TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH
VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT

Giảng viên hướng dẫn: TS. PHẠM THỊ NGÂN
Sinh viên thực hiện: NGUYỄN HOÀNG PHƢỚC THÀNH
MSSV: 71306691
Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ
Khóa: ĐH 17

TP HCM, THÁNG 11 năm 2016


TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH
VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT


TP.HCM tháng 11 năm 2016


NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH

MSSV: 71306691

Lớp: 13070601

Khóa: ĐH 17

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký tên và đóng dấu)

3/ Tác phong trong công việc:
 Rất hài lòng
 Hài lòng
 Tạm được
 Không hài lòng
 Hoàn toàn không hài lòng
4/ Chuyên môn chung về chuyên ngành thực tập:
 Rất hài lòng
 Hài lòng
 Tạm được
 Không hài lòng
 Hoàn toàn không hài lòng
5/ Nhận xét hoặc đề nghị khác: .......................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng kính chào.
Ngày ……… tháng ……… năm 201…
XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP
Ghi chú: đánh giá chung là hài lòng
nếu không có mục nào bị đánh giá từ
mức không hài lòng trở xuống.


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN
Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH

MSSV: 71306691


Khóa: ĐH 17

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN


MỤC LỤC
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY. ............................... 1
1.1.

Lĩnh vực hoạt động ....................................................................................................... 1

1.2.

Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự........................................................................ 1


2.2.1.

Sơ đồ quy trình......................................................................................11

2.2.2.

Phân tích quy trình ................................................................................14

2.3.

Phân chia tránh nhiệm và chi phí trong giao dịch hàng hóa ngoại thương. 33

2.3.1.

Trách nhiệm của các bên. .....................................................................33

2.3.2.

Chi phí các bên. ....................................................................................34

2.3.3.

Cách tính cước phí vận chuyển bằng đường hàng không và các phụ phí.
...............................................................................................................34

2.4.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình. ..................................................................... 36


Cơ hội (Opportunities) ..........................................................................38

3.1.4.

Thách thức (Threats) .............................................................................39

3.2. Kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tại Công Ty TNHH Vận Tải
và Thương Mại Quốc Việt.................................................................................................... 39
3.2.1.

Kiên nghị dựa trên phân tích SWOT ....................................................39

3.2.2.

Kiến nghị khác đối với doanh nghiệp và nhà nước ..............................40


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
QV: Quốc Việt
AWB: Air Way Bill (Vận đơn đường hàng không)
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh
XK: Xuất khẩu


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Độ tuổi nhân sự của Quốc Việt ..................................................................3
Bảng 1.2: Số năm kinh nghiêm nhân sự của Quốc Việt .............................................4
Bảng 1.3: Bảng phân bố số lượng nam nữ của Quốc Việt ..........................................4
Bảng 1.4: Bảng phân bố trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt ..............................5

Hình 2.8: Nhập thông tin chung tờ khai hải quan (Tiếp theo) ..................................24
Hình 2.9: Nhập thông tin hàng hóa ...........................................................................24
Hình 2.10: Nhập thông tin hàng hóa (Tiếp theo) ......................................................25
Hình 2.11: Nhập thông tin hàng hóa (Tiếp theo) ......................................................25
Hình 2.12: Toàn bộ hàng hóa sau khi đã được nhập vào phần mềm ........................26
Hình 2.13: Đăng ký tờ khai và nhận số tờ khai.........................................................28
Hình 2.14: Khai chính thức tờ khai (EDC) ...............................................................28
Hình 2.15: Nhân kết quả thông báo kết quả khai báo thành công ............................29
Hình 2.16: Lấy kết quả phân luồng, thông quan .......................................................29
Hình 2.17: Lấy thông tin phản hồi từ Hải Quan .......................................................30
Hình2.18 Giao diện in danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám
sát ..............................................................................................................................31


LỜI MỞ ĐẦU
Sau hơn 20 năm hội nhập và phát triển, nền kinh tế Việt Nam đã và đang có
những bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với các nước khác tăng
lên đáng kể. Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO, TPP và sắp tới là cộng đồng
chung ASIAN thì hoạt động xuất nhập khẩu càng được đẩy mạnh. Trước xu thế đó,
vận tải quốc tế đã khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển của
thương mại quốc tế, trong đó không thể không đề cập tới các công ty giao nhận vận
tải, đóng vai trò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, các hãng hàng không (hãng
tàu) với các doanh nghiệp nhập khẩu, gánh vác một phần công việc giúp cho các
nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động sản xuất.
Được thành lập hơn sáu năm, đến nay Công Ty TNHH Vận Tải và Thương
Mại Quốc Việt là một trong những công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng
hóa với số lượng dịch vụ đa dạng theo phương thức vận chuyển (đường biển, đường
hàng không, chuyển phát nhanh), đặc tính của hàng hóa (hàng hóa thông thường,
hàng hóa nguy hiểm), phạm vi (quốc tế, nội địa).
Để giảm thiểu tình trạng nhập siêu và mang về nguồn ngoại tệ chính cho đất

- Vận tải hàng không.
- Vận tải hàng hải.
 Dịch vụ hàng hóa nguy hiểm: Vận chuyển bằng đường hàng không trong
nước và quốc tế.
QV Trans được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310116808, cấp ngày
12/06/2010 và chính thức hoạt động vào ngày 01/07/2016 do anh Lê Thanh Tùng
làm giám đốc.
Trải qua hơn 6 năm hoạt động, công ty đã có những bước phát triển, từ lúc
mới thành lập thì chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế và
nội địa, đến nay đã hoạt động trong một số hoạt động Logistics và có chỗ đứng nhất
định trong thị trường vận chuyển quốc tế và nội địa, Ngoài ra trong thời gian gần
đây, do nhu cầu mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, công ty đã đưa vào hoạt
động hệ thống kho bãi, phục vụ tốt hơn cho hoạt động Logistics của công ty, nâng
cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics trong khu vực TP.HCM nói
riêng và Việt Nam nói chung.
1.2.

Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức ở Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt được
thể hiện qua sơ đồ sau:

1


Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của Quốc Việt
Giám Đốc

Phòng kế toán

của các bộ phận trong phòng xuất nhập khẩu như sau:
- Bộ phận Sale: Tìm kiếm khách hàng mới; chăm sóc khách hàng cũ và những
khách hàng tiềm năng; đàm phám và báo giá cước các dịch vụ của công ty với
khách hàng.
- Bộ phận chứng từ: Thực hiện các công việc như khai báo hải quan điện tử;
cập nhật những thông tin mới nhất, như các thông tư và hướng dẫn thực hiện các
thủ tục có liên quan tới hoạt động của công ty; lập House Bill, gửi thông tin hàng
hóa cho hãng tàu, hãng hàng không; lập các chứng từ cần thiết khác phụ vụ cho các

2


hoạt đông của công ty; theo dõi lộ trình vận chuyển hàng hóa dựa trên số Bill tàu do
hãng tàu phát hành để hỗ trợ khách hàng trong trường hợp cần thiết…
- Bộ phận giao nhận: Nhận hàng, đóng và gom hàng từ khách hàng, thực hiện
thông quan, giải phóng hàng hóa nhập tại cảng và sân bay.
- Bộ phận chuyển phát nhanh: Nhận thông tin từ khách hàng, điều phối nhận
viên giao nhận đi nhận hàng từ khách hàng; ghi thông tin Bill; kiểm tra và lưu trữ
thông tin bảng kê từ nhân viên giao nhận viết; chuyển thông tin hàng hóa cho bộ
phận chứng từ để lên tờ khai…
Phòng quản lý hoạt động kho bãi: Theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa,
sắp xếp hàng và đảm bảo sự thông suốt trong quá trình hoạt động và báo cáo cho
giám đốc về hoạt tình hình xuất nhập của kho.
Lƣu ý: sơ đồ tổ chức trên hoàn toàn dựa vào quá trình học hỏi cũng như
quan sát tình hình hoạt động của công ty trong thời gian thực tập.
1.2.2. Tình hình nhân sự
 Độ tuổi:
Bảng 1.1: Độ tuổi nhân sự của Quốc Việt
Độ tuổi




 Số năm kinh nghiệm:
Bảng 1.2: Số năm kinh nghiêm nhân sự của Quốc Việt
(ĐVT: Ngƣời)
Số năm kinh nghiệm

< 1 năm

1 – 2 năm

Số lƣợng

7

1

2 – 3 năm

>3 năm

1

2

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)
Biểu đồ 1.2: Biểu đồ thể hiện số năm kinh nghiệm nhân sự của Quốc Việt

2


Biểu đồ 1.3: Biểu đồ số lượng nam nữ của Quốc Việt

3
Nam
Nữ
8

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)
 Trình độ nguồn nhân lực
Bảng 1.4: Bảng phân bố trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt
(ĐVT: Ngƣời)
Trình độ

Trung cấp

Cao đẳng

Đại học

Số lƣợng

4

2

5

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)
Biểu đồ 1.4: Biểu đồ thể hiện trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt

đều là nữ. Để đáp ứng được yêu cầu của công việc và cũng như có thể linh động
được trong công việc, các nhân viên nam ngoài việc phải có kinh nghiệm về các
công việc giao nhận, thì yêu cầu hiểu biết về các công việc chứng từ là hết sức cần
thiết và để có thể làm được như vậy, thì cần phải có sự luân chuyển công việc giữa
các nhân viên.
- Cuối cùng, trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt cũng khá cao, tuy nhiên
số lượng người đã học về xuất nhập khẩu, logistics trước khi đi làm còn khá khiêm
tốn, nhưng sau một thời gian làm việc, thì họ cũng có được những kiến thức về xuất
nhập khẩu và có thể hoàn thành tốt công việ của mình. Vì vậy công việc trong lĩnh
vực xuất nhập khẩu nói riêng và những ngành nghề khác trong xã hội có thể nói là
không chỉ dành cho những sinh viên tốt nghiệp đúng chuyên ngành.
1.3.

Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Qua số liệu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh liên tiếp trong 3 năm
(2013 – 2014 – 2015) do phòng kế toán của Công Ty TNHH Vận Tải và Thương
Mại Quốc Việt cung cấp, đã thu được tổng kết thông qua bảng kết quả sau: (ĐVT:
VND)

6


 Năm 2013
Bảng 1.5: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt năm 2013
(ĐVT: VNĐ)
Năm 2013

Dịch vụ
Doanh thu


2,475,007,480.00

2,153,470,597.00

321,536,883.00

(Nguồn: Phòng kế toán)


Năm 2014
Bảng 1.6: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt năm 2014
(ĐVT: VNĐ)
Dịch vụ

Năm 2014
Doanh thu

Chi phí

Lợi nhuận

Hàng không

900,786,744.00

746,785,332.00

154,001,412.00


Bảng 1.7: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt năm 2015
(ĐVT: VNĐ)
Năm 2015

Dịch vụ
Doanh thu

Chi phí

Lợi nhuận

Hàng không

1,463,890,114.00

1,168,954,322.00

294,935,792.00

Hàng hải

1,039,396,954.00

898,762,753.00

140,634,201.00

Chuyển phát nhanh

506,145,201.00


1,000,000,000.00
500,000,000.00
2013

2014

2015

(Nguồn: Phòng kế toán)
 Nhận xét:
- Về doanh thu:
Doanh thu năm 2013 của Quốc Việt là 2,475,007,480 VNĐ.

8


Nhưng sang năm 2014, Trung Quốc hạ đặt dàn khoan trái phép ở Biển Đông
gây mất an ninh trật tự trong vận tải hàng hóa bằng đường biển và giá xăng dầu tăng
cao, ảnh hưởng tới hoạt động vận tải hàng hóa qua Biển Đông (tuyến đường vận
chuyển hàng hóa bằng đường biển huyết mạch của thế giới), gây ảnh hưởng cho các
doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, trong đó có Quốc Việt, dẫn
đến doanh thu cả năm 2014 của Quốc Việt (2,230,241,930 VNĐ) giảm so với năm
2013.
Năm 2015, Quốc Việt mở rộng quy mô hoạt động, tuyển thêm nhân sự, cho
nên doanh thu mang về tăng cao, lên mức 3,009,432,269 VNĐ.
- Về chi phí:
Năm 2013, mức chi phí của Quốc Việt là 2,153,470,597 VND.
Nhưng sang năm 2014, do sự sụt giảm về doanh thu, nên chi phí cho hoạt
động kinh doanh cũng từ đó mà giảm xuống còn 1,832,614,537 VNĐ.

động giao nhận và khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải (Freight Forwarding
Services)
2.1.1. Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên trong giao nhận vận tải hàng hóa
Sơ đồ 2.1: Mối liên hệ giữa các bên liên quan trong thương mại và hoạt động
giao nhận vận tải.
Seller

Trade Contract

Buyer

Shipper

Consignee

Forwarding
Contract

Transport and
Delivery

Forwarder
Shipper

Contract of
Carriage

Carrier

(Nguồn: Internet)

- Người bán hàng (Seller): Người bán hàng trong hợp đồng thương mại.
- Người gửi hàng (Shipper): Người gửi hàng, ký hợp đồng vận tải.
- Người nhận hàng (Consignee): Người có quyền nhận hàng ở bên nước nhập.
- Người vận tải (Carrier): Vận chuyển hàng từ điểm giao tới điểm nhận theo
hợp đồng vận chuyển.
- Người giao nhận vận tải (Forwarder): Người trung gian thu xếp hoạt động
vận chuyển, nhưng đứng tên là người gửi hàng (Shipper) trong hợp đồng với người
vận tải.
2.2.

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không.

Lƣu ý: Tùy vào đơn hàng và yêu cầu riêng (công việc phải làm) của mỗi
khách hàng, thì sẽ có sự thay đổi linh hoạt trong quy trình trong từng lô hàng, ví dụ
như có khách hàng sẽ yêu cầu cung cấp dịch vụ cho toàn bộ quá trình, có khách
hàng chỉ yêu cầu cung cấp dịch vụ khai hải quan…
2.2.1. Sơ đồ quy trình.

11


Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không ở
Quốc Việt vào ngày 27/09/2016
Báo giá – Nhận yêu cầu cung
cấp dịch vụ

Nhận thông tin hàng, lưu trữ
chứng từ từ người XK cung cấp

Nếu sai, người XK yêu

12