LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô của
trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông thái nguyên, đặc biệt là các
thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường đã tạo điều kiện cho em thực tập
ở Phòng Nội vụ huyện Việt Yên để có nhiều thời gian cho khóa luận tốt nghiệp. Và
em cũng xin chân thành cám ơn thầy Vũ Xuân Nam và cô Nguyễn Thu Hằng đã
nhiệt tình hướng dẫn em hoàn tành tốt khóa thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực
tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý
luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học
thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo khóa luận tốt
nghiệp sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày

tháng

năm 2016

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths Vũ Xuân Nam. Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc
phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có

1.2.1. Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ ..............................................9
1.2.2. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ ........................................................10
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN,
TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN ........................................18
2.1. Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang...............................18
2.1.1. Chức năng .............................................................................................18
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................18
2.2. Thực trạng quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên 19
2.2.1. Thực trạng.............................................................................................19
2.2.2. Ưu điểm ................................................................................................20
2.2.3. Nhược điểm ..........................................................................................20
2.2.4. Biện pháp. .............................................................................................21
2.3. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản. ................................................................24
2.3.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến............................................24
2.3.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi. ..............................................31
2.4. Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên...............38
2.4.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên .......38
2.4.2. Chỉnh lý tài liệu.....................................................................................41


2.4.3. Xác định giá trị tài liệu ..........................................................................53
Chương 3. THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI
LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN................................................56
3.1. Đặt vấn đề ...............................................................................................................56
3.2. Giải quyết vấn đề ...................................................................................................56
3.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến...............................................................57
3.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi. ................................................................60
3.2.3. Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện
Việt Yên. ........................................................................................................62
3.3. Kết quả đạt được ....................................................................................................66

Hình 3.14: Chức năng phân loại theo từng chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác
giả văn bản: UBMTTQ các xã, thị trấn, Phòng Nội vụ….......................................73
Hình 3.15: Chức năng sắp xếp tài liệu theo ngày, tháng, năm ...............................73
từ thấp đến cao hoặc ngược lại ..............................................................................73
Hình 3.16: Chức năng tài liệu, lọc tài liệu..............................................................74


DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
1.

HĐND:

Hội đồng nhân dân

2.

UBND:

Ủỷ ban nhân dân

3.

QLVB:

Quản lý văn bản

4.

BHXH:


Mặt trận tổ quốc

10

CSDL:

Cơ sở dữ liệu


LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong
mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền
thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được
xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với
việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh
hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền
vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công
cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không
thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan
hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công
tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Cá nhân tôi đã nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Được sự chấp thuận của lãnh đạo trường Đại học Công nghệ Thông tin
và Truyền thông, lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Việt Yên hơn ba tháng từ ngày

Nội dung khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại Phòng
Nội vụ huyện Việt Yên.
Chương 3: Thiết kế quy trình quản lý và lưu trữ, văn bản tài liệu tại phòng
Nội vụ huyện Việt Yên.
Bắc Giang, ngày

tháng

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng

2

năm 2016


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ
VĂN BẢN, TÀI LIỆU.
1.1. Khái quát về công tác quản lý văn bản.
1.1.1. Các Khái niệm cơ bản.
Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi,
câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học
kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được

qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
1.1.2. Ý nghĩa, vai trò, chức năng và các giải pháp quản lý văn bản.
* Ý nghĩa
Làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ…
Giữ gìn được những tài liệu và thông tin cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi
hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
* Vai trò
Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà
quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có
tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường
thì biến động khôn lường.
Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành
và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới
phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung
ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh.
Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.

4


Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý. Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị
quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm
qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực
hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt
động quản lý.
Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh,
các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các
quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.
Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội
do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải
quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó.
Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo.
Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ,
dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở
xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ
quan tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và
các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan
quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân
có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với
UBND huyện, các sở, ban, ngành.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải
quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất,
cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải
quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung

bằng Microsoft Excel hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước lựa
chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu
quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Đổi mới
quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công
việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều
hành công việc cơ quan nói chung.
Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh
mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp
lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành
7


ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều, góp phần quan trọng cho công
tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu
vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới.
- Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi công việc, cụ thể: Giấy mời
họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của
cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; Các đơn vị trực
thuộc đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành phải sử dụng
để trao đổi: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các
chương trình, kế hoạch; công văn; Sử dụng phối hợp, hệ thống thư điện tử trong
quản lý văn bản và điều hành công việc; Triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu
trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên
chức qua mạng.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước
hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác.
- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và
điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước hoặc với các
cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại
hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan;

dụng theo quy định của pháp luật.
* Ý nghĩa
a. Về chính trị
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục
vụ cho các nhu cầu kha i thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những
thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm
căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục
đích chính đáng của công dân.
b. Về kinh tế
Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên
cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị
hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu
trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được
tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.
c. Về nghiên cứu khoa học
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để
biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt
động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.

9


Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc bịêt của dân tộc. Cùng với các
loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di
chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội
hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự
xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong
những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất
hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của

chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.
c. Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời đại lịch sử
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo khối phông
1.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu
a. Khái niệm:
“Chỉnh lý tài liệu”: là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định
giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
b. Yêu cầu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh
lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
Được xác định thời hạn bảo quản;
Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
c. Nguyên tắc
* Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông
Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau
chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn
chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình
thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp
xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh
lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu.
11




12


Trình tự tiến hành
Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá
nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Có thể phải đọc trực
tiếp tài liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu
chuẩn bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng
chưa lập hồ sơ, bó gói.
Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều người cùng tham gia
thì phân công mỗi người khảo sát một phần.
Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát
* Thu thập bổ sung tài liệu
Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn
thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và thành
phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ
của các cá nhân liên quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
* Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
- Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt
động của đơn vị hình thành phông và những biến động (nếu có) của đơn vị hình
thành phông hoặc khối tài liệu.
- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành
phông hoặc khối tài liệu, những biến động (nếu có).

+ Các báo cáo thống kê (nếu có);
+ Các tư liệu khác có liên quan như: bài viết, hội thảo về công tác lưu trữ của
cơ quan…
Ngoài ra có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ lãnh đạo và nhân
viên làm việc trong cơ quan, đặc biệt là cá bộ làm việc tại văn phòng và phòng lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể biên soạn riêng
hoặc gộp thành một bản.

14


* Xác định và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc,
phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc
khối tài liệu. Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ
vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài
liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau
này. Tuỳ thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong
những phương án phân loại tài liệu sau:
- Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: - Phương án “thời gian – cơ cấu tổ
chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay
thay đổi;
- Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi những chức năng, nhiệm vụ tương
đối ổn định;
- Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ
ràng hoặc đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;
Trong trường hợp phân loại khối tài liệu của một phông có thể áp dụng

cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.
* Chuẩn bị phương tiện chỉnh lý
- Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác.
- Chuẩn bị văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp,
mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo...).
e. Tiến hành chỉnh lý tài liệu
- Phân loại tài liệu
- Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
- Biên mục phiếu tin
- Hệ thống hóa hồ sơ
- Biên mục hồ sơ:
+ Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:
+ Biên mục bên ngoài
- Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)
- Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Thống kê tài liệu hết giá trị
16


+ Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
- Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài
liệu lên giá, tủ
+ Đánh số chính thức
+ Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp
+ Viết và dán nhãn hộp
+ Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ
- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
+ Lập mục lục hồ sơ
+ Đóng quyển mục lục
+ Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá

Thi đua khen thưởng, lưu trữ nhà nước từ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân huyện Việt Yên.
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc đơn vị hành chính thuộc Ủy ban
nhân dân huyện Việt Yên, là cơ quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực như: tổ chức, biên chế các cơ quan
hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa
giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị
trấn, văn thư – lưu trữ nhà nước hội, tổ chức phi chính phủ, tôn giáo, thi đua khen
thưởng, công tác thanh niên.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự
chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế và các mặt công tác của ủy ban nhân dân Huyện,
đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ của Sở Nội Vụ.
2.1.1. Chức năng
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà
nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; Cán bộ
công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã thị trấn; Hội, tổ chức phi
chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình ủy ban nhân dân huyện về các văn bản hướng dẫn công tác nội vụ trên
địa bàn huyện và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, ngắn hạn, năm năm và hằng năm; chương trình, biện pháp tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
18


Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao.