LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, do thời gian có hạn cộng với
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, mặc dù
cố gắng song chắc chắn khóa luận không tránh khỏi những sai sót.Tôi rất mong
nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô, của các cán bộ thư viện để khóa
luận của tôi hoàn chỉnh hơn.
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến:
Các thầy cô trong khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, tạo điều
kiện cho tôi trong quá trình học tập.
Ban lãnh đạo cùng các cô, chú, anh chị cán bộ Thư viện Đại học Thủy Lợi
đã tận tình giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm cho tôi trong quá trình viêt khóa luận và
thực tập tại thư viện.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo-TS Chu Ngọc
Lâm, người đã hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn
thành khóa luận.
Xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2012

Tác giả khóa luận

Trương Thị Thanh Nhàn

1


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT


Thông tin- Thư viện

2


MỤC LỤC

3


LỜI NÓI ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài
Thế giới đang diễn ra nhiều thay đổi trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị,
văn hóa, khoa học, xã hội và công nghệ thông tin. Đặc biệt có sự thay đổi và phát
triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Đây là thời kỳ bùng nổ thông tin rộng lớn,
toàn diện, chưa từng có từ trước đến nay, với một lượng thông tin khổng lồ không
ngừng gia tăng, đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức, quản lý, khai thác một
cách hiệu quả. Đó là cơ sở, động lực cho sự phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực
của xã hội loài người. Đóng vai trò chủ đạo, các trung tâm thư viện đã và đang trở
thành cơ quan quản lý, tổ chức và cung cấp thông tin phục vụ cho mọi đối tượng
người dùng tin.
Hòa với xu thế phát triển chung của thời đại và các trung tâm thông tin- thư
viện, Thư viện Đại học Thủy Lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mình
trong việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Do đó, cán bộ thư viện luôn coi
việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động của
mình, là vấn đề then chốt quyết định sự tồn tại của thư viện.Tổ chức sắp xếp, bảo
quản tài liệu không khó nhưng làm sao để lấy được tài liệu trong khoảng thời gian
ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng thì

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứu
tại nhiều thư viện lớn ở Việt Nam như: Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học
Giao thông vận tải , Thư viện Trường Đại học văn hóa, Thư viện Trường Đại học
sư phạm Hà Nội 2,….Nhưng tại Thư viện ĐHTL đến nay chưa có đề tài nào
nghiên cứu một cách hệ thống, đầy đủ về vấn đề này. Vì vậy tôi chọn vấn đề: “ Tổ
5


chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi” làm đề tài khóa luận
tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần vào việc tăng cường công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHTL.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện
ĐHTL
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện
ĐHTL trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tà
* Phương pháp luận :
Khóa luận sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng,
chủ nghĩa duy vật lịch sử, quan điểm đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước ta
về hoạt động TT-TV.
* Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
+ Nghiên cứu, phân tích tài liệu
+ Quan sát
+ Phỏng vấn
+ Thống kê số liệu
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm lý luận chung về

Những ngày mới thành lập, tổ Thư viện không có cơ sở tập trung mà được nhà
trường bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3
cán bộ. Đối tượng phục vụ của Thư viện trong giai đoạn này là học viên lớp
chuyên tu và chính khóa 1, 2, 3, 4, 5 và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thủy công,
Thủy nông và Thủy văn.
• Giai đoạn 1965-1975
Từ tháng 6 năm 1965 đến năm 1973, Thư viện cùng với toàn trường sơ tán 2
lần tại tỉnh Bắc Giang.
Từ năm 1968, Thư viện đã có những đổi mới ban đầu về nghiệp vụ, sách đã
được phân loại theo chuyên môn và bắt đầu có phích sách.
Năm 1970, Thư viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, các sách chuyên môn
và tạp chí được phân loại và sắp xếp theo khổ sách và theo ngôn ngữ.
Đến năm 1975, tổng số cán bộ tại tổ Thư viện là 6 người.
• Giai đoạn từ 1975-1989
8


Từ năm 1975, Thư viện có những cố gắng rất lớn để tăng cường và đa dạng
hóa nguốn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Lúc này nhân lực của Thư
viện cũng được tăng lên, nâng tổng số cán bộ là 11 người.
• Từ năm 1989-2005
Tháng 10 năm 1989, tổ Thư viện thuộc phòng đào tạo đã chính thức trở thành
một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu theo quyết định số 200 QĐ/ TC ngày
28/10/1989.Kể từ đó, Thư viện mang một trọng trách mới của một trung tâm
không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Trường
Đại học Thủy Lợi
Năm 1990,Thư viện được chuyển lên tầng 5 nhà Hành chính với tổng diện tích
là 490 m2 . Đến năm 1997, Thư viện bắt đầu thực hiện quản lý sách trên máy tính
bằng phần mềm CDS/ ISIS for DOS, sau đó đổi sang WINSIS do UNESCO cung
cấp miễn phí thông qua Trung tâm Khoa học và công nghệ Quốc gia.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1..1.2.1. Chức năng
Thư viện có chức năng giúp hiệu trưởng về:
+ Quản lý công tác Thư viện
+ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư liệu thông tin, sách
báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và
nghiên cứu khoa học.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn và hằng năm về việc bổ sung, cập nhật
tài liệu, giáo trình, sách, báo và tạp chí với các chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu
giảng dạy, nghiên cứu và học tập của nhà trường.
- Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu học tập và giảng dạy của
nhà trường
10


- Công tác nghiệp vụ thông tin bao gồm: Tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn
quốc gia và quốc tế, cập nhật, xử lý và bảo quản thông tin trên máy tính, tổ chức
khai thác và truyền thông đến độc giả.
- Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tài
liệu khác cho độc giả tại thư viện
- Phục vụ cho mượn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tìa liệu tham khảo,
báo, tạp chí và các loại tài liệu khác
- Lưu trữ, bảo quản và tu bổ sách và các loại tài liệu khác.
- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của thư viện theo
hướng hiện đại hóa
- Tham mưu và giúp việc hiệu trưởng về công tác thư viện ở địa bàn xa trường:
Trung tâm ĐH2, Cơ sở 2….
- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Thủy Lợi xuất bản; các
luận án tiến sĩ, thạc sĩ được bảo vệ tại Đại học Thủy Lợi và của giáo viên học tập


Phần mềm quản lý Thư viện Libol 6.0 để quản lý vốn tài liệu, quản lý bạn
đọc, phục vụ tra cứu, mượn trả tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ khác…

-

Mạng LAN kết nối với Internet theo đường Leaseline của trường, có 2 điểm
kết nối Wifi; 3 severs và 4 swichs CICO

-

Hệ thống máy tính nối mạng:
+ 20 terminals phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin
+ 90 PCs trong phòng multimedia
+ 21 PCs cho các cán bộ làm nghiệp vụ
+ 05 máy in Lazer; 02 máy photocopy
12


-

Hệ thống an ninh Thư viện:
+ Cổng từ 3M
+ Các loại tem từ dung cho sách, băng, đĩa….
+ 01 máy khử từ/ nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu
+ 01 máy khử từ/ nạp lại từ cho băng đĩa
+ 11 máy in hóa đơn phục vụ mượn/ trả
+ 11 đầu đọc mã vạch cố định
+ 01 đầu đọc mã vạch di động
+ 01 máy in mã vạch

trực tiếp đến thư viện.
Dưới đây là những tài liệu truyền thống tiêu biểu của Thư viện ĐHTL:
-

Sách:

Đây là loại tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong kho tài liệu của Thư viện, gồm
các loại sau:
-

Sách Giáo trình: Trên 500 đầu/ 214.639 bản là tổng số giáo trình có thể đáp
ứng cho nhu cầu mượn sách của sinh viên đăng ký hơn 300 môn học được
mở trên toàn trường.

-

Tài liệu tham khảo tiếng việt có khoảng 4703 đầu/ 18465 bản

-

Tìa liệu tham khảo tiếng nước ngoài: khoảng 9213 đầu/ 17265 bản

-

Luận án, luận văn, các công trình nghiên cứu khoa học, sản phẩm nghiên
cứu khoa học của giáo viên, cán bộ, học viên, cao học trong trường thực
hiện.

-


khoảng:
-

Khoảng trên 600 đĩa CD, VCD, DVD dữ liệu, trong đó có 192 luận văn,
luận án.

-

Trên 400 đầu sách tiếng anh được số hóa

-

Gần 100 đầu giáo trình tiếng việt do các giảng viên trong trường biên soạn
và được chuyển đổi thành giáo trình điện tử

-

342 bài giảng của các môn học cung cấp miễn phí cho sinh viên.
15


Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, để đáp ứng nhu cầu tin
của bạn đọc ngày càng cao, Thư viện đã và đang từng bước hiện đại hóa ứng dụng
tin học vào các hoạt động thư viện.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
1.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1: Sơ đồ tổ chức Thư viện Đại học Thủy Lợi

Ban Giám đốc


kỹ thuật

K
Giải đáp
thông tin

Kỹ
thuật
mạng

U
Website

1.1.5.2. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, Thư viện Đại học Thủy Lợi có 18 cán bộ. Trong đó, có 2 thạc sĩ;
13 người có trình độ đại học trong đó có 4 người tốt nghiệp chuyên ngành Thư
viện; 2 kỹ sư tin học và đại học các ngành khác.
Thư viện có cơ cấu và chức năng quản lý riêng biệt:
-

Ban giám đốc: 2 người
16


-

Khối nghiệp vụ thư viện và quản trị mạng ( hiện có 5 người):
+ Công tác xuất bản, bổ sung( 1 người)
+ Công tác biên mục, tạo các ấn phẩm thư viện ( 3 người)
+ Quản trị mạng LAN và hệ thống servers + PCs ( 1 người)

tổng số bạn đọc của Thư viện. Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội,
là “ nguyên khí của quốc gia”. Họ vừa là đối tượng sử dụng thư viện, vừa là
người tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học cao cho Thư viện. Với đặc thù
là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ thuật thủy lợi,
17


nhu cầu tin của họ chuyên sâu. Họ quan tâm tới những thông tin mới kịp thời.
Bên cạnh tài liệu tiếng việt, họ rất quan tâm tài liệu nước ngoài như: Anh,
Pháp, Nhật….những nước có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới.
+ Nhóm sinh viên chính quy, tại chức chủ yếu là các học viên cao học và
nghiên cứu sinh. Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tượng người
dùng tin chủ yếu của Thư viện. Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi
hỏi họ phải học, đọc và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các taì liệu
dạng truyền thống cũng như hiện đại: Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa
học, luận án, luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử…..
Mỗi nhóm người dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác
nhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ. Việc phân chia người
dùng tin thành những nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý bạn đọc tốt hơn. Qua
đó, việc bổ sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm người
dùng tin, giúp cho Thư viện có những chính sách ưu đãi, kế hoạch xây dựng và
phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vững từng loại nhu
cầu. Từ đó sẽ nâng cao chất lượng hoạt động của Thư viện đối với mọi đối
tượng người dùng tin khi tới Thư viện.
1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
1.2.1. Tổ chức vốn tài liệu Thư viện
Vốn tài liệu thư viện có vai trò rất quan trọng trong hoạt động TT-TV. Vốn
tài liệu là tiền đề, là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện. Toàn bộ vốn tài
liệu thư viện cần được tổ chức một cách khoa học, hệ thống nhằm đạt được các
mục tiêu:

Trong quá trình phục vụ tài liệu tại kho phụ, Thư viện xem xét những tài
liệu nào cũ, nát hoặc ít được sử dụng cần tu sửa lại chuyển về kho chính, hoặc đề
nghị thanh lý, và bổ sung thường xuyên những tài liệu mới.

19


Thư viện có thể tổ chức 2 loại kho phòng đọc và phòng mượn. Các kho phụ
thường được tổ chức theo hình thức kho mở để tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tìm kiếm tài liệu cho cán bộ thư viện và bạn đọc.
e. Kho sách lưu động
Kho sách lưu động được tổ chức để phục vụ bạn đọc ngoài thư viện, những người
không có điều kiện đến được Thư viện trung tâm. Sách của Thư viện trung tâm
chuyển về các Thư viện chi nhánh hoặc các điểm giao nhận sách theo định kỳ. Sau
một thời gian quy trình ( 3- 6 tháng), Thư viện trung tâm sẽ chuyển đến sách mới,
thu hồi lại sách cũ.
g. Kho dự trữ trao đổi
Kho dự trữ trao đổi được tổ chức tại phòng bổ sung trao đổi. Tài liệu của
kho này không phục vụ bạn đọc mà để phục vụ công tác trao đổi tài liệu trong
nước, quốc tế, hoặc bổ sung vào kho sách thư viện thay thế cho những sách đã cũ
nát, thất thoát. Trao đổi tài liệu giữa các thư viện là hình thức bổ sung quan trọng,
bởi có tài liệu không thể mượn được ngoài thị trường mà chỉ có thông qua con
đường hợp tác trao đổi.
Kho tài liệu được tổ chức sắp xếp theo nội dung hoặc theo hình thức của tài
liệu.
* Sắp xếp theo nội dung bao gồm: Sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức, theo đề
tài, theo chủ đề.
* Sắp xếp theo hình thức bao gồm: Sắp xếp theo chữ cái tên tài liệu, tên tác giả,
theo thời gian xuất bản tài liệu, theo địa lý, theo ngôn ngữ, theo số đăng ký cá biệt,
theo ký hiệu xếp giá.

Có nhiều định nghĩa về bảo quản tài liệu trong thư viện. Theo IFLA bảo
quản là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu
thư viện và lưu trữ khỏi bị hư hỏng ( hoặc gây thiệt hại hoặc hủy hoại), bao gồm
những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
21


Hội thư viện Mỹ cho rằng bảo quản là những hành động liên hệ đến việc
bảo trì tài liệu thư viện hoặc tài liệu thuộc văn khố để sử dụng, dưới hình thức
nguyên thủy của nó hoặc dưới một hình thức khác có thể dung được.
Kế thừa và phát triển các quan điểm trên, tôi cho rằng bảo quản tài liệu là
những hoạt động với mục đích lưu giữ, duy trì sự tồn tại của tài liệu của thư viện,
phục vụ cho việc sử dụng trước mắt và lâu dài, nhằm ngăn chặn hoặc trì hoãn sự
hư hỏng của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng, đảm bảo nội dung thông tin trong
tài liệu không bị mất đi.
Bản chất của tài liệu là thông tin chứa trong nó, hình thức tài liệu là dạng vật lý
có chứa thông tin của tài liệu. Như vậy có thể hiểu bảo quản tài liệu là tìm cách
duy trì dạng vật lý có chứa thông tin của tài liệu. Nói cách khác, bảo quản hướng
tới cả hình thức và nội dung của tài liệu.
Ở Việt Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế, văn hóa, xã hội nhu
cầu thông tin cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Sách báo và các tài liệu khác
nhập vào Thư viện gia tăng nhanh chóng, đòi hỏi những người làm công tác Thư
viện cần có một chương trình bảo quản đồng bộ, toàn diện và lâu dài trước tác
động của thiên nhiên, con người và sự lão hóa của bản thân tài liệu đó.Vấn đề bảo
quản vốn tài liệu đặt ra cho tất cả mọi loại hình thư viện, cho mọi loại tài liệu có
trong thư viện.
Có thể nói, vấn đề bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu thư viện, chống lại mọi tác
động phân hủy tài liệu, đang là mối quan tâm nghề nghiệp tất yếu và là vấn đề cấp
bách của các thư viện toàn thế giới. Bởi bảo quản vốn tài liệu không chỉ nâng cao
chất lượng hoạt động của thư viện, mà còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển

tận dụng, sử dụng đến mức tối đa và bảo quản tốt nhất những tài liệu trong thư
viện.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu, Thư viện
Đại học Thủy Lợi đã đặt ra những yêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu. Với đặc thù là thư viện trường đại học chuyên về các
23


lĩnh vực khoa học kỹ thuật và kỹ thuật thủy lợi, nội dung tài liệu luôn được cập
nhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú, chú trọng phát triển cả những tài
liệu nước ngoài để đáp ứng được mọi nhu cầu tin của người dùng tin. Để làm
được điều này, đòi hỏi Thư viện phải tổ chức được kho sách hợp lý, đúng đắn,
bảo đảm đầy đủ các yếu tố để hình thành nên kho sách thư viện, phù hợp với
chức năng và nhiệm vụ của mình, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cầu của một
kho sách được tổ chức, sắp xếp khoa học đó là phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và
dễ bảo quản. Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh chóng, chính xác,
kịp thời và tiết kiệm diện tích kho.
Ý thức được vai trò to lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu,
Thư viện ĐHTL trong những năm qua đã có những tích cực đổi mới công tác
này, nhằm tạo ra một không gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa hợp lý, và
bảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất. Với nỗ lực mang tài liệu gần hơn
đến với bạn đọc, góp phần thúc đẩy sự phát triển của thư viện, đáp ứng ngày
càng cao của người dùng tin trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước, thời kỳ của sự bùng nổ thông tin thì công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu là một khâu quan trọng không thể thiếu để hoàn thành nhiệm vụ này.

24


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN