Excel 2002
Tháng 12/2003
MICROSOFT EXCEL 2002
102
MỞ ĐẦU
Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính do hãng Microsoft sản xuất. Từ khi ra đời đến nay, MS
Excel đã qua nhiều phiên bản, hiện tại đã có phiên bản mới. Tuy nhiên, do nhiều lý do khách quan khác nhau
nên nội dung trình bày trong tập tài liệu nầy đề cập đến phiên bản được phát hành vào năm 2002, thường
được gọi là Microsoft Excel XP ( gọi tắt là Excel ).
Ưu thế nỗi bật của Excel vẫn thể hiện qua các chức năng tính toán. Nó giúp chúng ta làm việc dễ
dàng với các bảng biểu như : lập bảng tính ( Worksheet ), tạo báo biểu ( report ), lập biểu tổng hợp ( Pivot
table ), vẽ biểu đồ ( Chart ), phân tích cơ sở dữ liệu ( Database ), liên kết dữ liệu, tạo hình ảnh, tạo các show
trình diễn trên màn hình, tìm phương án tối ưu, tổng hợp dữ kiện, … Bên cạnh đó, Excel còn có khả năng lập
trình giao diện với Visual Basic. Vì vậy dùng Excel trong công tác lập sổ sách tính toán, công tác kế toán,
thống kê tổng hợp,… sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc dùng một chương trình thuộc hệ quản trị cơ sở dữ liệu
hay trong môi trường của một ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp.
Mặc dù Microsoft Excel XP có nhiều chức năng mới và rất mạnh, nhưng do các yêu cầu khách quan
nên giới hạn trong tập tài liệu nầy chúng tôi cũng chỉ mới đề cập đến các chức năng cơ bản của Excel.
Đối tượng mà tập tài liệu nhỏ nầy hướng đến là các thầy, cô giáo đang trực tiếp giảng dạy ở các
trường Trung học phổ thông với xuất phát điểm khác nhau về kiến thức lẫn kỹ trong lĩnh vực Công nghệ
thông tin nói chung và kỹ năng chuyên biệt về một phần mềm nói riêng; và chắc rằng thời gian dành cho việc
tiếp cận nó cũng rất hạn hẹp. Vì vậy, với mục tiêu cung cấp cho người đọc một số kiến thức và các kỹ năng
nhỏ nhưng thiết thực cho nghiệp vụ của người thầy giáo : thực hiện công việc ghi nhận, lưu trữ, tính toán
kết quả học tập bộ môn của học sinh theo đúng quy chế đã qui định. Tuy nhiên, vì đây chỉ là một tập tài liệu
tham khảo cho nên mọi ví dụ và bài tập cũng chỉ mang tính chất minh họa, giúp chúng ta tiếp cận và rèn
luyện một kỹ năng cần thiết nào đó chứ không phải là quy chế ( mà quy chế cũng chỉ có tính chất giai đoạn
và cũng có thể thay đổi ).
Dù không có nhiều thời gian, quý thầy cô cũng nên xem lướt qua bài số 1 ( Giới thiệu về Excel ), đọc
mục 2.6.3 ( AutoFill ) và mục 2.6.4 trong bài số 2 ( Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu ) rồi mới tiếp cận với kỹ năng
làm việc với Excel thông qua bài thực hành 9.1. Nhưng nếu bạn đã tương đối quen thuộc với phần mềm thì
bạn có thể mở tài liệu ra và thử ngay với bài 9.1. Việc làm nầy cũng không ảnh hưởng gì "hòa bình thế giới"

1.5. QUẢN LÝ WORKBOOK:...................................................................................... 106
2. NHẬP VÀ ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU.............................................................................................. 108
2.1. CHỌN Ô:.............................................................................................................. 108
2.2. NHẬP DỮ LIỆU:................................................................................................... 108
2.3. ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU:........................................................................................ 108
2.4. KIỂU DỮ LIỆU: .................................................................................................... 109
2.4.1. Nhãn:............................................................................................................. 109
2.4.2. Số: ................................................................................................................. 109
2.4.3. Công thức:..................................................................................................... 109
2.5. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ Ô :......................................................................................... 110
2.6. XỬ LÝ DỮ LIỆU:.................................................................................................. 111
2.6.1. Xóa dữ liệu: ................................................................................................... 111
2.6.2. Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu: ................................................................. 111
2.6.3. Autofill:........................................................................................................... 111
2.6.4. Tạo dãy giá trị mới hoặc thứ tự sắp xếp: ...................................................... 111
2.6.5. Sao chép đặc biệt.......................................................................................... 112
2.7. XỬ LÝ Ô, HÀNG, CỘT......................................................................................... 112
2.7.1. Chèn các ô trống: .......................................................................................... 112
2.7.2. Xóa ô: ........................................................................................................... 113
2.7.3. Chèn thêm hàng, cột; .................................................................................... 113
2.7.4. Xóa hàng, cột: ............................................................................................... 113
2.7.5. Di chuyển hoặc sao chép và chèn khối ô vào giữa các ô: ............................ 113
3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH........................................................................................................... 114
3.1. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT VÀ CHIỀU CAO HÀNG: .......................................... 114
3.2. SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG...................................................................................... 114
3.3. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ........................................................................................ 114
3.3.1. Font: .............................................................................................................. 114
3.3.2. Bodrer:........................................................................................................... 115
3.3.3. Alignment: ..................................................................................................... 115
3.3.4. Pattern (màu nền và mẫu màu ô).................................................................. 116

7.2.1. Tạo các dấu ngắt trang thích hợp: .................................................................135
7.2.2. Trình bày trang in: ..........................................................................................136
7.2.3. Print preview: .................................................................................................139
7.2.4. Thực hiện in bảng tính: ..................................................................................139
7.3. IN DỮ LIỆU TOÀN WORKBOOK: ........................................................................140
7.4. IN DỮ LIỆU TRÊN MỘT KHỐI CỦA WORKSHEET:...........................................140
8. CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL ........................................................................... 141
8.1. HÀM TOÁN HỌC..................................................................................................141
8.2. HÀM CHUỖI:.........................................................................................................141
8.3. HÀM NGÀY:..........................................................................................................142
8.4. HÀM LOGIC :........................................................................................................142
8.5. HÀM THỐNG KÊ: .................................................................................................143
8.6. HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU........................................................................143
8.7. HÀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU: .......................................................................144
8.8. HÀM NHẬN THÔNG TIN: .....................................................................................145
9. BÀI TẬP THỰC HÀNH ............................................................................................................... 146
9.1. TẠO VÀ GHI WORKBOOK VÀO ĐĨA : .................................................................146
9.1.1. Yêu cầu : ........................................................................................................146
9.1.2. Hướng dẫn thực hiện :...................................................................................146
9.2. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU :.......................................................................148
9.2.1. Yêu cầu : ........................................................................................................148
9.2.2. Hướng dẫn thực hiện :...................................................................................149
9.3. TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH 1 : ...............................................................................152
9.3.1. Yêu cầu : ........................................................................................................152
9.3.2. Hướng dẫn thực hiện :...................................................................................152
9.4. TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH 2 : ...............................................................................156
9.5. TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH 3 : ...............................................................................157
9.5.1. Yêu cầu : ........................................................................................................157
9.5.2. Hướng dẫn thực hiện :...................................................................................158
9.6. XÉT KẾT QUẢ CẢ NĂM : .....................................................................................160

• Thanh đầu tiên là thanh tiêu đề (title bar) chứa tên của trình ứng dụng.
Row heading
Tab sheet
Column heading
Select all box
Workbook
Cell pointer
Fill handle
Mouse pointer
MICROSOFT EXCEL 2002
106
• Kế tiếp là thanh trình đơn ( Menu bar ) chứa các đề mục ( File, Edit, … ), mỗi đề mục
bao gồm một nhóm lệnh. Bên phải chứa hộp Ask a question ( chứa dòng chữ Type a
question for help ) hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh phần trợ giúp của Excel ( gõ từ hay tên
hàm vào đây để xem hướng dẫn, giải thích của chương trình ).
• Các thanh công cụ ( Standard và Formatting ) giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản,
giúp quản lý và xử lý bảng tính được nhanh hơn.
Để hiện hay ẩn thanh công cụ nào ta dùng lệnh View - Toolbars - chọn tên thanh công
cụ cần cho hiện hay ẩn
• Thanh công thức ( Formula bar ) gồm bên trái là địa chỉ ô hiện hành ( Active cell ) hay
tên khối, nút Insert function giúp nhập hàm vào bảng tính và bên phải là dòng dữ
liệu nhập trong ô hiện hành.
• Thanh trạng thái ( Status bar ) ở cuối cửa sổ ứng dụng cho biết trạng thái làm việc của
cửa sổ workbook là Ready: sẵn sàng, Edit: điều chỉnh, Enter: đang nhập dữ liệu v.v..
và trạng thái các phím Numlock, Capslock..
• Cửa sổ Workbook là vùng làm việc chính
• Bảng công việc ( Task pane ) : Chứa các đề mục giúp thực hiện một số tính năng khác
liên quan đến việc xử lý Workbook.
1.4. CỬA SỔ WORKBOOK :
• Trên cùng cửa sổ là thanh tiêu đề chứa tên workbook. Workbook đầu tiên có tên mặc

107
tập tin cần mở rồi click nút Open ; hoặc chọn một trong các tên workbook đã mở
trong Open a workbook; hoặc chọn mục More workbooks hoặc chọn mục choose
workbook trong Task pane, hoặc click nút công cụ
• Chọn cửa sổ workbook đã mở trước đó: chọn Menu Window - chọn tên tập tin hoặc
nhấn Ctrl-F6
• Đóng cửa sổ workbook đang làm việc: chọn File - Close hoặc nhấn Ctrl-F4
MICROSOFT EXCEL 2002
108
2. NNHHẬ ẬPP VVÀÀ Đ ĐI IIỀU CHỈỈỈNH DỮ LIIIỆU
Trước khi nhập và điều chỉnh dữ liệu, cần phải xác định ô hay khối ô cần nhập hay điều
chỉnh bằng cách chọn ô hay chọn khối.
2.1. CHỌN Ô:
 Ô đơn : click tại ô hay dùng các phím mũi tên để di chuyển Con trỏ ô tới ô cần chọn
 Khối ô kề nhau:
• C1: click ô ở 1 góc của khối ô cần chọn kéo chuột ( drag mouse ) đến ô ở góc đối diện
• C2: click ô ở một góc của khối ô cần chọn, đè giữ phím Shift và click ô ở góc đối diện
hoặc dùng các phím di chuyển để đi đến ô ở góc dối diện. Cách này thường được dùng
khi phạm vi khối lớn
• C3: click mouse tại vị trí Select all box để chọn toàn bảng tính
• Địa chỉ khối ô trong công thức được khai báo như sau : gồm địa chỉ ô ở góc trái trên
và địa chỉ ô ở góc phải dưới của khối, ở giữa hai địa chỉ ô là dấu " : " để ngăn cách.
Ví dụ: B2:C5 Địa chỉ khối nầy bao gồm các ô B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4, C5
 Khối ô không kề nhau : chọn ô hay khối ô thứ nhất, đè giữ phím Ctrl và chọn ô hay
khối ô khác
 Chọn toàn bộ hàng hay cột: click trên tên tiêu đề hàng (row heading) hoặc nhấn Shift -
Spacebar hay click tên tiêu đề cột ( column heading) hoặc nhấn Ctrl - Spacebar
2.2. NHẬP DỮ LIỆU:
 Nhập dữ liệu vào một ô :
Chọn ô cần nhập

heading)
• Nếu muốn xuống hàng trong một dòng của bảng tính : đè giữ phím Alt rồi nhấn phím
Enter
2.4.2. Số:
• Trong 1 số có thể chứa các ký tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , . / $ % E e. Vị trí số
mặc định nằm ở bên phải ô và có dạng General number. Khi nhập có dấu $ ở đầu thì
số sẽ có dạng currency. Khi số nhập quá lớn thì số sẽ có dạng scientific (số mũ).
Ví dụ : số 1500000 ( một triệu năm trăm ngàn ) sẽ được hiển thị là 1.50E+06 ( dấu chấm thập
phân )
• Ngày và thời gian cũng là dữ liệu kiểu số. Khi nhập ngày không hợp lệ thì chúng sẽ là
nhãn. Để qui định dạng ngày mặc nhiên ta dùng chức năng Regional Settings của
Control panel - chọn Date - và khai báo dạng trong Short date style
• Nếu muốn nhập số vào ô dưới dạng chuỗi ( Text ) thì phải nhập dấu ‘ ( nháy đơn
apostrophe) trước rồi mới nhập chuỗi số. Mặc nhiên, chuỗi số được canh sát lề trái của
cột.
2.4.3. Công thức:
• Bắt đầu là dấu "=" ( hoặc dấu + ) sau đó là biểu thức cần lập. Trong công thức có thể
chứa : các trị là hằng ( nhãn hay số ), địa chỉ các ô, tên khối, các hàm tính toán và các
toán tử, . . .
Ví dụ :
Toán tử Tên Ví dụ Kết quả
+ Cộng =2+2 4
- Trừ =4-8 -4
* Nhân =5*2 10
/ Chia =17/4 4.25
^ Mũ =3^2 9
>,>=, <,<= ,=, <> So sánh =9>6 True
& Nối =”Tin” & ” học” Tin học
: Tham chiếu =Sum(B2:B15)
, Ngăn cách =Sum(A4:A16,12,D5)

o Địa chỉ ô tham chiếu nằm ở Sheet KHÁC với Sheet chứa ô lập công thức, thao
tác thực hiện:
Đặt con trỏ ô tại nơi cần tạo công thức.
Nhập dấu =
Click chuột trên tab Sheet của sheet có ô hay khối ô cần tham chiếu vào
công thức ( để mở sheet nầy ra )
Click chuột vào ô cần tham chiếu.
Nhập phép toán cần dùng
Click chuột vào ô cần tham chiếu tiếp theo, …
Nhấn phím ENTER để kết thúc
Ví dụ : giả sử bảng dữ liệu trên đã được tạo trong sheet1 và công thức trong ô B2
cũng vẫn là tích của trị trong ô A2 với 4, nhưng ô A2 ( đang chứa một giá trị nào đó ) trong
trường hợp nầy lại thuộc sheet2 của workbook hiện hành. Sau khi thực hiện các thao tác
như trên, ta có công thức trong ô B2 là : =Sheet2!A2*4
Lưu ý : Mọi địa chỉ tham chiếu đều có thể nhập vào trực tiếp mà không cần dùng chuột để
chọn theo như các bước hướng dẫn trên.
2.5. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ Ô :
 Địa chỉ Tương đối : là loại địa chỉ sẽ bị thay đổi tương ứng khi sao chép công thức
Ví dụ: A7, C14, H5, … Trong bảng dữ liệu trên, khi sao chép công thức từ B2 sang B3
thì công thức trong ô B3 sẽ thành =A3*4 (thành phần chỉ số dòng bị thay đổi ). Khi sao
chép công thức trong ô A5 sang ô B5 thì công thức tại ô B5 sẽ là =B2+B3+B4
(thành phần tiêu đề cột bị thay đổi )
 Địa chỉ Tuyệt đối : là loại địa chỉ không bị thay đổi khi sao chép công thức
Ví dụ: $A$7, $C$14, $H$5, …
Có thể nhập địa chỉ tuyệt đối bằng cách như sau:
• C1: gõ dấu $ trong khi nhập địa chỉ ô
• C2: sau khi khai báo địa chỉ ô ta nhấn phím F4
A B
1
2 15 =A2*4

Đặt Con trỏ ô tại nơi đến
Chọn lệnh Edit - Paste
Hoặc nhấn R-click và chọn Cut/Copy và Paste
• C2 : Bằng chuột
Chọn ô hoặc khối ô nguồn dữ liệu cần di chuyển/sao chép.
Đặt chuột ở viền ngoài của nó.
Drag ( di chuyển ) hoặc Ctrl - drag ( sao chép )
2.6.3. Autofill:
Chức năng này dùng để sao chép dữ liệu trên các ô kề nhau trên cùng một hàng hay cột:
đặt mouse tại vị trí Fill handle, drag mouse này đến các ô cần sao chép.
Ta có thể thực hiện nhanh bằng cách nhấn Ctrl - D (sao chép dữ liệu ô kế trên) hoặc Ctrl-
R (sao chép dữ liệu ô kề bên trái).
Để điền số thứ tự cho cột : nhập hai số đầu ( 1 và 2 chẳng hạn ) vào 2 ô liền kề nhau trong
cùng một cột ( để Excel tính bước nhãy cho dãy số, nếu trị ô sau nhỏ hơn trị ô đầu thì
chúng ta có bước nhãy là số âm ), đánh dấu chọn cho cả 2 ô, drag mouse tại Fill handle
sang các ô khác ( có thể bấm đôi nút chuột tại Fill handle nếu cột bên cạnh đã có dữ liệu ).
2.6.4. Tạo dãy giá trị mới hoặc thứ tự sắp xếp:
Khi có một dãy giá trị nào đó cần lặp đi lặp lại nhiều lần, thay vì thực hiện sao chép ta
có thể định nghĩa giá trị cần nhập là một dãy và dùng chức năng điền dãy vào khối ô
trong bảng tính.
 Tạo dãy :
• Nhập trước giá trị của dãy vào bảng tính hay khai báo trong cửa sổ sau.
MICROSOFT EXCEL 2002
112
• Chọn Tools - Options - Custom Lists
• Nếu giá trị của dãy đã nhập trước trong bảng tính thì ta chỉ khai báo tên khối ô chứa
các giá trị trong khung Import list from cells rối nhắp nút Import
• Nếu giá trị mới của dãy chưa nhập thì ta tạo dãy bằng cách: chọn New list trong khung
Custom lists, nhập giá trị cho dãy trong khung List entries, mỗi giá trị của dãy nằm
trên mỗi hàng khác nhau. Để kết thúc việc nhập dãy : click nút Add