THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
L I NểI

U

Th c t p th c t cú vai trũ r t quan tr ng trong ch

i

ng núi chung, chuyờn ngnh L u tr h c v

OBO
OK S
.CO
M

h c cỏc chuyờn ngnh c a nh tr

ng trỡnh o t o

Qu n tr v n phũng núi riờng. V i m c ớch g n li n nh tr
v i th c ti n hng n m khoa v nh tr

ng v i xó h i, lý lu n

ng u t ch c cho sinh viờn n m cu i i

th c t p th c t . Qua t th c t p ny, sinh viờn

c rốn luy n thờm k n ng


c lý thuy t c b n v th c hnh t t cỏc khõu nghi p v .

õy.

c trỡnh b y c th trong bỏo cỏo d

KIL

Nh ng thu ho ch trong th i gian th c t p

i

M c dự ó r t c g ng nh ng do th c t cụng vi c ph c t p, c ng nh kh
n ng th hi n cũn h n ch nờn khụng trỏnh kh i thi u sút. Tụi r t mong

c ti p

thu nh ng ý ki n úng gúp, ch b o c a cỏc th y, cụ giỏo bỏo cỏo c a tụi hon
ch nh h n.

Nhõn õy tụi c ng xin g i l i c m n chõn thnh t i cỏn b cụng nhõn viờn
phũng T ch c Hnh chớnh, Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
1

, cỏc Th y giỏo,



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

M

PHềNG C A

CễNG TY T

V N XY D NG SễNG

I. Ch c n ng, nhi m v , quy n h n v c c u t ch c
Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng

tờn giao d ch Qu c t l: Song Da

Construction Consunlting Company. Cú tr s úng t i Km8 Trói, Ph

ng Nguy n

ng Thanh Xuõn Nam - Thanh Xuõn - H N i.

Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng

l doanh nghi p Nh n

c - nv

thnh viờn c a T ng Cụng ty Sụng , ti n thõn l Trung tõm Thi t k
l p theo Quy t nh s : 97/BXD-TCL

ngy 24/1/1986 c a B tr



d ng; c cỏc chuyờn gia t v n k thu t xõy d ng cho cỏc n v trong v ngoi
n

c.
3



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Cơng ty là đ n v s n xu t kinh doanh h ch tốn đ c l p, có t cách pháp
nhân và có con d u riêng.

n th i đi m này nhi m v c a cơng ty t i Cơng trình

Thu đi n Hồ Bình c b n đã hồn thành, cơng ty đ

ng Thanh Xn Nam - Qu n Thanh Xn - Hà N i và đ

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nhà G9 - Ph

c r i tr s giao d ch v
c đ i tên


c trong giai đo n này.

c đ i tên cho phù h p v i tình hình nhi m v m i, tháng

6 n m 2001 Cơng ty T v n và Kh o sát thi t k đ
v n Xây d ng Sơng

c đ i tên thành Cơng ty T

à tr c thu c T ng Cơng ty Sơng

1040/Q -BXD ngày 13 tháng 6 n m 2001 c a B tr

à theo Quy t đ nh s :

ng B Xây d ng. Trên c

s h p nh t các đ n v : Cơng ty Thi t k t đ ng hố CODEMA, Trung tâm Thí
nghi m Mi n B c, Trung tâm Thí nghi m Mi n Nam, Phòng T v n Giám sát
ch t l

ng xây d ng và thi t b , Phòng D án và T v n đ u th u và Cơng ty T

v n và Kh o sát thi t k .

Cùng v i s phát tri n c a T ng Cơng ty Sơng
t khi đ

à, tr i qua g n 30 n m k



1. Ch c n ng

Cơng ty T v n Xây d ng Sơng

à tr c thu c T ng Cơng ty Sơng

à, là

doanh nghi p h ch tốn đ c l p, có con d u riêng, có t cách pháp nhân và đ
B pây d ng cho phép m r ng ho t đ ng t v n trong và ngồi n

c

c v i các

ngành ngh kinh doanh. V i các ch c n ng c th sau:

- L p d án đ u t xây d ng các cơng trình dân d ng; k thu t h t ng đơ
th nhóm B, C; các cơng trình giao thơng đ

ng b ; các cơng trình trên sơng nhóm

B, C; các cơng trình thu đi n, thu l i đ n c p II.

