ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
------------

TRẦN HOÀI NAM

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học : QH - 2009 - X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: Th.S Trịnh Khánh Vân


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

HÀ NỘI - 2013

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực của chính bản
thân, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, động viên từ người thân, thầy cô và bạn
bè.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các Ban chủ nhiệm, các giảng viên trong Khoa
Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốc
gia Hà Nội, cùng tập thể các cán bộ thư viện Thành phố Hà Nội đã tạo mọi điều kiện

SV: Trần Hoài Nam

Từ viết tắt

Tên đầy đủ

TVHN
TT - TV
CSDL
TTTM
STVT
TSTL

Thư viện Hà Nội
Thông tin – thư viện
Cơ sở dữ liệu
Thông tin thư mục
Sách thư viện tỉnh
Tủ sách Thăng Long


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Stt
1
2
3


K54 – TT - TV

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nghiên cứu vùng, địa phương đã trở thành mối quan tâm của nhiều quốc gia
trên thế giới hiện nay. Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, mỗi vùng, mỗi
địa phương đều giữ một vị trí chiến lược. Từ khi Đảng và Chính phủ thực hiện chính
sách mở cửa, các vùng, địa phương lại có thêm điều kiện phát huy tiềm năng và thế
mạnh của mình. Cùng với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công tác
địa chí và tài liệu địa chí ngày càng thể hiện vai trò và ý nghĩa của mình đối với sự
phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội.
Thư viện Thành phố Hà Nội là trung tâm của mạng lưới thư viện công cộng
Thủ đô - đầu não của cả nước, là nơi lưu giữ vốn tài liệu địa chí đồ sộ và quý giá về
Thủ đô Hà Nội. Thư viện không chỉ thu thập, tàng trữ, bảo tồn mà còn truyền bá thông
tin địa chí, qua đó giới thiệu hình ảnh Thủ đô ngàn năm văn hiến với bạn bè trong
nước và quốc tế.
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí là một quy trình kỹ thuật hết
sức quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả công tác địa chí - hoạt động mang
tính đặc thù của Thư viện Hà Nội (TVHN) nói riêng và các thư viện tỉnh, thành phố
nói chung. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, nhu cầu và giá trị thông tin địa chí ngày
càng lớn. Chính vì vậy, việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí phong phú, đa
dạng về nhiều lĩnh vực và loại hình một cách khoa học lại càng là một vấn đề được
quan tâm hơn bao giờ hết.
Đứng trước tình hình đó, Thư viện Hà Nội cần phải nhanh chóng đổi mới, hoàn
thiện và nâng cao chất lượng công tác địa chí, nhằm tìm ra một phương thức tổ chức
và bảo quản kho tài liệu địa chí phù hợp, hiệu quả nhất.
Ý thức được tầm quan trọng đó, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài “Công tác tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội” làm đề tài khoá luận của
mình.

Quốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông vận tải ….
Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về TVHN trên các khía cạnh
sau: Công tác phát triển vốn tài liệu; Tìm hiểu nhu cầu tin; Tìm hiểu bộ máy tra cứu
tin…tiêu biểu như Luận văn cử nhân khoa học thông tin – thư viện của Nguyễn Thị
Kim Dung với đề tài “Công tác địa chí ở thư viện Hà Nội trong những năm đổi mới
(1986 – 1998), cũng như như có một số công trình khoa học nghiên cứu đến công tác
tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung tại các thư viện và trung tâm TT – TV các
trường đại học như: thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học
Giao thông vận tải ….Tuy nhiên về mặt thời gian đã không còn phù hợp nữa và về nội
dung cũng không đề cập đến nguồn tài liệu địa chí.. Vì thế, tôi hy vọng có thể kế thừa
những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước, đồng thời vận dụng các kiến thức
đã lĩnh hội được trong quá trình học và thực tập để làm rõ thực trạng “Công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội’.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội
4.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
• Phạm vi về không gian:
Tại Thư viện Hà Nội
• Phạm vi về thời gian:
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí ở thư viện Hà Nội trong
những năm gần đây

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của
khoá luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Thư viện Hà Nội với vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
địa chí.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí ở Thư
viện Hà Nội.
Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

CHƯƠNG 1
THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ
TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ
1.1. Khái quát về Thư viện Thành phố Hà Nội
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thư viện Hà Nội được thành lập vào ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu là
“Phòng được sách nhân dân”. Thư viện đã nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở nhà hàng
Thủy Tạ - bên bờ hồ Hoàn Kiếm, khi chuyển về phố Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu –
Quốc Tử Giám. Đến tháng 1/1959 thư viện chính thức được định vị tại số 47 phố Bà
Triệu – Quận Hoàn Kiếm và mang tên Thư viện nhân dân Hà Nội, sau là Thư viện
Thành phố Hà Nội.
Ngày đầu thành lập, thư viện chỉ có 4 cán bộ với 5.000 cuốn sách, một số báo,
tạp chí được chuyển từ chiến khu về. Khó khăn còn nhiều, nhưng với lòng nhiệt tình
cháy bỏng, các cán bộ thư viện đã sáng tạo nhiều hình thức phong phú phục vụ kịp

Ngày 10/10/2008 trụ sở thư viện Hà Nội mới được khánh thành với tòa nhà 9
tầng với 7.000 m2 sàn. Đây là sự kiện đánh dấu sự thay đổi về chất trong hoạt động
của thư viện.
Thực hiện quyết định của chính phủ về việc mở rộng địa giới hành chính thủ đô
Hà Nội, thủ đô mới bao gồm Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc)
và thêm 4 xã của tỉnh Hòa Bình. Với 29 quận, huyện thị, 575 phường, xã và 6,5 triệu
dân – Hà Nội làm thành phố lớn nhất về diện tích vad lớn thứ 2 về dân số ở việt Nam.
Theo quyết định số 593/QĐ-UBND ngày 4/2/2009 của UBND Thành Phố, thư viện Hà
Nội mới được thành lập trên cơ sở hợp nhất thư viện Hà Nội và thư viện Hà Tây.
Hiện nay TVHN có 2 cơ sở:
- Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Trụ sở làm việc: 9 tầng với 7.500 m2
sử dụng – Đây là công trình kỷ niệm 1000 năm Thăng long – Hà Nội
- Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông – Trụ sở làm việc: 2.029 m2.
UBND TPHN đã đầu tư 44,457 tỷ đồng cho xây dựng trụ sở 47 Bà Triệu,
trong đó 2,8 tỷ cho dự án xây dựng thư viện điện tử. Năm 2010 Sở đã cấp 880 triệu
cho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông.
Hiện nay, TVHN có 4 máy chủ, 133 máy tính, 2 máy scan, 3 máy chiếu, 3
máy photocopy và máy in. Hệ thống bảo vệ, bảo quản tài liệu: camera, máy hút bụi,
máy điều hòa… Có hệ thống nội bộ, máy Internet đường truyền tốc độ cao, mạng wifi.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Thành phố Hà Nội
* Chức năng
Thư viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có chức năng thu thập, bảo quản
tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và nói về Hà
Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm yêu cầu xây dựng và
SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV


Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội
Hiện nay thư viện Hà Nội có 75 cán bộ, trong đó có 56 cán bộ biên chế, 19
lao động hợp đồng. 100% cán bộ chuyên môn có trình độ cử nhân, 7 cán bộ có trình độ
thạc sĩ, 7 cán bộ có văn bằng 2 các chuyên ngành ngoại ngữ, báo chí, hành chính...
1.1.4. Vài nét về phòng Địa chí – thông tin – thư mục
Cuối năm 1970 khi có QĐ 178/CP của HĐCP, việc thành lập kho tư liệ địa chí
về công tác thư viện tại thư viện Hà Nội (TVHN) đã được đề cập và bàn bạc. Năm
1973, Ban giám đốc sở văn hóa quy định rõ chức năng của TVHN là: “ thư viện phổ
thông phục vụ đại chúng, đồng thời tiến dần lên phục vụ KHKT công tác địa chí và tư
liệu”. Từ năm 1973, thư viện đã đặt kế hoạch xây dựng và tổ chức hoạt động địa chí,
có cán bộ địa chí chuyên trách. Năm 1983, phòng Địa chí – TVHN được chính thức
thành lập với 3 cán bộ. Phòng có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản các loại

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

hình tài liệu có nội dung phản ánh hoặc viết về Thủ đô Hà Nội; bổ sung và xây dựng
kho tư liệu địa chí một cách đầy đủ và tổ chức khai thác phục vụ bạn đọc, đáp ứng nhu
cầu tìm hiểu, nghiên cứu toàn diện hay một khía cạnh riêng biệt về Thủ đô Hà Nội.
Năm 2008, Thành phố Hà Nội mở rộng địa giới hành chính, thư viện Tỉnh Hà
Tây sát nhập về thư viện Hà Nội, nên hiện nay phòng Địa chí – thông tin – thư mục
của TVHN về nhân sự gồm 6 cán bộ, 2 kho tài liệu (Cơ sở 1: tầng 7, số 47 Bà Triệu;
Cơ sở 2: tầng 2, số 2B Quang Trung, Hà Đông) với trang thiết bị, kho tàng khang
trang ổn định.
Phòng Địa chí – thông tin – thư mục chính là một thư viện thu nhỏ nằm trong

