SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ĐỀ TÀI :
“VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP
HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS
NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA”


I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư
số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc làm khó khăn
đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện
nhất là việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD-ĐT quy
định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng
công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả... Hiện
nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lập hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để thực
hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi
tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia .Đó là lý do tôi chọn
đề tài này
2. Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc gia. Trong thời
đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những
hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian
từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn
diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo
của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác
thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi
phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo

phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông
suốt, hiệu quả.
6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường điều
hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và
kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông
tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết
các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà
nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1- Cơ sở lý luận:
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc,
một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp cho Lãnh
đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động và
quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm vừa bảo
quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được trật
tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được
quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý hành chính được


đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo
cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người
thực hiện công việc.
2- Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để làm tốt
nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công
tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hồ sơ tổ chức

a- Lập hồ sơ theo quy định :
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết
31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm
sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ
tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía
trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:
Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy định
các loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ sơ như
sau
Hồ sơ học sinh,
Sổ đăng bộ,
Hồ sơ chuyển đi - đến,
Sổ gọi tên chi điểm,
Sổ ghi đầu bài
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv
Tất cả phải lưu cẩn thận.
Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến
a/ Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng.
Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm
tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi
các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý.
Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra
đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong

năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ
học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm
của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.


c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cẩn
thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường
hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà
trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số
bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.
d/ Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của
CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất
đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm
của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất ,khoa học
mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản
theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp
bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức
hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn
thư- bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
Quá trình lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.

- Biên bản xét duyệt hồ sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm 20112012.
- Quyết định phân công cán bộ phụ trách theo dõi việc dạy thêm học thêm của hiệu
trưởng.
-Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm (nếu có)
- Danh sách giáo viên được cấp giấy phép dạy them.
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện :
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem xét
chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có, hoặc
cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng trong
việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu
trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn sắp
có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Nguyễn Bá Phát luôn hoàn thành
tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.


5. Bài học kinh nghiệm
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách làm
này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan đến công việc làm của
tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
(nêu cụ thể dựa trên các giải pháp)
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1.Kết luận:
Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân tôi, ngoài
việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản
lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không
bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công tác dạy và học. Nó còn

thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm là
phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của mình và
giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đặc biệt là trong việc
phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư phải
thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn. Nên thành lập
các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đó.
Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho công tác
lưu trữ .
Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác trên
thực tế tại trường THCS Nguyễn Bá Phát trong việc “xây dựng trường THCS Nguyễn
Bá Phát đạt chuẩn quốc gia”.
Người viết
Lê Thị Lan