Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng là một thư viện
chuyên ngành có nguồn thông tin đa dạng, phong phú và đang từng bước đổi
mới về mọi mặt từ trang thiết bị, cơ sở vật chất, vốn tài liệu và cán bộ thư
viện để đáp ứng nhu cầu bạn đọc một cách tốt nhất. Trung tâm là một tòa nhà
7 tầng, với đầy đủ các phòng ban, trang thiết bị hiện đại. Tài liệu tại Trung
tâm chủ yếu là dạng in ấn, tài liệu điện tử còn ít. Trung tâm đang sử dụng
phần mềm Ilib 4.0. Tuy nhiên, trên phần mềm mới chỉ có 2 phân hệ biên mục
và bổ sung là đang hoạt động hiệu quả, các phân hệ khác vẫn chưa phát huy
được hết chức năng. Tất cả các phòng ban của thư viện phục vụ theo hình
thức kho mở. Mặc dù, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở
nhưng tài liệu trong kho sách vẫn còn lộn xộn và chưa khoa học, công tác
quản lý kho trên phần mềm còn chưa được chú tâm. Trước thực trạng đó, tôi
nhận thấy công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTTTVHVNH đang là vấn đề cần được quan tâm.
2. Mục đích nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn sẽ tìm ra được cách tổ chức
và bảo quản kho tối ưu nhất cho TTTT-TV HVNH nói riêng và các thư viện
chuyên ngành nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu hiện trạng cách sắp xếp, tổ chức và bảo quản kho tài liệu
tại TTTT-TVV HVNH. Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm công nghệ hóa
công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTT-TV HVNH.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 1



K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 2


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Nghiên cứu nhằm đóng góp vào quá trình tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu tại các cơ quan thông tin-thư viện nói chung.
Về mặt thực tiễn: Khoá luận nghiên cứu quá trình tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng. Đồng thời
tôi cũng đưa ra các đánh giá nhận xét và kiến nghị, giải pháp giúp Trung tâm
có thể hoàn thiện và nâng cao quá trình tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Trung tâm.
7. Bố cục Khoá luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Khoá luận gồm có ba chương:
Chương 1: Một số vấn đề chung về tổ chức và bảo quản tài liệu trong
cơ quan thông tin-thư viện
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại
Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng và phương pháp tổ
chức quản lý tài liệu tối ưu
Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác
tổ chức và bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện
Ngân hàng

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 3


Khóa luận tốt nghiệp

Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

1.1.3. Các hình thức tổ chức kho tài liệu tại các cơ quan thông tinthư viện
Tuỳ từng đối tượng độc giả, phương thức phục vụ, vốn tài liệu, quy mô
và đội ngũ cán bộ mà mỗi trung tâm thông tin-thư viện có thể tổ chức các loại
kho như sau:
+ Kho riêng tổng hợp
+ Kho từng loại tài liệu.
Trong kho riêng tổng hợp, người ta có thể chia thành: Kho chính, kho
phụ và kho phục vụ tự chọn.
Đối với kho từng loại tài liệu có nhiều căn cứ để phân chia:
 Căn cứ vào hình thức tài liệu có thể phân chia thành:
• Kho sách.
• Kho báo, tạp chí.
• Kho tài liệu tham khảo,...


Căn cứ vào dấu hiệu nội dung của tài liệu, có thể
chia thành:
•

Kho tài liệu khoa học, kỹ thuật.

•

Kho tài liệu kinh tế, chính trị...



Kho tài liệu dành cho sinh viên...



Căn cứ vào cách thức phục vụ, có
thể chia thành:

•

Kho đóng.

•

Kho mở.

Do giới hạn phạm vi đề tài của Khoá luận nên tôi chỉ tập trung nghiên
cứu hai hình thức tổ chức kho tài liệu là kho đóng và kho mở. Đây là hai hình
thức tổ chức kho hiện đang được sử dụng phổ biến tại các thư viện ở Việt
Nam và trên thế giới.
Tổ chức kho đóng
Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tượng trung gian
là cán bộ thư viện.
Tài liệu trong kho đóng thường được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt,
ngôn ngữ, khổ cỡ...
Các tài liệu trong kho đóng được bảo quản và lưu giữ một cách nghiêm
ngặt và chặt chẽ. Khi người dùng tin muốn tiếp cận tài liệu, họ phải sử dụng
hệ thống tra cứu để tìm tài liệu.
Hình thức kho đóng thường được sử dụng để lưu trữ các tài liệu quý
bởi các ưu điểm về bảo quản và luân chuyển tài liệu. Ngoài ra, các tài liệu
như giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên mượn về nhà cũng nên được tổ

quan của mình để phân loại tài liệu chính xác.
- Tiếp nữa là công việc định ký hiệu xếp giá
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 7


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

KHXG= KHPL+KH tác giả/tên tài liệu.
+ Ký hiệu phân loại: Tùy mỗi loại thư viện, mà các khung phân loại
được sử dụng khác nhau như: LCC, DDC, UDC, khung phân loại 19 lớp…
+ Ký hiệu tên tác giả/ tên tài liệu. (Bảng kí hiệu tác giả hay còn gọi là
bảng Cutter).
Số Cutter giúp tạo ra một hình thức họ tên tác giả ngắn gọn, tạo điều
kiện sắp xếp lên giá dễ dàng, chính xác. Hiện nay, bảng Cutter đã được cải
tiến và được áp dụng rộng rãi trên thế giới với ba chữ số.
KHXG= KHPL DDC+Ký hiệu tác giả (Số Cutter 3 chữ số).
Một số thư viện ở Việt Nam định ký hiệu xếp giá theo ký hiệu phân
loại và ký hiệu tên tài liệu.
KHXG= KHPL+Ký hiệu tên tài liệu.
>Ưu điểm của công tác sắp xếp theo tên tài liệu.
 Cán bộ phân loại không cần phải tra tìm chỉ số Cutter.
 Không phải băn khoăn khi định kí hiệu cho tác giả phiên âm.
 Khi xếp giá, những tài liệu cùng tên xếp cạnh nhau.
> Nhược điểm.
 Nhớ chữ cái khó hơn nhớ chữ số.
- Cuối cùng là công việc sắp xếp tài liệu.
Sắp xếp tài liệu kho mở có những điều kiện: Diện tích kho rộng,
thường xuyên được bổ sung tài liệu mới nên cần nhiều chỗ trống.

theo
chủ đề

Sắp
xếp
theo
đề tài

Sắp xếp
theo hình
thức

Sắp xếp
theo vần
chữ cái
tên tác
giả hoặc
tên tài
liệu

Sắp xếp
theo
thời
gian
xuất bản
tài liệu

Sắp
xếp
theo


sử dụng như: UDC, DDC, LCC, khung phân loại dùng cho các thư viện khoa
học tổng hợp Việt Nam ( khung 19 lớp).

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 10


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

- Sắp xếp theo chủ đề: Là phương pháp sắp xếp dựa vào chủ đề của tài
liệu để xác định vị trí của tài liệu đó trong kho. Tài liệu cùng chủ đề sẽ được
sắp xếp tập trung vào một vị trí.
- Sắp xếp theo đề tài: Là cách sắp xếp dựa vào các đề tài chính của các
trường, các Viện, các cơ quan để tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho. Sắp xếp
theo đề tài cũng là sắp xếp theo nội dung nhưng nó nhỏ hơn môn loại, nhỏ
hơn chủ đề. Trong một chủ đề có thể có nhiều đề tài.
1.1.4.2. Sắp xếp theo hình thức tài liệu
- Sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu: Là cách sắp xếp
căn cứ vào bảng chữ cái để sắp xếp tài liệu trong kho. Cách xếp này giúp cho
những người biết chính xác tên tài liệu hoặc tên tác giả tìm tài liệu nhanh
chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, nó sẽ tốt hơn nếu được sử dụng kết hợp với
phương pháp sắp xếp theo môn loại tri thức.
- Sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu: Là cách sắp xếp các tài liệu
theo thứ tự năm xuất bản, lần lượt nhập vào thư viện. Cách sắp xếp này giúp
bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo năm xuất bản, nhưng khó khăn trong
việc tìm kiếm các tài liệu mà cùng một tác giả viết trong các năm khác nhau.
- Sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu: Dựa vào ngôn ngữ của tài liệu để sắp
xếp tài liệu. Phương pháp này phù hợp với sắp xếp các tài liệu là tiếng dân tộc

quan trọng của bất cứ một cơ quan thông tin-thư viện nào.
Tổ chức kho là hoạt động các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm
cho nguồn tin trật tự nhất định, phục vụ người dùng tin nhanh chóng và bảo
quản nguồn tin hiệu quả nhất.
Tổ chức và bảo quản tốt kho tin sẽ tạo ra nhiều tác dụng to lớn:
+ Tạo ra trật tự trong kho tin.
+ Thuận lợi trong sử dụng.
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 12


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

+ Nâng cao hiệu quả vốn tài liệu.
+ Bảo quản lâu dài, tránh thất lạc.
+ Công tác bảo quản, gìn giữ di sản văn hóa của của nhân loại.
+ Góp phần tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng thông
tin cho người dùng tin.
+ Sử dụng lâu bền, tiết kiệm ngân sách.
1.3. Vài nét về tổ chức và bảo quản kho tài liệu trong hoạt động
thông tin-thư viện ở các thư viện Việt Nam và trên thế giới
* Công tác tổ chức kho tài liệu.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, kho thường được tổ chức theo hai
hình thức kho đóng và kho mở. Nhưng theo xu thế hiện nay, các thư viện
đang hướng tới hình thức tổ chức kho mở, nhằm giúp cho bạn đọc dễ dàng
trong công việc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu nghiên cứu.
Giữa các thư viện Việt Nam, không có sự đồng nhất về sử dụng khung
phân loại và ký hiệu tác giả (chỉ số Cutter) nên mỗi thư viện có sự khác biệt
trong trật tự kho tin của mình. Điều đó không ảnh hưởng đến quá trình phục

và các biện pháp kĩ thuật bảo quản. Mỗi thư viện ở Việt Nam căn cứ vào ngân
sách và đặc điểm riêng của từng đơn vị mà đưa ra các phương pháp bảo quản
riêng. Tại Viện nghiên cứu Hán Nôm, Viện tiến hành công tác bảo quản tài
liệu bằng cách sao chụp, nhân bản sách hán nôm thành ba bản để phục vụ độc
giả, bản gốc thì đưa vào kho lưu trữ theo chế độ bảo tàng, bồi vá, tu bổ, phục
chế các bản sách nguyên gốc bị rách, bị hư hỏng.
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, công nghệ số ra đời thì
hầu hết các thư viện trên thế giới và một vài thư viện ở Việt Nam đã bắt đầu
số hóa tài liệu nhằm bảo quản tài liệu khỏi hư hại bởi môi trường và tác động
của con người. Các trang thiết bị bảo mật thông tin hiện đại được lắp đặt
nhằm giúp công tác bảo quản tài liệu trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn.
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 14


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

1.4. Mối quan hệ của công tác tổ chức kho tài liệu với công tác bổ
sung và hệ thống mục lục của thư viện
Tổ chức kho tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ với công tác bổ sung vốn
tài liệu:
+ Bổ sung tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất. Bất cứ một
thư viện nào cũng cần phải có chính sách bổ sung tài liệu để nâng cao chất
lượng kho tin, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Song song với công tác
bổ sung tài liệu, mỗi thư viện cần tính đến chính sách sắp xếp kho sách hợp
lý, khoa học giúp người dùng tin tiếp cận tới tất cả các loại tài liệu của thư
viện dù mới hay cũ một cách dễ dàng và tiện ích.
+ Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ là nhờ vào việc
xác định tài liệu được bổ sung cho kho. Chính sách bổ sung được xây dựng

Tổ chức kho tài liệu và hệ thống mục lục có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau:
+ Tài liệu có trong kho nhưng không được thể hiện ở hệ thống mục lục
thì nguồn tài liệu đó coi như đã chết. Hệ thống mục lục đóng vai trò quan
trọng trong hoạt động tra cứu tin của cán bộ thư viện cũng như người dùng
tin. Mục lục là tập hợp các phiếu hay các biểu ghi ghi lại các thông tin thư
mục của tài liệu. Mục lục thư viện có thể là mục lục phích, mục lục điện tử,
mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề...Mỗi loại mục lục có
những ưu, nhược điểm riêng nhưng tất cả chúng đều có nhiệm vụ phản ánh
được nội dung kho tài liệu thư viện. Nếu hệ thống mục lục bị mất hay thể
hiện sai thông tin tài liệu trên một phiếu hay một biểu ghi tài liệu thì tài liệu
ấy ở trong kho sẽ không được đưa ra sử dụng, không được bạn đọc biết đến
(trường hợp tổ chức kho đóng) và được ít sử dụng (trường hợp kho mở).

