BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------

PHẠM THỊ THÙY LIÊN

HIỆN TRẠNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT
SỐ TRƢỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. CAO TÔ LINH

Hà Nội – Năm 2016


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN VÀ CẢM ƠN
Cam đoan của tác giả đề tài “Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu
quả áp dụng Hệ thống thông tin quản lý trong một số trƣờng đại học trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Phúc”:
“Tôi xin cam đoan đây là công trình khoa học do tác giả nghiên cứu các tài
liệu, thu thập thông tin, tìm hiểu HTTTQL hiện tại và đề xuất một số biện pháp
nâng cao hiệu quả áp dụng HTTTQL tại một số trƣờng đại học trên địa bàn tỉnh
Vĩnh Phúc. Đề tài này hoàn toàn không sao chép của bất kỳ ai”.


Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của luận văn ..............................................9

3.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................9

4.

Phƣơng pháp nghiên cứu.................................................................................9

5.

Đóng góp của luận văn ..................................................................................10

6.

Cấu trúc luận văn ..........................................................................................10

CHƢƠNG I ...............................................................................................................11
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ..........................11
1.1. Thời đại thông tin ........................................................................................11
1.2. Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý. ............................................12
1.2.1.

Hệ thống ............................................................................................12

1.2.2.

Hệ thống thông tin .............................................................................13


Đại học Bách Khoa Hà Nội

1.2.7. Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý ......................................34
1.3. Đặc điểm, xu hƣớng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực đào tạo ....................36
1.4. Kết luận chƣơng 1 .......................................................................................39
CHƢƠNG II ..............................................................................................................40
HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT
SỐ TRƢỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC ............................40
2.1. Tổng quan về Giáo dục đào tạo Vĩnh Phúc ...................................................40
2.2. Giới thiệu chung về một số trƣờng đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc ......41
2.2.1. Trƣờng ĐH Công nghệ GTVT ................................................................41
Lịch sử hình thành và phát triển. ...................................................................41
Sứ mệnh, tầm nhìn ........................................................................................42
Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................43
2.2.2. Trƣờng ĐH Sƣ phạm 2 ............................................................................43
Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................43
Sứ mệnh, tầm nhìn ........................................................................................44
Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................45
2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đại học trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Phúc.......................................................................................................46
2.3.1. Phần cứng ................................................................................................46
2.3.2. Phần mềm ................................................................................................47
2.3.2.1. Hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ ........................................................49
2.3.2.2. Hệ thống Quản lý đào tạo ................................................................54
2.3.2.3. Trang tin điện tử ...............................................................................61
2.3.2.4. Hệ thống Quản lý tài chính kế toán..................................................65
2.3.2.5. Các hệ thống thông tin khác trong văn phòng .................................66
2.3.3. Con ngƣời. ...............................................................................................68
2.3.4. Cơ sở dữ liệu và quy trình lƣu trữ, thu thập, xử lý thông tin ..................69

thống thông tin quản lý toàn diện cho nhà trƣờng ........................................95
3.2.3. Hoàn thiện chức năng các hệ thống thông tin quản lý đang triển khai ...99
3.3. Kết luận chƣơng 3 ........................................................................................101
KẾT LUẬN .............................................................................................................102
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................103

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

5

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1-1: Các yếu tố cơ bản của một hệ thống .........................................................12
Hình 1-2: Các HTTT trong tổ chức...........................................................................13
Hình 1-3: Hệ thống thông tin quản lý MIS ..............................................................14
Hình 1-4: Minh họa mối quan hệ giữa MIS và TPS .................................................15
Hình 1-5: HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS ...............................................................16
Hình 1-6: Tƣơng quan giữa các HTTT trong tổ chức ...............................................17
Hình 1-7: Các thành phần của HTTTQL (James A O’Brien) ...................................19
Hình 1-8: Các thành phần của HTTTQL (Kroenke D. và Hatch R) ........................20
Hình 1-9: Các thành phần của HTTTQL (Tiến sĩ Phạm Thị Thanh Hồng) ..............21
Hình 1-10: Cơ sở hạ tầng trong HTTTQL ................................................................22
Hình 1-11: CNTT trong giáo dục và đào tạo ............................................................36
Hình 2-1: Cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐH Công nghệ GTVT ........................................43


Công nghệ thông tin và truyền thông

CBQL

Cán bộ quản lý

CSDL

Cơ sở dữ liệu.

CĐ

Cao đẳng

DSS

Decision Support System - Hệ thống trợ giúp ra quyết định

ĐH

Đại học
Enterprise Resource Planning: Hệ thống hoạch định tài nguyên

ERP

doanh nghiệp

ES



MIS

Management Information System - Hệ thống thông tin quản lý

SYLL

Sơ yếu lý lịch
Transaction Processing System – Hệ thống thông tin xử lý giao

TPS

dịch

WAN

Mạng diện rộng

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

7

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU

8

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của luận văn
-

Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là có thể đƣa ra những giải pháp gợi ý để

nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong một số trƣờng đại
học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, góp phần….
-

Nội dung nghiên cứu
Ở đây luận văn không đề cập nhiều đến giải pháp kỹ thuật, các quy định

pháp lý. Luận văn tập trung trƣớc hết vào lý luận chung về hệ thống thông tin
quản lý, đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng ĐH trên
địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc - đứng trên phƣơng diện của ngƣời quản lý các cấp và
ngƣời sử dụng hệ thống thì hệ thống thông tin quản lý có đáp ứng đƣợc các yêu
cầu trong việc quản lý thông tin cũng nhƣ cung cấp thông tin hỗ trợ trong việc ra
quyết định của các cấp lãnh đạo hay không? Qua đó, đƣa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện những hạn chế đang còn tồn tại.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

+ Phƣơng pháp điều tra nhằm đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống thông tin
quản lý tại một số trƣờng đại học
5. Đóng góp của luận văn
Mục đích của luận văn là nghiên cứu, phân tích hiện trạng và đánh giá mức
độ đáp ứng của hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đại học trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Phúc, từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ
thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đó để đáp ứng đƣợc công việc quản lý
thông tin, trao đổi thông tin giữa các bộ phận cũng nhƣ hỗ trợ đƣa ra các quyết định
trong quá trình điều hành hoạt động của các phòng ban, các cấp.
6. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, luận văn tập trung
vào ba chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý.
Chƣơng 2: Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng
đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống
thông tin quản lý tại các trƣờng đại học.

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

10

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

CHƢƠNG I

-

Trong thời đại thông tin, năng suất lao động tăng lên nhanh chóng

-

Hiệu quả việc sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời
đại thông tin

-

Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

11

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

1.2.

Đại học Bách Khoa Hà Nội

Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý.

1.2.1. Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các thành phần đƣợc điều hành cùng nhau nhằm đạt


12

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

1.2.2. Hệ thống thông tin
Khái niệm HTTT: Là một tập hợp gồm con ngƣời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu, quy trình…thực hiện các hoạt động thu thập, lƣu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong tập ràng buộc là môi trƣờng.
Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức: Có rất nhiều cách phân
loại HTTT. Trong phạm vi luận văn này, xin đƣa ra cách phân loại theo mục đích
phục vụ của thông tin đầu ra

- HTTT hỗ trợ lãnh đạo ESS
- HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS,
hệ chuyên gia ES
- HTTT quản lý MIS
- HTTT tác nghiệp TPS

Hình 1-2: Các HTTT trong tổ chức


HTTT tác nghiệp (TPS)
-


o Xử lý các giao dịch tự động (vd: xử lý đơn hàng)
o Truy vấn các thông tin liên quan đến các giao dịch đã đƣợc xử lý

 HTTT quản lý (MIS):
-

Mục đích: Xử lý dữ liệu có tính thống kê, Hỗ trợ trực tiếp quá trình ra quyết
định của nhà quản lý

- Đặc điểm
o Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPSs
o Hỗ trợ công cụ xử lý dữ liệu trực tiếp trên hệ thống
o Hỗ trợ việc tạo dữ liệu đầu ra (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác nhau
và có khả năng tùy biến các tiêu chí

Hình 1-3: Hệ thống thông tin quản lý MIS
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

14

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

Ví dụ minh họa mối quan hệ giữa TPSs và MIS

Hình 1-4: Minh họa mối quan hệ giữa MIS và TPS

Đại học Bách Khoa Hà Nội

Hình 1-5: HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS
 Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo ESS
-

Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lƣợc),
nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lƣợc. Hệ thống thông tin hỗ trợ
lãnh đạo (ESS) là một hệ thống tƣơng tác cao cho phép truy cập thông tin từ các
kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp

-

ESS dựa trên các thông tin đƣợc tạo ra từ TPS,MIS và các thông tin bên ngoài tổ
chức giúp các nhà quản lý cao cấp giải quyết những vấn đề không có cấu trúc
bằng cách tạo ra môi trƣờng giúp họ suy nghĩ các vấn đề chiến lƣợc môt cách
thấu đáo

-

Khác với DSS, ESS chỉ định vị chính xác vấn đề cần giải quyết mà không đƣa ra
giải pháp chi tiết cho vấn đề

-

Hệ chuyên gia ES: Là một hệ thống bao gồm cơ sở dữ liệu chuyên gia và các
thủ tục can thiệp trong một lĩnh vực hẹp để giải quyết các vấn đề mà thông
thƣờng phải yêu cầu tới chuyên gia

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên


Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

17

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

-

Đại học Bách Khoa Hà Nội

Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành
dạng có ý nghĩa đối với ngƣời sử dụng

-

Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã đƣợc xử lý tới những ngƣời hoặc
những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

-

Lƣu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ đƣợc xử lý để sử dụng ngay tại thời
điểm doanh nghiệp thu nhận đƣợc nó, mà hơn thế, trong tƣơng lai, khi phân tích
để đƣa ra những quyết định có tính hệ thống hoặc các các kế hoạch mới thì các
thông tin này vẫn cần để sử dụng. Vì vậy, việc lƣu trữ thông tin cũng là một
trong các hoạt động quan trọng của HTTTQL. Các thông tin đƣợc lƣu trữ
thƣờng đƣợc tổ chức dƣới dạng các trƣờng, các file, các báo cáo và các CSDL


Đại học Bách Khoa Hà Nội

- Tài nguyên phần cứng: Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in,
máy quét…(các thiết bị dùng trong xử lý); Môi trƣờng (hay media): đĩa mềm, đĩa
cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy…(các phƣơng tiện dùng để lƣu trữ).
- Tài nguyên phần mềm: Các chƣơng trình: Hệ điều hành, các chƣơng trình
ứng dụng…dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin; Các thủ tục: cho nhập liệu,
để sửa lỗi, kiểm tra, v.v. (dùng để điều chỉnh hoạt động của con ngƣời).
- Tài nguyên dữ liệu: Mô tả dữ liệu: các bản ghi của khách hàng, các hồ sơ
nhân viên, CSDL; Cơ sở tri thức.
- Tài nguyên mạng: Môi trƣờng truyền thông; Các dịch vụ mạng.
Trong sơ đồ này, môi trƣờng (media) dùng lƣu giữ thông tin và truyền thông là một
phần của “phần cứng”. Các quy trình đƣợc xem nhƣ một thành phần của “ phần
mềm ”, phần liên quan đến con ngƣời. Còn cơ sở tri thức đƣợc xếp vào tài nguyên
dữ liệu của HTTT.

Hình 1-7: Các thành phần của HTTTQL (James A O’Brien)

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

19

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội


- Các yếu tố có trƣớc, có sẵn trong một tổ chức bao gồm con ngƣời và phần
cứng
- Các yếu tố xuất hiện trong quá trình thiết lập và xây dựng HTTTQL bao gồm
phần mềm và thủ tục (quy trình). Phần mềm và quy trình sẽ xác định lên yêu tố dữ
liệu trong HTTQL
Ở một khía cạnh khác, yếu tố dữ liệu là thành phần trung gian, là cầu nối, là
hạt nhân trong HTTTQL. Nó kết nối giữa các nguồn nhân lực tham gia trong HTTT
với các yếu tố thuộc về công cụ trong hệ thống đó (bao gồm phần cứng, phần mềm)
 Đồng quan điểm trên, theo TS Phạm Thị Thanh Hồng thì hệ thống thông tin
quản lý gồm năm thành phần sau:
+ Tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông.
+ Tài nguyên về phần mềm.
+ Tài nguyên về nhân lực.
+ Tài nguyên về dữ liệu.
+ Tài nguyên về quy trình

Hình 1-9: Các thành phần của HTTTQL (Tiến sĩ Phạm Thị Thanh Hồng)

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

21

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

1.2.4.1. Cơ sở hạ tầng (bao gồm phần cứng và hệ thống truyền thông)

phù hợp với toàn bộ phần cứng đã có sẵn của doanh nghiệp. Đây là yếu tố hết sức
quan trọng, vì nó sẽ đảm bảo cho sự đồng bộ của toàn bộ hệ thống. Những nguyên
tắc chính khi mua sắm phần cứng tin học gồm:
- Sự tƣơng thích: các thiết bị mua mới và đã có phải làm việc đƣợc với nhau
- Khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu về năng lực máy tính trong tổ chức
tăng không ngừng, dễ dàng vƣợt qua năng lực hiện có của các máy móc đang sử
dụng. Hơn nữa, CNTT luôn phát triển không ngừng, thƣờng xuyên xuất hiện các
phần cứng, phần mềm mới tiện lợi cho các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp. vì
vậy, cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cƣờng,
nâng cấp khi cần thiết
- Độ tin cậy: các lỗi kỹ thuật thƣờng không bao giờ đƣợc nêu trong các tờ
quảng cáo bán sản phẩm. Vì vậy, nên tham khảo các bài đánh giá sản phẩm mới
trên các tạp chí chuyên về CNTT nhằm đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp


Hệ thống truyền thông: là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức

điện tử. Nó là một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh. Các thiết bị này
có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu. Để thực hiện
nhiệm vụ đó, mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin,
kênh truyền và thiết bị nhận tin
Các cấu trúc liên kết mạng: Mạng máy tính dù có phức tạp đến đâu chăng nữa
khởi đầu cũng dựa trên hệ thống đơn giản kết nối hai máy tính với nhau bằng cáp
sao cho chúng có thể trao đổi dữ liệu. Có ba dạng cấu trúc cơ bản, là mạng bus,
mạng hình sao và mạng vòng
Mạng bus: Trong mạng bus, một trạm công tác sẽ gửi thông báo cho tất
cả các trạm công tác khác. Mỗi nút trong mạng có địa chỉ riêng và mạch tiếp nhận
của nó sẽ theo dõi bus để biết khi nào có thông báo gửi cho mình, đồng thời bỏ qua
mọi thông báo khác. Mỗi lần chỉ có một thông điệp gửi đi trên mạng. Chính vì vây,


Các hệ điều hành mạng thông dụng hiện nay là Novel NetWare, Lantastic..
Mạng WAN (Wide Area Network): Mạng mà phạm vi của nó có thể
trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa. Trong mạng WAN có nhiều mạng
LAN.
Mạng Internet (International Network): Mạng của các mạng. Trên mang
Internet có vô số các ứng dụng nhƣ: Dịch vụ thƣ điện tử, hội thảo trên Internet,
Dịch vụ WWW (Word Wide Web) : Internet là một kho tài liệu khổng lồ, một bách
khoa toàn thƣ đồ sộ nhất thế giới. Ngƣời sử dụng có thể tham khảo nhiều thông tin
đa dạng, phong phú thuộc tất cả các lĩnh vực. Bằng ngôn ngữ siêu văn bản HTML

Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

24

MSHV: CA140467


Luận văn thạc sỹ QTKD

Đại học Bách Khoa Hà Nội

ngƣời sử dụng có thể tạo ra các trang Web trên mạng riêng cho mình. Thông qua
Internet, có thể tiến hành quảng cáo, mua bán hàng qua mạng, tìm đối tác kinh
doanh.
Mạng Intranet: Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp.
Intranet sử dụng công nghệ của Internet - TCP/IP, khác với mạng LAN thông
thƣờng sử dụng cộng nghệ NetBEUI.
1.2.4.2. Phần mềm
Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chƣơng trình hệ thống, chƣơng trình
ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý.


Học viên: Phạm Thị Thùy Liên

25

MSHV: CA140467