TÀI LIỆU ÔN TẬP THI TUYỂN CÔNG CHỨC HÀNH CHÍNH NĂM 2016
Ngành: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Cơ quan biên soạn: VĂN PHÒNG UBND TỈNH

PHẦN I: KIẾN THỨC CHUNG
1. THÔNG TƯ SỐ 01/2011/TT-BNV NGÀY 19/01/2011 CỦA BỘ NỘI VỤ
HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in
ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc
văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách,
in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký
tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các
phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng
bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội;
Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế
nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết
tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
2


BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông
dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ

3


Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số:
…/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số:
…/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNVTCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:
…./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh
vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ
quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì
phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ
Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được
quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.

thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có
trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã
Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh
Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

5


Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố
trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng,
ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các


Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại
ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn
bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội
dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ
1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
Điều 11. Nội dung văn bản
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của
pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ
nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội
dung thì phải được giải thích trong văn bản;

kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ
chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab);
khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng
hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ
15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày
trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được
trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục

8


dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường,
cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu
đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường,
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự


KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
9


Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp
trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức
vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không
ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ
trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai
hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan,
tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của
cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ,

10


CHỦ TỊCH

PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C

c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các
danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo
dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người
ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người
ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên
các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức
hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên
cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì
xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm
phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với
nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản
khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng
bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ
chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản
lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.


1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch
sự.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của
pháp luật.
Điều 6. Lễ phục
Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng
trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài.
1. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.
2. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
13


3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày
hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh,
số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
3. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công
chức, viên chức.
Mục 2 : GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN
CHỨC
Điều 8. Giao tiếp và ứng xử
Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về
những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng.
Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn,
lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải

Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Mục đích
Mục đích quy định Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức nhằm:
1. Quy định các chuẩn mực xử sự của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành
nhiệm vụ, công vụ và trong quan hệ xã hội, bao gồm những việc phải làm hoặc không được
làm nhằm bảo đảm sự liêm chính và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Thực hiện công khai các hoạt động nhiệm vụ, công vụ và quan hệ xã hội của cán
bộ, công chức, viên chức; nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
trong công tác phòng, chống tham nhũng.
3. Là căn cứ để các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xử lý trách nhiệm khi cán bộ,
công chức, viên chức vi phạm các chuẩn mực xử sự trong thi hành nhiệm vụ, công vụ và
trong quan hệ xã hội, đồng thời là căn cứ để nhân dân giám sát việc chấp hành các quy định
pháp luật của cán bộ, công chức, viên chức.
Chương II: CHUẨN MỰC XỬ SỰ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN
CHỨC TRONG THI HÀNH NHIỆM VỤ, CÔNG VỤ
Mục 1: NHỮNG VIỆC CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC PHẢI LÀM
Điều 5. Các quy định chung
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, công vụ phải thực hiện đầy
đủ và đúng các quy định về nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại
Điều 6, Điều 7, Điều 8 của Pháp lệnh Cán bộ, công chức.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm phát hiện việc thực hiện sai hoặc
không đầy đủ, không đúng quy định của các cán bộ, công chức, viên chức khác trong cùng
cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong
thực hiện nhiệm vụ, công vụ, phản ánh đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức, viên chức đó và chịu trách nhiệm cá nhân về những phản ảnh của mình.
3. Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền và xử lý vi
phạm đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định của pháp luật theo phân
cấp quản lý cán bộ, công chức.

quy trình thực hiện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt bảo đảm các yêu cầu của cơ quan,
đơn vị, tổ chức và công dân được giải quyết đúng luật, đúng thời gian quy định. Trường hợp
công việc cần kéo dài quá thời gian quy định, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
thông báo công khai cho cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân có yêu cầu biết rõ lý do.
2. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao nhiệm vụ, công vụ để giải quyết các
yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân phải chịu trách nhiệm về hành vi của
mình theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 8. Quy định trong giao tiếp hành chính
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc tại công sở và trong thời gian thực thi
nhiệm vụ, công vụ phải mặc trang phục đúng quy định chung và quy định của từng ngành,
lĩnh vực; phải đeo thẻ công chức theo quy định; phải đeo phù hiệu của các lĩnh vực đã được
pháp luật quy định; phải giữ uy tín, danh dự cho cơ quan, đơn vị, lãnh đạo và đồng nghiệp.
2. Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức, viên chức phải có
thái độ lịch sự, hoà nhã, văn minh. Khi giao dịch trực tiếp, hoặc bằng văn bản hành chính
hoặc qua các phương tiện thông tin (điện thoại, thư tín, qua mạng...) phải bảo đảm thông tin
17


