Phần I
MỞ ĐẦU
I.
BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI
Qua các năm thực hiện và kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện thiết lập hồ
sơ quản lý hoạt động của giáo viên ở Khoa chưa đạt yêu cầu. Một số Khoa và một bộ
phận không nhỏ cán bộ, viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến
công tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư-lưu trữ
tại Khoa, vì vậy việc lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện
nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công nhân viên chức.
Hiện nay, công tác quản lý quá trình hoạt động dạy và học của giáo viên ở các
Khoa vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chất lượng quản lý, thống kê, báo cáo quá
trình hoạt động, giảng dạy của giáo viên chưa đáp ứng yêu cầu về minh chứng cho
thẩm định chất lượng hoặc chuẩn hóa ISO về các mặt như: đánh giá xếp loại chuyên
môn, thanh tra toàn diện GV, đánh giá xếp loại viên chức, xếp loại thi đua hàng năm,
chuẩn kiến thức của GV,…
Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về
phía nhân viên làm công tác văn thư vẫn còn khá “yếu”. Các quy định về trách nhiệm
trong lập hồ sơ công việc, lưu trữ, báo cáo hiện hành của Khoa chưa được cụ thể hoá
trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi Khoa.
Mặt khác, công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định về công
tác văn thư, lưu trữ tại các Khoa chưa đồng bộ; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của
một bộ phận nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công
việc đề ra. Cán bộ, viên chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa được bồi
dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận
thức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc.
II.
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trên cơ sở cập nhật, lưu trữ đánh giá, xếp loại hoạt động chuyên môn, thanh tra
toàn diện, xếp loại thi đua, xếp loại viên chức của từng GV hàng năm, tôi đã ứng dụng
Mail Merge truy xuất dữ liệu của từng GV. Từ đó, có cơ sở theo dõi hoạt động chuyên

lâu dài của Khoa mình.
- Phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn, những văn bản, tài liệu có giá
trị để chuẩn bị cho công tác kiểm định chất lượng, chuẩn hóa ISO của Khoa, cơ quan.
V. ĐIỂM MỚI TRONG KẾT QUẢ ĐỀ TÀI.
- Rà soát việc quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ theo quy
định, đảm bảo tính thống nhất, chính xác thông tin của tài liệu, hồ sơ.
- Nắm được thực trạng về số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm của GV,
theo dõi các hoạt động, chất lượng GV và truy xuất dữ liệu hồ sơ GV theo quy định bằng
chức năng Mail Merge, sẵn có trong Word.
- Xây dựng và quản lý hồ sơ GV và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng
hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV. Cụ thể là:
+ Quản lý thông tin hồ sơ lý lịch.
+ Quản lý quá trình công tác, bậc lương, bằng cấp, trình độ chuyên môn, tin
học, ngoại ngữ, lý luận chính trị.
+ Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại công chức, thành tích đạt được, thanh tra
toàn diện.
+ Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên. Kết xuất các số liệu thành báo cáo thống kê.
Tất cả các nội dung trên được tiến hành đồng thời trên hồ sơ giấy và cập nhật
dữ liệu vào máy tính. Truy xuất bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word theo
biểu mẫu đã nghiên cứu.

Phần II
2


NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. Mô tả về Mail Merge:
Trộn thư (Mail Merge) là một trong những chức năng có sẵn hữu dụng của
Word. Mail merge thường được dùng để lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn bản và

mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của nhà
trường, của Khoa và thực trạng bảo quản, lưu trữ để có cách chỉ đạo hợp lý.

3


Hồ sơ, tài liệu ở Khoa là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường
hợp cần thiết như trong kiểm định chất lượng, duy trì chuẩn ISO của Khoa.
4. Yêu cầu của việc lập hồ sơ.
Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng
và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Khoa.
Chức năng, nhiệm vụ của Khoa trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ
thể. Phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về hoạt động giảng dạy, về nghiên
cứu khoa học của Khoa thuộc trường.
Nhằm tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng được cập nhật, lập hồ sơ ở
nhiều nơi, nhiều chỗ bộ phận có chức năng nhiệm vụ hoạt động khác nhau.
b) Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản.
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do Khoa giải quyết đều phải trải qua một quá
trình hoặc ngắn, hoặc dài. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có
mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn
chủ quan của người quản lý, nhân viên văn phòng Khoa.
Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh
các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó
giúp cán bộ lãnh đạo nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực
hiện yêu cầu này, đòi hỏi cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng Khoa phải biết phân
loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề.
c) Chọn lọc các văn bản, hồ sơ có giá trị lưu trữ, cập nhật.
Trong thực tế hoạt động của Khoa, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc
thường hình thành khá nhiều. Các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên

9001:2008, quy trình kiểm soát hồ sơ, ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2010 (mục 1).
II. THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ
1. Tình hình nhân sự của khoa Đại cương.
Trong những năm gần đây, trước yêu cầu đổi mới, đội ngũ GV khoa Đại cương
trường Cao đẳng nghề An Giang đã có nhiều thay đổi (về số lượng và trình độ).
* Số lượng GV theo tổ chuyên môn:
+ Khoa: 03 (gồm: 01 Trưởng Khoa, 01 Phó trưởng Khoa; 01 Nhân viên văn
phòng Khoa).
+ Tổ bộ môn: Gồm 4 tổ (tổ Khoa học cơ bản; tổ GDQP-GDTC; tổ Ngoại ngữ;
tổ Chính trị- Pháp luật).
Năm học
Tổ Khoa học cơ bản
Tổ Ngoại ngữ
Tổ GDQP-GDTC
Tổ Chính trị-Pháp luật
Văn phòng Khoa
Cộng

2011-2012
14
13
09
15
03
54

2012-2013
14
11
09

0
0

2013-2014
13
09
07
15
03
47

Khác
01(Quân đội)
01(Quân đội)
01(Quân đội)
0

5


2. Thuận lợi
Để có được một bộ hồ sơ chuyên môn của từng GV trong Khoa gọi là “đầy đủ”
theo quy định, điều này có lẽ không khó, vì nhà trường đã có hường dẫn về số lượng,
thậm chí biểu mẫu từng loại hồ sơ ngay từ đầu năm học.
Ban lãnh đạo nhà trường đã có sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát về hoạt động
quản lý hồ sơ chuyên môn từng Khoa trong nhà trường, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi
để các Khoa chuyên môn nâng cao công tác thiết lập, quản lý hồ sơ chuyên môn ở
Khoa nhằm nâng cao chất lượng trong công tác quản lý hoạt động Dạy-Học của giáo viên.
Xây dựng được đội ngũ giáo viên ngày càng tăng về chất lượng, đáp ứng kịp
thời qui mô phát triển về đào tạo các ngành nghề của trường.

tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra; chưa được bồi dưỡng
6


kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa
đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc.
5. Rút kinh nghiệm từ những thuận lợi và khó khăn trên.
Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thiết lập hồ sơ
quản lý ở mỗi Khoa cần phải thực hiện một số nội dung chủ yếu sau:
- Cụ thể hoá trách nhiệm thiết lập hồ sơ quản lý của Khoa trong Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của từng Khoa; và xem đây là một trong những tiêu chuẩn xét
khen thưởng và đánh giá công chức hàng năm.
- Thủ trưởng các Khoa cần quan tâm, chỉ đạo quyết liệt nhân viên văn phòng
thực hiện tốt công tác thiết lập hồ sơ và coi đây là một trong những tiêu chí đánh giá
mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên văn phòng hàng năm.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên,
công nhân viên về ý nghĩa của công tác lưu trữ dữ liệu, hồ sơ; cũng như tinh thần trách
nhiệm đối với công tác lập hồ sơ quản lý và hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Khoa.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ quản lý Khoa,
nhân viên văn phòng Khoa.
III. MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
CHUYÊN MÔN GV CỦA Khoa.
1. Cách sử dụng Mail Merge để truy xuất hồ sơ.
Trước hết tạo 1 file excel hoặc word chứa dữ liệu nguồn (Data source), là
những nội dung cần chèn. Sau đó lập văn bản chính (Main Document), là phiếu theo
dõi hoạt động của GV trong word.
Trong cửa sổ word, chọn menu Tools Letters and Mailings Mail Merge
Select document type chọn Next: Srarting document (ở dưới cùng) cửa sổ sẽ chuyển
sang Step 2 of 6, chọn tiếp Next: Select recipients cửa sổ sẽ chuyển sang Step 3 of 6.
Chọn Browse Cửa sổ Mail Merge hiện lên bên phải màn hình word Cửa sổ Select

thanh công cụ Mail Merge.
- Bước 3. Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên
thanh Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách “theo dõi danh sách GV Khoa Đại
cương”, WORD ( hay EXCEL) cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, (xem hình).

- Bước 4. Khi đưa vào tập tin WORD (hay EXCEL) sẽ xuất hiện hộp
thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác tập tin chứa cơ sở
dữ liệu chính thức.
- Bước 5.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần
điền nội dung trên tập tin “Phiếu theo dõi chuyên môn GV”, nhấp nút Insert Merge
Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh Mail Merge lần lượt chèn vào các cột tương
ứng cho đúng vị trí.
- Bước 6. Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải
qua) trên thanh công cụ Mail Merge để xuất kết quả trộn thư
- Bước 7. Truy xuất, nhấp váo công cụ View Merged Data, lần lượt truy xuất
thông tin của từng giáo viên, nhấp vào nút Previous Record hoặc next Record (lui, tới)
để xem thông tin giáo viên nào muốn truy xuất.
2. Tổ chức thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu trong Khoa.
Lãnh đạo Khoa cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong Khoa của
mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến
hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên,
nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những
bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát mà còn phát huy được tác dụng tích
8


cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của Khoa. Chính vì vậy việc tổ chức
thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của Khoa, đây là nguyên tắc cơ bản, vì
muốn hoạt động của Khoa theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt

Việc phải thiết lập các loại hồ sơ, không chỉ đơn thuần là để cho đủ, mà cốt lõi
là hiệu quả mang lại từ những nội dung được thể hiện qua hồ sơ chuyên môn. Vì thế
việc quy định những nội dung và biện pháp thực hiện các nội dung đó ra sao để đạt
hiệu quả ở từng công việc thể hiện qua hồ sơ đây cũng là vấn đề quan trọng, nó vừa
không mất nhiều thời gian cho lãnh đạo Khoa, tổ trưởng chuyên môn ngồi thiết lập,
đăng kí mà còn có hiệu quả thật sự khi làm công tác minh chứng chất lượng, theo dõi
hoạt động của từng giáo viên để có cơ sở quy hoạch đội ngũ, có kế hoạch bồi dưỡng
đội ngũ, xem xét quá trình hoạt động của GV.
9


Việc thiết lập hồ sơ bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, đây là hồ sơ được quy định
của trường từ những năm qua, tuy nhiên để thật sự phát huy hiệu quả vấn đề này thì
cần phải xem lại một cách nghiêm túc.
Với chúng tôi, ngay từ đầu năm học để lập kế hoạch hoạt động năm học của
Khoa, trong đó có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ, đã chỉ đạo các tổ trưởng chuyên môn
theo dõi hồ sơ lưu trữ chuyên môn của từng giáo viên để làm cơ sở cho lập kế hoạch
hoạt động như: đăng ký thi đua, thanh tra toàn diện giáo viên, quy hoạch học tập nâng
cao của GV, công tác bồi dưỡng GV theo chuyên đề,…
Trong từng năm học, đến từng thời điểm Khoa đã lưu trữ được những lần đánh
giá xếp loại thanh tra toàn diện GV, đạt Giáo viên dạy giỏi cấp Khoa, cấp trường,…để
xem xét, đối chiếu sự chuyển biến và chắc chắn sẽ có một kết quả nhất định trong một
năm học. Từ đó góp ý, tư vấn về giảng dạy, học tập của GV, đồng thời đánh giá, theo
dõi sự chuyển biến cụ thể trong công việc.
Tóm lại, việc quy định thiết lập hồ sơ theo dõi hoạt động chuyên môn của giáo
viên cần cụ thể về nội dung để làm cơ sở cho công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại GV
trong năm học. Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên.
4 Thiết lập, kết nối dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động của GV ở Khoa.
a) Tổ chức thực hiện:

d) Thiết lập nội dung, biểu mẫu:
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
- Về thiết lập hồ sơ, đã xây dựng biểu mẫu hồ sơ hoạt động chuyên môn đối với
giáo viên đảm bảo theo quy định.
- Thời gian theo dõi, từ năm 2007 (thành lập trường Cao đẳng nghề) đến nay.
- Về thành phần hồ sơ, trong hồ sơ thể hiện lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ đạt
được, các hoạt động chuyên môn, thanh tra toàn diện, xếp loại thi đua, xếp loại chuyên
môn, xếp loại công chức, các danh hiệu đã đạt được.
- Mỗi hoạt động có thể lưu trữ báo cáo riêng theo từng mặt hoạt động, một vấn
đề lưu ý ở đây là thứ tự danh sách giáo viên, để khỏi mất thời gian cho sao lưu qua
bảng tổng hợp (data Source/ theo dõi danh sách GV Khoa Đại cương) dùng để kết
nối với mục Menu Tools/Letters and Mailings/Mail merge; đồng thời truy xuất nhanh
dữ liệu cho từng giáo viên. Theo mẫu sau:
PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA GIÁO VIÊN
Họ tên giáo viên:
Tổ :
Ngày, tháng, năm sinh:
Chức vụ:
Trình độ chuyên môn:
Trình độ sư phạm:
Trình độ tin học:
Trình độ ngoại ngữ:
Trình độ chính trị:
Ngày vào Đảng:
Ngày vào ngành:
Ngày vào biên chế:
Mã Ngạch:
Bậc lương:
Hệ số:
Vượt khung:


Ghi
chú

11


5. Việc ứng dụng, cải tiến, điều chỉnh dữ liệu hồ sơ quản lý tại Khoa.
Khoa đã quan tâm chỉ đạo thực hiện triển khai công tác quản lý hồ sơ theo quy
định, thực hiện việc cập nhật và quản lý hồ sơ ”điện tử” song song với hồ sơ giấy của
giáo viên, đã lập cơ bản và đáp ứng được yêu cầu, cập nhật đầy đủ các thông tin bắt
buộc. Nhân viên văn phòng được giao phụ trách đã quan tâm, thường xuyên cập nhật
thông tin kịp thời theo quy định.
Về khai thác sử dụng, Khoa đã thực hiện được các quy trình nghiệp vụ, tổng
hợp, kết xuất thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo; các chức năng tra cứu,
tìm kiếm thông tin về giáo viên,... của những năm trước như sau:
PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA CÁ NHÂN
Họ tên GV: Nguyễn Văn A
Môn dạy: Chính Trị
Ngày, tháng, năm sinh:
12/05/1958
Nơi sinh:
Địa chỉ hiện nay: Mỹ Xuyên, LX, AG.
Trình độ văn hoá:Tốt nghiệp THPT/BTTH
Trình độ sư phạm: Đại học - sư phạm
•Hệ đào tạo: Tại chức
•Môn đào tạo:Chính trị
•Ngày vào ngành: 01/11/1977
•Ngày vào trường:
01/8/2002

Năm học 2012-2013, chúng tôi tiến hành cải tiến, thực hiện chỉnh sửa biểu mẫu,
có nghiên cứu, cập nhật dữ liệu của giáo viên được thể hiện đầy đủ hơn về lý lịch, các
loại trình độ đạt được, kể cả bậc lương, ngày vào ngành, các hoạt động chuyên môn,
những danh hiệu thi đua đạt được, xếp loại công chức cuối năm và đã thực hiện theo
mẫu hiện tại (phần phụ lục).
12


IV. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
Qua những năm áp dụng một số biện pháp quản lý nêu trên, chúng tôi nhận
thấy đã có cái nhìn tổng quát về đội ngũ GV, trên cơ sở đó có kế hoạch hoạt động cụ
thể, sâu sát tới từng đối tượng, đã góp phần chuyển biến tích cực về chất lượng hoạt
động giảng dạy của giáo viên.
Có dữ liệu tổng hợp những hoạt động của giáo viên qua các năm làm cơ sở truy
xuất dữ liệu, qua đó nắm bắt được đầy đủ, chính xác về lý lịch, chất lượng hoạt động
của giáo viên; cung cấp những thông tin làm căn cứ để quản lý theo dõi và có kế hoạch
thực hiện đối với hoạt động của từng giáo viên.
Khoa Đại cương đã lập được thư mục tổng hợp dữ liệu hồ sơ hoạt động của GV
qua các năm (từ năm 2008 đến nay) như sau:
1. Tổng hợp kết quả thi đua của GV.

13


2. Tổng hợp đánh giá xếp loại công chức.

14


3. Tổng hợp kết quả hội giảng cấp khoa, cấp trường.


21


10 Theo dõi danh sách, lý lịch, hoạt động GV.

Trên cơ sở quản lý hồ sơ giáo viên, bước đầu đã đạt được hiệu quả:
- Quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ đã đảm bảo được tính
thống nhất, chính xác, công bằng trong mọi hoạt động.
- Nắm được thực trạng về số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm của GV,
theo dõi các hoạt động, chất lượng GV và truy xuất dữ liệu hồ sơ từng GV.
- Xây dựng và quản lý hồ sơ GV và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng
hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV, Cụ thể là:
+ Quản lý thông tin hồ sơ lý lịch.
+ Quản lý quá trình công tác, bậc lương, bằng cấp, trình độ chuyên môn, tin
học, ngoại ngữ, lý luận chính trị.
+ Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại công chức, thành tích đạt được, thanh tra
toàn diện.
+ Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên. Kết xuất các số liệu thành báo cáo thống kê.
Tất cả các nội dung trên được tiến hành đồng thời trên hồ sơ giấy và cập nhật
dữ liệu vào máy tính. Truy xuất bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word theo
biểu mẫu đã nghiên cứu.
22


Phần III
KẾT LUẬN
I. NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Qua nghiên cứu thực trạng công tác thiết lập, quản lý hồ sơ ở Khoa, chúng tôi
nhận thấy để đạt được kết quả nhất định như trên, cần phải có hai yếu tố quan trọng

những sẽ tìm ra giải pháp hợp lý với hoàn cảnh điều kiện xác định mà còn không
ngừng nâng cao trình độ năng lực nghề nghiệp của bản thân.

23


II. Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công nhân viên chức.
Trong một Khoa, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải
quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc
phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng Khoa, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ
lãnh đạo Khoa tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được
hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời, góp
phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công nhân viên chức.
2. Giúp Khoa quản lý dữ liệu, tài liệu được chặt chẽ.
Mỗi khi hồ sơ được lập thành, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho trưởng Khoa và
nhân viên văn phòng theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn
bản của Khoa mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo,
nắm, phát hành, lưu trữ, cập nhật,...
3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, truy xuất dữ liệu.
Việc nhập, truy xuất tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở bộ phận, Khoa hiện hành
nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản.
Trên cơ sở đó, nhân viên phụ trách văn phòng dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá
trị thực tiễn để lưu trữ được hoàn chỉnh.
Việc lập hồ sơ tốt, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên văn phòng làm tốt
công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn,
phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu, báo cáo kết quả hoạt
động ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác văn thư lưu trữ, có
thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của Khoa.

sử dụng các biện pháp quản lý đội ngũ GV làm cơ sở cho công tác kiểm tra, đánh giá,
xếp loại GV trong năm học. Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên, nhằm để đảm bảo
chất lượng giảng dạy.
Đối với tình hình thực tế tại Khoa, vai trò của người làm công tác quản lý, nhất
là quản lý việc dạy-học của giáo viên ở Khoa là hết sức cần thiết. Được sự chỉ đạo sâu
sát của Ban giám hiệu, Khoa đã phối hợp nhiều biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất
lượng giảng dạy của GV cụ thể như phân công công tác, giảng dạy hợp lý; tổ chức
kiểm tra việc thực hiện qui chế chuyên môn, chất lượng soạn giảng của giáo viên; bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho GV; phát động các phong trào thi đua, khen
thưởng…Để đạt được những vấn đề trên, nâng cao chất lượng hoạt động dạy-học của
giáo viên, một hoạt động không thể thiếu đó là công tác thiết lập hồ sơ quản lý chuyên
môn ở Khoa trong trường Cao đẳng nghề; đồng thời có hồ sơ theo dõi hoạt động của
từng giáo viên, đơn giản và thuận tiện đó là truy xuất dữ liệu theo Mail Merge trong
Microsoft Word.
Thiết nghĩ, những biện pháp quản lý nêu trên chỉ là bước đầu đưa hoạt động
của Khoa vào nề nếp, những bước tiếp theo vẫn rất cần sự hỗ trợ về cơ sở vật chất, kỹ
thuật, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng với yêu cầu đổi mới, giúp cho công tác quản lý
hoạt động chuyên môn của giáo viên ở Khoa Khoa sâu sát, nâng cao hiệu quả hoạt
động dạy-học của giáo viên trường Cao đẳng nghề An Giang.
Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực hiện
công tác quản lý hoạt động của Khoa. Đề tài: “Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt
động của giáo viên băng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao
công tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang” mà bản thân tôi đã
nghiên cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “quản lý khoa”, đã đưa ra những
biện pháp thực hiện trên. Trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu
sót, rất mong được sự đóng góp của các đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn
thiện hơn./.
25