Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Dương Thị Mai Hà Trâm
Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
ngày 18 tháng 01 năm 2014

Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm: TT
Họ và tên
Chức danh Hội đồng
1
PGS. TS. Phan Đình Nguyên
Chủ tịch
2
TS. Phạm Thị Phụng
Phản biện 1
3

II- Nhiệm vụ và nội dung:
 Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao
đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình.
III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013
IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013
V- Cán bộ hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH TS. Dương Thị Mai Hà Trâm i

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong
bất kỳ công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn
gốc.
Học viên thực hiện Luận văn


thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán. Đề tài nghiên cứu
thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM). Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đó
phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán mới theo hướng tiếp cận chu
trình cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên
địa bàn TP. HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những
nhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM còn nhiều nhược điểm như:
Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấp
thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định.
Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần
thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác.
Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân
sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao. Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu
quả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công,
việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc xử lý thông
tin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp.
Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn
chế.
Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui
trình kế toán và các phần hành kế toán. Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình. Trong
iv

luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu

approach to public colleges in Ho Chi Minh City.
The real status of accounting information systems in the public colleges in
Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff
accountant, accounting manager that is using the accounting software in three
public colleges in Ho Chi Minh City
Through empirical research, accounting information system at public
colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as:
Accounting information system organization under the section in order to
track and account and provide information about an object or a certain number.
The design of the account details have not been given due attention, when detailed
information is difficult to provide accurate timely.
System accounting reports including financial statements and budget
settlement reports legalistic adherence high command. Several reports have not
been promoted effectively provide information about the financial situation of the
school.
The exchange of information between the functional units in school is
manual; the exchange of information through computers is limited. Therefore, the
information processing may be overlapping, often providing information slowly.
The sharing of information between the functional units in schools is limited.
From the current situation described above, the authors analyze and research
the accounting processes and portion accounting to organize information system
accounting at colleges into new approach - cycle approach. In this thesis the authors
vi

suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in
the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of
other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance.
 Collection of tuition fees: manage and control of information on student
tuition.
 Provision: manage and control of the procurement process equipment for

1.1 Đặt vấn đề 1
1.2 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu 2
1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3
1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 4
1.7 Kết cấu luận văn 5
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 6
2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý 6
2.1.1 Hệ thống 6
2.1.2 Hệ thống thông tin 7
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý 9
2.1.3.1 Khái niệm 9
2.1.3.2 Vai trò 10
2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 11
2.2 Hệ thống thông tin kế toán 12
2.2.1 Khái niệm 12
2.2.2 Bản chất 12
2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT 13
2.2.4 Đối tượng của HTTTKT 14
viii

2.2.5 Chức năng của HTTTKT 15
2.2.6 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 16
2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp 16
2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý 17
2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 17
2.3.1 Bản chất 17
2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT 18
2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT 19

3.3.2 Những hạn chế 39
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 40
CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM 42
4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán tại các
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM 42
4.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa
bàn TP. HCM 43
4.3 Tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.
HCM theo chu trình 44
4.3.1 Chu trình thu học phí 45
4.3.2 Chu trình cung ứng 47
4.3.3 Chu trình giảng dạy và Nghiên cứu khoa học 49
4.3.4 Chu trình thu khác 50
4.3.5 Chu trình chi khác 51
4.3.6 Chu trình tài chính 51
4.4 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM 52
4.4.1 Chu trình thu học phí 52
4.4.1.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu 52
4.4.1.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu
trình 59
4.4.2 Chu trình cung ứng 64
4.4.2.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu 64
4.4.2.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu
trình 70
4.4.3 Chu trình Giảng dạy và nghiên cứu khoa học 76
4.4.3.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu 76
x


Sinh viên
TP.HCM
Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 1Các ký hiệu của sơ đồ dòng dữ liệu 23
Bảng 2.2 2Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ 25
Bảng 4.13 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình học
phí 53
Bảng 44.2 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến chu trình cung ứng 64
Bảng 54.3 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình giảng
dạy và nghiên cứu khoa học 77 xii

DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.11 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin 8
Hình 2.22 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý 9
Hình 2.33 Quá trình diễn ra trong HTTTQL 10
Hình 2.44 Các hệ thống con của HTTTQL 12
Hình 2.55 Quy trình xử lý của HTTTKT 13
Hình 2.66 Các chu trình kế toán 15
Hình 2.77 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 20
Hình 83.1 Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính 29
Hình 3.29 Giao diện phần mềm Imas 32
Hình 3.3 Chức năng nhập chứng từ kế toán 33
Hình 3.4 Chức năng nhập dự toán kinh phí được giao 33
Hình 3.5 Các chức năng trong kế toán lương 34

Hình 414.23 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng 80
Hình 424.24 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký nghiên cứu khoa học 81
Hình 434.25 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng 82
Hình444.26 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý tính tiền vượt giờ 83
Hình 454.27 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động lập kế hoạch giảng dạy 84
Hình464.28 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động phân công giảng dạy 85
Hình474.29 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê giờ giảng 86
Hình484.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH 87
Hình494.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH 88
Hình504.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt giờ 89
Hình514.33 Mối liên hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình, đối tượng khác 90
Hình524.34 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình tài chính 91 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin
(CNTT) ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại hiện
nay. Bất cứ một lĩnh vực nào, một ngành nghề nào đều có thể ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Công nghệ
thông tin giúp những nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp
thời về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức để kịp thời ra những
quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Trong lĩnh vực kế
toán cũng vậy, hiện nay đa số các doanh nghiệp, các tổ chức đều sử dụng phần mềm
kế toán để thực hiện việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin đầy đủ,
chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh các đơn
vị cho các đối tượng sử dụng.
Do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi phải có một phần

hợp, trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau.
Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nói chung, công tác kế
toán nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổi
thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong trường. Hệ thống thông
tin kế toán khi đó không thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xây
dựng lại kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán. Luận
văn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và
hiệu quả hơn trong công tác kế toán.
1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Xét
trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002),
Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting Information
System“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKT
trong các tổ chức.
Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu.
3

Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã trình bày những nội dung cơ bản về cách thức
tổ chức HTTTKT trong các tổ chức. Tác giả Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo
Ấn (2012) đã trình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp thành năm chu trình:
chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu
trình tài chính.
Hiện nay việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng đã được phổ biến rộng
rãi, nhưng chỉ đáp ứng cho một phần hành nào đó trong các phòng chức năng mà
chưa có sự chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau. Việc nghiên
cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề quản lý tất
cả các bước liên quan đến kế toán nhằm chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, các
khoa còn rất ít. Hiện nay chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này đó là bài báo :
“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu

trên:
Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng hiện nay.
Phương pháp thu thập thông tin:
 Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán hiện hành của các trường cao đẳng công
lập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm và
nhược điểm của HTTTKT hiện tại. Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệ
thống thông tin kế toán tại ba trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM
đó là: trường cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, trường cao đẳng Công Thương
và trường cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức.
 Thu thập thông tin trực tiếp từ phòng Tài Chính – Kế Toán, phòng Nghiên cứu
Khoa học, phòng Đào Tạo, phòng Công tác Học sinh viên, phòng Quản trị thiết
bị và các khoa.
 Tìm hiểu quy trình thực hiện các phần hành kế toán trong trường cao đẳng công
lập từ các phòng ban có liên quan để tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để
xây dựng quy trình cho hệ thống thông tin kế toán mới.
Phương pháp điều tra thực địa
5

 Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống
thông tin kế toán hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01).
 Phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống: mô tả công việc và nhiệm vụ của
họ, những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng HTTTKT (câu hỏi phỏng vấn: phụ
lục 03).
Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán
Phương pháp phân tích số liệu
 Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
 Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống
mới

 Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
 Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong
 Phạm vi giới hạn của hệ thống
 Các mục tiêu hướng đến của hệ thống
Vai trò của hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các thành phần cấu thành nên
một tổ chức vì vậy nó có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức đó. Các thành
phần có thể hoạt động độc lập nhau nhưng không thể không liên kết (quan hệ) với
các thành phần khác. Trong quá trình hoạt động, thông tin có thể truyền từ thành
phần này sang thành phần khác trong hệ thống, thông tin đầu ra của thành phần này
sẽ là thông tin đầu vào cuả thành phần khác. Do đó, một tổ chức muốn hoạt động tốt
thì phải có sự thống nhất cao giữa các thành phần trong hệ thống. Hệ thống hoạt
động tốt mới đem lại hiệu quả cho tổ chức.
Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ
thống. Các yếu tố đầu ra, đầu vào: khi thiết lập một hệ thống, chúng ta cần tìm
hiểu sản phẩm của hệ thống trước, có nghĩa là sản phẩm phục vụ cho mục đích gì,
cần những yếu tố nào, báo cáo gì thì lúc đó chúng ta mới biết được đầu vào của hệ
thống là gồm những dữ liệu nào.
Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có
ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó.
7

Hệ thống con: là một hệ thống nhỏ nằm trong hệ thống nào đó
Phân loại hệ thống: Một hệ thống có thể chứa nhiều hệ thống con và trong
mỗi hệ thống con sẽ có những tính chất như một hệ thống, có thể dùng các phương
tiện, cách thức khác nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêu
chung của hệ thống. Theo Nguyễn Thế Hưng (2008) hệ thống được phân thành các
loại sau:
 Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống
cấp cao.
 Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm

ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin
về sau.
 Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin
được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng.
Thông tin

đầu ra
Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Người dùng

Lưu trữ
Hình 2.11 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin
Nguồn (Gelinas và Sutton, 2002)
9

 Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông
tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đã được đặt ra đồng thời phản hồi lại
những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khác phục,
sửa chữa.
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý
2.1.3.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin bao gồm các
thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ các
hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp
quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm
soát quá trình hoạt động của tổ chức (Thái Phúc Huy, 2012).

tin quản lý có thể được sơ đồ hóa như sau: Thu thập thông tin: Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên
thông tin thường đa dạng phức tạp. cho nên muốn có thông tin hữu ích thì hệ thống
phải chọn lọc thông tin:
Thông tin nội:


Thông tin viết

Thông tin nói
 Thông tin hình ảnh
Thông tin ngoại:


Thông tin viết

Thông tin nói
 Thông tin hình ảnh
Thông tin cấu trúc
Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hóa)
Xử lý (áp dụng những quy tắc quản lý)
Phân phát
NSD
NSD
HTTTQL thu nhận
Thông tin kết quả
Hình 2.33 Quá trình diễn ra trong HTTTQL
Nguồn (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009)