Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

MỞ ĐẦU
1.
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, internet và phương tiện thông tin đại chúng mang tri thức đến cho
nhân loại nhanh chóng và thuận tiện. Với một lượng thông tin khổng lồ không
ngừng tăng gia tăng đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản và
khai thác hiệu quả. Và Thư viện đã và đang trở thành cơ quan quản lý, tổ chức và
cung cấp cho thông tin cho NDT. Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận được vai trò
của thư viện, đặc biệt là hệ thống thư viện các trường cao đẳng, đại học phục vụ cho
học tập, nghiên cứu của một đối tượng lớn là sinh viên và giảng viên, nhà nghiên
cứu.
Theo nghị quyết Trung ương 2 khóa 8 của Đảng đã chỉ rõ cùng với khoa học
và công nghệ, giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu. Công cuộc công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước, nhằm đưa nước ta thành một nước phát triển thực hiện
mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh” đang đặt ra
yêu cầu cấp bách cho tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, …
Trong đó, hoạt động Thư viện nói chung và Thư viện Trường đại học nói riêng cũng
đã và đang đóng góp một phần đáng kể vào sự nghiệp phát triển của đất nước.
Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện, năm 1962 cùng với quyết định
thành lập Trường Đại học Giao thông Vận tải, thư viện đã được hình thành. Trong
nhiều năm qua Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải
đã góp phần không nhỏ trong việc cung cấp tài liệu, thông tin khoa học phục vụ các
nhiệm vụ và mục tiêu của trường. Đặc biệt, trong những năm gần đây nhu cầu tài
liệu của sinh viên, giáo viên và cán bộ trong Trường ĐHGTVT ngày càng nhiều, cụ
thể, chuyên sâu đòi hỏi cán bộ thư viện phải có phương hướng, biện pháp để quản
lý hoạt động và đặc biệt là tổ chức, bảo quản vốn tài liệu khoa học và hợp lý nhằm
đáp ứng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT.

ta phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo
quản thì Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Trung tâm
TT - TV ĐHGTVT) cần tổ chức tốt công tác này.
Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện
Trường đại học Giao thông Vận tải – Hà Nội” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp
của mình.

2.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu với mục đích như sau:
Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Qua đó, tác giả đưa ra những
K53 Thông tin – Thư viện

2

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

nhân xét, đánh giá và đặc biệt là một số kiến nghị, giải pháp, phương hướng phát
triển và hoàn thiện hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo. Nhằm nâng cao hiệu quả của
các công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm nói riêng và chức năng
nhiệm vụ của Trung tâm nói chung.


3

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

của việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu
quả hai công tác này tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu
của người dùng tin là giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu trong trường.
4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung
tâm TT-TV ĐHGTVT.
Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm
từ năm 2008 đến nay.
5.

Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu



Cơ sở lý luận
- Dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ

Chí Minh về công tác thư viện.

ngành Trung tâm đồng thời những giá trị khoa học cho công tác tổ chức và bảo
quản mang lại cho các thư viện nói chung.
Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ra các ý kiến, đánh giá, giải pháp góp phần
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin
–Thư viện nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của một thư viện trường đại học.
7.

Bố cục của khóa luận

Với bất cứ một đề tài nghiên cứu khoa học, đề tài khóa luận, ngoài lời cảm
ơn, phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo. Nội dung của
Khóa luận gồm:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan và thực trạng công tác tổ chức, bảo quản vốn
tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải
Chương 2: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông vận tải
Chương 3: Nguyên tắc thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
1.1.

Giới thiệu tổng quan

K53 Thông tin – Thư viện

5


Trường Đại học GTVT là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển
giao công nghệ mới trong lĩnh vực GTVT của cả nước. Trong 60 năm qua Trường
đã đào tạo được trên 40.000 Kỹ sư, trong đó có trên 200 Kỹ sư cho hai nước bạn
Lào và Campuchia, gần 1000 Thạc sỹ, Tiến sỹ trong đó có 40 Thạc sỹ cho nước
Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào. Các công trình giao thông lớn của đất nước như
đường 559, đường sắt thống nhất, cầu Thăng Long, Cầu Mỹ Thuận, hầm Hài Vân,
cầu Bãi cháy, các tuyến đường cao tốc,... đều có sự tham gia của cán bộ, giảng viên
và sinh viên của Trường.
K53 Thông tin – Thư viện

6

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Phát huy truyền thống 60 năm qua, mục tiêu của Trường đến năm 2010 và
những năm tiếp theo sẽ trở thành Trường Đại học kỹ thuật và kinh tế đa ngành với
chất lượng và trình độ cao, đầu ngành trong lĩnh vực Giao thông vận tải của đất
nước, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn và có uy tín,
từng bước hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới.
1.1.2.

Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Giao thông vận tải
1.1.2.1.


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Chức năng chính
Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ
cho công tác Đào tạo NCKH của nhà trường.
Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu cung cấp thông
tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên cao học,
nghiên cứu sinh, và số lượng đông đảo là sinh viên.
Nhiệm vụ
Thu thập, bổ sung, xử lý và cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoa
học cơ bản, lĩnh vực chuyên ngành và các lĩnh vực khoa học khác nhằm đáp ứng
nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của NDT. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo
quản kho tư liệu ĐHGTVT bao hàm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin.
Tổ chức phục vụ, hoạt động giới thiệu sách mới, thông tin - thư mục và hướng dẫn
cho NDT khai thác hiệu quả vốn tài liệu thư viện; Phục vụ cung cấp giáo trình, sách
tham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường thông qua quầy bán
sách. Thu thập các xuất bản phẩm do Trường xuất bản, các luận án, luận văn, các đề
tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường bảo vệ
trong nước và nước ngoài. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
của Trung tâm, tham gia xây dựng, phát triển và quản lý mạng thông tin Trung tâm,
từng bước hiện đại hóa thư viện. Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xây
dựng, củng cố và phát triển nguồn tin, Trung tâm phục vụ cho công tác đào tạo,
nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên của trường. Thực hiện chế độ
báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất cho ban lãnh đạo Trung tâm TT-TV và Trường.
Xây dựng nội dung về quản lý và sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra, giám sát
việc thực hiện và xử lý các vi phạm nội quy của Trung tâm. Thực hiện các hoạt
động hợp tác trao đổi thông tin với các cơ sở TT-TV ngoài Trường theo quy định

Hệ thống các phòng đọc của Trung tâm:
Phòng đọc sách tiếng Việt: 280 chỗ ngồi
Phòng đọc tài liệu tiếng nước ngoài, luận văn, luận án, báo-tạp
chí: 150 chỗ ngồi
-

Phòng đọc điện tử: 88 máy tính nối mạng
Phòng mượn

Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác
nghiệp vụ và tra cứu.
Hệ thống máy in, máy phôtô: Trung tâm TT - TV có một hệ thống máy in: 7
chiếc và máy phôtô: 5 chiếc đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu của bạn
đọc.
Hệ thống an ninh: Camera, Công nghệ RFID, cổng từ(3 chiếc)
Đầu đọc: 6 chiếc

K53 Thông tin – Thư viện

9

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Đặc biệt, toàn bộ sách và tài liệu của Trung tâm được quản lý bằng phần
mềm Ilib4.0 giúp độc giả dễ dàng tra tìm tài liệu mình cần bằng từ khoá, tác giả,

Báo - Tạp chí
3120
Bài giảng
324
Luận văn, luận án
1764
Nghiên cứu khoa học
541
Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống

+ Tài liệu hiện đại
Để đáp ứng NCT của bạn đọc và từng bước hiện đại hóa Trung tâm, bên cạnh
việc bổ sung, phát triển tài liệu truyền thống, Trung tâm đã chú trọng đầu tư các loại
hình tài liệu hiện đại. Đó là các CSDL, CD-ROM, … Trung tâm đã cung cấp tài liệu
điện tử toàn văn qua website trường lập http://opac:8088/dlib.
Dưới đây là số liệu thống kê nguồn tài liệu hiện đại:
CSDL gồm: tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó:
K53 Thông tin – Thư viện

10

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

STT
1
2
3

tâm không ngừng đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả, phát triển nguồn tin,
khai thác thông tin của NDT.
1.1.2.5.
Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
 Cơ cấu tổ chức
Gồm: Ban Giám đốc; Bộ phận nghiệp vụ; Phòng mượn; Hệ thống phòng đọc
Hệ thống cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ban giám đốc

Bộ phận nghiệp vụ

Phòng
Phòng
nghiệp
làm thẻ
vụ
K53 Thông tin – Thư viện

Phòng mượn trả

Phòng
bán
sách

Phòng
mượn
sách GT,
sách
tham
11 khảo

Về trình độ học vấn của cán bộ như sau: Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ
(21%) Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%). Chuyên ngành Thông tin - Thư viện: 12
cán bộ (64%); chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%).
Dưới đây là sơ đồ bố trí các phòng làm việc và phục vụ từ tầng 4 đến tầng 7
của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:

Tầng 7

Phòng Hội thảo

Tầng 6

Phòng
Máy chủ

Tầng 5

Phòng Phó
GĐ

Tầng 4

Phòng đọc điện tử
Phòng đọc sách ngoại văn, LV,
LA, NCKH, Báo-tạp chí
Phòng GĐ

Phòng Nghiệp vụ

Phòng đọc sách

của Trung tâm thành các nhóm người như sau:

Hình 3: Biểu đồ tỷ lệ NDT

Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý
NDT này bao gồm: Ban Giám hiệu; Trưởng, Phó các phòng ban chức năng;
Trưởng, Phó các khoa, tổ bộ môn. Họ chiếm tỷ lệ rất nhỏ khoảng 5%. Công việc
của nhóm người này là: điều hành cho bộ máy nhà Trường hoạt động một cách hiệu
quả nhất. Vì vậy, NCT họ cần không chỉ cao mà còn rộng, không chỉ đa dạng mà
còn tổng hợp. Đó là những thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo
dục, thông tin về tình hình kinh tế, xã hội, văn hóa trong và ngoài nước. Họ ít quan
tâm đến những lĩnh vực chuyên ngành mà Nhà trường đào tạo. Tuy nhiên, tài liệu
dành cho nhóm NDT này còn bị hạn chế, hầu như không đáp ứng được.

Nhóm người dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứu
Với vị trí là Trường đại học phục vụ cho giáo dục và đào tạo, nhóm NDT này
là lực lượng nòng cốt giúp Nhà Trường thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ đặt ra.
Nhóm NDT là cán bộ giảng viên chiếm tỷ lệ không nhiều khoảng 15%. Họ là người
có trình độ chuyên môn cao thuộc các lĩnh vực đào tạo của Trường và đóng góp
một khối lượng lớn tạo ra lực lượng lao động chất xám cho xã hội.
K53 Thông tin – Thư viện

13

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

1.2.

nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của mỗi một cơ quan thông tin thư viện. Đó được coi
K53 Thông tin – Thư viện

14

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài kho
tri thức của nhân loại.
1.2.1.
Công tác tổ chức kho tài liệu
1.2.1.1.
Khái niệm công tác tổ chức kho tài liệu
Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là một trong bốn yếu tố (tài
liệu, cơ sở vật chất, người dùng tin, cán bộ thư viện) cấu thành nên cơ quan thông
tin-thư viện.
Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy Lạp cổ “biliotheka” là hai từ ghép: “biblio”
là sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện là nơi bảo quản
sách.
Năm 1934, khái niệm tổ chức kho xuất hiện do các nhà thư viện học người
Nga nghiên cứu và đánh giá cao.
Muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng ta phải tổ chức kho tài
liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo quản.

mục đích cuối cùng là độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có.
Việc tổ chức kho sách khoa học có ý nghĩa quyết định đến các vấn đề sau:
Tiết kiệm diện tích, thời gian, nhân lực cho thư viện; Đáp ứng nhu cầu NDT nhanh
chóng nhất; Bảo quản kho sách, nâng cao tuổi thọ cho sách.
Bên cạnh đó, công tác tổ chức vốn tài liệu có quan hệ chặt chẽ với các công
tác khác, đặc biệt là:
Quá trình sử dụng tích cực của vốn tài liệu thư viện phụ thuộc vào hệ thống
mục lục: Khi kho tài liệu đăng kí đầy đủ, thể hiện chính xác trong hệ thống mục lục,
cấu tạo kho tin tốt. Sắp xếp có trật tự sẽ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùng
tin.
Tổ chức kho tài liệu gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung tài liệu: Bổ sung
tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất, đến với người dùng tin phụ thuộc
vào công tác tổ chức kho. Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ
hoàn toàn dựa vào xác định tài liệu được bổ sung cho kho. Tài liệu có giá trị là tài
liệu được sử dụng. Ngược lại, nếu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách, chiếm
diện tích kho, tốn công sức bảo quản… Bổ sung tài liệu là xác định phương pháp tổ
chức kho (đóng, mở) và có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kho tài liệu.


Nhận thức được ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu và vị

trí của mình là một trong những trung tâm chuyên ngành về khoa học kỹ thuật phục
vụ cho nhà trường đào tạo ra các kỹ sư đầu ngành trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật.
Trung tâm TT-TV ĐHGTVT luôn chú trọng hoàn thiện lại công tác tổ chức kho sao
cho hợp lý nên mục đích tổ chức tài liệu của Trung tâm được đặt ra rất cụ thể nhằm:
tạo trật tự cho kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài,
tránh mất mát hư hỏng, đồng thời sử dụng lâu dài và tiết kiệm kinh phí. Tuy nhiên,
các biện pháp về tổ chức kho phải phù hợp với trình độ nghiệp vụ của Trung tâm.
1.2.2.
Công tác bảo quản vốn tài liệu

quản phải chuyển dạng để bảo quản nội dung tài liệu.

1.2.2.2.

Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu

Công tác bảo quản là một trong những hoạt động trọng tâm và có ý nghĩa hết
sức lớn lao của các thư viện và trung tâm thông tin. Nó góp phần làm cho thư viện
tồn tại và phát triển, đáp ứng hiệu quả NCT.
Bảo quản vốn tài liệu xét về phương diện tổng thể chỉ là một khâu trong quy
trình nghiệp vụ của cơ quan thông tin thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn,
vốn tài liệu càng phong phú đa dạng, tài liệu quý hiếm càng nhiều thì việc tổ chức
bảo quản càng phải khoa học, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt. Chính vì
vậy, công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội
K53 Thông tin – Thư viện

17

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

nói chung và hoạt động thư viện nói riêng như sau: Giữ gìn vốn tài liệu thư viện,
gìn giữ di sản văn hóa của dân tộc; Tăng cường nguồn lực thông tin, khả năng đáp
ứng NCT, phát huy hết vốn tài liệu, giảm được chi phí không cần thiết; Tiết kiệm
ngân sách cho thư viện.
Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt 10 năm qua đã trải

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp
1.3.

Trần Thị Thùy

Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung

tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải
1.3.1.
Công tác tổ chức kho tài liệu
1.3.1.1.
Quy trình tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện Đại học Giao thông vận tải
Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm
cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để phục vụ cho độc giả và có
phương pháp bảo quản hợp lý nhất. Đó là các thao tác sau:

Giai đoạn 1: Nhận và đăng ký tài liệu
+ Tiếp nhận tài liệu
Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, các tài liệu được nhập hầu hết là do
NXB của Trường in ra, một phần nhỏ còn lại là do dự án tặng và mua của các NXB
khác như: NXB Xây dựng, NXB Giáo dục, ...
Hàng năm Trung tâm nhận được đầu tư của Nhà trường trong công tác bổ
sung vốn tài liệu. Sách được bổ sung thường vào đầu mỗi học kỳ; luận văn, luận án
thường được được thư viện tiếp nhận thường xuyên bởi số lượng đề tài được bảo vệ
hầu như là liên tục trong tuần.
Khi tài liệu được nhập về Trung tâm được cán bộ phụ trách tiếp nhận rõ ràng

Bước 3: Biên mục theo từng loại hình tài liệu: Sách lẻ, luận văn, luận án, …
Nhập các trường trong phiếu nhập tin (Worksheet). Trung tâm TT-TV ĐHGTVT sử
dụng các chuẩn mực của quốc tế để tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin như:
biên mục theo quy tắc Anh – Mỹ và biên mục đọc máy MARC21
Bước 4: Làm tem mở; Ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17,
đóng dấu sau đó dán tem mở, dán chíp RFID (đối với tài liệu kho mở ) trên dán
logo của Trường.
Bước 5: Nhập máy trên phần mềm ilib4.0 theo từng dạng tài liệu trong đơn
nhận ở phân modul bổ sung. Mỗi cuốn sách sau khi được nhập về thư viện TT-TV
được bộ phận nghiệp vụ biên mục đọc máy MARC21 sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu
vào máy tính để tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc tra cứu.
Cuối cùng, quét chip để tích hợp với phần mềm Ilib trước khi bàn giao về các
phòng phục vụ.
Như vây, bất kỳ một loại tài liệu nào khi nhập về Thư viện đều được xử lý
nghiệp vụ về mặt hình thức và nội dung trước khi đưa về các bộ phận phục vụ bạn
đọc.
 Giai đọan 3: Chuyển giao, sắp xếp tài liệu
Tài liệu sau khi được xử lý nội dung và hình thức sẽ được sắp xếp, tổ chức
phục vụ bạn đọc. Sắp xếp tài liệu là khâu cuối cùng trong chu trình đường đi của tài
liệu bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ bạn đọc. Nó là cầu nối giữa bộ
phận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ. Nghiệp vụ tốt thì sắp xếp tốt, sắp xếp tốt tất
yếu phục vụ tốt, bảo quản tốt tài liệu của thư viện.

K53 Thông tin – Thư viện

20

QH-2008-X



đầu sách.

K53 Thông tin – Thư viện

21

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

1.3.1.2.

Trần Thị Thùy

Hình thức tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư

viện Đại học Giao thông vận tải
Có người cho rằng: Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp bảo
quản vốn tài liệu. Thư viện phải tổ chức tài liệu thế nào để độc giả có thể sử dụng
tối đa các tài liệu mà thư viện có. Vì vậy, việc tổ chức kho hợp lý là vấn đề đã và
đang được các thư viện quan tâm của thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc các yếu tố: quy mô, loại hình thư viện; chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan thông tin-thư viện; đối tượng phục vụ; thành phần vốn
tài liệu; cơ sở vật chất; số lượng và trình độ cán bộ thông tin thư viện. Mỗi loại hình
kho tài liệu lài phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu.
Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các Trung tâm TT-TV đã và đang tổ chức kết
hợp 2 loại hình kho tài liệu, trong đó có Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Đó là kho
đóng và kho mở tùy thuộc vào loại hình tài liệu. Hai hình thức tổ chức này sẽ khắc
phục những nhược điểm của nhau để phục vụ hiệu quả nhất cho NDT và Trung tâm


Phòng đọc
tiếng Việt
tầng 5

Phòng đọc
tầng 6:
Sách ngoại
văn; Luận
văn, Luận
án; NCKH

Phòng đọc
điện tử
tầng 7

Hình 4: Sơ đồ tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT
 Tổ chức kho đóng
Tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho đóng là tài liệu được tổ chức thành một
kho độc lập, tách biệt với bạn đọc. Khi NDT đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ
thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy phải ghi phiếu yêu cầu và mượn
qua thủ thư, đặc biệt tiết kiệm diện tích kho, bảo quản tốt tài liệu.
Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, vốn tài liệu tương đối nhiều và cũng
như thể loại (sách, báo, tạp chí, Luân văn, luận án, đề tài NCKH, … nhưng phân
chia tài liệu theo dạng kho đóng chủ yếu với sách giáo trình và tỷ lệ nhỏ sách tham
khảo ở phòng mượn.
Phòng mượn là phòng phục vụ quan trọng nhất và có số lượng tài liệu lớn
nhất của Trung tâm vì đa phần NDT mượn tài liệu về nhà để học tập, nghiên cứu.
Loại hình tài liệu phòng mượn là sách giáo trình và sách tham khảo và chia
thành 2 khu vực riêng biệt.

Phòng mượn sách tham khảo cho phép sinh viên mượn tài liệu về nhà, không
mất tiền khấu hao, mượn trong vòng 15 ngày. Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá
biệt.
Vì vậy, Trung tâm TT-TV cần phải đưa ra những biện pháp khắc phục những
hạn chế đang tồn tại để phục vụ NDT đạt hiệu quả cao, thu hút ngày càng nhiều số
lượng bạn đọc đọc đến thư viện.

 Tổ chức kho mở
Hiện nay, kho mở ngày càng chiếm ưu thế vì lợi ích mang lại cho bạn đọc
ngày càng nhiều. Từ năm 2003, do nhu cầu của NDT ngày càng tăng lên, Trung tâm
TT-TV ĐHGTVT đã tổ chức các kho mở. Việc này đã tạo điều kiện cho công tác
phục vụ NDT hiệu quả hơn.
Hiện tại, hệ thống kho mở của Trung tâm được tổ chức từ tầng 5 đến tầng 7.
Ký hiệu xếp giá của tài liệu kho mở được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại kết hợp
với ký hiệu tác giả hay còn gọi là chỉ số Cutter. Và mỗi một tài liệu trong kho mở
K53 Thông tin – Thư viện

24

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

được mang một ký hiệu xếp giá. Tại kho mở, bạn đọc tra cứu tài liệu qua máy tính
hay là trực tiếp vào giá tìm tài liệu mà không cần qua thủ thư, mỗi NDT khi lựa
chọn tài liệu sẽ được lấy tối đa 2 cuốn sách ra chỗ đọc nhưng cán bộ thư viện luôn
phải xếp lại vị trí của tài liệu cuối mỗi buổi.

25

QH-2008-X