ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG
VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ Học

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG
VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

Chuyên ngành: Lƣu trữ Học
Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ



MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................. 2
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu .............................................. 3
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 3
5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 4
6. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng ......................................................... 5
7. Bố cục của đề tài ........................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
Chƣơng 1. KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN
BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN
TỬ ..................................................................................................................... 7
1.1. Chính phủ điện tử ....................................................................................... 7
1.2. Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử ............................ 9
1.3. Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến của
tài liệu điện tử.................................................................................................... 17
1.4. Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về
tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử ......................................................... 23
Tiểu kết chương 1............................................................................................ 25
Chƣơng 2. PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU
TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ........................................................................... 27
2.1. Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trước 2005 .......... 28
2.1.1. Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện
tử và lưu trữ tài liệu điện tử ............................................................................ 28
2.1.2 Nội dung các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài
liệu điện tử ....................................................................................................... 31


dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh
nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử để Việt Nam đạt trình độ khá trong
khu vực ASEAN… Từng bước chuyển hoạt động của các cơ quan hành chính, sự
nghiệp, cơ quan an ninh, quốc phòng dựa trên việc sử dụng văn bản giấy sang chế
độ trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký điện tử, đồng thời đảm bảo các yêu cầu
an ninh thông tin. Ứng dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử có sử dụng chữ
ký điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp,…
Bảo đảm những thông tin từ tài liệu lưu trữ được phép tiếp cận của các cơ quan
thuộc hệ thống Đảng, Nhà nước từng bước được chuyển sang dạng điện tử...
Nhìn từ góc độ công tác văn thư, lưu trữ, để thực hiện các mục tiêu trên tất
yếu trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ
nảy sinh một loại văn bản có đặc tính hoàn toàn mới, tồn tại song hành với văn bản,
tài liệu truyền thống (thường ở dạng giấy) đó là văn bản điện tử, tài liệu điện tử.
Do văn bản điện tử, tài liệu điện tử có đặc điểm hoàn toàn khác với văn bản
truyền thống nên để sử dụng hiệu quả chúng trong hoạt động quản lý, điều hành của
1


các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (với chức năng cơ bản như tài liệu giấy), bắt
buộc phải xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phù hợp với đặc thù của loại
hình văn bản, tài liệu này. Và thực tế những năm qua các cơ quan có thẩm quyền đã
ban hành một loạt văn bản pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử...
Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, tác giả phân chia quá trình xây dựng pháp
luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam thành
hai giai đoạn. Giai đoạn 1 là trước năm 2005 (năm ban hành Luật giao dịch điện tử)
và giai đoạn 2 là từ 2005 trở lại đây.
Nhìn chung, các quy định liên quan đến tài liệu điện tử hiện nằm rải rác
trong nhiều văn bản pháp luật, thuộc nhiều lĩnh vực, do nhiều cơ quan khác nhau
xây dựng, dẫn tới các khái niệm cơ bản (như: văn bản điện tử; chữ ký điện tử; siêu
dữ liệu…) được sử dụng không thống nhất, thậm chí có nội dung mâu thuẫn nhau

- Tổng hợp, phân loại các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu
điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật và phân tích ý nghĩa của các quy định
này đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, công dân.
- Đánh giá và nhận xét những ưu điểm, hạn chế và phân tích các nguyên
nhân của những hạn chế trong các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài
liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Qua đó khuyến nghị một số vấn đề nhằm kiện
toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản, tài liệu điện tử.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu: Các quy định của pháp luật về quản lý văn bản
điện tử, tài liệu điện tử của Việt Nam.
3.2. Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ các quy định của pháp luật về văn bản
điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam từ những năm 1990
đến nay.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do bản thân văn bản điện tử, tài liệu điện tử là loại hình hoàn toàn mới, việc
áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn
hạn chế, vì vậy việc nghiên cứu về lý luận cũng như công tác xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật trong lĩnh vực này gặp nhiều khó khăn. Những năm gần đây do yêu
cầu cấp thiết của sử dụng văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ
quan nhà nước, doanh nghiệp, các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần
phải tiến hành các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Tuy nhiên, các nghiên
3


cứu này vẫn chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ.
Cụ thể, về lý luận và kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng hệ thống văn bản
pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, năm 2010, Tiến sĩ Nguyễn
Cảnh Đương đã dịch cuốn sách “Tài liệu điện tử trong quản lý” của tác giả LarinViện trưởng Viện Lưu trữ toàn Nga. Về mặt lý luận, công trình này đã làm rõ sự
giống nhau và khác nhau giữa tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống; phân tích làm
rõ những ưu điểm của văn bản điện tử, tài liệu điện tử; tính tất yếu của việc sử dụng

điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản luật của Việt Nam. Dựa trên các
kết quả phân tích tác giả đưa ra các nhận định trong đề tài.
5.3. Phƣơng pháp so sánh, hệ thống
Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối
chiếu thực tiễn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài
liệu điện tử với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam và kinh nghiệm xây dựng
luật của một số nước trên thế giới. Từ đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm
nổi bật hệ thống quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
5.4. Phƣơng pháp phỏng vấn
Phương pháp này được sử dụng để thu thập ý kiến của những người làm
công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và những công chức, viên chức mà
công việc của họ có liên quan đến việc sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử
trong hoạt động quản lý, điều hành, qua đó tác giả nêu các nhận định, đề xuất.
6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng
Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu
là các sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ. Nguồn tư
liệu thứ hai tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
và một số báo cáo của các hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Nguồn tư liệu quan trọng nhất là các văn
bản quy phạm pháp luật của Việt Nam có chứa những quy phạm pháp luật liên quan
đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
7. Bố cục của đề tài
Nội dung của đề tài bao gồm ba chương lớn như sau:
Chương 1. Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu
điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Nội dung của chương này làm rõ khái niệm chính phủ điện tử, văn bản điện
5


tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử,... các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử

quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Nhìn chung, Chính phủ điện tử là một thuật ngữ chỉ hoạt động ứng dụng
công nghệ thông tin của các cơ quan công quyền trong việc soạn thảo, ban hành,
chu chuyển, giải quyết và lưu trữ văn bản; là hình thức cung cấp thông tin, cung cấp
các dịch vụ công cũng như các hoạt động tương tác giữa Chính phủ và các cơ quan
thuộc Chính phủ với các chủ thể trên môi trường mạng, nhằm tăng cường năng lực
quản lý, điều hành của Chính phủ; mang lại thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp;
tăng cường sự minh bạch, giảm chi phí hoạt động của bộ máy công quyền; làm tăng
thu nhập quốc dân. Chính phủ điện tử được thiết kế theo 4 mối quan hệ chính:
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến tới
người dân (G2C).
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với
doanh nghiệp (G2B).
- Các cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến
với nhau (G2G).


- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với
cán bộ, công chức, viên chức (G2E) (Mô hình chính phủ điện tử-hình dưới).

Mô hình Chính phủ điện tử
Trong đó, dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động
thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ
chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới
hình thức các loại văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan
nhà nước đó quản lý.
Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của
cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Ở
Việt Nam, dịch vụ công trực tuyến được thiết kế theo 4 mức độ.
Theo Điều 3, Thông tư 26/2009/TT-BTTTT: Dịch vụ công trực tuyến mức

được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan,
tổ chức. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan,
tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “Bản chính văn bản” là
bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
Về khái niệm văn bản điện tử, khoản 8, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP
định nghĩa: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Trong đó, “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và
được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử).
Trong Luật Chính phủ điện tử năm 2014 của Hàn Quốc, khái niệm văn bản

9


điện tử được định nghĩa như sau: Văn bản điện tử là các thông tin chuẩn hóa, được
soạn thảo, truyền, nhận hoặc lưu trữ trong định dạng số bởi các thiết bị có khả
năng xử lý thông tin, ví dụ như là các máy tính.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng,
hải quan, kho bạc, thương mại điện tử, khái niệm “chứng từ điện tử” được sử dụng
phổ biến, với ý nghĩa là một loại văn bản điện tử, tài liệu điện tử chuyên ngành.
Tóm lại, hiểu theo nghĩa chung nhất văn bản điện tử là thông tin được tạo ra,
được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, thông
tin là tri thức về người, sự vật, sự việc, sự kiện, hiện tượng...
- Tài liệu điện tử.
Nhìn từ góc độ lưu trữ, chỉ có tỷ lệ nhỏ văn bản được tạo ra trong hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, cá nhân... trở thành tài liệu lưu trữ (được giữ lại với tư
cách là chứng cứ cho hoạt động của chủ thể).
Khi nhận xét về sự vận động của khái niệm tài liệu, trong cuốn “Tài liệu điện
tử trong quản lý” GS. Larin (Viện trưởng Viện Lưu trữ Liên bang Nga) cho rằng:
Vấn đề nổi bật được đề cập xuyên suốt trong sự vận động, phát triển của nội hàm
khái niệm này là tính liên kết giữa vật mang tin và thông tin được cố định trên vật

động của một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội.
Về sự xuất hiện của khái niệm tài liệu điện tử. Trước những năm 1990, trên
thế giới người ta thường sử dụng các khái niệm như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “tài
liệu trên vật mang máy tính”,“tài liệu do máy định hướng”... Tuy nhiên, với sự phát
triển của các phương tiện sao chụp, thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” không còn
phù hợp, bởi thông tin trong bất kỳ loại tài liệu nào cũng đều có thể đọc được bằng
máy. Điều này đòi hỏi phải có khái niệm mới bao quát toàn bộ vòng đời tài liệu
dưới dạng điện tử. Khái niệm như vậy chính là khái niệm “tài liệu điện tử”.
Trong văn bản pháp luật của Nga, khái niệm “tài liệu điện tử” lần đầu tiên
được định nghĩa trong Luật Liên bang Nga “Về chữ ký số điện tử”. Theo đó, “tài
liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điện tử”.
Định nghĩa này đã không gắn kết khái niệm “tài liệu điện tử” với vật mang tin và
các yếu tố bảo vệ, chứng thực nội dung thông tin (chữ ký số) mà chỉ chú trọng tới
phương thức thể hiện thông tin.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật các nước trên thế giới, tuy có sự khác

11


nhau về định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử”, song phần lớn chúng đều khẳng
định sự tồn tại khách quan của tài liệu điện tử và công nhận tài liệu điện tử là một
loại tài liệu đặc biệt. Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện ở chỗ, thông tin
của chúng được chỉ thể hiện nhờ công nghệ kỹ thuật số và công nghệ điện tử. Do
vậy, chỉ có thể tiếp nhận được thông tin trong tài liệu nhờ các phương tiện kỹ thuật
và các chương trình phần mềm tương ứng. Tuy vậy, với tư cách là tài liệu, tài liệu
điện tử vẫn thực hiện các chức năng và có giá trị như các loại tài liệu truyền thống.
Chính vì thế, trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của một số
nước phát triển, định nghĩa khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử” người ta không
nhấn mạnh về hình thức tài liệu mà về các chức năng của chúng.
Ví dụ, theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: Tài liệu điện tử là những tài

với một tài liệu dạng biểu bảng, trong tài liệu truyền thống (giấy) người ta chỉ nhìn
thấy những con số, mà không thể nhìn thấy mối liên hệ logir giữa các con số đó (các
công thức toán học thể hiện sự mối liên hệ giữa các số liệu trong bảng biểu), nhưng
trong một biểu bảng được tạo lập bằng phần mềm MS Excel thì chúng ta dễ dàng
nhận thấy mối quan hệ logir giữa thông tin chứa trong các cột của bảng. Lấy một ví
dụ khác, trong một tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) thông tin chỉ có thể thể hiện ở
dạng chữ viết, bản vẽ, biểu bảng, hình ảnh… nhưng trong một tài liệu điện tử, thông
tin có thể thể hiện ở hình thức đa phương tiện, nó có thể cùng lúc hiển thị nhiều
hình thức thông tin như: chữ viết, bảng biểu, hình ảnh, âm thanh, video, mối liên kết
với các văn bản khác trong cùng một văn bản.
Đặc biệt, trong môi trường mạng, văn bản điện tử, tài liệu điện tử có nhiều
ưu thế vượt trội trong quá trình tiếp cận, xử lý thông tin so với tài liệu truyền thống.
Đối với một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp cụ thể, các công chức, viên
chức, nhân viên có thể tiếp cận thông tin trong các văn bản điện tử, tài liệu tài liệu
điện tử vào bất kỳ thời gian nào miễn là có thiết bị nối mạng để truy cập vào hệ
thống. Đồng thời, việc kiểm soát sự tiếp cận cũng dễ dàng. Đối với văn bản điện tử,
tài liệu điện tử, các công chức xử lý công việc cũng có nhiều thuận lợi trong việc
biên tập, chỉnh sửa thông tin trong văn bản để tham mưu cho cấp có thẩm quyền kịp
thời ban hành các quyết định chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc. Trong môi trường
mạng, việc phổ biến thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, việc in sao
được thực hiện dễ dàng. Đặc biệt, việc tiếp cận các văn bản điện tử, tài liệu điện tử

13


không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, lãnh thổ. Người sử dụng cũng có thể thu
hồi một cách đơn giản và hiệu quả những tài liệu đã bị loại ra khỏi sự giao tiếp. Đối
với công dân, doanh nghiệp việc dễ dàng tạo lập, tiếp cận thông tin trong các văn
bản điện tử, tài liệu điện tử qua mạng sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí về thời gian, tiền
bạc khi sử dụng các dịch vụ công hoặc mua sắm trực tuyến…

điện tử).
Nói cách khác, với tính đặc thù của tài liệu điện tử, đòi hỏi những người làm
công tác lưu trữ phải chủ động tham gia quản lý tài liệu từ trước giai đoạn thu thập.
Nghĩa là, người làm lưu trữ phải tham gia vào công việc quản lý tài liệu điện tử
ngay từ giai đoạn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tiêu chuẩn về ứng
dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
đồng thời cũng phải tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn
bản điện tử, tài liệu điện tử, để quản lý tài liệu ngay từ khi nó được sản sinh... cho
đến khi đưa vào lưu trữ. Nếu những người làm công tác lưu trữ không tham gia
quản lý tài liệu từ trước giai đoạn thu thập thì rất khó giải quyết được một loạt khó
khăn trong việc lập hồ sơ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và lưu trữ hiệu quả
tài liệu điện tử.
Cụ thể, từ góc độ công tác văn thư-lưu trữ, khó khăn đầu tiên là phải tạo lập
và quản lý một hồ sơ công việc mà thành phần tài liệu của nó vừa có tài liệu giấy,
vừa có tài liệu điện tử. Thực tế cho thấy, văn bản điện tử, tài liệu điện tử chưa thể
thay thế được hoàn toàn văn bản, tài liệu giấy trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Điều này dẫn tới trong một sự việc cụ thể (tương ứng với một hồ sơ lưu trữ),
hoạt động của chủ thể có thể vừa được ghi lại bằng văn bản giấy, vừa được ghi lại
bằng văn bản điện tử… điều này tạo ra những thách thức trong việc lập và quản lý
hồ sơ công việc cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Ví dụ, tại Việt Nam, khi một
doanh nghiệp thực hiện hải quan điện tử, trong một bộ hồ sơ hải quan, các văn bản
như tờ khai hải quan, bản khai danh mục hàng hóa được thể hiện ở dạng điện tử,
nhưng các hóa đơn, chứng từ liên quan lại thể hiện ở dạng văn bản giấy. Lấy một ví
dụ khác, các văn bản, hồ sơ vụ việc được các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp
gửi tới Văn phòng Chính phủ qua Hệ thống thông tin hành chính 4 cấp được tiếp
nhận, xử lý và lưu giữ ở dạng điện tử trong hệ thống. Nhưng những văn bản này
cũng tồn tại ở dạng tài liệu giấy và được lưu giữ tại chính cơ quan gửi và lưu giữ tại

15



16


người làm công tác lưu trữ trong công việc với tài liệu cũng thay đổi. Cụ thể là,
trong điều kiện hiện nay, các nhà lưu trữ cần tham gia tích cực vào ngay từ lúc
thiết lập hệ thống quản lý tài liệu, chứ không chỉ quan tâm đến việc thu thập, bảo
quản, mô tả và đảm bảo sự tiếp cận đối với tài liệu lưu trữ. Bởi vì, nếu không đảm
bảo được sự nhận dạng và sự vẹn toàn của tài liệu ở ngay giai đoạn nó được sản
sinh ra thì những tài liệu, đặc biệt là những tài liệu điện tử sẽ không thể giữ lại được
hoặc có giữ lại cũng không thể đọc được... Chính vì vậy, bản Hiến chương về “Lưu
giữ di sản số” được thông qua ngày 17/10/2003 tại Hội nghị toàn thể lần thứ 32 của
UNESCO ở Pari đưa ra quy ước: “Để lưu giữ được di sản số cần phải tiến hành các
biện pháp trong suốt toàn bộ vòng đời của thông tin số, bắt đầu từ lúc tạo lập và kết
thúc bởi sự nhận được sự cho phép tiếp cận nó. Việc bảo quản lâu dài di sản số
được bắt đầu từ lúc khởi thảo các hệ thống an toàn và các quy trình công nghệ, mà
nhờ đó có thể nhận được những đối tượng số đảm bảo tính xác thực và bền vững”.
Như vậy, bảo quản tài liệu điện tử là nhiệm vụ chung của các tổ chức lưu trữ, những
người tạo nên thông tin và những người sản xuất phần mềm.
1.3. Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến
của tài liệu điện tử
Để nhận thức toàn diện hơn về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, nhất
là trong bối cảnh văn bản, tài liệu truyền thống tồn tại song hành với tài liệu điện tử
cần tìm hiểu thêm về “Mô hình tính liên tục của tài liệu”; dữ liệu đặc tả (còn được
dịch là siêu dữ liệu-metadata) và các định dạng cơ bản của tài liệu điện tử.
- Mô hình “tính liên tục của tài liệu”.
Sự phát triển và tồn tại song hành của văn bản điện tử, tài liệu điện tử với
văn bản, tài liệu truyền thống không chỉ làm thay đổi phương pháp làm việc với tài
liệu, mà còn tạo cơ sở để hình thành một quan niệm mới về lý luận quản lý tài liệu.
Nếu như trong quan niệm truyền thống, người ta thường biết đến “mô hình vòng đời

nhiều hơn tới phương diện vật chất của hồ sơ, tài liệu (thành phần tài liệu trong hồ
được nộp vào lưu trữ), chứ ít quan tâm tới việc tài liệu sau khi được thu thập vào
lưu trữ giá trị thông tin của tài liệu như thế nào, khả năng bảo quản an toàn tài liệu
là bao lâu, làm thế nào để thông tin trong tài liệu vẫn được cố định và bảo đảm khả
năng tiếp cận nó lâu dài...
Mô hình vòng đời tài liệu được chứng minh là phù hợp với việc quản lý, lưu

18


trữ tài liệu truyền thống, nhưng trong môi trường điện tử thì quan điểm này không
còn đáp ứng được thực tiễn quản lý tài liệu. Vì thế, cùng với sự xuất hiện của tài
liệu điện tử, các nhà lưu trữ Australia đã thiết lập một mô hình lý thuyết mới có
tên gọi là: “Mô hình tính liên tục của tài liệu”.
Mô hình tính liên tục của tài liệu coi việc quản lý hệ thống tài liệu là một
quá trình liên tục từ thời điểm lập ra tài liệu và thậm chí trước hơn nữa, đó là thời
điểm thiết kế hệ thống quản lý tài liệu (hệ thống thông tin với các phần mềm, phần
cứng theo tiêu chuẩn tương thích). Đây là một quá trình không đứt quãng, không có
giai đoạn rõ ràng. Trong quá trình này, các công chức, viên chức tạo lập hồ sơ công
việc, người làm công tác lưu trữ và các kỹ sư công nghệ thông tin đều phải tham gia
tích cực vào việc quản lý tài liệu. Bởi nếu những người làm công tác lưu trữ không
tham gia vào quá trình quản lý tài liệu càng sớm càng tốt thì những văn bản điện tử,
tài liệu điện tử có thể không được giữ lại. Nói cách khác, quan niệm về tính liên tục
của tài liệu yêu cầu phải tiến hành thường xuyên và liên tục công việc với tài liệu.
Quan niệm này khác với quan niệm vòng đời tài liệu, nhưng nó không phủ
định hoàn toàn mà bổ sung cho quan điểm vòng đời tài liệu để quản lý hiệu quả tài
liệu điện tử. Quan điểm tính liên tục công nhận rằng, tài liệu sẽ trải qua một số giai
đoạn nhưng những giai đoạn này không tách rời nhau, không được phân chia thành
trước lưu trữ và lưu trữ. Tài liệu đơn giản là được chuyển giao từ người lập ra nó
đến người làm công tác lưu trữ. Những công chức của cơ quan và những người làm