ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG CĂN BẢN SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Báo cáo viên: Huỳnh Thanh Trực
Cán bộ Phòng Công tác HSSV Đại học Hùng Vương TP. HCM
Phó Bí thư Thường trực Đoàn Trường – Chủ tịch Hội Sinh viên
[Face] www.facebook.com/huynhtruc111
[P] 0944.600.008 – 0939.864.072
__________________________
I. CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ THỦ TỤC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Căn cứ tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/1/2011
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. (Lưu ý thông tư này được
áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân không áp dụng đối với Đảng và các tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội khác).
II. THIẾT LẬP IN VÀ LỆNH IN (dành cho win7 trở lên, hiện nay win XP
không còn hỗ trợ bảo mật nên không quan tâm đến)
Truy cập vào địa chỉ: Control Panel \ Hardware and Sound \ Devices and Printers 
click chọn Add a printer trên thanh menu của cửa sổ.

Click chọn cài đặt qua
netwwork hoặc Bluetooth

Sau khi dò tìm ta được khung kết quả như bên dưới. Việc còn lại là chọn địa chỉ
máy in mà mình cần kết nối  double click  Ok để cài đặt driver máy in.

Trở lại địa chỉ
Control Panel \ Hardware and
Sound \ Devices and Printers bạn
sẽ thấy máy in cài đặt hiển thị với

10. Phím STOP: Để chấm dứt chu kỳ copy đang thực hiện.
11. Phím START: Để bắt đầu chu kỳ copy. (hoặc chu kỳ Scan/ in ấn).
12. Đèn báo Main Power: Đèn này sẽ sáng xanh khi ta bật công tắc nguồn chính.
13. Phím Proof Copy: Nhấn phím này để in kiểm tra trước một bản trước khi in với
số lượng lớn.
14. Khung phím số: Để nhập số bản cần copy và nhập các chức năng số.
15. Phím CLEAR (C): Để xoá số bản copy đang hiện hành về 1 (hoặc xoá các cài đặt
số khác khi thiết lập chương trình).
16. Phím MODE CHECK: Để kiểm tra các cài đặt của người dùng. Từ màn hình ta
có thể nhập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình có sẵn.


3

17. Phím Utility/Counter: dùng để hiển thị màn hình Utility/Counter.
18. Phím Mode Memory: dùng để lưu lại các thiết lập copy và gọi ra khi cần.
19. Phím Contrast: Để hiệu chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
20. Phím Enlarg Display: Để phóng to màn hình cảm ứng.
21. Phím Accessibility: dùng để vào màn hình cho việc thiết lập các chức năng cho
người sử dụng.
Các phím trên màn hình cảm ứng:
1. Màn hình Basic: Bao gồm các chức năng cơ bản, gồm 3 khung sau: Finishing –
Zoom – Paper.
a - Màn hình Finishing (để chọn kiểu bản sao hoàn thành) gồm có:
Non-Sort (Không sắp xếp – Ngầm định),
Sort (khi chọn chức năng này, máy sẽ tự động sắp xếp bản sao theo từng bộ.
Crisscross sorting (tức là chia các bản sao theo bộ ngang / dọc khi 2 khay giấy có
cùng cỡ nhưng để khác chiều) hoặc Electric Sorting (tức là chia bộ bản sao nhưng không
xếp ngang dọc khi chỉ có một khay giấy cùng cỡ với bản gốc).
Group : Chia bản sao theo từng nhóm trang, khi có hai khay giấy cùng cỡ nhưng

- Text: chế độ này sẽ cho văn bản sắc nét nhất (ngầm định)
- Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho bản sao hình ảnh
có chiều sâu và trung thực nhất
Text/ Photo: Máy sẽ tự động nhận dạng khu vực nào trên bản gốc là văn bản, khu
vực nào là hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho ra bản sao hoàn hảo gồm các mục:
• Cover Mode:(để tạo trang bìa cho tập bản copy)
• Pager Insertion: (để chèn 1 trang giấy trắng vào tập bản copy. Nhấn Pager Insert
rồi nhấn vị trí trang sẽ chèn, sau đó nhấn ENTER)
• OHP Inter Leaving (Dùng khi copy trên giấy trong suốt, cứ mỗi tờ copy giấy trong
suốt máy sẽ chèn thêm 1 trang giấy trắng không copy vào tập bản sao. Nhấn OHP Inter
Leaving, nhấn kiểu chèn (1 trong 4 kiểu) rồi nhấn ENTER
• File Margin (Để tạo lề cho bản sao). Có 2 kiểu tạo lề là tạo lề trái và tạo lề đầu
trang (Độ rộng lề được tạo từ 1 -> 20mm). Nhấn File Margin – Chọn kiểu lề muốn tạo –
Chọn độ rộng lề – ENTER
• Edge/ Frame Erase : (Xoá cạnh/ khung). Để xoá lề của bản sao nhằm tạo các bản
sao sạch đẹp. Có 3 chế độ xóa là: Xoá lề trái, Xoá đầu trang, Xoá khung với độ rộng mép
xóa từ 1 -> 20mm.
- Nhấn Erase – nhấn chế độ xoá yêu cầu – nhập độ rộng lề cần xoá – ENTER
• Image Repeat: Để tạo các bản sao có hình ảnh lặp lại liên tục, rất thích hợp cho
việc tạo nhãn hồ sơ...
Để thực hiện:
- Với bản gốc nhỏ: nhấn Image Repeat – Nhấn Auto Size – nhập kích thước bản gốc
(đơn vị: mm) – ENTER
- Với bản gốc cỡ A4: Nhấn Image Repeat – Auto Size – ENTER – nhập kích thước
yêu cầu khi màn hình hiện các cỡ giấy – ENTER.
• Distribution #: Để đánh số bộ của bản copy
• Separator Scan: Tính năng này để quét lần lượt từng bộ bản gốc vào bộ nhớ (khi
dùng ADF) hoặc quét từng trang bản gốc (khi đặt bản gốc trên gương chụp – với bản gốc
dầy hoặc sách), sau khi quét xong nhấn START để in ra một lần.


nhận bản Fax sẽ đơn giản giống như khi bạn gửi một bức thư điện tử vậy.
Chú ý: Nếu bạn không tìm ra Windows Fax and Scan từ All Programs thì có thể tiến
hành các bước sau để cài đặt:
+ Vào Start > Control Panel > nhấn
chọn Programs and Features.
+ Nhấn liên kết Turn Windows
features on or off ở khung bên trái > nhấn
dấu + trước Print and Document Services >
đánh dấu chọn trước Windows Fax and
Scan > OK và khởi động lại máy tính.

- Nếu đây là lần đầu bạn kết nối với
thiết bị Fax, hãy ấn nút New Fax, sau đó
làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard
để kết nối. Nếu bạn đã từng kết nối với các
máy Fax hay các thiết bị mạng trước đây,
giờ muốn chuyển thành Fax modem, thì hãy
vào menu Tools > Fax Accounts > Add, sau
đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup
Wizard để kết nối với Fax modem.

- Để bắt đầu tạo một bản Fax mới, bạn nhấn nút New Fax trên menu File để sử dụng
các bản Fax mẫu với đầy đủ các chức năng bạn cần.
- Trên dòng điền địa chỉ người nhận, bạn nhấn liên kết "To" để chuyển tới sổ danh
bạ (Address Book) của Outlook hoặc Windows Address Book. Sau đó, bạn chỉ việc chọn
tên người nhận trong danh bạ và để cho Windows Fax and Scan tự động nhập số điện
thoại từ danh bạ. Bạn cũng có thể gửi tới một người nào đó không có trong danh bạ bằng
cách điền số Fax nhận vào.



người gửi, bạn vào Tools > Sender
Informations và nhập đầu đủ các thông tin
yêu cầu > nhấn OK để lưu lại.
- Lúc này, bạn đã hoàn thành được
80% công đoạn của việc gửi Fax trên
Windows 7.


8

- Để xem lại bản Fax sắp gửi đi, bạn nhấn
nút Preview trên thanh công cụ. Khi cảm thấy ưng ý, bạn nhấn
nútSend để bắt đầu gửi đi.

- Để kiểm tra và tải về các bản Fax
mới, bạn có thể nhấn Receive a Fax
Now để thực hiện việc nhận Fax.
3. Cách gửi và nhận Fax trên Windows XP với máy in đa năng
1. Cài đặt thành phần bổ sung Fax Services: Tương tự như trên Windows 7, bạn cần
phải cài đặt thành phần bổ sung để kích hoạt Fax/modem máy tính bằng cách:
- Vào Start > Control Panel > Add or Remove Programs.
- Nhấn Add/Remove Windows
Components để kích hoạt Windows
Components Wizard.
- Trong các danh sách Components, bạn
chọn vào hộp kiểm Fax Services > Next.
- Hệ thống sẽ cài đặt thành phần Fax. Nếu
bạn bị nhắc nhở khi thực hiện cài đặt, hãy đưa
đĩa Microsoft Windows XP CD vào, sau đó
nhấn OK. Cuối cùng, bạn nhấn Finish > Close.


Trên
cửa
sổ Called
Subscriber
Identification (CSID), bạn đánh vào đó thông tin
trong hộp CSID. CSID là thông tin sẽ hiển thị trên
các số Fax gửi đến. Số này sẽ giúp xác nhận rằng bạn
đang gửi Fax đến đúng người nhận. CSID cũng
giống như TSID, sau đó bạn nhấn Next.
- Trên cửa sổ Routing Options, chọn xem bạn có muốn in Fax tự động không. Nếu
không in một cách tự động các Fax gửi đến, chúng sẽ được chứa trong Fax Console. Nhấn
chọn vào hộp kiểm Print it on nếu bạn muốn mỗi bản Fax mà bạn nhận được đều được in
một cách tự động > nhấn Next.
- Trên cửa sổ Completing the Fax Configuration
Wizard, bạn chọn Finish để hoàn tất.
- Fax Configuration Wizard sẽ được đóng và một
thông báo Windows Security Alert sẽ xuất hiện, bạn
nhấnUnblock. Máy tính của bạn hiện giờ đã sẵn sàng
cho việc gửi và nhận Fax thông qua các bước của trình
thuật sĩ. Bạn có thể sử dụng Fax Console để duyệt các
Fax đến và Fax đi, hoặc có thể thực hiện nhận một cách thủ công bằng cách vào File >
Receive a Fax now.


10

V. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY SCAN CĂN BẢN
- Bước 1: bật máy scan, đưa tài
liệu cần scan vào máy

liệu cho nhiều người. Thậm chí trong trường hợp ổ cứng máy tính bị hỏng, dữ liệu trên
điện thoại mất hoàn toàn thì bạn vẫn có thể yên tâm vì đã có một bản sao lưu trữ nội dung
trên Dropbox. Dung lượng tối đa lên đến 52GB (dành cho người sử dụng sở hữu account
của các thiết bị SAMSUNG).
3. OneDrive: là một dịch vụ lưu
trữ đám mây cá nhân miễn phí của
Microsoft, giúp người dùng lưu trữ toàn
bộ các hình ảnh, video và các tài liệu
quan trọng, đồng thời có thể truy cập dữ
liệu dễ dàng từ toàn bộ các thiết bị họ
đang sử dụng.
Được biết đến trước đây với tên gọi
SkyDrive, dịch vụ OneDrive mới của Microsoft cung cấp cho người dùng 7GB lưu trữ dữ
liệu miễn phí - tương đương với khoảng 2800 bức hình chụp từ smartphone 8MP và giúp
người dùng có thể truy cập và xử lý tài liệu trên bất kỳ thiết bị di động và máy tính nào.