LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm
giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè.
Trước tiên, xin trâng trọng cảm ơn Ths. Vũ Xuân Nam, ThS. Nguyễn Thu
Hằng; thầy, cô đã định hướng cho chủ đề nghiên cứu về mặt khoa học và tận tình
giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các thầy giáo, cô giáo khoa Hệ
thống thông tin kinh tế - trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông
Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực
hiện khóa luận này.
Xin trân trọng cảm Ban Thường vụ Đảng ủy xã Xuân Lương - huyện Yên
Thế - tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh Viên

Sầm Nam Khánh

1


LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:
Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài
liệu bằng phần mềm Microsoft Excel tại Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương”, đây
là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều
nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả
nghiên cứu của khóa luận chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu
khóa học nào trước đây.


VIẾT

DANH MỤC HÌNH
ẢNH……………………………………………………............
LỜI
ĐẦU………………………………………………………………………1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

3

3

1.1.1 Khái niệm văn phòng 3
1.1.2 Chức năng của văn phòng và nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

3

1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng

4

1.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ

5

1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư

5

1.3.3 Tính chất của công tác lưu trữ 17
1.3.4 Chức năng của công tác lưu trữ

18

1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ 18
1.3.6 Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ 18
Chương 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ
TÀI
LIỆU
TẠI
VĂN
PHÒNG
ĐẢNG
ỦY
XUÂN
LƯƠNG……………………………20
2.1. Giới thiệu về Đảng bộ xã Xuân Lương
2.1.1. Ban Chấp hành đảng bộ xã

20

2.1.2. Ban Thường vụ đảng ủy

22

20

2.1.3. Thường trực đảng uỷ 24
2.1.4 Trách nhiệm và quyền hạn của các đ/c Đảng ủy viên

43

2.3.3 Tổ chức lưu trữ tài liệu 47
2.3.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

47

2.3.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

47

2.3.3.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

48

2.3.3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ

49

2.3.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

50

2.3.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

51

2.3.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

53


3.1.4.3.2Thẩm tra pháp chế hành chính

61

3.1.4.3.3Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu, phát hành 62
3.1.4.3.4Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển cơ quan liên quan 62
3.1.4.4Lưu trữ hồ sơ tài liệu 63
3.1.4.4.1Lập hồ sơ công việc 63
3.1.4.4.2Cán bộ, công chức trong quy trình thực hiện nhiệm vụ được giao
phải có các hồ sơ sau: 63
3.1.4.4.3Chỉ lý hồ sơ công việc
3.1.4.4.4Hồ sơ, tên gọi

64

64

3.1.4.4.5Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu

64

3.1.4.5Bảo quản và nộp lưu, sử dụng hồ sơ tài liệu
3.1.4.6Tiêu hủy tài liệu

65

65

3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong việc nâng cao chất lượng quản lý


Chữ viết tắt

Ban Chấp hành

BCH

Đảng ủy

ĐU

Ban Thường vụ

BTV

Ban Tổ chức

BTC

Ban Tuyên giáo

BTG

Khối Dân vận

KDV

Ủy ban Kiểm tra

UBKT


HĐND

Uỷ ban nhân dân

UBND

Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc

UBMTTQ

Cán bộ, công chức

CBCC

Cơ quan, đơn vị

CQĐV
8


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình
2.1
Sơ
đồ
ủy……………………………35

bộ


Hình
4.2
Chọn
chức
liệu……………………………………..67

tệp

tài

liệu

văn

văn

bản

văn

bản

lý

năng

và

lý



tài

liệu

đính

Hình 4.5 Chọn liên kết đến tệp hoặc để tài liệu hiển thị dạng biểu
tượng…...68
Hình
4.6
Tệp
tài
kèm…………………………….…………68
Hình 5.1 Giao
đi……………………….68

diện

liệu

phần

mềm

Hình
5.2
Chọn
chức
liệu…………………………….……….69

chèn

tệp

bản
tài
liệu

tài

liệu

đính

Hình 5.5 Chọn liên kết đến tệp hoặc để tài liệu hiển thị dạng biểu
9


tượng…...70
Hình
5.6
Tệp
tài
kèm…………………………………….…71

liệu

Hình
6.1
Giao

kèm…………………....72

được

đính
trữ

chèn
tài

chèn

tệp

tài
tài
liệu

tài

liệu

đính

Hình 6.5 Chọn liên kết đến tệp hoặc để tài liệu hiển thị dạng biểu
tượng…...73
Hình
6.6
Tệp
tài

dụng trong công việc tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang.
Thông qua đề tài này, tôi xin đề cập đến thực trạng công tác quản lý văn
bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang. Từ đó,
đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lưu
trữ tài liệu tại Đảng ủy và phương pháp sử dụng phần mềm Microsoft Excel trong
quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đề tại tập chung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc quản lý văn bản và
lưu trữ tài liệu của Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương. Từ đó sử dụng phần mềm
Microsoft Excel vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy được
khoa học và hiệu quả hơn.
 Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy
xã Xuân Lương. Trên cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng
phần mềm Microsoft Excel vào quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu.
 Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích của đề tài nghiên cứu là giúp Đảng ủy có thể quản lý văn bản và
lưu trữ tài liệu được khoa học, hợp lý hơn đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu ở Đảng ủy, góp
phần nâng cao trình độ cũng như kỹ năng sử dụng máy tính của cán bộ lãnh đạo,
các Ban xây dựng Đảng của Đảng ủy.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài sử dụng phần mềm Microsoft Excel vào quản lý văn bản và lưu trữ
tài liệu tài Đảng ủy có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Giúp Đảng ủy có một phần mềm quản lý khoa học, có một kho lưu trữ an
toàn tài liệu.
 Kết cấu đề tài

11


những công văn có liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ
chức, đơn vị đó.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng
Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có
những chức năng cơ bản sau đây:
- Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa
học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được
văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp
cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í
vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo
(tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức
năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng.
- Chức năng tổng hợp:
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
13


đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là
đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo,
quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những
nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động
như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này


thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ
trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách
một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn
nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay cơ quan, đơn vị chuyên môn
khi cần thiết.
1.2 Công tác văn thư
1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các
cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công
tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách
hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập
trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản
do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh,…) để phục vụ cho
quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến
dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ;
đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà
nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ

những thông tin mang tính pháp lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng chế độ,
giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm
bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn
bản để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như
hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản
chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn
bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách
16


chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài
liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho
lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ
chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh,
văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy
nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt
nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không
không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho
công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ
không được hoàn chỉnh.
1.2.3Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ

tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí
mật.
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ
quan. về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể
hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa
được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban
hành thành văn bản để phát hành.
- Yêu cầu hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện
đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công
tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất
lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị
văn phòng.
1.2.4 Nội dung của công tác văn thư
1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã
hội, kinh tế, đơn vị vũ trang,… gọi chung là văn bản.
Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:
18


- Soạn thảo văn bản:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục
đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ
thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo
văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên
máy vi tính, viết tay bản thảo,…

Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản.
Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của chính phủ quy
định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các
cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức
kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và
một số chức danh Nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản,
giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh Nhà nước”. Do đó việc tổ chức
quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết.
Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ
và đóng dấu. Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản. Trường
hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ
định của lãnh đạo cơ quan.
- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ
làm việc. Không được tùy tiện mang con dấu theo người. Trong trường hợp cần
thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi
cơ quan.
- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ
thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần
nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải
thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của
Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ có
hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp
lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
20

một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc
đó.
21


* Tác dụng
- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị sau
khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc nghiên
cứu. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, có hệ thống
các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày
có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu
trữ cơ quan.
* Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được
đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải
quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh
chóng tìm được các văn bản.
Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ
quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.
Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị
vào lưu trữ.
Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc.
Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, các
nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Việc
lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp.
Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây
- Lập bản danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ
Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:
+ Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản:
Các loại Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo… được lập hồ sơ theo đặc trưng này
tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.
Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản.
+ Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề:
23


Là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (bao gồm nhiều tên loại,
nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề.
Đặc trưng này thường theo quá trình giải quyết công việc từ văn bản đề
xuất, khởi xướng, đến văn bản trao đổi giải quyết, đến giấy tờ kết luận, kết thúc
vấn đề. Đặc trưng này thường vận dụng cho các hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật,
khen thưởng…
+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả:
Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng
này là tập hợp vào hồ sơ những công văn giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội
dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc, tên gọi văn bản cũng có
nhiều loại khác nhau.
+ Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch:
Tất cả công văn giấy tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một
tập hồ sơ.
+ Sắp xếp theo đặc trưng địa dư:
Lập hồ sơ theo địa dư tức là tập hợp vào một hồ sơ những công văn giấy tờ
của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.
+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian:
Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những văn bản giấy tờ có nội dung

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu
trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác,
đầy đủ theo quy định chung.
Viết bìa hồ sơ gồm các công việc:
+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của
hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt.
Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của
mình.
+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản có
trong hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ.
Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn bản.Dùng chữ
hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về nội dung
25