trao đổi đúng nội dung công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân cần hướng dẫn,
trả lời.
3. Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt động của cơ
quan, đơn vị phải nắm bắt kịp thời tâm lý của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm
quyền quản lý để có cách thức điều hành phù hợp với từng đối tượng nhằm phát huy khả
năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ của cán
bộ, công chức, viên chức; phát huy dân chủ, tạo điều kiện trong học tập và phát huy sáng
kiến của cán bộ, công chức, viên chức; tôn trọng và tạo niềm tin cho cán bộ, công chức,
viên chức khi giao và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, công vụ; bảo vệ danh dự của cán bộ,
công chức, viên chức khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật.
4. Cán bộ, công chức, viên chức thừa hành chuyên môn nghiệp vụ phải tôn trọng địa
vị của người lãnh đạo, phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao đồng thời phát huy tinh

năng, nhiệm vụ do mình được giao thực hiện không đúng quy định của pháp luật.
Điều 11. Các quy định cán bộ, công chức, viên chức không được làm khi giải
quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và của công dân
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao giải quyết các yêu cầu của cơ quan,
đơn vị, tổ chức và của công dân không được từ chối các yêu cầu đúng pháp luật của người
cần được giải quyết phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được giao.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được làm mất, hư hỏng hoặc làm sai lệnh hồ
sơ, tài liệu liên quan đến yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân khi được giao
nhiệm vụ giải quyết.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không được làm lộ bí mật Nhà nước, bí mật công
tác và bí mật nội dung đơn thư khiếu nại, tố cáo của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân
theo quy định của pháp luật.
Chương IV: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ
CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Điều 16. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định tại Quy
tắc này.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm vận động cán bộ, công chức, viên
chức khác thực hiện đúng các quy định tại Quy tắc này; phát hiện và báo cáo cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền về những vi phạm Quy tắc này của cán bộ, công chức, viên chức trong
cùng bộ máy, trong hệ thống ngành, lĩnh vực.

19


PHẦN II: KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH
IV. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO
1. Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG VIẾT BÁO CÁO
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kết quả hoạt
động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức có thể

mang tính mô tả, trình bày về công việc, hoạt động viết báo cáo có ý nghĩa cho cả người
nhận báo báo và người gửi báo cáo.

20


1.1. Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin, là căn cứ để cơ quan cấp trên ra
quyết định quản lý
Trong quá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhằm đạt được mục tiêu, việc ra
quyết định đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, các quyết định trong quản lý của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp đều phải dựa trên những căn cứ nhất định. Báo cáo là một loại văn bản
hành chính thông thường nhưng có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra
quyết định của chủ thể quản lý. Chính vì lẽ đó, hoạt động viết báo cáo của cấp dưới gửi lên
cấp trên sẽ giúp cơ quan, tổ chức cấp trên nắm được tình hình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức cấp dưới trước khi ra quyết định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến các mục tiêu đã
định. Mặt khác, thông qua báo cáo, cơ quan quản lý cấp trên có thể kiểm chứng được tính
khả thi, sự phù hợp hay bất cập của chính sách do chính họ ban hành để sửa đổi kịp thời.
Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp
cho các cơ quan chuyên ngành, các nhà khoa học nghiên cứu tổng kết các vấn đề thực tiễn
của xã hội, của tự nhiên để tham mưu cho các cơ quan quản lý nhà nước hoạch định chính
sách, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, xã hội một
cách chính xác.
1.2. Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên
Với tính chất là loại văn bản mô tả sự việc, trong nội dung các bản báo cáo phải cung
cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu
điểm, khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để
ngăn ngừa trong thời gian tới. Qua báo cáo, cơ quan cấp trên nhận định đúng về kết quả
công việc của cấp dưới, những khó khăn vướng mắc mà cấp dưới gặp phải để giúp đỡ tháo
gỡ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ, tạo nên sự gắn bó chặt chẽ trong thực hiện công tác giữa
cấp trên và cấp dưới. Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực và khi phân tích đúng

trình hoạt động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo. Thông thường loại báo cáo này là
cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát
hiện khó khăn, yếu kém về tổ chức, nhân sự, cơ chế hoạt động, thể chế, chính sách, từ đó
đưa ra những chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý.
+ Báo cáo đột xuất: là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có nguy cơ xảy
ra các biến động bất thường về tự nhiên, về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc
phòng, ngoại giao. Cơ quan nhà nước có thể báo cáo theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền
hoặc khi xét thấy vấn đề phức tạp vượt quá khả năng giải quyết của mình, cần có sự hỗ trợ
của cấp trên hay cần phải phản ánh tình hình với cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có biện
pháp giải quyết kịp thời. Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những vấn đề
cụ thể làm cơ sở cho các quyết định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với các tình huống bất
thường trong quản lý. Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các thông tin mới nhất
trong loại văn bản này được đặc biệt coi trọng.
- Căn cứ theo mức độ hoàn thành công việc có thể chia thành: báo cáo sơ kết và báo
cáo tổng kết;
+ Báo cáo sơ kết: Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện.
Trong quản lý, có những công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có
những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi phát sinh những tình huống không dự
kiến trước. Dù trong trường hợp nào thì quá trình thực hiện cũng có thể nảy sinh những vấn
đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự liệu chưa chính xác. Để hoạt động quản lý có
chất lượng cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn,
rút kinh nghiệm, đề ra những biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp với
thực tế là điều cần thiết. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp
thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới.
Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo trình bày kết quả hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định của toàn bộ kế hoạch công tác. Để phục
22


vụ quản lý công việc của cơ quan, tổ chức trong kế hoạch năm, có thể chia báo cáo sơ kết

thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch công tác. Trong báo cáo tổng kết năm cần dành một phần để
nói về phương hướng, nhiệm vụ và những chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch năm tới của cơ
quan, tổ chức. Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác năm của cơ quan, tổ chức được biên soạn đầy
đủ, công phu, được lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân, cán bộ chủ chốt trong cơ
quan, tổ chức.
2.2. Yêu cầu của báo cáo
Trên thực tế tồn tại nhiều loại báo cáo nhưng điểm chung của các loại báo cáo thể
hiện ở hình thức mô tả thực tế và mục đích là nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt
23


động quản lý nhà nước. Tuy không có giá trị pháp lý rõ rệt như thông tin trong các biên bản
được lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc đối với các vụ việc cụ thể nhưng báo
cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị của các quyết định quản lý.
Đáng lưu ý là báo cáo cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý nhưng báo cáo chính là
sự tự phản ánh của chính cơ quan ban hành báo cáo. Do đó, để đạt được mục tiêu đề ra một
bản báo cáo phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
2.2.1. Về nội dung
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
- Thông tin chính xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin;
- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác;
Với tính chất mô tả nhằm mục đích cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra
quyết định, báo cáo cần phải đúng với thực tế. Điều đó có nghĩa, thực tế như thế nào thì viết
như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết
điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
- Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể;
Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá
tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy, không được viết chung chung, tràn lan
hay vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo
cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.

bản báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu sự quyết định của chính người trực tiếp thực
hiện viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị
chi phối bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ đạo của người lãnh đạo.
3.1. Quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo
Như trên đã nêu, phần lớn các trường hợp báo cáo là sự tự phản ánh tình hình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, qua đó các cấp có thẩm quyền đánh giá được năng lực hoạt động
của cơ quan báo cáo trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Các báo cáo
thường là căn cứ cho các nhận định và quyết định của cơ quan quản lý cấp trên. Do đó,
trong nhiều trường hợp, lãnh đạo cơ quan viết báo cáo thường chỉ đạo những nội dung cần
nhấn mạnh, thậm chí che giấu khuyết điểm bằng lối viết chung chung, khó nhận định để bảo
vệ lợi ích của ngành, của địa phương mình, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mình chứ không
phục vụ lợi ích chung của quản lý. Trong những trường hợp đề cao lợi ích cục bộ của mình
thì thông tin trong báo cáo sẽ ít độ tin cậy cho quyết định quản lý. Cơ quan ra quyết định khi
đó cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau cho các quyết định
của mình.
3.2. Người viết báo cáo
Mặc dù báo cáo là loại văn bản phi cá tính nhưng khi nhận định tình hình, người viết
thường khó thoát hoàn toàn khỏi quan điểm, cách nhận định của cá nhân mình. Với cùng
một sự việc người bi quan và người lạc quan, người thiên về lý trí hay thiên về tình cảm sẽ
đánh giá khác nhau, theo đó mỗi người sẽ mô tả sự việc, dự đoán tình hình theo cách đánh
giá của mình.
3.3. Mức độ và tính chất của các sự kiện cần báo cáo
Quá trình hoạt động của các cơ quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều sự
kiện nối tiếp nhau. Trong trường hợp các sự kiện diễn ra theo một chiều tương đối ổn định
dễ gây nên sự đánh giá của người viết theo cùng chiều hướng đó. Điều đó có thể giải thích
rằng, khi các sự kiện diễn ra theo chiều hướng tốt dần thì dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo
cáo có thể không thấy hết hoặc coi nhẹ những khó khăn cần khắc phục. Ngược lại, nếu các
sự kiện diễn ra theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo,
người báo cáo sẽ nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả năng giải quyết đẩy lên độ
25