- Kh o sát đ a hình, đ a ch t các cơng trình xây d ng.

- Thi t k và l p t ng d tốn các cơng trình dân d ng đ n c p II, cơng trình
cơng nghi p, các cơng trình thu l i thu đi n nhóm B, C, nhóm A các cơng trình
giao thơng đ



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Cụng ty ch u s qu n lý c a Nh n
T nh, Thnh ph tr c thu c Trung

c, B Xõy d ng, cỏc c quan b ,

ng, ng th i ch u s qu n lý c a cỏc c

quan ny v i t cỏch l c quan th c hi n quy n c a ch s h u i v i doanh

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nghi p v cỏc qui nh khỏc c a phỏp lu t.

- Cụng ty cú quy n qu n lý, s d ng v n ti s n t ai, ti nguyờn v ngu n
l c do T ng Cụng ty giao theo qui nh t i i u l t ch c, ho t ng c a T ng
Cụng ty v cỏc quy n l c khỏc theo qui nh c a phỏp lu t th c hi n cỏc m c
tiờu, nhi m v
.

c giao v yờu c u s n xu t kinh doanh c a T ng Cụng ty Sụng

- Cụng ty cú quy n t ch kinh doanh v t ch u trỏch nhi m v ti chớnh
theo qui nh v ti chớnh c a T ng cụng ty, ch u s rng bu c v quy n l i v

qu phỳc l i theo qui nh c a B ti chớnh v qui ch ti chớnh c a T ng cụng ty.

6



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Cơng ty đ

c T ng cơng ty u quy n ký và th c hi n h p đ ng kinh t v i

khách hàng trong và ngồi n

c.

3. C c u t ch c
i đ ng đ u b máy gi vai trò ch đ o chung theo

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Giám đ c cơng ty là ng

ch đ và lu t đ nh, đ ng th i Giám đ c là ng

i ch u trách nhi m v k t qu ho t



i lao đ ng, qu n lý

cơng tác hành chính qu n tr , v n th , l u tr , y t và b o v .
- Giúp Giám đ c cơng ty trong l nh v c đ i ngo i.
Nhi m v :

th c hi n các ch c n ng trên Phòng T ch c Hành chính có nh ng nhi n v
sau:

7



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Nghiên c u đ xu t và t ch c th c hi n các ph

ng án s p x p c i ti n t

ch c s n xu t và qu n lý.
- Nghiên c u, xây d ng, đ xu t, t ch c th c hi n qui ho ch cán b , đ b t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

cán b , cơng tác tuy n d ng và đào t o, b xung cán b , cơng nhân đáp ng nhu
c u s n xu t, qu n lý.


vi c th c hi n các v n b n có liên quan đ n ch c n ng, nhi m v c a phòng.
- Qu n lý tồn b tài s n đ t đai, nhà c a, các trang thi t b và d ng c v n
phòng c a c quan cơng ty.

- Ti p nh n, qu n lý cơng v n gi y t , t ch c th c hi n t t cơng tác v n
th , l u tr , in n tài li u.

- Qu n lý và s d ng con d u.

- Th c hi n t t cơng tác qu n tr hành chính đ đ m b o cho b máy c
quan Cơng ty ho t đ ng có hi u qu cao.

- T ch c th c hi n t t cơng tác b o v , phòng ch ng cháy n trong c
quan.

