§¹i häc quèc gia hµ néi
khoa c«ng nghÖ

−

l−¬ng viÖt nguyªn

hµ néi th¸ng 1 n¨m 2003


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

M CL C
Bi 1: Lm quen v i Excel ...................................................................................7
I. M c tiờu ............................................................................................................7
II. T ng quan v Excel .........................................................................................7
II.1. Gi i thi u Excel ........................................................................................7
II.2.

c i m c a Excel 2000 .........................................................................8

II.3. Kh i ng v thoỏt kh i Excel .................................................................8
II.4. Mn hỡnh lm vi c c a Excel....................................................................9
II.5. Gi i thi u b ng tớnh c a Excel ...............................................................12
II.6. Cỏch di chuy n con tr

trong b ng tớnh...............................................13

II.7. Cỏc thao tỏc v i file d li u....................................................................15
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................20
Bi 2: Nh p d li u v nh d ng b ng tớnh.......................................................21

IV.1.

nh d ng cho d li u ki u s ...............................................................45

IV.2.

nh d ng ngy thỏng ...........................................................................46

IV.3.

nh d ng v trớ .....................................................................................47

IV.4.

nh d ng ki u ch cho d li u ............................................................49

IV.5. T o

ng vi n ụ ..................................................................................50

IV.6. Tụ mu...................................................................................................51
V. Sao chộp v di chuy n d li u .......................................................................53
V.1. Sao chộp d li u .....................................................................................53
V.2. Di chuy n d li u ...................................................................................58
V.3. Xoỏ d li u: ............................................................................................61
V.4. Sao chộp nh d ng, chốn ghi chỳ ..........................................................61
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................62
Bi 3: Cụng th c v tớnh toỏn c b n .................................................................64
I. M c tiờu ..........................................................................................................64
II. S d ng Cụng th c trong Excel.....................................................................64

VIII.4. MONTH..............................................................................................90
VIII.5. YEAR .................................................................................................90
IX. Nhúm hm logic ...........................................................................................91
IX.1. Hm And ...............................................................................................91
IX.2. Hm OR.................................................................................................91
IX.3. Hm NOT..............................................................................................92
X. Nhúm hm tỡm ki m ......................................................................................92
X.1. Hm VLOOKUP ....................................................................................93
Trang 4


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

X.2. Hm HLOOKUP ....................................................................................94
XI. Cỏch s d ng h p Function..........................................................................94
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................96
Bi 5:

nh d ng trang v In n .........................................................................98

XII. M c ớch .....................................................................................................98
XIII.

nh d ng trang v in n ...........................................................................98

XIII.1.

nh d ng trang ..................................................................................98

XIII.2. In.......................................................................................................101

VI. Sao chộp v di chuy n d li u....................................................................107
VI.1. Sao chộp d li u ..................................................................................107
VI.2. Di chuy nd li u .................................................................................107
VII.

nh d ng cho d li u v in n .................................................................108

Trang 6


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Bi 1: Lm quen v i Excel
I. M c tiờu


Gi i thi u Excel



c i m Excel



Kh i ng v thoỏt kh i Excel



Mn hỡnh lm vi c



n ng u vi t v cú giao di n r t thõn thi n v i ng

i dựng.

Hi n nay cú nhi u phiờn b n c a Excel nh Excel 5.0, Excel 95, Excel 97,
Excel 2000. Ch

ng trỡnh ny h

d ng cỏc phiờn b n tr

ng d n s d ng Excel 2000, n u b n ch a t ng s

c c a Excel thỡ vi c h c ch

ng trỡnh ny c ng khụng cú gỡ tr

ng i.
Khi h c Excel b n nờn xem ph n lý thuy t v minh ho , sau ú kh i ng
Excel v a h c v a th c t p.

Trang 7


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.2.

c i m c a Excel 2000

b ng tớnh), Access 2000 (qu n tr c s d li u), Power Point 2000 (thuy t trỡnh) v
Outlook 2000 (th tớn i n t ), FrontPage (l p trỡnh Web).

II.3. Kh i ng v thoỏt kh i Excel
II.3.1. Kh i ng Excel:
lm vi c v i Excel, hóy th c hi n nh
Excel (xem hỡnh)

Trang 8

sau: Start\Programs\Microsoft


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

C ng cú th kh i ng Excel b ng cỏch click vo bi u t
Microsoft Excel

trờn mn hỡnh Windows, hay click vo bi u t

ng (shortcut) c a
ng

trờn thanh

Office Bar
II.3.2. Thoỏt kh i Excel:
C ng nh cỏc ch

ng trỡnh ng d ng khỏc, tr

Trong tr

ng h p ch a l u l i nh ng thay i trờn b ng tớnh vo a, s xu t

hi n thụng bỏo nh sau:

Kớch nỳt Yes n u mu n l u nh ng thay i vo a, n u khụng mu n, h y kớch
nỳt No, quay tr l i ch n Cancel lm ti p.

II.4. Mn hỡnh lm vi c c a Excel
Trang 9


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.4.1. Mn hỡnh Excel

Trờn mn hỡnh Excel, chỳ ý n cỏc thnh ph n sau:
- Thanh tiờu (Title bar): ch a tờn ph n m m ng d ng (Microsoft Excel) v
tờn t p. Tờn ng m nh do Excel t l Book 1, Book 2, ...
- Thanh th c n (Menu bar): ch a b l nh c a Excel.

õy l n i cho phộp

th c hi n nh ng l nh c b n nh t c a Excel. Th c n chớnh c a Excel bao g m: File,
Exit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Cỏch s d ng th c n v cỏc
l nh trờn th c n s

cl nl


- Danh sỏch cỏc sheet (Sheet tabs): ch a danh sỏch cỏc b ng tớnh trong file hi n
th i. Ng m nh, cỏc b ng tớnh cú tờn l Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Cỏc tờn ny cú
th i

c (xem ph n sau).

- Thanh tr ng thỏi (Status bar): hi n cỏc thụng bỏo v tr ng thỏi lm vi c hi n
th i c a b ng tớnh.
II.4.2.

nh d ng mn hỡnh Excel
Mn hỡnh chu n c a Excel cú cỏc thnh ph n nh ó trỡnh b y, tuy nhiờn cú th

lm n i cỏc thanh cụng c khụng c n thi t, ho c cho hi n th thờm cỏc thanh cụng c
khỏc b ng cỏch click m trỡnh n View v ch n:
Formula Bar : Thanh cụng th c.
Status Bar : Thanh tr ng thỏi.
ToolBar : Thanh cụng c , cú
nhi u thanh cụng c nh :
+ Standard : Chu n.
+ Formatting :

nh d ng.

+ Drawing : V .
+ Picture : Hi u ch nh hỡnh.
+
(Click vo tờn cỏc thanh
cụng c ch n ho c hu b ).
Cú th di chuy n v trớ hi n th c a cỏc thanh cụng c b ng cỏch click & drag t i

bao g m cỏc hng (rows), cỏc c t (columns) v vựng giao nhau gi a c t v dũng g i l
cỏc ụ (cells).

- Cỏc hng (rows): Excel 97 v 2000 cú 65536 hng trong m t b ng tớnh (cỏc
phiờn b n tr
m i hng v

c nú ch cú 16384 hng). Tiờu hng (row heading) n m

uc a

c ỏnh s t 1 n 65536.

- Cỏc c t (columns): trong m t b ng tớnh c a Excel cú 256 c t. Tiờu c a c t
(column heading)

c ỏnh s theo A, B, C, ..., IU, IV.

Trang 12


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

- Cỏc ụ (cells): M i ụ u cú a ch riờng, a ch ny
c a c t v tờn c a dũng t o ra ụ ú (Tờn c t luụn ng tr

c xỏc nh b ng tờn

c tờn dũng).


Trang 13


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Trong tr

ng h p ụ c n ch n khụng xu t hi n trờn mn hỡnh, kớch chu t vo

cỏc m i tờn c a thanh cu n d c (Vertical scroll bar) ho c thanh cu n ngang
(horizontal bar) cu n t i mi n b ng tớnh c n thi t v kớch vo ụ c n ch n.
II.6.2. Di chuy n con tr ụ b ng bn phớm
Phớm

Cụng d ng

, Shift + Tab

chuy n con tr qua trỏi m t ụ.

, Tab

chuy n con tr qua ph i m t ụ.



chuy n con tr xu ng d

i m t ụ.


chuy n con tr t i gúc trờn bờn trỏi c a b ng tớnh.

Ctrl + End

chuy n con tr t i gúc d

i m t mn hỡnh.

i bờn trỏi c a b ng tớnh.

End+, End,
End+, End+

Cú tỏc d ng nh sau: n u ụ hi n th i l ụ tr ng, s di
chuy n n ụ tr ng k ti p theo h ng m i tờn. N u ụ
hi n th i ang ch a n i dung, s di chuy n theo
h ng m i tờn n ụ k ti p cú ch a n i dung.

End + Enter

Chuy n con tr ụ t i c t cu i cựng trong hng.

II.6.3. Dựng h p h i tho i GoTo
1. Nh n phớm F5 ho c kớch th c n Edit v kớch ti p l nh GoTo, xu t hi n
h p h i tho i.

Trang 14


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Vớ d : N u mu n l u tr file trong th m c Baihoc thu c
vo nỳt Combo, sau ú kớch ỳp vo tờn

C, hóy kớch chu t

a C v kớch ỳp ti p vo tờn th m c

Bangtinh (xem hỡnh)

3. Kớch chu t vo h p File name, xoỏ ch Book1, gừ tờn file m i, vớ d BD10A.
Tờn file trong mụi tr
tr

ng Windows 9x cho phộp t i a 255 kớ t , trong khi

ng DOS v Windows 3.1, tờn file ch

mụi

c phộp t i a 8 kớ t .

4. Nh n phớm Enter ho c kớch nỳt Save.
Excel t ng gỏn ph n m r ng .XLS vo tờn file. Do ú tờn file y lỳc
ny l BD10A.xls. Tờn file v a t s xu t hi n trờn thanh tiờu c a b ng tớnh.
Ghi chỳ:

Trang 16


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

3.1.
2. N u sao chộp thnh file m i t i th m c c thỡ ch vi c xoỏ tờn file c trong
h p File name v gừ tờn m i.
N u mu n gi nguyờn tờn file c nh ng sao t i

a ho c th m c khỏc thỡ ch

vi c ch n l i a ho c th m c trong h p Save in.
N u mu n i c tờn file v n i l u tr file thỡ ph i lm c hai vi c trờn.
3. Nh n Enter ho ckớch nỳt Save.
Sau b

c th 3, Excel s ghi n i dung hi n th i trờn mỏy tớnh vo a vo m t

file m i v i tờn file khỏc ho c v i tờn file c nh ng t
* Mu n l u t p tin

v trớ khỏc.

d ng phiờn b n khỏc c a Excel, m khung Save as type

ch n.

Trang 17


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

* Cú th click nỳt Tools\General Option (m h p tho i Save Option) cú
thờm nh ng l a ch n khỏc.


Ghi chỳ:


M t cỏch ng m nh, Excel l u tr 4 file

c m g n nh t

cu i th c n

file. Do ú, m m t trong 4 file ú ch vi c kớch vo th c n File v kớch
vo tờn file c n m .

Trang 18


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Trong Windows 9x, cú th m file

c s d ng th

ng xuyờn b ng cỏch kớch vo

nỳt Start, tr ti p vo Documents v kớch vo tờn file c n m .


T i m t th i i m cú th m nhi u file c a Excel. Cú th xem danh sỏch cỏc
file ang m


1. Nờu cỏc cỏch kh i ng v thoỏt kh i Excel.
2. M c a s Excel, quan sỏt v h c thu c tờn cỏc ph n t trong b ng tớnh Excel.
3. Phõn bi t s khỏc nhau gi a m t Workbook v m t Worksheet.
4. S hng v s c t trong cỏc phiờn b n khỏc nhau c a Excel (Excel 5.0, Excel 7.0,
Excel 97) cú gi ng nhau hay khụng?
5. Cỏc a ch cựng A1:C4, C7:C12, B6:E6 ch nh ng ụ no trong b ng tớnh?
6. Nờu ch c n ng c a cỏc l nh New, Save, Save As, Open, Close v Exit trờn th c n
File.
7. Nờu s gi ng v khỏc nhau gi hai l nh Save v Save As.

Trang 20


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Bi 2: Nh p d

li u v nh d ng b ng tớnh

I. M c tiờu
Cỏc ki u d li u trong Excel
Cỏch nh p ch ti ng vi t
Nh p v ch nh s a d li u
Cỏc ph

ng ti n s a v xoỏ

Cỏc thao tỏc v i hng, c t, ụ trong m t b ng tớnh
Cỏc thao tỏc v i cỏc b ng tớnh trong m t Workbook
Nh p cụng th c vo b ng tớnh

N u trờn dũng nh p li u cú ch a ch thỡ Excel hi u ú l ki u kớ t ,
m c nh s hi n th

ch

phớa bờn trỏi c a ụ.

Vớ d : B ng i m, Danh sỏch h c sinh, ....
N u trờn dũng nh p d li u cú ch a ớt nh t m t ch ho c m t kớ t d ng *, !, &,
#, ? ho c d u cỏch (space) tr lờn thỡ Excel t ng hi u d li u nh p vo cú ki u kớ t
(text). Vớ d : 123?, #78965, 120 456, ...
N u gừ ton s m mu n mỏy hi u l kớ t thỡ ph i gừ b t u b ng d u ('). Vớ
d : N u mu n gừ m t xõu kớ t l cỏc ch s 12345 thỡ ph i gừ '12345.

b. Number
Ký t nh p vo l s ,

ch m c nh d li u d ng s s hi n th

ph i c a ụ. N u s õm cú th nh p d u "-" phớa tr

phớa bờn

c ho c trong d u ngo c n.

Number bao g m:
- Cỏc s thụng th

ng, vớ d 2345, 56.89, ....



logic ho c khi xu t hi n l i.

II.2. Cỏch nh p ch ti ng Vi t
Cú nhi u cỏch gừ ti ng Vi t, nh ng ph bi n nh t l ki u gừ VNI v TELEX.
II.2.1. Ki u gừ VNI:
Ki u gừ ny dựng cỏc phớm s (hng phớm s bờn trờn cỏc ch cỏi) b d u.
Cỏc phớm

c quy nh nh sau:

S c (1), Huy n (2), H i (3), Ngó (4), N ng (5), d u m õ, ờ (6), d u múc ,
(7), d u (8), d u ngang (9).
Cỏch gừ : Gừ phớm d u ngay sau cỏc nguyờn õm (O, Y, E, I, U, A).
* Khi b d u sai ph i xoỏ c nguyờn õm v gừ l i.

Trang 23


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.2.2. Ki u gừ TELEX:
Ki u gừ ny dựng 2 ch cỏi k ti p nhau khụng theo nguyờn t c c a ch ti ng
Vi t th hi n d u.
õ (aa),

th hi n d u theo quy nh sau:

(aw), ờ (ee),


N u gừ nh m, hóy nh n phớm Backspace xoỏ l i ú v ti p t c gừ d li u
vo. Trong khi gừ d li u, cú th dựng cỏc phớm sau:
+ End:

chuy n nhanh con tr text t i cu i ph n d li u trờn dũng nh p d

li u.
+ Home:

chuy n nhanh con tr text t i u ph n d li u.

+ Backspace:
+ Delete:

xoỏ cỏc kớ t bờn trỏi c a tr Text.

xoỏ kớ t bờn ph i c a tr Text.

3. Nh n phớm Enter chuy n sang ụ ti p theo.
Chỳ ý:

Trang 24


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

thay vi c n Enter cú th dựng cỏc phớm ch h

ng (Left Arrow),



t tr chu t t i Fillhandle cho bi n thnh d u +. Sau ú rờ chu t sang ph i

ho c xu ng d

i t ng dóy s .

Trang 25