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 16


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU TỐI ƯU
2.1. Khái quát về hệ thống thư viện Học viện Ngân hàng và Trung tâm
Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng
2.1.1. Quá trình phát triển
- Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng được thành lập
ngay từ những ngày đầu thành lập trường Cao cấp nghiệp vụ Ngân Hàng với

tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ ngân hàng.
- Từ tháng 2/1998, phòng Tư liệu - biên dịch được đổi tên là Phòng Tư
liệu - Thư viện và Xuất bản - là đơn vị trực thuộc Viện NCKH Ngân hàng
(trước đây là Viện Khoa học Ngân hàng).
- Từ tháng 3/2004 phòng Tư liệu - thư viện và xuất bản thuộc Viện
NCKH Ngân hàng đã được Giám đốc Học viện điều chuyển về Học viện
Ngân hàng và thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện.
Cùng với các phân hệ nhỏ của Học viện, hệ thống thư viện Học viện
Ngân hàng cũng có các phân hệ nhỏ ở Bắc Ninh, Sơn Tây, Phú Yên.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của hệ thống thư viện
Học viện Ngân hàng
Chức năng, nhiệm vụ
- Xử lý tài liệu, tổ chức và bảo quản kho thông tin nghiên cứu trong và
ngoài nước.
- Hỗ trợ sinh viên, giảng viên, học viên cao học, các nhà nghiên cứu
chuyên sâu trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính…học tập và nghiên cứu .
- Thực hiện tốt các chuẩn nghiệp vụ, quy định chung trong hoạt động
thông tin-thư viện theo quy định của nhà nước. Làm tốt công tác phục vụ và
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 18


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

nghiệp vụ nhằm giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính
xác.
- Trao đổi, hợp tác với các cơ quan thông tin trong và ngoài nước,
nhằm tăng cường nguồn thông tin cho cơ quan.
- Xây dựng kho tin phong phú về loại hình tài liệu, đa dạng về nội

Trung tâm đặt tại tòa nhà 7 tầng của Trụ sở Học viện, tổ chức theo tổ dưới sự
quản lý của Ban Giám đốc Trung tâm, do Ban Giám đốc Học viện trực tiếp
lãnh đạo, cụ thể như sau:
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 19


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

PHÓ GIÁM ĐỐC

TỔ NGHIỆP VỤ
9T

TỔ PHỤC VỤ

Bộ phận Bổ sung

Phòng đọc sách TK

Bộ phận Biên mục

Phòng đọc giáo trình

TỔ SP&DVTT

* Tầng 2:
• Phòng đọc tài liệu tham khảo, phục vụ đến 21 giờ hàng ngày
* Tầng 3:
• Phòng đọc giáo trình
* Tầng 4:
• Phòng đọc tài liệu tham khảo
* Tầng 5 :
• Phòng đọc báo, tạp chí
* Tầng 6 :
• Phòng đọc luận án, luận văn, khoá luận, đề tài NCKH
• Phòng đọc tài liệu ngoại văn
• Phòng đọc và truy cập Internet của giảng viên
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 21


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

* Tầng 7 :
• Phòng máy truy cập Internet của sinh viên
• Phòng tự học tiếng Anh qua sách Ngoại văn và băng đĩa.
Các thiết bị tin học :
-

Hệ thống máy tính cho sinh viên:

36 máy và 1 máy quản lý.

-

Tài liệu nội sinh

3630

Tài liệu nghe nhìn

107

Tài liệu số

230

Tổng số

13079

Bảng 1: Tổng số tên tài liệu của cả Hệ thống thư viện HVNH

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 22


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

Biểu đồ 1: Thống kê vốn tài liệu của Hệ thống Thư viện HVNH
Như vậy, có thể thấy cơ cấu tài liệu của hệ thống khá đa dạng, song tài
liệu in chiếm phần lớn cơ cấu, tài liệu nghe nhìn, tài liệu số tuy đã được đầu
tư nhưng còn chưa nhiều.
Tài liệu của TTTT-TV HVNH.

-

Ấn phẩm định kỳ: 102 tên tài liệu.

-

Luận án: 100 tên tài liệu.

-

Media: 20 bộ tài liệu.

Cao Thị Hoan

2.1.5. Cán bộ thư viện
- Trung tâm Thông tin-Thư viện có 17 cán bộ, trong đó có 10 cán bộ chuyên
ngành thông tin-thư viện, 1 cán bộ công nghệ thông tin, 4 cán bộ chuyên
ngành khác, 2 bảo vệ thường trực.
- Thư viện Phân viện Phú Yên có 2 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư viện.
- Thư viện Cơ sở đào tạo Sơn Tây có 2 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư
viện.
- Thư viện Phân viện Bắc Ninh có 1 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư viện,
1 cán bộ chuyên ngành Ngân hàng
Như vậy, tổng số nhân sự của cả hệ thống là 23 người, đa số là cán bộ
có chuyên môn thư viện.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 24


Khóa luận tốt nghiệp