Loại tài liệu
Sách tiếng Việt
Sách ngoại văn

Sách tiếng Anh
Sách tiếng Pháp
Sách tiếng Nga

Ảnh
Đĩa CD
Bản đồ
Tài liệu quý hiếm

Sách Hán Nôm
Bản dập văn bia
Hương ước, thần phả
Tủ sách Thăng Long
Tài liệu tiếng Việt
Tài liệu tiếng Anh
Tài liệu tiếng Pháp
Tài liệu tiếng Nga
Tài liệu Hán Nôm - TSTL
Tổng số

Số lượng
9500
650
200
45
55

thống, văn hóa giáo dục và đặc biệt mảng tư liệu văn học Hà Nội và Hà Nội trong văn
học, trong đó có khoảng 200 tư liệu trước năm 1954 ( thu thập từ các tủ sách gia đình,
tủ sách cá nhân, cơ quan,…). Tư liệu này chủ yếu là phóng sự, truyện ngắn, tiểu thuyết
hoặc bút ký và một số tài liệu tra cứu…

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Sách ngoại văn (Pháp – Anh – Nga): 650 cuốn, mặc dù số lượng này không lớn
ngưng có nhiều tài liệu quí và giá trị, tập trung chủ yếu là sách tiếng Pháp như cuốn
Histoire de HaNoi nguyên là đề tài tiến sĩ về lịch sử của Philippapine – Giám đốc viện
viễn Đông Bác Cổ, hay cuốn Le pagoda de HaNoi của G.Dumoutier giới thiệu về các
chùa, chùa Một Cột, chùa Dục Khánh…
Sách Hán Nôm: 1.100 cuốn, chủ yếu là tư liệu photo với các thần tích, thần
sắc, thần Thành hoàng, hương ước ở các làng xã, phủ…thuộc Hà Nội. Các tư liệu viết
dưới dạng chữ Hán cổ, chữ Nôm (có chú giải). Đây là một bộ phận tư liệu đặc biệt quý
giá của kho tư liệu địa chí. Mảng tài liệu này đã giúp ích rất nhiều cho các nhà nghiên
cứu am hiểu về lịch sử, bộ máy hành chính, về địa danh, về nhân vật, phong tục tạp
quán của một Thăng Long – Hà Nội xưa. Đây là những tư liệu lịch sử có giá trị cho
các nhà nghiên cứu viết sách về Hà Nội.
Bản dập văn bia: trên 4.000 bản. Các văn bia tại các đền miếu cho chúng ta
những thần tích của các vị thánh, thần được thờ phụng, như: Bà chúa Thiên Niên, thôn
Trích Sài, Hồ Tây, bia đền Cao Sơn phường Kim Liên, huyện Hoàng Long (Đống Đa),
chép sự tích đánh giặc cứu dân của thần Cao Sơn, bia đình Thanh Hà (số 10 ngõ Gạch)
là ngôi đình thuộc loại cổ nhất của Hà Nội có tấm bia ghi sử tích của Đại Vương Trần
Lưu. Nội dung của các bản dập văn bia còn cho chúng ta hiểu thêm về một địa danh,

nhiều bộ thư mục có giá trị.. Những thư mục địa chí hiện có của thư viện gồm:
1. Thư mục “Đảng bộ Hà Nội”
2. Thư mục “Hà Nội qua các thời đại”
3. Thư mục “Truyền thống chống ngoại xâm của Hà Nội”
4. Thư mục “Vành đai thực phẩm”
5. Thư mục tổng quát “Hà Nội 1954 – 1979”
6. Thư mục “30 năm văn hóa – văn nghệ Hà Nội”
7. Thư mục “Công nghiệp Hà Nội”
8. Thư mục “Tiểu công nghiệp – thủ công nghiệp”
9. Thư mục “Hà Nội 12 ngày đêm”
10. Thư mục “Điện biên phủ trên không”
11. Thư mục “Bác Hồ với thủ đô Hà Nội”
12. Thư mục “Hà Nội văn bia”
13. Thư mục “Hà Nội ngoại văn”
14. Thư mục “Hà Nội – Hán Nôm”
15. Thư mục “Hà Nội trước năm 1954” (tiếng Việt)
16. Thông tin tư liệu “Khoán sản phẩm” theo nghị quyết 10 của Bộ Chính trị.
17. Thông tin tư liệu “Công tác tổ chức cán bộ “
18. Thư mục “Nếp sống văn minh – gia đình văn hóa”
19. Thư mục “Hà Nội trên con đường đổi mới”
20. Thư mục “Hương ước Hà Nội xưa”

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

21. Thư mục “Hà Nội thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của đảng, Nhà nước”

tiếng Pháp

dữ kiện
toàn bộ dữ liệu trong Tổng tập thư mục
Toàn bộ sách Pháp ngữ tronh kho
Tổng số

SỐ LƯỢNG
BIỂU GHI
5.080
1.710
17.905
1.806
5.079
9.278
1.019
41.877

Bảng 3. Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử của TVHN

Hiện tại với tư liệu địa chí TVHN có những CSDL thư mục sau:
CSDL DCHI: toàn bộ sách trong kho 5000 biểu ghi
CSDL THMUC: 18.597 biểu ghi, toàn bộ các thư mục địa chí của TVHN đã
được nhập vào cơ sở dữ liệu này. Với hệ thống từ khóa tìm kiếm rất khoa học, bao
quát được chủ đề chính, chủ đề cụ thể, chi tiết, từ khóa địa lý, thời gian, loại hình tư

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

- Sách Địa chí nằm trong CSDL sách thư viện tỉnh (STVT) trên phần mềm quản
lý thư viện điện tử Ilib 3.6
- Tra cứu trích báo: 17.000 biểu ghi (trên phần mềm quản lý thư viện
(CDS/ISIS)

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Có thể thấy với số ít vốn tài liệu này, công tác phục vụ địa chí tại cơ sở 2 chưa
thực sự khởi sắc, cán bộ làm công tác địa chí chưa phát huy hết được năng lực chuyên
môn nghiệp vụ, chưa tận dụng được sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số trong việc
swu tầm, bảo quản, khai thác phục vụ nguồn thông tin tài liệu…
Hơn nữa, vốn tài liệu địa chí của TVHN chưa đủ để đáp ứng nhu cầu bạn đọc.
Cũng vì hoàn cảnh xã hội Việt Nam nhiều biến cố thăng trầm và sự điều chỉnh địa giới
nhiều lần của Hà Nội nên việc thu thập, khai thác, gìn giữ vốn tài liệu đại chí còn
chưa có tính hệ thống , tài liệu còn chắp vá, không liên tục.
1.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu thông tin địa chí ở Thư viện Thành
phố Hà Nội
• Đặc điểm người dùng tin địa chí ở Thư viện thành phố Hà Nội
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống tin. Đó là đối tượng phục vụ
của công tác thông tin tư liệu. Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông
tin, đồng thời họ cũng là người sinh sản ra thông tin mới. Người dùng tin giữ vai trò
quan trọng trong các hệ thống thông tin.
Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin.
Người dùng tin tham gia vào hầu hết vào các giai đoạn của dây truyền thông tin. Họ
biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó.

nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu
cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã
hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì
nhu cầu tin ngày càng được phát triển .
Qua khảo sát thực tế tại TVHN, chúng tôi thấy bạn đọc tới thư viện sử dụng tài
liệu địa chí rất đa dạng về thành phần. Vì thế, nhu cầu sử dụng tài liệu địa chí của từng
đối tượng hết sức cụ thể, đòi hỏi có tính hệ thống và chuyên môn sâu.
- Nhu cầu tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo
Đây là nhóm người dùng tin chiếm lượng số lượng khá lớn, đồng thời lại là
nhóm người dùng tin rất quan trọng của Thư viện, đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc
mà thư viện hết sức quan tâm. Bởi lẽ họ là những người đưa ra quyết định mang tính
chiến lượng và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng đến sự phát triển của xã
hội; họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của Đảng và
nhà nước, của các cán bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công
tác quản lý, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học. Do đó, nhu cầu
tin của họ rất đa dạng, phong phú và chính xác cao. Thông tin phải vừa rộng đồng thời
cũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống.
- Nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, doanh nghiệp
Họ có nhu cầu tài liệu khá cao. Thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lại
mang tính chuyên sâu. Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng mọi loại hình
thức tài liệu cả truyền thông lẫn hiện đại. Tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm,

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

tài liệu xám, tài liệu đa số hóa, các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Tất cả mọi loại hình tài liệu dù xuất bản ở trong nước hay ngoài nước, tại địa
phương hay ngoài địa phương, bằng bất cứ ngôn ngữ gì, song có nội dung đề cấp đến
địa phương đều được gọi là tài liệu địa chí.
Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu địa chí. Tài liệu địa chí căn cứ vào những dấu hiệu
chủ yếu sau:
- Theo nội dung phản ánh: Tài liệu có thể phản ánh nhiều mặt, tổng thể hay toàn
diện về địa phương hoặc một mặt nào đó của địa phương không kể xuất bản ở đâu và
do ai xuất bản.
- Theo ngôn ngữ: Ở Việt Nam ngôn ngữ chủ yếu trong tài liệu địa chí là tiếng
Việt nhưng cũng có thể là tiếng Hán Nôm – Anh – Pháp – Nga.
- Theo dấu hiệu địa lý: Tất cả các tài liệu xuất bản địa phương không kể tài liệu
đó nói về vấn đề gì.
- Hình thức:
Ở nước ta tài liệu địa chí thường được thể hiện dưới các dạng sau đây:
- Sách in
- Bản chép tay
- Tài liệu đánh máy hoặc bản in typo, roneo
- Tập tranh ảnh, bản đồ, đồ án thiết kế
- Báo – tạp chí và các bài báo – tạp chí
- Sách Hán Nôm, thần phả, gia phả, hương ước...
- Tác giả và người biên soạn:
Có thể là người Việt Nam hay là người nước ngoài
Khái niệm tài liệu quý hiếm

nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả yêu cầu và có tính chính sách
bảo quản hợp lý nhất.
Sự chính xác cẩn thận trong từng thao tác của quá trình tổ chức kho có ý nghĩa
to lớn đối với việc sử dụng tài liệu của độc giả, bởi vỉ chỉ cần có những thiếu sót nhỏ
cũng ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ bạn đọc.
Nhiều người cho rằng: Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu thế nào để độc giả có
thể sử dụng tối đa các tài liệu mà Thư viện có. Nếu tổ chức vốn tài liệu không khoa
học thì kho sách sẽ bị hủy hoại, vì vậy tổ chức vốn tài liệu khoa học sẽ tạo diều kiện
cho thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo quản tốt vốn tài liệu mà thư
viện có.
Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động của thư viện, đó là vấn đề
then chốt, quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi thư vện. Để có vốn tài liệu phong
phú và đa dạng, đáp ứng mọi nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu người sử dụng, vốn
tài liệu là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc quyết định chất lượng của công tác
thông tin – thư viện (TT-TV).
Tài liệu trong thư viện là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, và không
có thư viện nào lại không có tài liệu.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Muốn tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả ta phải tổ chức kho tài
liệu sao cho khoa học: Cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản. Vậy “tổ chức
vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả”. “Tổ chức kho
tài liệu là một loạt các quá trình và thao tác liên tục với mục đích vừa sử dụng tài liệu
tốt nhất cho bạn đọc, vừa bảo quản tài sản đảm bảo nhất”.

Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại. Tất cả những công việc
bảo quản là nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng đảm bảo tính
thông tin đầy đủ của tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu bao gồm những phương pháp và kỹ
thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
Theo IFLA (Liên hiệp Quốc tế các Hội thư viện ) nguyên lý bảo tồn và bảo
quản tài liệu được định nghĩa như sau:
“Bảo tồn bao gồm tất cả những suy xét về mặt quản lý và tổ chức liên quan đến
việc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế, các chính sách, kỹ thuật và phương pháp
được sử dụng để bảo tồn các tài liệu thư viện và lưu trữ cùng với thông tin chứa đựng
trong đó”.
“Bảo quản là chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ
tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm
những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra”.
Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân chia
thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.
- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ
các tư liệu nói chung.
- Bảo quản phục chế nhằm phục sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính
hoặc hóa tính của tài liệu. Nó đòi hỏi phải có một lượng công nhân cũng như một đội
ngũ chuyên gia có chuyên môn, do vậy mà nó rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong
phạm vi chọn lọc của toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. Bảo quản tài liệu là những
biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu trong
kho. Nói cách khác, bảo quản tài liệu là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc
thù kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng, đảm bảo tính thông tin đầy
đủ của tài liệu.
1.4. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện