PHẦN MỞ ĐẦU
Đất nước ta ngày càng phát triển theo hướng Hiện đại hóa. Sự phát triển đó kéo
theo mọi vật xung quanh cũng phát triển. Do đó, các thiết bị Văn phòng lần lượt ra đời
như: máy in, máy photocopy, máy scan, máy chiếu, máy fax. Những thiết bị này ngày
càng được trang bị theo hướng hiện đại hóa trong các văn phòng hiện đại.
Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực công việc văn
phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến, những thiết bị văn
phòng cũng không ngừng đổi mới luôn xuất hiện những thiết bị văn phòng mới và có
nhiều tiện ích hơn, giúp cho việc thực hiện công việc được nhanh chóng hơn, rút ngắn
được thời gian thực hiện công việc.
Để có thể sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng này thì bản thân người Thư
ký phải có một kỹ năng và trình độ hiểu biết, cũng như cách sử dụng chúng.
Đến với môn học “Chuyên để: Sử dụng thiết bị Văn phòng ”, do thầy Nguyễn
Thanh Đệ hướng dẫn chỉ với thời gian học rất ngắn ngủi. Nhưng đây là môn học hỗ trợ
em có thể học tốt các môn học có liên quan.
Trong quá trình học tập trên lớp em cũng có học qua nhiều môn có liên quan
đến việc sử dụng trang thiết bị văn phòng như môn: Xử lý thư và công văn do thầy –
Tài Lê Khanh hướng dẫn. Thầy hướng dẫn em và các bạn trong lớp khá rõ ràng và chi
tiết về cấu tạo, chức năng cũng như cách sử dụng như thế nào sau cho đúng cách và
cách sửa chữa khi xảy ra sự cố.
Do em học ngành Quản trị Văn phòng nên việc sử dụng các thiết bị văn phòng
là việc thường xuyên và cần phải làm trong công việc. Qua đó, có thể đáp ứng và hoàn
thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó.
Qua môn học này em đã học hỏi được rất nhiều điều từ bạn bè và thầy cô trong
Bộ môn. Qua buổi thực hành đó, em đã có thể sử dụng các thiết bị văn phòng một cách
thành thạo và chuyên nghiệp.
Riêng bản thân em còn là Sinh viên ngồi trên Giảng đường Đại học. Em tin
chắc rằng với những ưu điểm vừa nêu trên, nó có thể giúp em hoàn thành tốt công việc
mà lãnh đạo giao phó.
1
Bên cạnh đó, em cần phải ra sức trau dồi và học hỏi nhiều hơn nữa từ các anh
+ Cách bật máy
+ Cách gắn các sợi dây nguồn trong máy chiếu với máy tính để trình chiếu.
- Máy fax ( do máy này ở Bộ môn bị hỏng nên thầy không có hướng dẫn cụ thể
như những máy kia ).
5. Phương pháp nghiên cứu
Giáo viên hướng dẫn những kiến thức cơ bản về mặt lý thuyết, sau đó giáo viên
hướng dẫn Sinh viên cách thực hành các loại thiết bị văn phòng ra sao. Trong quá trình
thực hành có chỗ nào không rõ, thì sinh viên có thể trực tiếp hỏi giáo viên hướng dẫn
để giáo viên giải đáp những thắc mắc hay câu hỏi của sinh viên ngay tại buổi học. Sau
đó, sinh viên sẽ được chia nhóm để cùng nhau thực hành kết hợp vận dụng lý thuyết
đã học, tìm tòi, học hỏi, chia sẽ ý kiến. Bên cạnh đó, giáo viên còn hướng dẫn cách tìm
một số tài liệu tham khảo liên quan đến môn học để mỗi bạn tự tìm hiểu phục vụ cho
việc học tập.
6. Phương pháp đánh giá
Giáo viên hướng dẫn sẽ thông qua điểm quá trình, điểm kết thúc môn, điểm
trung bình. Điểm quá trình được tính bằng điểm thực hành tại lớp. Điểm kết thúc môn
là làm bài báo cáo. Sau đó tính ra điểm trung bình. Đó là cách để đánh giá mức độ tiếp
thu kiến thức đối với mỗi Sinh viên.
7. Yêu cầu chung đối với mỗi thiết bị văn phòng
- Trong mỗi thiết bị ở trên, thì Giáo viên hướng dẫn yêu cầu cần phải trình bày những
nội dung như sau:
+ Cấu tạo
+ Chức năng
+ Cách sử dụng
+ Các sự cố thường gặp
+ Cách khắc phục các sự cố
4
CHƯƠNG 2. TÌM HIỂU MÁY PHOTOCOPY
I. Khái niệm máy photocopy
Máy photocopy là một loại máy để phục vụ cho việc sao chép các loại giấy tờ, văn
6
26. Bộ phận Drum ( trống )
27. Bộ phận chỉnh hướng giấy lô sấy
2. Chức năng
* Phía trên
- Control Panel: Dùng để thiết lập các thông số khác nhau và thực hiện vận hành
máy chẳng hạn như bắt đầu copy.
- Phím [Power] / (auxiliary power): Nhấn để tắt hoặc bật máy khi copy, in hoặc
Scan. Sau khi tắt phím này, máy sẽ ở chế độ tiết kiệm năng lượng.
- Lấy mở bộ tự động đảo mặt bản sao: Dùng để mở bộ đảo bản sao.
- Cửa bộ đảo bản sao tự động: Dùng khi gỡ giấy kẹt tại bộ đảo bản sao.
- Lẫy mở của hông phải: Dùng để mở cửa hông phải.
- Khay hông (Bypass): Dùng khi in, copy những cỡ giấy không được nạp trong khay
tự động hoặc hoặc giấy đặc biệt như giấy dày, giấy trong , giấy OHP, bì thư, nhãn…
7
- Có thể nạp 150 trang giấy thường; 50 tờ giấy trong OHP hoặc 10 bì thư.
- Khay mở rộng: Dùng để kéo ra khi nạp giấy khổ lớn.
- Guide chỉnh cỡ bản gốc: Chỉnh vừa với độ rộng bản gốc.
- Tấm chặn giấy: Chặn không để giấy rới ra ngoài; Dùng khi có thêm tuỳ chọn Job
Separator.
- Khay giấy copy ra: Tập hợp các tờ copy, in ra với mặt in sấp xuống.
- Cửa trước: Dùng để mở khi thay hộp mực.
- Khay giấy 1: có thể chứa đến 500 tờ. Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng
- Khay giấy 2: có thể chứa đến 500 tờ. Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng.
- Đèn báo hết giấy. Khi số lượng giấy trong khay giảm xuống thì vùng đèn đỏ sẽ
tăng lên
* Bên trong và sau
- Nắp đậy bản gốc. Dùng che bản gốc trên mặt kiếng.
- Mặt kiếng. Quét bản gốc được đặt trên đó.
- Bộ phận đảo hướng giấy. Được lắp đặt sẵn trong bộ phận in để đảo giấy khi in hai
Extra Scan thì phím này sẽ sáng màu xanh lá.
1.5. Phím Fax/Scan: dùng để vào chế độ Fax/Scan. Khi máy đang ở chế độ
Fax/Scan phím này sẽ sáng màu xanh lá.
1.6. Phím Copy: dùng để vào chế độ Copy ( mặc định của máy là chế độ Copy ).
Khi máy đang ở chế độ Copy phím này sẽ sáng màu xanh lá.
1.7. Phím RESET: nhấn để đưa máy trở về chế độ mặc định.
1.8. Phím Interrupt: tạm dừng chu trình copy hiện hành để copy một công việc
khác, muốn trở lại công việc copy ban đầu nhấn Interrupt một lần nữa.
1.9. Công tắc nguồn phụ: dùng để tắt nguồn máy. Tuy nhiên khi có Fax đến hoặc
dữ liệu từ máy in chuyển đến máy vẫn nhận, khi bật công tắc này sẽ in ra.
9
10. Phím STOP: để chấm dứt chu kỳ copy đang thực hiện.
11. Phím START : để bắt đầu chu kỳ copy. (hoặc chu kỳ Scan/ in ấn).
12. Đèn báo Main Power: đèn này sẽ sáng xanh khi ta bật công tắc nguồn chính.
13. Phím Proof Copy: nhấn phím này để in kiểm tra trước một bản trước khi in với
số lượng lớn.
14. Khung phím số: để nhập số bản cần copy và nhập các chức năng số.
15. Phím CLEAR (C): để xoá số bản copy đang hiện hành về 1 (hoặc xoá các cài đặt
số khác khi thiết lập chương trình).
16. Phím MODE CHECK: để kiểm tra các cài đặt của người dùng. Từ màn hình ta
có thể nhập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình có sẵn.
17. Phím Utility/Counter: dùng để hiển thị màn hình Utility/Counter.
18. Phím Mode Memory : dùng để lưu lại các thiết lập copy và gọi ra khi cần.
19. Phím Contrast: để hiệu chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
20. Phím Enlarg Display: để phóng to màn hình cảm ứng.
21. Phím Accessibility: dùng để vào màn hình cho việc thiết lập các chức năng cho
người sử dụng.
2. Các phím trên màn hình cảm ứng
2.1. Màn hình Basic: Bao gồm các chức năng cơ bản, gồm 3 khung sau: Finishing
– Zoom – Paper.
- Chọn Single 2in1 để copy 2 tờ bản gốc thu nhỏ vào 1 tờ copy 1 mặt.
- Tạo sách bằng cách nhấn 4in1/Booklet > Book Creation để tạo 1 quyển sách từ
tập bản gốc (khi đó máy tự động thu nhỏ bản sao để 2 trang bản gốc 1 mặt vào 1 mặt
bản sao. Khi tạo sách hãy nhập bản gốc là Single, bản sao là Double rồi nhấn Booklet
Creation, sau đó nhấn ENTER).
2.5. Màn hình Density
- Để thay đổi độ đậm nhạt của bản sao so với bản gốc, bao gồm:
+ Exposure ( chọn khi muốn bản sao đậm hơn hay nhạt hơn so với bản gốc ).
+ Nhấn các phím Lighter ( Nếu muốn nhạt hơn ) hoặc Darker ( nếu muốn đậm
hơn ).
11
+ Các ô Text / Photo / Text/Photo để chỉnh hình ảnh tối ưu theo ý người dùng.
- Text: chế độ này sẽ cho văn bản sắc nét nhất (ngầm định).
- Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho bản sao hình
ảnh có chiều sâu và trung thực nhất.
- Text/ Photo: Máy sẽ tự động nhận dạng khu vực nào trên bản gốc là văn bản, khu
vực nào là hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho ra bản sao hoàn hảo
- Gồm các mục:
• Cover Mode: để tạo trang bìa cho tập bản copy.
• Pager Insertion: để chèn 1 trang giấy trắng vào tập bản copy. Nhấn Pager Insert
rồi nhấn vị trí trang sẽ chèn, sau đó nhấn ENTER).
• OHP Inter Leaving (Dùng khi copy trên giấy trong suốt, cứ mỗi tờ copy giấy
trong suốt máy sẽ chèn thêm 1 trang giấy trắng không copy vào tập bản sao. Nhấn
OHP Inter Leaving, nhấn kiểu chèn (1 trong 4 kiểu) rồi nhấn ENTER.
• File Margin ( Để tạo lề cho bản sao ). Có 2 kiểu tạo lề là tạo lề trái và tạo lề đầu
trang ( Độ rộng lề được tạo từ 1 -> 20mm ). Nhấn File Margin – Chọn kiểu lề muốn
tạo – Chọn độ rộng lề – ENTER.
• Edge/ Frame Erase : (Xoá cạnh/ khung). Để xoá lề của bản sao nhằm tạo các bản
sao sạch đẹp. Có 3 chế độ xóa là: Xoá lề trái, Xoá đầu trang, Xoá khung với độ rộng
mép xóa từ 1 -> 20mm.
• Đặt tập bản gốc ngửa mặt vào bộ nạp bản gốc tự động (Có thể tới 40 trang bản
gốc). Sau đó chỉnh miếng chặn giấy cho vừa kích thước bản gốc, nếu không bản gốc
dễ bị kéo lệch hoặc rách.
• Có thể đặt bản gốc theo chiều ngang hoặc dọc, nhưng nếu cỡ giấy A4 nên đặt
ngang để tăng tốc độ sao chụp.
• Nếu đặt trên ADF nhiều loại bản gốc khác nhau tương ứng với các cỡ giấy có
trong khay giấy, cần nhấn phím MixedOrig. góc dưới bên phải màn hình Basic.
13
• Chú ý: Không đặt tập bản gốc cao hơn dấu và không nên đặt bìa cứng, các tập
giấy nhăn, mỏng hoặc có ghim vào khay nạp bản gốc tự động.
- Đặt bản gốc trên kính chụp:
• Dùng khi bản gốc là bìa cứng, sách hoặc vật thể 3 chiều:
• Nâng nắp máy (hoặc ADF lên), đặt bản gốc lên kính, chỉnh theo thước bản gốc
mà góc lấy chuẩn là góc trên bên phải của kính ( có dấu ).
• Máy sẽ tự động quét theo kích thước bản gốc trên kính, hoặc quét theo kích
thước vật thể 3 chiều trên kính.
- In bản sao ra khi đã bỏ bản gốc khỏi máy:
+ Chức năng này được cung cấp khi kích hoạt chế độ Memory Recall.
* Để kích hoạt Memory Recall, thực hiện các bước sau:
- Nhấn phím UTILITY , màn hình Utility xuất hiện.
- Nhấn ô User’s Choice
- Nhấn vào ô 1 / 6
- Nhấn ô Memory Recall
- Nhấn ON, sau đó nhấn ENTER
- Thoát khỏi màn hình UTILITY bằng cách nhấn EXIT
* Để copy sau khi bản gốc đã bỏ ra khỏi máy làm các bước sau:
- Thực hiện các bước copy như phần 1.
- Sau khi máy copy xong, trên màn hình hiện phím Job Recall.
- Muốn copy/ in tiếp ra các bản sao mà không cần bản gốc, nhấn phím Job Recall.
- Nhập số bản copy cần tạo.
+ Kẹt ở khối sấy (phần giấy ra):
- Mở cửa hông trên
15
- Kéo tờ giấy kẹt khỏi khối sấy theo chiều giấy ra (Chú ý tránh đụng vào bề mặt lô
sấy vì có thể bị bỏng do khu vực này rất nóng ).
- Đóng cửa lại.
- Kẹt giấy tại phần lấy giấy:
+ Mở cửa hông dưới.
+ Kéo khay giấy hiện hành đang chụp ra.
- Kéo tờ giấy kẹt theo chiều giấy ra khỏi phần lấy giấy, chú ý tránh chạm vào bề
mặt của DRUM vì có thể gây xước DRUM, ảnh hưởng đến chất lượng bản chụp.
- Đóng cửa lại.
- Đóng khay giấy lại
4.5. Khi máy báo cửa máy mở
- Khi 1 trong các cửa hoặc nắp hốc mực chưa đóng, máy sẽ phát tiếng kêu báo sự
cố và đồng thời trên màn hình hiện thông báo “The section indicated by →
is open. Please close it properly". Và hiển thị vị trí cửa mở trên màn hình. Lúc này
cần đóng lại cửa máy.
IV. Các bước tiến hành photocopy
* Photocopy kiểu thông thường:
1. Đặt bản gốc cần copy lên mặt kính
2. Đóng nắp đậy bản gốc lại
16
3. Nhấn phím Enter để chọn cỡ bản gốc
4. Chọn số bản chụp và nhấn phím START để bắt đầu copy
* Photocopy 2 mặt:
- Gồm các bước sau:
1. Đặt bản gốc lên mặt kính
17
2. Nhấn phím 2 – Side Copy
phóng lên bề mặt drum. Phần điện tích trên mặt drum được chiếu sáng trở thành dẫn
điện. Điện tích trong các vùng đó di chuyển về phía mát. Bề mặt drum chỉ còn lưu giữ
lại hình ảnh điện tích không thấy được của tài liệu gốc (ảnh tĩnh điện ẩn).
3. Hiện hình:
20
- Trong bước hiện hình tài liệu gốc, ảnh tỉnh điện ẩn được tiếp xúc với các hạt mực
có điện tích khác dấu. Vì vậy các điện tích khác dấu hút nhau, mực sẽ bám vào các
vùng có điện tích trên drum, tạo thành hình ảnh bằng mực thấy được trên bề mặt drum.
4. Chuyển hình:
- Trong bước này, hình ảnh bằng mực trên drum được chuyển lên giấy, theo các
công đoạn sau:
a) Giấy được đưa đến tiếp xúc với mặt drum. Điện tích mạnh được đưa vào mặt sau
tờ giấy (phía dưới drum), lúc này hình ảnh bằng mực trên mặt drum bị hút về phía mặt
giấy tiếp xúc với drum mạnh hơn so với drum (điện tích trên mặt drum < hơn điện tích
phía sau mặt giấy) lên mực tách khỏi drum bám vào mặt giấy.
b) Khi chuyển hình ảnh, giấy bám chặt lên drum, do giấy có điện tích mạnh. Bước
này sẽ tách giấy ra khỏi drum bằng cách đưa trường điện xoay chiều mạnh vào mặt sau
tờ giấy để trung hòa mọi điện tích, khi điện tích đã được loại bỏ giấy rơi khỏi drum .
(thường có mấy cò đỡ, hướng giấy đi).
5. Nung chảy mực:
Đến Qua bộ sấy.
6. Làm sạch :
Gạc bỏ mực còn sót lại trên drum.
7. Xóa:
Bước này sẽ loại bỏ điện tích bất kỳ còn lưu lại trên bề mặt drum trước khi thực
hiện quy trình tiếp theo. Điều này được tiến hành bằng cách dùng nguồn sáng của đèn
xóa chiếu sáng toàn bộ bề mặt drum (drum quay).Khi đó toàn bộ mặt drum trở thành
vật dẫn và mọi điện tích còn sót lại sẽ được dẫn về phía mát.
8. Bước này cung cấp lớp điện tích đồng đều trên mặt drum (corona phóng điện cao
áp) là yêu cầu rất quan trọng; nếu không ảnh tĩnh điện ẩn sẽ không đều khi hiện hình,
và mực từ được ép lên giấy. Bên dưới bề mặt giấy in có nguồn điện cao áp mạnh hơn
nhiều so với điện tĩnh đã tích trên trục, do đó các hạt mực từ được hút và dính chặt vào
bề mặt giấy.
Khử điện tích cao áp bằng nguồn điện cao áp xoay chiều: Giấy được đưa ra khỏi
trục in và đẩy qua bộ trục ép dưới sức ép của trục, sức nóng của đèn nung. Bộ trục ép
gồm 3 trục, một trục bằng nhựa mềm có tác dụng ép chặt mực từ, trục thứ 2 mang
22
nhiệt độ cao (khoảng 150oc) làm nóng chảy mực, dán lên mặt giấy, trục thứ 3 phủ bên
ngoài một lớp nỉ tẩm dầu dùng chùi sạch mực còn sót trên bề mặt trục có nhiệt độ cao.
Nguồn điện cao áp tiếp tục khử hết điện tích dư trên bề mặt trục in, phần mực in được
gột sạch đưa trở về hộp.
VII. Những sự cố thường gặp
Máy Photocopy có độ phức tạp khá cao với các bộ phận chức năng tinh vi như:
Phần so sánh và điều chỉnh độ đậm nhạt của mực in, phần ngưng máy tự động khi có
sự cố (kẹt giấy hay hết mực) bộ nhớ hạn định số lần sao chụp, bộ phận điều khiển
phóng to hay thu nhỏ, phần phát hiện và báo nơi hư hỏng các phần này chủ yếu được
thực hiện bằng vi mạch điện tử, nên khi sử dụng phải ít nhiều hiểu biết về nguyên tắc
của nó:
Do độ nhậy khá cao của các phần cảm biến báo sự cố nên nhiều khi máy báo ”sự
cố giả”, trong trường hợp này, chỉ cần tắt nguồn cung cấp, sau đó đóng lại thì máy sẽ
hoạt động bình thường.
VIII. Các hư hỏng thường gặp
1. Không có hình: Thường do mất mát trục in (trục cảm quang).
2. Hình bị bẩn: Thường do bộ phận gột mực trục in và trục nhiệt ép nóng bị hỏng.
3. Kẹt giấy: Có thể do giấy xấu, mỏng, hoặc do bộ phận cảm biến báo kẹt giấy bị
hỏng.
4. Xước hình: Bình thường do mực xấu hay trục quay quá cũ, cũng có thể do tĩnh
điện đã yếu.
- Máy sử dụng hiệu ứng tĩnh điện lại có nhiều trục cán, nên cần sử dụng loại giấy
khô ráo, nhẵn tốt để bản sao được đẹp và bảo vệ tuổi thọ của máy.
trữ trong các thiết điện tử.
II. Cấu tạo của máy in
* Gồm các bộ phận sau:
- Khay nạp giấy
- Khay để giấy
- Dây nguồn
- Catolog
25
Copyright: Tài liệu đại học ©