LỜI CẢM ƠN
Có thể nói, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian
thực tập từ 10/4/2016 đến 18/7/2016, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ
của tập thể cán bộ, công chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang và Quý
thầy, cô. Để có được kết quả Khóa luận hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và
sự tri ân sâu sắc tới toàn thể Lãnh đạo và cán bộ, công chức Sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Bắc Giang cùng Ban Giám hiệu, các thầy, cô giáo giảng viên trường Đại
học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ em
đặc biệt là Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên và các thầy, cô giáo trong Khoa Hệ thống thông
tin kinh tế đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý
báu cho chúng em, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian vừa qua để em
có thể hệ thống hóa các kiến thức, kỹ năng và vận dụng chúng trong đề tài khóa luận
tốt nghiệp một cách có khoa học và sáng tạo; Rèn luyện và nâng cao khả năng tư duy,
tính tự chủ, độc lập trong công trình nghiên cứu khoa học để em hoàn thành tốt khóa
luận này.
Với thời gian nghiên cứu không dài vì vậy Khóa luận không tránh khỏi sự thiếu
sót. Kính mong được sự quan tâm, giúp đỡ của Ban Giám hiệu nhà trường và các thầy,
cô giáo trong Khoa để Khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày tháng năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Liên


CAM ĐOAN
Khóa luận tốt nghiệp là tổng hợp toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học để
đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện, đồng
thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Em xin cam đoan về nội dung
khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của

1.2.4.1. Sơ đồ................................................................................................. 17
1.2.4.2. Diễn giải sơ đồ ................................................................................. 19
1.3. Công tác quản lý văn bản đến ..................................................................... 19
1.3.1 Khái niệm về văn bản đến.....................................................................................19
1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến...........................................................................20
1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đến..............................................................................20
1.3.3.1 Tiếp nhận văn bản đến........................................................................ 20
1.3.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến......................................................... 22


1.3.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến......................................................... 24
1.3.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến ..................... 26
1.3.4. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến....................................................................27
1.3.4.1. Sơ đồ................................................................................................. 27
1.3.4.2. Diễn giải sơ đồ .................................................................................. 28
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ THÔNG
TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC GIANG ................................................. 30
2.1. Tổng quan về Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang................... 30
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển......................................................................30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở TT&TT Bắc Giang..........................................................33
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản của Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Bắc Giang .................................................................................................... 34
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Bắc Giang ......................................................................................................................34
2.2.1.1. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Sở Thông tin và Truyền thông 35
2.2.1.2. Thực trạng chung .............................................................................. 37
2.2.1.2. Một số ưu điểm, hạn chế ................................................................... 38
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Bắc Giang ......................................................................................................................40

Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi............................................................................... 13
Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi................................................................. 14
Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác .................... 15
Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện ................................................................ 16
Hình 1.7: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi............................................................ 18
Hình 1.8: Mẫu dấu “ĐẾN” của cơ quan, tổ chức ..................................................... 21
Hình 1.9: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến ............................................................... 23
Hình 1.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ................................................................... 23
Hình 1.11: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến ...................................................... 27
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang ........ 33
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi............................................................ 35
Hình 2.3: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến ......................................................... 40
Hình 3.1: Cửa sổ đăng nhập vào hệ thống phần mềm ............................................... 49
Hình 3.2: Giao diện chính phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc ........ 50
Hình 3.3: Chức năng “Tạo mới văn bản” đối với văn bản giấy ................................ 51
Hình 3.4: Các văn bản đến qua hòm thư điện tử ....................................................... 52
Hình 3.5: Tạo văn bản đến từ Email ......................................................................... 52
Hình 3.6: Xử lý văn bản trên phần mềm................................................................... 53
Hình 3.7: Tạo mới văn bản đến từ Email .................................................................. 53
Hình 3.8: Văn bản sau khi được đăng ký ................................................................. 54
Hình 3.9: Chức năng Đang cập nhật văn bản ........................................................... 54
Hình 3.10: Chức năng Đang phân xử lý văn bản ...................................................... 55
Hình 3.11: Chức năng Đang xử lý văn bản ............................................................... 55


Hình 3.12: Chức năng Đã xử lý xong....................................................................... 56
Hình 3.13: Chức năng Tạo mới văn bản đi ............................................................... 57
Hình 3.14: Chức năng Đang soạn văn bản ............................................................... 58
Hình 3.15: Chức năng Đang phát hành văn bản ....................................................... 58
Hình 3.16: Chức năng Điều chỉnh sổ tài liệu ........................................................... 59

HĐND

Hội đồng nhân dân

4

UBND

Uỷ ban nhân dân

5

TT&TT

Thông tin và Truyền thông

6

VB

Văn bản

7

CCVC

Công chức, viên chức


LỜI MỞ ĐẦU

mỗi Quốc gia. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan
nào cũng không thể không coi trọng công tác này.

1


Hiện nay, công tác Quản lý văn bản đã được tiến hóa theo xu hướng phát triển
CNTT. Ứng dụng nhiều phần mềm vào công tác văn thư để giảm thiểu các khâu
nghiệp vụ, giấy tờ và tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và đáp ứng được yêu
cầu tin học hóa trong công tác văn phòng.
Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn
luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Em xin chọn đề tài
“Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Bắc Giang”.
Mục đích của đề tài
Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với ngành quản trị văn phòng và công
việc văn thư đang làm. Giúp hiểu sâu hơn về vai trò cũng như sự cần thiết của CNTT
trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước và đặc biệt là trong công tác quản lý văn
bản. Để thấy được những thuận lợi, khó khăn trong việc nâng cao hiệu quả công tác
quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản và việc ứng dụng phần mềm quản
lý văn bản và điều hành công việc vào công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và
Truyền thông tỉnh Bắc Giang.
Nội dung Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:
Chương 1. Tổng quan về công tác quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền

1.2.1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng
có liên quan gọi là văn bản đi. Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ
do cơ quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến các cơ quan, tổ chức khác nhằm giải quyết
các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình.
Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết
của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị,
Quyết định của UBND... cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế

3


hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường.... Ngoài ra văn bản đi còn
có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan
cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn
bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát
chúng thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên
quan cũng nhằm thực thi công vụ.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ
chức;
Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu
Dự thảo, Dấu Thu hồi…
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách
chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…
Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt
động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát hiện những sai
sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản
không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có
liên quan.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

5


Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ
số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn
bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để
tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...
 Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban hành văn bản

- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn
bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối
lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản.
Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ
quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.
- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA.
- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại
gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản
lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành;
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng
dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày, tháng, năm của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ
quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
1.2.3.2. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật
Nhân bản

7


Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận

quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập

8


nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc
một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên
lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm thì có
thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị
(Cá biệt).
* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập
ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật
của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết
phải lập sổ riêng.
- Đăng ký văn bản đi
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng
bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn,

bản

Ngày
tháng
văn bản

(1)

(2)

Tên loại và Người
Nơi
Đơn vị,
Số
trích yếu nội
ký
nhận
người nhận lượng
dung văn bản
văn bản
bản lưu
bản
(3)

(4)

(5)

(6)


“Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí
mật của Nhà nước.
Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng có bổ
sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.
Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính
Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo
Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban
hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ.
1.2.3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan
phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm

11


lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu
lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối
tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào
yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ,
quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ
vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để
tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn
bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:
Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn và trình bày bì
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải
để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải


Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi
Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường,
quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí
đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ.
Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì
phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong,
hồ dán phải dính, khó bóc.
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:

13


+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ
Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ
người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ
mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:
+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật

Ghi chú

(4)

(5)

(3)

Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi

14


Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày
nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký
văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số
5. Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được
thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ
quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển
giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
Số, ký



văn

yếu nội

văn

nhận

bản

bản

bản

dung

bản

bản lưu

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

bản

Số lượng
bì

Ký nhận và dấu
bưu điện

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện
Hướng dẫn cách ghi các cột
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện

1.2.3.5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong
hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số,
ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng
tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ và đáp ứng kịpthời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.
1.2.4. Sơ đồ Quy trình quản lý văn bản đi
1.2.4.1. Sơ đồ

17