LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này, trước hết tôi xin chân thành gửi
lời cảm ơn tới quý thầy cô của khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường Đại
học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã trang bị cho tôi những
kiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tập của sinh viên không bị ngỡ ngàng
và tự tin với kiến thức mà tôi đã được học tại trường.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo thạc sĩ Trần Thu Phương đã tận tình
hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các đồng chí lãnh đạo
và tập thể cán bộ giáo viên của trường Tiểu học Cảnh Thụy nơi tôi thực tập đã
tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành bản khóa luận tốt
nghiệp.
Mặc dù đã cố gắng nhưng bản Khóa luận tốt nghiệp không tránh khỏi
những thiếu xót, hạn chế nên tôi kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý và
chỉ bảo của thầy cô để bản báo cáo khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 25/6/2016
Sinh viên

Lương Thị Bình

1


LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là: Lương Thị Bình
Sinh viên lớp: Đại học liện thông - Quản trị văn phòng K13a Bắc Giang,
trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên.
Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp: “ Nâng cao chất lượng quản lý văn
bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy – huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang” đây là

1.1.4.1 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐI .................................................................................................. 8
1.1.4.2 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN ..............................................................................................20
1.2 PHầN MềM MICROSOFT EXCEL .......................................................................................................26
1.2.1 KHÁI NIệM Về CÔNG NGHệ THÔNG TIN..........................................................................................26
1.2.2.1. GIớI THIệU Về EXCEL ................................................................................................................27
1.2.2.2 LợI ÍCH CủA EXCEL ....................................................................................................................28
1.2.2.3 CÁC CHứC NĂNG CHÍNH CủA EXCEL .........................................................................................30
CHƯƠNG 2:..............................................................................................................................................31
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY ..........................31
2.1 GIớI THIệU KHÁI QUÁT Về CƠ Sở THựC TậP ......................................................................................31
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trường TH Cảnh Thụy .........................................................31
2.2 THựC TRạNG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH THụY ...............................36
2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi..........................................................................................44
1.2.2

Quy trình quản lý văn bản đến ..................................................................................46

2.3 NHữNG TồN TạI VÀ HạN CHế TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN CủA NHÀ TRƯờNG ....................48
2.4 MộT Số GIảI PHÁP NHằM NÂNG CAO CHấT LƯợNG QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH
THụY. .....................................................................................................................................................50
2.4.1 XÁC ĐịNH RÕ THẩM QUYềN BAN HÀNH VĂN BảN ...........................................................................50
2.4.2 ĐảM BảO Về TRÌNH Tự, THủ TụC QUảN LÝ VĂN BảN........................................................................51
2.4.3 NÂNG CAO TRÌNH Độ CÁN Bộ SOạN THảO VÀ QUảN LÝ VĂN BảN ....................................................51
CHƯƠNG 3:..............................................................................................................................................53
ỨNG DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY .53
3.1 VAI TRÒ CủA CÔNG NGHệ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN........................................53
3.2 KHÁI QUÁT Về PHầN MềM MICROSOFT EXCEL ...................................................................................54
3.3 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TạI ĐƠN Vị ....................................................................................57
3.3.1 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐI ...........................................................................................59
3.3.2 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN. .......................................................................................61



BẢNG, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

01

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

02

TH

Tiểu học

03

CBVT

Cán bộ văn thư

04

BGH

yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí
văn bản. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể
không coi trọng công tác này.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết
trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và
truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư
đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được
đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ
có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt,
tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong
công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa
phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư
trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học
trong công tác văn thư.
Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà
nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục
như:Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do
lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo
nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng
được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác.

1


Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng
chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm,
mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng
trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông

Phương pháp báo cáo kháo luận tốt nghiệp chủ yếu dựa trên phương
pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập
được
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài mà em nghiên cứu là từ đó
thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý văn bản và phần mềm
Microsoft Excel
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Trường Tiểu học
Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản
lý văn bản tại tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc
Giang
Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin vào Quản trị văn phòng, từ
đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà
chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ. Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho
chúng tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau
khi đã thực tập ở các cơ quan
Qua thời gian đến thực tập tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, cùng sự cố
gắng nỗ lực của bản thân, em đã được từng bước làm quen với công việc. Qua đó
em có thể tích luỹ được kinh nghiệm để áp dụng vào công việc thực tế sau này.
Với phần lý luận được thầy cô trang bị và những kinh nghiệm đã thu được trong

3



Văn bản pháp luật
Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện của những quyết định do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp
luật quy định thể hiện ý chí của nhà nước buộc các đối tượng có liên quan phải
thi hành và được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước.
Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý,
điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi
đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Nói một cách khác: Văn bản đi
là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị
khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

5


mình. Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị
quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định,
Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc
Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND..., cũng như các văn bản thông
thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi
đường, v.v... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ
quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải
quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại
và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính
sau đây: Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
Văn bản đến

Nhà nước.
Chức năng văn hóa –xã hội của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nước là
sản phẩm sang tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức,
lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản quản lý Nhà nước góp
phần ghi lại, truyền bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc
được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của
quốc gia qua từng thời kỳ.
1.1.3 Phân loại văn bản
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn
thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì
mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác
nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như: Tính chất
của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp
lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo Nghị định số 110/2014/NĐ-CP,
ngày 08/4/2004 của Chính phủ thì hệ thống văn bản được chia thành các loại:
hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.

7


1.1.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản
1.1.4.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy,
kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với
văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng
các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy
mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp

Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
a. Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng
lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn
phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố

9


trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi
cơ quan chủ quản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc


d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với
những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện
lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có
dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
e . Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
f. Nội dung văn bản
- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn
bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào
từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph)

12


đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối
thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở
lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.
Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả – rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên

viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký
thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

14


TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ
nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám
đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy
định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ
quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ
chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng
cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận”
và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo
là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

16


- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu
hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và
các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng

việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên
tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm
quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng
những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà
quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn
bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn
vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện
theo trình tự sau đây:
Làm thủ tục phát hành văn bản
a. Lựa chọn và trình bày bì.
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên
quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong
bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì
được nhà nước quy định. Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào
trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
Chuyển phát văn bản đi.
a. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân

18


trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định
lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.
b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến

việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là
người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với
người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,
v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn
thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển
tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn
bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những
bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn

20