Môn: Quản trị hành vi tổ chức
BÀI TẬP CÁ NHÂN

Dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi
trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư” do Cơ quan Phát triển Quốc tế của Đan Mạch
(DANIDA) tài trợ cho Bộ Kế hoạch và đầu tư. Văn phòng dự án được đặt tại
phòng 303, nhà A, số 65 Văn Miếu. Văn phòng Vụ Khoa học Giáo dục Tài
nguyên và Môi trường nằm trong trụ sở của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ở số 2
Hoàng Văn Thụ, khoảng cách giữa 2 văn phòng khoảng 3km. Dự án được phê
duyệt và bắt đầu thực hiện từ năm 2006 với cam kết hỗ trợ năng lực và công tác
lập kế hoạch cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường trong
khoảng thời gian 5 năm (2006-2011). Hiện tại, Vụ Khoa học Giáo dục Tài
nguyên và Môi trường và văn phòng dự án đang xây dựng giai đoạn II (20122017) nhằm tiếp tục nhận tài trợ và hỗ trợ năng lực chuyên môn cho các cán bộ
trong ngành lập kế hoạch sau khi giai đoạn thực hiện đầu tiên của dự án này kết
thúc.
Theo cam kết, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chỉ định 01 Giám đốc quốc gia và 01 điều
phối viên (kiêm nghiệm - 25% thời gian) để thay mặt Bộ chỉ đạo thực hiện dự
án. Trước năm 2010, Giám đốc dự án do ông Vụ trưởng Vụ Khoa học Giáo dục
Tài nguyên và Môi trường kiêm nghiệm. Cuối năm 2009, ông được Chính phủ
đề bạt giữ chức Thứ trưởng. Do vậy, đầu năm 2010, theo phân công, ông Phó vụ
trưởng mới nhậm chức, nhận chức Giám đốc dự án. Về phía quản lý của bộ 01
chuyên viên chính của Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường giữ vai
trò điều phối viên dự án. Hai vị trí này do chính phủ trả lương.

1


Tại Văn phòng dự án, có 3 nhân sự chuyên nhiệm được tuyển dụng theo phương
thức công khai ngay từ khi bắt đầu dự án. Đó là: Trợ lý giám đốc, Kế toán dự án
và Thư ký dự án. Ba người này có nhiệm vụ cụ thể và độc lập với nhau. Dự án
trả lương cho cả 3 vị trí này. Ngoài những vị trí cố định chuyên nhiệm, dự án ký

hiện trong bảng sau:

3


Bảng 1: Kế hoạch và thực tế hoạt động đào tạo tại Đà Nẵng - tháng 8/2010
Nội dung công việc

Chịu trách

Thời hạn

Thực tế

nhiệm chính

thực hiện

thực hiện

Lên chương trình đào tạo, gửi GĐ Trợ lý GĐ

1/7

10/7

Lý do
Không kịp chuẩn bị do có việc khác

để góp ý


Ký hợp đồng với giảng viên

GĐ

15/7

----

Lập danh sách học viên dự kiến

Thư ký

1/8

1/8

Ký hợp đồng địa điểm

Kế toán

1/8

1/8

Gửi thư mời

Thư ký

5/8

Khóa học

thực Đang báo cáo Giám đốc về phương

4


hiện

án thay đổi lịch do chưa tìm được
giảng viên

5


Qua bảng thông tin, có thể thấy rằng, những nút thắt trong thực hiện kế
hoạch rơi vào một số các cá nhân chịu trách nhiệm chính (Giám đốc Dự án
và Trợ lý Giám đốc dự án). Qua nhiều năm thực hiện, chúng tôi đã thống kê
và đã đúc rút được rằng, chính yếu tố con người là điều cản trở thực hiện dự
án theo đúng kế hoạch.
Đối với ví dụ cụ thể như đã nêu, tôi nhận ra một số điểm yếu trong công tác
tổ chức nhân sự và hành vi của tổ chức của dự án như sau:
- Giám đốc dự án:
+ Là một nhân sự mới của dự án và của Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên
và Môi trường nên mọi kiến thức chuyên môn đều chưa quen
+ Chịu áp lực về việc phải chịu trách nhiệm cho mọi quyết định.
+ Chịu áp lực về việc phải phân công thời gian
+ Đang trong quá trình “vừa học làm ” nhưng đã phải đưa ra các quyết sách
nên mọi phản ứng đều rụt rè và cẩn trọng quá mức cần thiết khiến các hoạt
động bị đình trệ.

-

Thiếu sự kết nối trong công việc giữa các cá nhân.

-

Việc đánh giá và giám sát thực hiện dự án chưa được coi trọng.

-

Việc phân công tách bạch công việc của từng vị trí chính là một điểm
yếu trong phối hợp công việc.

-

Kỹ năng làm việc nhóm chưa tốt.

7


-

Kỹ năng kiểm tra chéo chưa có.

-

Một số cá nhân không kiểm soát được công việc mình làm.

-



Thời gian thực

gia chính

hiện

Kiếm soát áp lực
Xác định các công việc ưu tiên

Đưa ra được danh mục các ưu tiên Giám đốc

Định kỳ hang tuần

giữa các đầu việc và làm những Trợ lý giám
việc có mức độ ưu tiên cao trước
đốc
Loại bỏ các áp lực bằng việc phân Giải quyết sự quá tải bằng việc Giám đốc
quyền

1 tháng

phân công, chia sẻ công việc giữa Điều phối viên
các cá nhân tham gia
Trợ lý giám
đốc

Quản trị những thay đổi của tổ chức
Tăng cường vai trò của điều phối viên


và tìm ra giải pháp thay đổi

sự

lần

Xây dựng thói quen phê bình và tự phê Giúp các cá nhân phát hiện các Toàn bộ nhân Định kỳ 1 tháng 1
bình

nhược điểm để khắc phục

sự

lần

Hành vi cá nhân
Tự đặt ưu tiên cho công việc trên các Không để các công việc cá nhân Trợ lý GĐ

Ngay lập tức

mối quan tâm của cá nhân trong 8 tiếng làm sao nhãng và sử dụng thời
công sở

gian của công sở để giải quyết
việc cá nhân

Xây dựng tính cách cởi mở, giúp đỡ

Sẵn sang gánh vác công việc nếu Trợ lý GĐ
cần thiết

Mặc dù dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài
nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư” là một dự án ‘phi lợi
nhuận’, nhưng việc áp dụng các kiến thức về quản trị hành vi tổ chức của
khóa học quản trị doanh nghiệp đã giúp tôi có những tư duy mạch lạc hơn về
cơ cấu tổ chức, vai trò của các cá nhân, nhận ra và tìm được cách giải quyết
các tồn tại hiện có trong tổ chức của mình.
Dự án đã bước sang năm thực hiện cuối cùng, nhưng tôi tin tưởng rằng
những giải pháp này, nếu được áp dụng, sẽ vẫn phát huy tác dụng tích cực
không chỉ cho giai đoạn còn lại mà còn góp phần hữu ích cho việc phán
đoán được các rủi ro trong tương lai. Do đó, hy vọng rằng, việc xây dựng
giai đoạn 2 của dự án sẽ loại bỏ các tồn tại ‘cố hữu’ của giai đoạn trước và
là cơ sở vững chắc để giai đoạn 2 được thực hiện một cách hiệu quả.

12