PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỢP
ĐỒNG BẢO HIỂM
3.1. Tìm hiểu chung về nghiệp vụ và sản phẩm bảo hiểm
3.1.1. Quy trình khai thác hợp đồng bảo hiểm của nghiệp vụ viên (Cán bộ
khai thác)
Nội dung các bước khai thác
a > Tiếp thị, nhận YCBH từ khách hàng
Cán bộ khai thác có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi
hoặc trao đổi các thông tin về các sản phẩm của BHDK nhằm giới thiệu các
nghiệp vụ bảo hiểm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kịp thời nắm bắt
những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để tư
vấn, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm hoặc có thay đổi phù hợp.
Cán bộ khai thác chủ động khai thác nguồn tin từ khách hàng (hoặc qua các
cơ quan quản lý, đại lý, cộng tác viên, môi giới, cơ quan thông tin đại chúng)
thông báo các vấn đề liên quan đến tài sản, hàng hoá cần được bảo hiểm.
Xử lý ban đầu khi cán bộ khai thác nhận được thông tin từ khách hàng: Tìm
hiểu thêm các thông tin về nguồn vốn, khả năng tài chính, khả năng tham gia
bảo hiểm của khách hàng… và có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng khai chi
tiết các thông tin cần thiết theo đúng mẫu: Bản câu hỏi đánh gía rủi ro.
BHDK sẽ cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá ruủi ro và
các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng.
Khuyến cáo với khách hàng: Hợp đồng bảo hiểm sẽ không có gía trị nếu
khách hàng cung cấp hoặc kê khai sai hoặc không khai báo những chi tiết quan
trọng có liên quan đến tài sản, hàng hoá yêu cầu bảo hiểm.
b> Đánh giá rủi ro
Thông qua các số liệu thống kê và thực tiễn hoạt động của khách hàng, cán
bộ khai thác tham mưu cho lãnh đạo về chính sách khách hàng, về công tác
quản lý rủi ro và khả năng triển khai dịch vụ. Kết hợp với bộ phận bồi thường
để tính được hiệu quả bảo hiểm đối với từng khách hàng, theo từng năm nghiệp
kịp thời, đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí và các điều kiện, điều khoản bảo
hiểm cho thích hợp.

sẽ có cuộc gặp gỡ để trao đổi và tính toán lại phương án chào phí.Trong quá
trình đàm phán, các yếu tố liên quan tới những quy tắc bảo hiểm, điều kiện, điều
khoản, phí bảo hiểm, hồ sơ số lliệu về khách hàng, chính sách khách hàng và
phí của các nhà tái bảo hiểm hàng đầu sẽ được lãnh đạo Công ty xem xét để giải
quyết định mức phí phù hợp, đáp ứng được nhu cầu bảo hiểm của khách hàng
và chính sách phát triển kinh doanh của Công ty.
d> Chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm (nếu có)
Sau khi nhận được thông báo đồng ý tham gia bảo hiểm của khách hàng,
CB khai thác chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm.
Lấy số Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Trước khi cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, phải tiến hành lấy số Đơn/
Hợp đồng/ GCN bảo hiểm theo quy định Mã đơn bảo hiểm QĐ.03. Số Đơn/
Hợp đồng/ GCN bảo hiểm phải được ghi vào sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của
Công ty/ CN/ VPĐD.
Cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Tiến hành cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm dựa trên những thông tin
đã được cung cấp, áp dụng chung cho nghiệp vụ như sau:
• Kiểm tra các thông tin, chứng từ, GYC bảo hiểm, phê duyệt của lãnh đạo
Công ty (nếu có).
• Cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm theo mẫu
• Tính phí bảo hiểm, thông báo thu phí, sửa đổi bổ sung và/hoặc huỷ đơn
bảo hiểm.
Chú ý khi cấp Đơn theo Hợp đồng bảo hiểm bao/Hợp đồng bảo hiểm
nguyên tắc:
Phí của Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc có thể xem xét giảm so với
đơn bảo hiểm cấp lẻ, do rủi ro được phân tán tốt hơn.
Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được lấy số và theo dõi riêng. Sauk
hi dự thảo hợp đồng cần lấy ý kiến khách hàng trước khi trình lãnh đạo ký. Nếu
không có yêu cầu gì đặc biệt, Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được lập
thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau.

nộp phí bảo hiểm thì cần đôn đốc khách hàng nộp phí (qua điện thoại,
fax, điện tín, công văn). Qúa thời hạn thu phí bảo hiểm 01 tháng mà
khách hàng vẫn chưa nộp, cần báo cáo lãnh đạo Công ty, Phòng/ bộ phận
TCKT để có biện pháp giải quyết.
• Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng liên quan đến đơn/ quy
tắc/ điều kiện/ điều khoản bảo hiểm đã cấp: trong quá trình thực hiện hợp
đồng nếu có bất cứ thay đổi nào từ phía Công ty hoặc khách hàng thì cán
bộ khai thác có trách nhiệm trao đổi với khách hàng, lập thành văn bản
nội dung thay đổi, báo cáo lãnh đạo và thông báo tới các bộ phận liên
quan. Các thay đổi có ảnh hưởng đến rủi ro được bảo hiểm cần trao đổi
với phòng TBH trước khi chấp nhận bảo hiểm, nếu cần sẽ phải tính thêm
phí. Bản sửa đổi bổ xung cho các thay đổi này được lưu cùng các tài liệu
đã có.
Theo dõi tái tục.
• Đối với các dự án lớn Công ty quản lý, khi kết thúc thời hạn bảo hiểm
phải có báo cáo tổng kết về các dịch vụ bảo hiểm.
3.1.2. Mô tả thuộc tính, đối tượng các dịch vụ của BHDKVN (gọi
chung là Công ty)
3.1.2.1. Mô tả Hợp đồng bảo hiểm và dịch vụ bảo hiểm của BHDKVN
Một hợp đồng bảo hiểm của Công ty chỉ chứa một loại hình dịch vụ bảo
hiểm. Dịch vụ của Công ty được mô tả theo các thuộc tính sau:
• Loại hình dịch vụ: Bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm tàu, bảo hiểm xe cơ
giói…
• Mã hiệu dịch vụ:…
• Thời hạn bảo hiểm: 1chuyến (vài ngày đến 01 tháng), 01 năm…
• Số tiền bảo hiểm: là mức trách nhiệm mà khách hàng muốn bảo hiểm cho
sản phẩm (dịch vụ) của mình.
• Phí bảo hiểm:là khoản tiền mà khách hàng phải đóng theo một thời hạn
nhất định phụ thuộc vào tỷ lệ phí.
Thời hạn đóng phí:

11%
3. Các loại BH khác còn lại 14%
Tỷ lệ này do công ty quy định, mục đích của bảng tỷ lệ này là dùng để tính
hoa hồng cho các cán bộ khai thác dựa vào Hợp đồng bảo hiểm mà họ đang
theo dõi.
Mỗi hợp đồng bảo hiểm mà cán bộ khai thác theo dõi khi đến kỳ thu phí
thì cán bộ sẽ thu phí của hợp đồng. Sau đó dựa vào số phí đã thu đó để tính hoa
hồng của hợp đồng đó theo công thức;
Số hoa hồng = Số phí * Tỷ lệ hoa hồng
Đặc điểm của bảng tỷ lệ hoa hồng chi trả trực tiếp phụ thuộc vào:
• Loại ngghiệp vụ bảo hiểm
• Tần suất đóng bảo hiểm
• Năm hợp đồng thứ mấy
3.2. Xây dựng hệ thống quản lý hợp đồng bảo hiểm tại chi nhánh BHDK-
KV Tây Bắc
3.2.1. Khảo sát và phân tích
3.2.1.1. Thực trạng và các vấn đề xem xét
Qua nghiên cứu nghiệp vụ, hợp đồng bảo hiểm chứa rất nhiều thuộc tính
về sản phẩm bảo hiểm và khách hàng. Việc quản lý các dữ liệu của hợp đồng là
rất phức tạp.
Từ trước đến nay việc quản lý hợp đồng bảo hiểm tại chi nhánh BHDK-
KV Tây Bắc được tiến hành một cách thủ công ở tất cả các khâu, do vậy còn tồn
tại rất nhiều vấn đề, đó là:
• Do việc lưu trữ hợp đồng một cách thủ công nên không có cách nào
nhanh chóng để lọc được các hợp đồng đến ngày thu phí.
• Việc quản lý tình hình hợp đồng đến ngày đáo hạn cũng rất khó khăn.
• Việc tính hoa hồng, tính phí được diễn thủ công nên tốn nhiều thời gian.
Đồng thời đến cuối tháng muốn lập báo cáo tổng hợp về số hoa hồng, số
phí đã tính trong tháng thì phải mất thời gian tập hợp số liệu của các cán
bộ riêng lẻ.

khai thác, theo loại hợp đồng, theo định kỳ đóng phí…
3.2.2. Phân tích hệ thống quản lý hợp đồng Bảo hiểm tại BHDK-chi nhánh
KV Tây Bắc
3.2.2.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) hệ thống
thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ bằng các sơ
đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
- Xử lý
Tin học
hoá hoàn toàn
Giao tác
người - máy
Thủ công
- Kho lưu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin

Tin học hoá
Thủ công