CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
ngày 18 tháng 01 năm 2014
Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

TT
1
2
3
4
5

Họ và tên
PGS. TS. Phan Đình Nguyên
TS. Phạm Thị Phụng
PGS. TS. Nguyễn Minh Hà
TS. Phan Mỹ Hạnh
TS. Nguyễn Bích Liên

Chức danh Hội đồng
Chủ tịch
Phản biện 1
Phản biện 2
Ủy viên
Ủy viên, Thư ký

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được

công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao
đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình.
III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013
IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013
V- Cán bộ hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH


i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong
bất kỳ công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn
gốc.
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Thị Kim Thoa


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
ii

Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên
địa bàn TP. HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những
nhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM còn nhiều nhược điểm như:
Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấp
thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định.
Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần
thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác.
Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân
sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao. Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu
quả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công,
việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc xử lý thông
tin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp.
Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn
chế.
Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui
trình kế toán và các phần hành kế toán. Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình. Trong


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
iv

luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu
học phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu
khoa học, chu trình chi khác và chu trình tài chính.

approach to public colleges in Ho Chi Minh City.
The real status of accounting information systems in the public colleges in
Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff
accountant, accounting manager that is using the accounting software in three
public colleges in Ho Chi Minh City
Through empirical research, accounting information system at public
colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as:
Accounting information system organization under the section in order to
track and account and provide information about an object or a certain number.
The design of the account details have not been given due attention, when detailed
information is difficult to provide accurate timely.
System accounting reports including financial statements and budget
settlement reports legalistic adherence high command. Several reports have not
been promoted effectively provide information about the financial situation of the
school.
The exchange of information between the functional units in school is
manual; the exchange of information through computers is limited. Therefore, the
information processing may be overlapping, often providing information slowly.
The sharing of information between the functional units in schools is limited.
From the current situation described above, the authors analyze and research
the accounting processes and portion accounting to organize information system
accounting at colleges into new approach - cycle approach. In this thesis the authors


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
vi

suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in
the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of
other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance.

DANH MỤC CÁC BẢNG ............................................................................................... xi
DANH MỤC CÁC HÌNH ............................................................................................... xii
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .............................................................................................. 1
1.1 Đặt vấn đề .................................................................................................... 1
1.2 Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................... 1
1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu .............................................................. 2
1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................... 3
1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài ................................................................... 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài ............................................................. 4
1.7 Kết cấu luận văn .......................................................................................... 5
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ............... 6
2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý ................................. 6
2.1.1 Hệ thống.....................................................................................................6
2.1.2 Hệ thống thông tin .....................................................................................7
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý ........................................................................9
2.1.3.1 Khái niệm .............................................................................................. 9
2.1.3.2 Vai trò .................................................................................................. 10
2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý ................................................... 11
2.2 Hệ thống thông tin kế toán ......................................................................... 12
2.2.1 Khái niệm.................................................................................................12
2.2.2 Bản chất ...................................................................................................12
2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT .................................................................13
2.2.4 Đối tượng của HTTTKT ..........................................................................14


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
viii

2.2.5 Chức năng của HTTTKT .........................................................................15
2.2.6 Phân loại hệ thống thông tin kế toán .......................................................16



Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
ix

3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ............................31
3.3 Một số nhận xét và đánh giá về hệ thống thông tin kế toán tại các trường
cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM ........................................................ 38
3.3.1 Những kết quả đã đạt được ......................................................................38
3.3.2 Những hạn chế .........................................................................................39
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ................................................................................................ 40
CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM ...... 42
4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán tại các
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM............................................. 42
4.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa
bàn TP. HCM.................................................................................................... 43
4.3 Tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.
HCM theo chu trình .......................................................................................... 44
4.3.1 Chu trình thu học phí ...............................................................................45
4.3.2 Chu trình cung ứng ..................................................................................47
4.3.3 Chu trình giảng dạy và Nghiên cứu khoa học .........................................49
4.3.4 Chu trình thu khác ...................................................................................50
4.3.5 Chu trình chi khác ....................................................................................51
4.3.6 Chu trình tài chính ...................................................................................51
4.4 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM ........................................................................ 52
4.4.1 Chu trình thu học phí ...............................................................................52
4.4.1.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu .............................................................. 52
4.4.1.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu

Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
xi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
AIS

Accounting Information System

CNTT

Công Nghệ Thông Tin

HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

MIS

Management Information System

NCKH

Nghiên cứu khoa học

SV


DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin..................................................8
1

Hình 2.2 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý .....................................................9
2

Hình 2.3 Quá trình diễn ra trong HTTTQL ..............................................................10
3

Hình 2.4 Các hệ thống con của HTTTQL.................................................................12
4

Hình 2.5 Quy trình xử lý của HTTTKT ....................................................................13
5

Hình 2.6 Các chu trình kế toán .................................................................................15
6

Hình 2.7 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán .............................................20
7

Hình 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính ..............29
8

Hình 3.2 Giao diện phần mềm Imas .........................................................................32
9

Hình 3.3 Chức năng nhập chứng từ kế toán..............................................................33
Hình 3.4 Chức năng nhập dự toán kinh phí được giao ............................................33


Hình 4.9 Lưu đồ chứng từ xử lý thu học phí .............................................................63
27

Hình 4.10 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình cung ứng ...................................65
28

Hình 4.11 Hoạt động và sơ đồ dòng thông tin trong chu trình cung ứng ..................66
29


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
xiii

Hình 4.12 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đề xuất ....................................................67
30

Hình 4.13 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý mua sắm..................................................68
31

Hình 4.14 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng và bảo quản ...........................69
32

Hình 4.15 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán ...............................................70
33

Hình 4.16 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động nhận đề xuất .......................................71
34

Hình 4.17 Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng ...............................................................73

45

Hình 4.28 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động phân công giảng dạy ...........................85
46

Hình 4.29 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê giờ giảng ..............................86
47

Hình 4.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH ...................................87
48

Hình 4.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH .......................88
49

Hình 4.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt giờ ................................89
50

Hình 4.33 Mối liên hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình, đối tượng khác .....90
51

Hình 4.34 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình tài chính .............................91
52


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin


có thể bị trùng lắp, chồng chéo nhau, thông tin cung cấp cho người sử dụng thường
chậm trễ làm giảm hiệu quả công tác kế toán.
Mặt khác trong đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020
của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng vạch ra lộ trình hợp lý để toàn bộ hệ thống Giáo
dục Đại học Việt Nam chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020.
Hiện nay tất cả các trường Đại học đã chuyển sang chương trình đào tạo theo học
chế tín chỉ, một số trường cao đẳng cũng đang dần chuyển sang chương trình đào
tạo theo học chế tín chỉ. Vì vậy việc tổ chức quản lý của các trường đào tạo phải
thay đổi, phải vận hành theo nhu cầu của từng sinh viên. Do vậy, việc xây dựng lại
HTTTKT trong công tác quản lý tại các trường cao đẳng là một vấn đề cần thiết
trong giai đoạn hiện nay. Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm quản lý tại các
trường cao đẳng, chức năng kế toán không thể thực hiện độc lập mà phải được tổ
chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối
hợp, trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau.
Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nói chung, công tác kế
toán nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổi
thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong trường. Hệ thống thông
tin kế toán khi đó không thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xây
dựng lại kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán. Luận
văn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và
hiệu quả hơn trong công tác kế toán.
1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Xét
trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002),
Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting Information
System“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKT
trong các tổ chức.
Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu.

Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công
lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM).



Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM theo hướng tiếp cận chu trình.

1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài
Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau:


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
4

 Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện
nay
 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp.
 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán theo hướng tiếp cận chu trình
 Phân tích hệ thống
 Thiết kế hệ thống
 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu
 Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dung
trên:
Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng hiện nay.
Phương pháp thu thập thông tin:

xây dựng sơ đồ hệ thống mới.
Phương pháp công cụ mô hình hóa
 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)
 Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dòng thông tin (DF - Document Flowchart)
 Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.7 Kết cấu luận văn
Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:
 Chương 1. Giới thiệu: giới thiệu về các lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu,
phương pháp nghiên cứu, tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu và kết cấu đề tài.
 Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
 Chương 3: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM
 Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong các
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM
 Chương 5: Kết luận và kiến nghị


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
6

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý
2.1.1 Hệ thống
Theo Thái Phúc Huy (2012), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan
hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống” cụ thể
như: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường cao đẳng…
Theo Phan Đức Dũng (2008), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối
hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”.
Một hệ thống bất kỳ gồm có bốn đặc điểm như sau:

 Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống
cấp cao.
 Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm
hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.
Hệ thống đóng: là hệ thống không có liên hệ với môi trường bên ngoài. Môi
trường cũng không tác động đến quá trình của hệ thống. Hệ thống này chỉ mang ý
nghĩa về mặt lý thuyết.
Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống đóng nhưng có giao tiếp với môi
trường bên ngoài, bị môi trường bên ngoài tác động và ngược lại hệ thống cũng tác
động đến môi trường và được kiểm soát.
Hệ thống mở: là hệ thống có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh của môi
trường bên ngoài. Hệ thống không kiểm soát được sự tác động qua lại của nó với
môi trường và thường không ổn định hoặc không kiểm soát được các thông tin vào.
Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống mà một phần thông tin đầu ra của
nó cho phép kiểm soát thông tin đầu vào qua đó tối ưu hóa các mục tiêu của hệ
thống.
2.1.2 Hệ thống thông tin
“Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập
hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung
cấp thông tin cho người sử dụng” (Gelinas và Sutton, 2002)
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử
dụng được gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh
báo sóng thần, hay hệ thống kế toán…là những hệ thống thông tin với mục tiêu


Ket-noi.com kho tài liệu miễn phí
8

cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Mô
hình chức năng của một hệ thống thông tin (hình 2.1)

9

 Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông
tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đã được đặt ra đồng thời phản hồi lại
những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khác phục,
sửa chữa.
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý
2.1.3.1Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin bao gồm các
thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ các
hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp
quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm
soát quá trình hoạt động của tổ chức (Thái Phúc Huy, 2012).

Tổ chức/
Thực hiên

Hoạch định

Hoạt động của
doanh nghiệp

Đánh giá/
Kiểm soát

Hệ thống
thông tin
quản lý

Hình 2.2 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý

 Thông tin hình ảnh

 Thông tin viết
 Thông tin nói
 Thông tin hình ảnh
HTTTQL thu nhận

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hóa)
Thông tin cấu trúc
Xử lý (áp dụng những quy tắc quản lý)
Thông tin kết quả
Phân phát

NSD

NSD

Hình 2.33 Quá trình diễn ra trong HTTTQL
Nguồn (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009)
Thu thập thông tin: Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên
thông tin thường đa dạng phức tạp. cho nên muốn có thông tin hữu ích thì hệ thống
phải chọn lọc thông tin: