CHƯƠNG 8

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU


I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin
quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt
động của tổ chức, cá nhân.
Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản
gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của
những thông tin chứa đựng trong nó.
Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối
tượng nhất đònh và là tài sản được bảo vệ.


I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
2. Nội dung của công tác lưu trữ
Phân loại các tài liệu một cách khoa học.
Đánh giá và xác đònh giá trò tài liệu.
Bổ sung tài liệu lưu trữ
Thống kê và kiểm tra các tài liệu.
Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo
quản.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ.


5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ
1.Sắp xếp trực tiếp
2.Phương pháp gián tiếp
3.Phương pháp kết hợp


LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ
Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là
phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm
tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa
những tài liệu đã hư hỏng


LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ
 Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang

lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử
dụng hiệu quả các tài liệu này.
 Lên kế hoạch kòp thời nhằm bổ sung, điều
chỉnh và nâng cao giá trò của tài liệu lưu trữ,
chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ
quan.


LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ
 Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm

II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu
 Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tiêu chuẩn thời gian và đòa điểm của tài liệu
Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin
Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu


LẬ
LẬP
P HỒ
HỒ SƠ
SƠ HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U

•Lập danh mục tài liệu hủy
•Bản thuyết minh lý do hủy
•Tờ trình xin hủy tài liệu
TRÌNH
TRÌNH HỒ
HỒ SƠ
SƠ HỦ
HỦY
Y TÀ

T ĐỊNH
ĐỊNH HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U

•Thủ trưởng cơ quan QĐ
•Trình cấp cao hơn khi tài liệu
ngoài thẩm quyền tiêu hủy

HỦ
HỦY
Y TÀ
TÀII LIỆ
LIỆU
U
•Lậ
•Lậpp bả
bảnngg thố
thốnngg kê
kê tà
tàii liệ
liệuu
•Lậ
•Lậpp biê
biênn bản giao nhận tài liệu giữa bộ
phậ
phậnn lưu