính của hệ xử lý dữ liệu đó là thời gian
thực (realtime), được xử lý định kỳ theo luồng nhóm, các giao dịch sau đó được
tổng hợp và xử lý định kỳ, được xây dựng trên cơ sở các hệ thống chức năng và các
hệ thống hỗ trợ khác, được gọi là hệ thống thông tin ứng dụng. Điển hình là hệ
thống xử lý số liệu thống kê, hệ thống kế toán, hệ thống thuế điện tử, hải quan điện
tử…

14


- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Là hệ
thống thông tin phục vụ cho việc quản lý, gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng
thông tin giúp con người trong quản lý và ra quyết định, bao gồm: Hệ thống quản lý

liệu đầu vào cho các hệ thống nhỏ hơn xử lý theo các nhiệm vụ khác nhau của đơn
vị để rồi sau đó kết nối các thông tin đã được xử lý để tạo thành một thông tin, hay
quyết định đầu ra phục vụ cho nhiệm vụ tổng thể của cơ quan.
1.2.2. Các đặc điểm của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có các đặc điểm sau:
- Tính tổ chức: Trong hệ thống thông tin thường có nhiều phần tử, giữa các
phần tử trong hệ thống có các mối quan hệ nhất định; quan hệ có hai loại:
+ Quan hệ ổn định: Là quan hệ tồn tại lâu dài, song không có nghĩa là bất biến.
Mặc dù có thể có biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. Ví dụ: Số
nhân viên trong một tổ chức là không ổn định nhưng khi xét đến số lượng nói chung
là ổn định, tức là sự tăng, giảm không đáng kể.
+ Quan hệ không ổn định: Là những quan hệ tồn tại tức thời. Ví dụ: Các
chuyến công tác đột xuất của nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v...
- Tính biến động: Cũng như bất kỳ một hệ thống nào, hệ thống thông tin cũng
có tính biến động, tức là có sự tiến triển (tăng, giảm) và hoạt động bên trong của hệ
thống đó.
+ Tiến triển: Là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. Ví dụ: Hệ thống
máy vi tính của một đơn vị được trang bị có khi nhiều, có khi ít v.v...
+ Hoạt động: Là sự tương tác, ràng buộc với nhau giữa các phần tử (bộ phận)
của hệ thống. Các hoạt động quan hệ tương tác này được duy trì nhằm đạt đến một
mục tiêu đã định.
- Hệ thống phải có môi trường hoạt động: Môi trường là tập hợp các phần tử
không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ
thống. Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau. Ví dụ các yếu tố kinh tế xã
hội không thuộc hệ thống thông tin nhưng có thể tác động (tích cực hoặc tiêu cực)
vào hệ thống thông tin và có thể bị tác động (tích cực hoặc tiêu cực) bởi hệ thống
thông tin.

16