- Qu n lý và đi u hành t xe ph c v đ a đón cán b đi cơng tác đ m báo
an tồn và đúng th i gian.
- Ph c v n i làm vi c c a các đ ng chí lãnh đ o khi ti p khách và h i h p.
8



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
- Mua s m trang thi t b v n phòng và v n phòng ph m.
-

m b o thông tin liên l c, đi n n

- T ch c m ng l

c u quy n ký các v n b n nh : Báo cáo công tác v n phòng hàng
tháng, quí, n m; các lo i công v n đôn đ c nh c nh các phòng ban, đ n v tr c
thu c th c hi n ý ki n ch đ o c a lãnh đ o Công ty; ký các thông báo, gi y m i,
gi y gi i thi u, gi y đi đ

ng...

c ch đ ng b trí, s p x p nhân l c trong Phòng đ phát huy t t n ng
l c c a cán b công nhân viên đ t hi u qu cao trong công vi c.
2. Công tác qu n tr hành chính v n phòng
2.1. Cách b trí n i làm vi c

Phòng T ch c Hành chính c a công ty đ

c tách làm hai b ph n: B ph n

t ch c lao đ ng và b ph n hành chính.

V n phòng c a b ph n hành chính là n i đ x lý công v n gi y t , đ ng
th i c ng là b máy giúp vi c cho lãnh đ o công ty. Thông qua v n phòng các ch
tr

ng, chính sách, ch th c a c p trên đ n đ

đ n v đ ng th i nh ng thông tin t c p d
ki n ch đ o c ng đ u đ

c t ng b ph n, phòng ban và các

i g i lên đ ph n ánh tình hình, xin ý

cao thỡ hi u qu lao ng s r t l n. Tuy nhiờn nú c ng cú h n ch l khú kh n
trong vi c qu n lý lao ng, xin ý ki n ch o c a Lónh o phũng ho c Lónh o
cụng ty; t n nhi u di n tớch; khụng thu n l i khi c n s ph i h p gi a cỏc phũng
ban, b ph n gi i quy t m t cụng vi c no ú.
2. 2. Cỏch t ch c lao ng

Phũng T ch c Hnh chớnh g m 18 ng
trỏch chung, ch u trỏch nhi m tr

i, trong ú cú 1 Tr

ng phũng ph

c Giỏm c cụng ty v ton b cụng tỏc c a

phũng; m t phú phũng tr c ti p qu n lý i u hnh b ph n T ch c lao ng; m t
phú phũng tr c ti p i u hnh b ph n Hnh chớnh; cỏc b ph n trong phũng ho t
ng theo ch c n ng, nhi m v

c phõn cụng.

Hi n nay b ph n hnh chớnh n m trong Phũng T ch c Hnh chớnh g m 14
ng chớ: 1 cỏn b qu n lý v s d ng con d u kiờm tr c i n tho i, fax, ph c v
h p hnh, h i ngh ; 1 cỏn b ph trỏch qu n lý, ti p nh n chuy n giao ti li u,
cụng v n i n, bỏo chớ v kiờm th kho; 2 cỏn b m nhi m cụng tỏc l u tr ,
chuy n giao ti li u thi t k n cỏc n v thi cụng kiờm thờm vi c qu n lý h s
cỏn b , s b o hi m c a CBCNV ton Cụng ty; 3 lỏi xe, 4 nhõn viờn ph c v , 3
nhõn viờn ph trỏch vi c phụtụ in n ti li u cho ton Cụng ty. Nhỡn chung cỏch t
ch c lao ng c a phũng ch a h p lý nờn hi u qu ch a cao.
2.3. Trang thi t b v n phũng

Ngoi ra phũng lm vi c u

c trang b mỏy i u ho nhi t , bn gh ,

t h s ti li u, i n tho i...

Nhỡn chung cỏc trang thi t b ph c v cho yờu c u cụng vi c u
b y , k p th i ỏp ng

c nhi m v c a Cụng ty giao.

11

c trang



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
PH N TH

HAI

CễNG TC V N TH , L U TR
V N XY D NG SễNG

KIL
OBO
OKS
.CO
M

I. Cụng tỏc v n th

Ngay t nh ng n m u thnh l p cụng tỏc v n th c a Cụng ty T v n
Xõy d ng Sụng

ó

c chỳ tr ng. Vi c th c hi n Ngh nh 142/CP ngy

28/9/1963 c a H i ng B tr

ng (nay l Chớnh ph ) ban hnh

i u l v cụng

tỏc cụng v n gi y t v L u tr ; Phỏp l nh b o v ti li u l u tr Qu c gia ban
hnh n m 1982; v g n õy nh t l phỏp l nh L u tr Qu c gia ban hnh n m
2001 ó
lý ch t l

c ỏp d ng.

c bi t l cụng ty ó xõy d ng v ỏp d ng h th ng qu n

ng theo tiờu chu n qu c t ISO 9001:2000 nờn ó d n a cụng tỏc v n

th , cụng tỏc l u tr c a cụng ty i vo n n p.
1. T ch c biờn ch

Cụng tỏc v n th l ho t ng nh m m b o thụng tin b ng v n b n ph c

Hi n nay b ph n v n th c a công ty ch a có cán b chuyên trách mà còn
kiêm nhi m (nhân viên v n th đ m nhi m thêm c công vi c th kho v t t v n
phòng ph m). Do đ c thù c a công ty là m t đ n v t v n, thi t k tr c ti p s n xu t
kinh doanh nên kh i l

ng tài li u t

ng đ i nhi u.

thu n ti n trong vi c tra tìm

tài li u ph c v công tác nên các phòng ban, đ n v đ u có m t cán b làm công tác
chuyên môn đôi khi làm công tác công v n gi y t riêng c a phòng ban, đ n v mình.
Nhi m v chính c a v n th là:

- Ti p nh n và chuy n giao công v n đi, công v n đ n

- Xây d ng danh m c h s và l u tr h s hi n hành.
- Ph c v tra tìm tài li u.

- Th c hi n công tác b o m t thông tin, tài li u.

T nh ng nhi m v trên cho th y công vi c c a b ph n v n th r t r ng,
liên quan đ n nhi u b ph n, CBCNV trong c quan.
2. So n th o và ban hành v n b n
Công ty T v n Xây d ng Sông

à là m t đ n v s n xu t kinh doanh nên

vi c so n th o v n b n ch y u là theo ch c n ng, nhi m v đ

hi n theo đúng các b

c th c

c sau: khi cán b , chuyên viên các phòng ban, đ n v đ

c

phân công gi i quy t c a m t v n b n đ n, c n c vào yêu c u gi i quy t t ng v n

KIL
OBO
OKS
.CO
M

b n c n ph i so n th o m t v n b n m i đ x lý, gi i quy t ho c trao đ i, cán b
chuyên viên đó ti n hành so n th o m t v n b n m i trên máy vi tính, sau đó đ a
lãnh đ o phòng ký nháy duy t n i dung v n b n, chuy n phòng T ch c hành
chính đ ki m tra th th c v n b n và trình ký lãnh đ o công ty. Sau khi v n b n
đ

c ký chính th c, v n th ch u trách nhi m đ ng ký s , vào s công v n đi,

nhân b n, đóng d u r i chuy n theo n i nh n đ

c ghi trong v n b n.

Theo th m quy n ban hành v n b n, công ty đ


Công ty T v n Xây d ng Sông

ng đ i ch t ch , n n p, đ m b o đúng th m quy n ban hành

và th th c v n b n. Tuy nhiên theo qui trình so n th o v n b n c a công ty nh
hi n nay thì c ng còn có nhi u h n ch do trình đ nh n th c, hi u bi t v t m
quan tr ng c a vi c ban hành v n b n còn kém, n ng l c c a cán b so n th o
không đ ng đ u do ph n l n cán b so n th o là kiêm nhi m không chuyên trách.
Do đó d n đ n nhi u v n b n xu t b n n i dung còn y u kém, thi u logic, ngôn
14



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ng s d ng trong v n b n thi u chu n xỏc, di dũng, c bi t l cỏc v n b n
mang tớnh phỏp lý cao nh cỏc qui nh, qui ch , i u l s d ng t ng , cõu t i
ngh a, khụng rừ rng nờn gõy khú kh n cho vi c th c hi n.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

3. Qu n lý cụng v n i - n

Cụng v n i, cụng v n n c a Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
trung m t u m i
3.1.


Lí CễNG V N

I

S qu n lý cụng v n i

Ti p
nh n
cụng
v n ti
li u xin
trỡnh ký

Xem xột
th th c,
n idung
tớnh h p
phỏp
c a ti
li u

Cho s
ký hi u,
ngy
thỏng
ban hnh
v n b n,
nhõn b n

Trỡnh ký


KIL
OBO
OKS
.CO
M

cụng v n i n i b cụng ty, 1 s ng ký cụng v n i T ng Cụng ty, cỏc n v
trong T ng Cụng ty v cỏc c quan bờn ngoi. Vi c vo s ng ký cụng v n i


c th c hi n theo m u s in s n c a C c L u tr Nh n
3. 2.

c.

i v i cụng v n n

Cụng v n, ti li u n Cụng ty qua nhi u hỡnh th c: g i tr c ti p, g i tay,
g i qua b u i n, fax...t cỏc n v trong T ng cụng ty, cỏc c quan bờn ngoi.
Nhi m v c a v n th l ti p nh n cụng v n, phõn lo i, úng d u cụng v n n
(trờn d u cụng v n n ghi s n, ngy thỏng n) i v i t t c cỏc lo i ti li u
cụng v n n ch tr cụng v n g i ớch danh trong phong bỡ v cụng v n g i n cú
úng d u m t. Sau ú chuy n cho tr lý giỏm c trỡnh Giỏm c ho c phú giỏm
c ph trỏch t ng l nh v c m ó

c Giỏm c Cụng ty u quy n ch o, theo

dừi. Giỏm c ho c phú giỏm c c n c ch c n ng, nhi m v c a cỏc phũng ban
nghi p v , cỏc n v tr c thu c cho ý ki n x lý c th :



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
in sao theo s l

ng cỏc b ph n c n g i, khi chuy n cụng v n cho cỏc b ph n

th c hi n ph i cú ch ký c a ng

i nh n (tham kh o s qu n lý cụng v n n).
S

T.nh n,
phõn
lo i,
úng
d u
CV
Vo s

N

KIL
OBO
OKS
.CO
M

V N


vi c gi i
quy t
cụng v n

c theo dừi chung t i 2 s

ng ký cụng v n n: 1 s theo dừi cụng v n n c a cỏc n v trong T ng Cụng
ty, 1 s theo dừi cụng v n n c a cỏc c quan bờn ngoi. Khụng phõn theo t ng
n v c th .

- N m 2001 ti p nh n 2139 v n b n

- N m 2002 ti p nh n 2007 v n b n

- N m 2003 ti p nh n 2894 v n b n.

Theo quy t nh s 184/TCT-TC T ngy 18 thỏng 5 n m 1998 c a T ng
Giỏm c T ng Cụng ty Xõy d ng Sụng

thỡ t t c cỏc v n b n n u ph i gi i

quy t trong ngy ho c ch m nh t l bu i sỏng ngy hụm sau. Nh v y cỏch gi i
quy t, x lý cụng v n n c a cụng ty l h p lý, k p th i gúp ph n nõng cao hi u
qu s n xu t kinh doanh c a cụng ty. Trỏnh
ch ng ng, gi i quy t ch m th i h n nh h

c vi c cụng v n, ti li u g i n b

ng n vi c c p nh t thụng tin.


.CO
M

m t c a cụng ty v c a C c L u tr Nh n

c th c hi n theo qui ch b o
c l u tr

i nh n khụng qua trung gian, sau khi gi i

c thu h i b o qu n t i l u tr c a cụng ty theo ch qu n lý ti

li u m t.

4. Qu n lý v s d ng con d u
Con d u
cỏc l c l

c s d ng trong cỏc c quan, n v kinh t , cỏc t ch c xó h i,

ng v trang v m t s ch c danh... kh ng nh giỏ tr phỏp lý c a v n

b n, th t c hnh chớnh trong quan h giao d ch gi a cỏc c quan, n v , t ch c
v cụng dõn.

th c hi n nghiờm ch nh cụng tỏc ny, ngy 22 thỏng 9 n m 1963,

Chớnh ph ó ban hnh Ngh nh s 62/CP quy nh v vi c qu n lý v s d ng
con d u. Trờn c s Ngh nh ny ngy 16 thỏng 5 n m 2001 Giỏm c cụng ty t
v n xõy d ng Sụng ó ký Quy t nh s 31/SDCCC-TCHC ban hnh qui nh

xột k v th th c ch ký c a c p cú th m quy n trỏnh úng nh m l n con d u.
N u phỏt hi n cú tr
Phú Tr

ng h p v n b n khụng ỳng qui nh thỡ v n th ph i bỏo cỏo

ng phũng ph trỏch hnh chớnh ho c Tr

18

ng phũng T ch c Hnh chớnh



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
đ có bi n pháp ch n ch nh nh ng thi u sót đ m b o vi c qu n lý và s d ng con
d u theo đúng qui đ nh.
Con d u c a cơng ty đ

ng đóng d u kh ng. Ngồi ra cơng ty còn s d ng m t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

có khố. Khơng có hi n t

c đ đúng n i quy đ nh, b o qu n c n th n trong t

L p h s là t p h p nh ng v n b n hình thành trong q trình gi i quy t
cơng v n thành t ng v n đ , s vi c ho c theo các đ c tr ng khác c a v n b n,
đ ng th i s p x p và biên m c chúng theo m t ph
H s đ

ng pháp khoa h c.

c l p c n đ m b o nh ng u c u sau:

- Ph n ánh đúng ch c n ng, nhi m v c a c quan, đ n v , t ch c hình thành h s .
- Các v n b n trong h s ph i có cùng giá tr

- V n b n trong h s ph i đ m b o đúng th th c.
-H s c nđ

c biên m c đ y đ và chính xác.

Theo đi u 22 c a

i u l cơng tác cơng v n, gi y t và cơng tác l u tr có

nêu rõ: Nh ng tài li u ph n ánh ho t đ ng c a c quan có giá tr đ tra c u, tham
kh o đ u ph i l p thành h s . C n c vào qui đ nh c a Nhà n

c m i c quan,

đ n v , cán b làm cơng tác cơng v n gi y t và cán b nhân viên làm cơng tác
chun mơn khác nh ng đơi khi có làm cơng vi c liên quan đ n cơng v n gi y t
hàng n m đ u ph i ti n hành l p h s v cơng vi c mình đã làm.
Cơng ty T v n Xây d ng Sơng

Vi c n p l u ti li u hng n m c a cỏc phũng ban, n v trong cụng ty ch a


c th c hi n

II. Cụng tỏc l u tr

Cụng tỏc l u tr l m t ngnh ho t ng c a Nh n
v lý lu n, ph

c (xó h i), bao g m t t c cỏc v n

ng phỏp v th c ti n cú liờn quan n vi c b o qu n v t ch c s d ng ti

li u l u tr . Cụng tỏc l u tr ra i do s ũi h i khỏch quan i v i vi c b o qu n v t ch c s
d ng ti li u. Trong quỏ trỡnh ho t ng c a cụng ty, kh i l

ng ti li u hỡng thnh t

ng i l n,

ch y u l ti li u khoa h c k thu t. M c dự v y nh ng cụng ty ch a cú cỏn b chuyờn trỏch
tr c ti p m nhi m cụng vi c ny. Do ú, cụng tỏc t ch c khoa h c, b o qu n, t ch c khai
thỏc s d ng ti li u ch a

c t t, hi u qu ch a cao.

1. Vi nột v phụng l u tr v s ch o c a Lónh o cụng ty
Phụng l u tr Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
l

c

trang b y giỏ, k ti li u. Cựng v i s phỏt tri n c a cụng ty, n nay
20



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
phòng l u tr đã đ

c b trí riêng m t phòng, r ng kho ng 24 m2 t i t ng 1 ch a

kho ng *** m tài li u nh ng l i ch a đ

c ch nh lý. T ngày 11 tháng 04 n m

2002, công ty xây d ng và áp d ng h th ng qu n lý ch t l

ng theo tiêu chu n

qu c t ISO 9001: 2002 nên tài li u c a phòng b

c t ch c m t cách

riêng.

KIL
OBO
OKS
.CO


ng d n khá chi ti t v nghi p v công tác v n th và

2. Tình hình t ch c khoa h c và b o qu n tài li u l u tr
2.1. Công tác thu th p và b sung tài li u

Thu th p và b sung tài li u là m t khâu r t quan tr ng trong công tác l u tr
vì n u không có tài li u thì s không th th c hi n các khâu nghi p v khác nh :
Phân lo i tài li u, xác đ nh giá tr tài li u.

ây c ng là m t v n đ h t s c khó kh n

đ i v i công tác l u tr c a công ty hi n nay. Do ch c n ng, nhi m v và c c u t
ch c c a công ty có đ a bàn ho t đ ng r t r ng ch y u là các công trình thu đi n
nh : Thu đi n C n

n (T nh Bình Ph

c), thu đi n Sê San 3 (T nh Gia Lai),

thu đi n Pleikrông (T nh Kon Tum), thu đi n Bình

i n (Th a Thiên Hu ), thu

đi n S n La (T nh S n La), thu đi n Tuyên Quang (T nh Tuyên Quang)...; không
n đ nh nên vi c thu th p tài li u c a các chi nhánh, xí nghi p có tr s đóng t i các
công trình không th c hi n đ

c. Do v y tài li u l u tr ch y u là c a kh i c


ng án phân lo i tài li u l u tr là b n kê các nhóm

c phân lo i và s p x p theo tr t t nh t đ nh dùng làm c n

c s p x p tài li u c a phông đó.

Công ty T v n Xây d ng Sông đà, ph
ph

ng án phân lo i đ

ng án C c u t ch c - Th i gian, áp d ng ph

phông tr

ch tđ

c áp d ng là

ng án này, tài li u trong

c phân nhóm theo c c u t ch c, sau đó tài li u l i đ

theo th i gian. Th i gian

đây đ

c phân

c tính theo n m. Phân lo i tài li u theo ph


à t khi thành l p đ n nay c c u

ng đ i n đ nh, v ch c n ng nhi m v không có thay đ i l n và là m t

phông m tài li u v n đ

c b sung hàng n m. Vì v y phân lo i tài li u theo

22



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ph

ng ỏn C c u t ch c - Th i gian m cụng ty ang ỏp d ng l h p lý nờn

c

duy trỡ cho nh ng n m sau.
2.3. Cụng tỏc xỏc nh giỏ tr ti li u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

M i ti li u hỡnh thnh ra trong quỏ trỡnh ho t ng c a c quan khụng ph i

c a nh n

c v ỏp d ng theo quy trỡnh ISO 9001:2000. Tuy nhiờn cho n nay

Cụng ty v n ch a xõy d ng
nh cỏc b ng kờ, cỏc b ng h

c cỏc cụng c giỳp cho vi c xỏc nh giỏ tr ti li u

ng d n cụng tỏc l p h s , danh m c cỏc ti li u hu ,

danh m c cỏc ti li u b o qu n lõu di, v nh vi n...

i u ny gõy khú kh n cho vi c

tri n khai cỏc cụng tỏc ch nh lý khoa h c ti li u.

i v i ti li u khoa h c c a cỏc

phũng ban, n v thỡ h u nh m i ch lo i ti li u trựng th a, ti li u h t giỏ tr
nh gi y m i, thụng bỏo, l ch lm vi c tu n c a Lónh o... Cũn l i vỡ ch a cú h i
ng xỏc nh giỏ tr ti li u, ch a cú nh ng quy nh c th v giỏ tr cỏc lo i ti
li u (lo i no khụng c n gi l i, lo i no c n gi l i v gi l i trong th i gian bao
lõu...) nờn v c b n ti li u v n

c gi l i h t.

i u ny gõy nờn lóng phớ di n

tớch phũng kho, giỏ t ch a ti li u v gõy khụng ớt khú kh n cho vi c l p h s , tra

ch n nhà cung c p, làm th t c v tài chính), có
theo dõi và qu n lý tài s n) và có

Phòng Kinh t k

Xí nghi p Thi t k C đi n đ

Trung tâm thí nghi m (đ theo dõi s d ng và tr

kh u hao theo quy đ nh c a B Tài chính) mà ngun t c là tài li u liên quan đ n
ch c n ng, nhi m v c a phòng ban, đ n v nào thì phòng ban, đ n v đó ph i gi đ
gi i quy t cơng vi c. Vì v y

Cơng ty T v n Xây d ng Sơng

tr ng m t b h s tài li u có th trùng th a

nhi u phòng.

à r t ph bi n tình

ây là tình tr ng chung

c a các c quan, đ n v s n xu t kinh doanh đi u này ch có th kh c ph c đ
tài li u c a các phòng ban, đ n v khi gi i quy t xong cơng vi c ph i đ
vào l u tr c đ nh c a cơng ty theo đúng quy đ nh c a Nhà n

c khi

c giao n p


c trang b đ y đ nên nhìn chung tài li u đ

m, m c, m i, m t.

24

c th c hi n

c trang b máy

ng ti n phòng cháy

c b o qu n t t khơng b



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3. T ch c khai thỏc v s d ng ti li u l u tr
õy l m t trong nh ng n i dung quan tr ng nh t c a cụng tỏc l u tr . Ti
li u l u tr ph c v c l c cho ho t ng qu n lý c a lónh o cụng ty ph c v

KIL
OBO
OKS
.CO
M

k p th i cho hoat ng s n xu t kinh doanh c a ton cụng ty.


BM-TCHC-11; BM-TCHC-12 trong h th ng qu n lý ch t l

ng theo tiờu chu n

qu c t : ISO 9001: 2000). Cỏc cụng c tra c u ch y u l: S cụng v n i, s cụng
v n n, t m c l c trong cỏc file l u ti li u, cỏc qui nh, n i qui s d ng ti li u
cũn cỏc b th , cỏc b sỏch h
cú.

ng d n khai thỏc s d ng ti li u l u tr thỡ ch a

Hi u qu c a vi c t ch c s d ng ti li u:

+ Giỳp cỏc cỏn b trong c quan cú ti li u nghiờn c u c i ti n khoa h c k thu t.
+ Giỳp cỏc phũng nghi p v , cỏc n v , cỏc on th cú s li u bỏo cỏo t ng
k t thnh tớch c a c quan.

+ L u tr cũn qu n lý 1300 h s cỏ nhõn, s b o hi m xó h i, s lao ng.
H s cỏ nhõn thỡ th
i u ng, t ng l

ng xuyờn

c b sung cỏc quy t nh b nhi m, mi n nhi m,

ng. Giỳp cho cụng tỏc gi i quy t ch chớnh sỏch c a ng

ng theo ỳng Lu t lao ng v ch chớnh sỏch c a
Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng