Giới thiệu
microsoft Excel
Excel là phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lu trữ tầm vừa và
nhỏ rất tiện lợi, phù hợp với nhiều công việc hiện có của các bạn. Excel tạo và
quản lý sổ sách điện tử có các trang là các bảng kẻ sẵn với khả năng lu trữ và tính
toán. Nó cho phép:
+ Thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp
+ Tổ chức và lu trữ thông tin dới dạng bảng: bảng lơng, bảng kế toán,
bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán, kết toán...
+ Khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính sẽ tự động cập nhật và thay đổi
theo số liệu mới mà bạn không cần phải tính lại.
+ Việc thực hiện các thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo
tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ hình vẽ minh hoạ...
Với những tính năng mạnh mẽ của Excel bạn có thể sử dụng để giải quyết
các bài toán quản lý, đặc biệt là trong công việc văn phòng của bạn, ngoài ra bạn
có thể sử dụng Excel để giải quyết nhiều công việc khác có liên quan đến tính toán
và lu trữ.
Trang: 1
Phần I
Làm việc với Microsoft Excel
I . Khởi động Microsoft Excel.
1. Khởi động.
Cách 1: Nhấn chuột vào Start Program Microsoft Excel
Cách 2: Trên màn hình Desktop nhấn chuột vào biểu tợng Microsoft Excel
Cách khởi động1 Cách khởi động 2
2. Màn hình làm việc của Excel
+ Thanh tiêu đề (Title Bar): cho biết tên chơng trình và tệp tin đang làm
việc.
Trang: 2
+ Thanh mennu (Menu Bar) chứa các lệnh dùng để thao tác trên bảng tính
Excel.

Cách 1: Nhấn chuột vào File menu Exit.
Cách 2: Nhấn chuột vào nút Close trên góc trên cùng bên phải của cửa sổ.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
Chú ý: Nếu bạn có sửa đổi nào đó trong file dữ liệu bạn muốn đóng thì sẽ
có một thông báo xuất hiện:
Khi đó:
+Nếu bạn chọn Yes : Chơng trình sẽ thực hiện việc ghi nội dung vừa thay
đổi và thoát khỏi chơng trình.
+ Nếu chọn No: Không lu trữ nội dung đã sửa đổi kể từ lần lu trữ gần đây
nhất và thoát.
+ Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ việc thực hiện thoát khỏi Excel.
III. Các thao tác đối với một tài liệu Excel( workbook).
1. Tạo mới một tài liệu Excel (Work book).
Cách 1 : Nhấn chuột vào File menu NewGeneralWork book.
Cách 2 : Trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbars) nhấn chuột vào nút
New (hoặc ấn kết hợp phím Ctrl + N).
Trang: 4
2. Ghi nội dung một tài liệu (Workbook)lên đĩa.
Cách 1:
Nhấn chuột vào File menu

Save (hoặc ấn Ctrl +S), khi đó xuất hiện hộp
thoại Save as

Chọn ổ đĩa cần ghi trong khung Save in sau đó chọn th mục cần
ghi trong khung cửa sổ chính của hộp thoại Save as Nhập tên file cần ghi trong
khung File name Nhấn chuột vào nút Save.
Cách 2: Trên thanh công cụ bạn nhấn chuộn vào nut Save và tiến hành
các bớc nh bớc 1 ( việc ấn và nút Save chỉ làm xuất hiện hộp thoại Save As).
Chú ý:

+ 256 cột (Columns) đợc đánh thứ tự từ A,B,C....,Z,AA,...AZ,....IV (Ta có
thể ấn kết hợp Ctrl+ để về cột cuối cùng của bảng tính, Ctrl + để về cột đầu
tiên của bảng tính).
+ 65536 dòng (rows) đánh số từ 1... 65536 (Ta có thể ấn kết hợp Ctrl + để
về dòng cuối cùng của bảng tính , Ctrl + để về dòng đầu tiên của bảng tính).
- Ô (Cell) trong bảng tính (Work sheet) :
+ Giao của hàng và cột xác định một ô (Cell), mỗi ô có một địa chỉ xác
định: Ví dụ ô A3, C5, AZ335...
+Vùng (Range) các ô cạnh nhau để lu dữ liệu có cùng tính chất. Vùng
(Range) đợc xác định bởi <Địa chỉ ô đầu>: <Địa chỉ ô cuối>.
Ví dụ A3:C5.
III. Các thao tác cơ bản trong bảng tính.
1. Di chuyển con trỏ trong bảng tính.
+ Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. Khi
nhập dữ liệu vào công thức hay thao tác, lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí của
con trỏ ô. Các phím di chuyển con trỏ thông thờng là:
a. Di chuyển bằng chuột: Kích hoạt tới ô cần định vị rồi nhấp chuột vào
đó.
b. Di chuyển bằng lệnh:
- Chọn lệnh Edit

Goto sẽ xuất
hiện hộp thoại Go to
- Gõ địa chỉ ô cần di chuyển tới
trong hộp Reference
Trang: 7
c. Di chuyển bằng phím:
Bạn có thể sử dụng các phím tắt và các phím kết hợp trong danh sách dới:

hoặc Shift + Enter

Alt + Page Up
Di chuyển về bên trái một trang màn hình
Ctrl + Page Up
Di chuyển đến bảng tính trớc
Page Down
Di chuyển xuống dới một trang màn hình
Alt + Page Down
Di chuyển về bên phải một trang màn hình
Ctrl + Page Down
Di chuyển đến bảng tính kế tiếp
2. Nhập dữ liệu trong bảng tính:
Các bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp từ bàn phím hoặc gián tiếp vào các ô
của bảng tính. Dữ liệu nhập vào sẽ đợc nhận diện trong các dạng: Văn bản, dữ liệu
số, dữ liệu thời gian hoặc dữ liệu là một công thức toán học.
a. Nhập dữ liệu văn bản.
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký tự chữ và số. Nếu trong ô chỉ chứa các ký
tự số thuần tuý thì phía trớc dãy ký tự số phải đặt dấu nháy đơn ( ' ) để phân biệt
với dữ liệu kiểu số. Mặt khác khi nhập dữ liệu bạn có thể đặt các ký tự sau đây đê
tiến hành căn lề cho các ký tự trong ô nhập:
+ Ký tự ' : Căn lề các ký tự trong ô về bên trái
Trang: 8
+ Ký tự ": Căn lề các ký tự trong ô về bên phải
+ Ký tự ^ :Căn lề các ký tự trong ô vào giữa ô
+ Ký tự \ : Lặp lại các ký tự theo sau nó cho đến hết ô.
Chú ý : Các ký tự căn biên chỉ có tác dụng khi ta chỉ định bằng cách chọn
Tool

Option

Trandition

- Formular: ký t đầu tiên gõ vào là dấu "=" hoặc dấu "+" (giá trị dơng) hoặc
dấu "-" (giá trị âm). Kết quả trình bày trong ô không phải là ký tự gõ vào mà là giá
trị của công thức đó. Ví dụ gõ công thức vào ô A2 : = 12+5 kết quả trình bày trong
ô là 17. Trong thành phần của một công thức có thể gồm: Số, chuỗi (nếu là chuỗi
bạn phải đặt trong dấu nháy kép), toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm.
g. Các toán tử sử dụng trong công thức:
1 Các toán tử tính toán bao gồm:
+ (cộng) ; - (trừ) ; * (nhân); / (chia); ^ (luỹ thừa); % (phần trăm).
* Các toán tử chuỗi: & (nối chuỗi).
* Toán tử so sánh gồm:
= (bằng); > (lớn hơn); < (nhỏ hơn); >= ( lớn hơn hoặc bằng); <= (nhỏ hơn
hoặc bằng); <> (khác).
h. Nhập chuỗi dữ liệu:
Excel có đặc tính tự điền AutoFill, Cho phép tự động nhập chuỗi giá trị liên
tiếp. Chỉ cần nhập giá trị đầu tiên, AutoFill phân tích và điền các giá trị khác nhau
của chuỗi. Có thể dùng AutoFill cho ngày, tháng, năm, chuỗi số...
Cách 1:
1. Để điền một chuỗi số, nhập hai số đầu cạnh nhau theo hàng hay cột.
2. Chọn (bôi đen) cả hai ô, đa con trỏ chuột lại thẻ tại góc dới bên phải của
vùng chọn, con trỏ chuột trở thành hình dấu "+"
3. Kéo chuột cho đến khi kết thúc vùng điền.
Cách 2: Ta đa chuột đến góc dới phải của con trỏ, ấn và giữ phím Ctrl trong
khi kéo trên thẻ điền cho đến khi kết thúc vùng điền (chú ý trong khi kéo không
đợc nhả phím Ctrl)
3. Sửa chữa dữ liêu:
- Để sửa chữa dữ liệu bạn đa con trỏ đến ô cần sửa chữa dữ liệu sau đó ấn
F2 và tiến hành sửa chữa. Sau khi sửa chữa xong bạn ấn Enter để chấp nhận giá trị
mới. Nếu ta không sửa chữa mà tiến hành nhập gía trị mới thay giá trị cũ, bạn chỉ
cần đa con trỏ đến ô cần nhập giá trị mới, sau khi nhập xong bạn ấn Enter để chấp
nhận giá trị mới.

Bớc 2: Vào Edit Menu Copy
Bớc 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần copy, vào Edit Paste.
Cách 2:
Bớc 1:Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần copy
Bớc 2: ấn Ctrl +C
Bớc 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần copy, ấn Ctrl+V
Trang: 11
b. Di chuyển dữ liệu
Cách1:
Bớc 1:Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần copy
Bớc 2: Vào Edit Menu Cut
Bớc 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần copy, vào Edit Paste.
Cách 2:
Bớc 1:Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần copy
Bớc 2: ấn Ctrl +X
Bớc 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần copy, ấn Ctrl+V
c. Sao chép định dạng vùng.
Bớc 1: Chọn vùng nguồn cần sao chép đinh dạng
Bớc 2: Nhấp chuột tại biểu tợng Format Painter trên thanh công cụ
chuẩn.
Bớc 3: Chọn vùng cần sao chép định dạng.
d. Xoá vùng dữ liệu đợc chọn.
- Chọn vùng dữ liệu cần xoá
- Nhấn Delete hoặc chọn lệnh Edit

Clear

Contents để xoá dữ liệu
vùng còn định dạng của vùng không bị xoá.
- Chọn lệnh Edit


Name

Define sau đó nhập tên vùng rồi chọn
Add. Hoặc bạn có thể nhấp chuột vào hộp tên sau đó nhập tên vùng cần đặt và ấn
Enter.
Để xóa tên vùng làm nh sau:
- Vào Insert menu

Name

Define
- Chọn tên cần xoá rồi chọn Delete.
7. Chèn thêm dòng, cột, ô.
a. Chèn thêm dòng.
- Chọn số lợng dòng cần chèn từ vị trí bắt đầu chèn bằng cách nhấp, kéo
chuột (nếu chọn nhiều dòng) tại đờng viền ngang của bảng tính.
- Chọn Insert

Rows hoặc nhấp chuột phải rồi chọn Insert
b. Chèn thêm cột
- Chọn số lợng cột cần chèn từ vị trí bắt đầu chèn bằng cách nhấp, kéo
chuột (nếu chọn nhiều dòng) tại đờng viền dọc của bảng tính.
- Chọn Insert

Columns hoặc nhấp chuột phải rồi chọn Insert
c. Chèn thêm ô
Trang: 13
- Chọn vùng cần chèn ô trống
- Chọn lệnh Insert

Font chữ, kiểu chữ, kiểu số, kiểu hiển thị ngày(Date), thời gian(time).....
Có 2 bớc cơ bản để tiến hành định dạng dữ liệu :
- Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần định dạng.
Trang: 14
- Sử dụng các phơng thức(lệnh) định dạng để tác động lên đối tợng dữ
liệu cần đợc định dạng.
1. Định dạng bằng hộp hội thoại Format Cell
Vào Format menu Cell
+ Thành phần Number: Cho phép bạn có thể lựa chọn một trong các kiểu
định dạng có sẵn: Số (number), ngày (Date), Thời gian(time),....
+ Thành phần Alignment : Cho phép bạn định dạng lề cho dữ liệu.
+ Thành phần Font : Cho phép bạn định dạng Font chữ cho dữ liệu.
+ Thành phần Border: Cho phép bạn dịnh dạng đờng viền cho bảng tính.
+ Thành phần Patterns:Cho phép bạn định dạng màu nền cho dữ liệu.
+ Protection : Cho phép bạn bảo vệ và che dấu ô.
Trang: 15
a. Định dạng dữ liệu số, ngày,...(Thành phần Number)
Bảng mô tả các kiểu định dạng trong thành
phần Number
Phần định
dạng
Thiết lập kiểu định dạng Số dơng Số âm
All
General
12345.67 -12345.67
Custom
(Kiểu định dạng do ngời dùng định nghĩa)
Number
0
123456 -123456

m/d/y h:mm
4/15/01 6:30
Time
h:mm AM/PM
6:30 AM
h:mm:ss AM/PM
6:30 AM
h:mm
6:30
Trang: 16
h:mm:ss
6:30:00
m/d/y h:mm
4/15/01 6:30
mm:ss
30:00
mm:ss.0
30:00.0
h:mm:ss
6:30:00
Percentage
0%
12% -12%
0.00%
12.35% -12.35%
Fraction
#?/?
12345 2/3 12345 2/3
#??/??
12345 65/97 -12345 65/97

căn phải và văn bản sẽ đợc căn trái.
Left Nội dung của ô sẽ đợc căn lề sát cạnh trái của ô
Center Căn ngay chính giữa của ô
Right Nội dung của ô sẽ đợc căn lề sát cạnh phải của ô
Fill Lặp lại một số lần cần thiết để làm đầy ô với những nội
dung vừa nhập vào.
Justify Cố gắng trải dài văn bản để nó có thể sử dụng hết chiều
rộng của ô
Center across
selection
Khi bạn chọn một dãy các ô trong đó ô đầu tiên có một
văn bản và chọn chức năng này. Excel sẽ lấy nội dung ô
đầu tiên và căn giữa theo chiều rộng các ô đã chọn.
+ Vertical
Top Căn nội dung của ô sát ngay biên trên của ô
Center Căn nội dung của ô theo hàng dọc cách đều biên trên và
biên dới của ô
Bottom Căn nội dung của ô sát ngay biên dới của ô
Justify Làm cho văn bản khi thu lại trong ô sẽ căn sát biên trên
và biên dới
Trang: 18
Justify Cố gắng trải dài văn bản để nó có thể sử dụng hết chiều
rộng của ô
+ Wrap text : Nếu đợc chọn nội dung văn bản sẽ tự xuống dòng khi chiều
dài của văn bản gặp mép phải của ô.
+Shink to fit: Nếu đợc chọn nội dung của văn bản sẽ thu lại vừa bằng với
chiều rộng của ô.
+ Orientaion: Cho phép bạn quay nội dung văn bản trong ô theo một góc
nào đó. Bạn có thể nhập giá trị góc quay trong hộp Degrees.
c.Định dạng Font chữ cho dữ liệu

Trang: 21
Sau khi hoàn tất công việc trên bảng tính, bạn cần phải bảo vệ tài liệu để
cho những thiết lập có hiệu lực:
+ Nhấp Menu Tool

Protection để hiện ra tiếp một menu, trên menu này
chọn Protect Sheet hay Protect Workbook. Khi lựa chọn một trong hai lựa chọn
này một hộp đối thoại sẽ hiện ra nh hình dới :
+ Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password. (Chú ý:Mật khẩu phân
biệt chữ hoa, chữ thờng dó đó bạn gõ chữ hoa sẽ khác với gõ chữ thờng nên bạn
cần cẩn thận để nhớ mật khẩu).
+ Chọn cho 3 hộp còn lại
* Contents: Những ô mà bạn đã đánh dấu sẽ đợc che dấu đi phần công
thức, hay là những ô mà bạn đã đánh dấu sẽ không thể thay đổi đợc.
* Objects: Làm cho những đối tợng đồ hoạ trong bảng tính của bạn không
thay đổi đợc.
Trang: 22
* Scenarios: Làm cho những Scenariostrong Workbook không thể di
chuyển và không thay đổi kích thớc đợc.
4. Sau khi đã chọn đợc những lựa chọn thích hợp, nhấp OK để bảo vệ tài
liệu.
2. Định dạng bằng sử dụng thanh công cụ định dạng
(FormatingToolbar).
V. định dạng Bảng tính
1. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng:
+ Đa chuột vào đờng phân cách giữa hai cột hoặc hai dòng (Phía trên và
phần trái của ô) Khi xuất hiện mũi tên hai chiều ta ấn và kéo cho đến khi có độ
rộng vừa ý.
+ Nếu ta sử dụng hộp hội thoại thì ta làm nh sau:
Thay đổi độ cao dòng:

Hide : Làm ẩn dòng
Unhide : Làm hiện lại dòng vừa bị ẩn.
* Thay đổi độ rộng cột:
- Chọn Format Column Width xuất hiện hộp thoại Nhập gía trị
độ rộng cột cần thay đổi OK
- Nếu chọn các chức năng khác nh:
Auto Fit Selection: Tự dộng điều chỉnh vừa với chiều dài nhất của giá trị
trong cột.
Hide : Làm ẩn cột
Unhide : Làm hiện cột bị ẩn
Standard Width: Sử dụng độ rộng chuẩn.
2. Định dạng ô (Cell).
+ Trộn ô (hợp các ô lại với nhau thành một ô duy nhất): Chọn khối ô cần
trộn (bôi đen) Format Cell Alignment Chọn Merge Cells. (Ta có Thể
sử dụng nút Merge Cell trên thanh công cụ để trộn ô).
+ Tách ô (huỷ bỏ chế độ trộn ô ): Chọn ô bị trộn

format

Cell

Alignment

Bỏ chọn Merge Cells.
4. Đánh số thứ tự tự động:
Cách 1:
1. Gõ giá trị số vào 2 ô đầu tiên
Trang: 24
2. Di chuyển con trỏ chuột về góc dới phải của ô đầu tiên khi con trỏ có
hình dấu (+) thì giữ phím trái trong khi kéo chuột xuống các ô (hoặc dòng) còn lại.