1

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện
1.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện
1.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện
a. Nghiên cứu nhu cầu
Tổ chức sự kiện hiện nay là nhu cầu cực kỳ phổ biến khi mang lại nhiều lợi ích
cho doanh nghiệp, cũng như cho các tổ chức về hiệu quả truyền thông thương hiệu
cũng như giúp quảng bá những sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Đa phần hiện nay khi có nhu cầu tổ chức sự kiện các tổ chức, doanh nghiệp hoặc
cá nhân có nhu cầu sẽ tìm đến công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì họ luôn
có đủ kinh nghiệm, thiết bị cũng như nguồn nhân lực để tạo nên một sự kiện thành
công không chỉ về hiệu quả truyền thông mà còn giúp khách hàng đến tham gia sự
kiện có được ấn tượng đẹp về sự kiện chuyên nghiệp và bài bản. Đây là một yếu tố
rất quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, sự chuyên nghiệp của doanh
nghiệp, của công ty bởi điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính toán kỹ lưỡng.
b. Loại hình tổ chức sự kiện :
- Theo thời gian:
+ Theo độ dài thời gian có thể phân loại thành sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn
ngày.
+ Theo mùa vụ có thể chia thành sự kiện thường niên và sự kiện không thường
niên không mang tính quy luật, không có sự lặp lại ở các năm
- Theo hình thức và mục đích
+ Sự kiện kinh doanh phục vụ mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, truyền tải
thông điệp thương mại hoặc quảng bá sản phẩm.
+ Sự kiện giáo dục, khoa học.
+ Sự kiện văn hóa truyền thống.
+ Sự kiện âm nhạc nghệ thuật, giải trí.
+ Sự kiện thể thao.
+ Sự kiện chính thống/sự kiện nhà nước.
+ Sự kiện truyền thông.

- Quy trình kí kết hợp đồng.
+ Xác định mục tiêu
+ Đàm phán
+ Thỏa thuận các điều khoản
+ Kí kết thỏa thuận


3

1.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1.2.1. Xác định mục tiêu
Mục tiêu của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện
cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá
trình thực hiện sự kiện.
Yêu cầu của mục tiêu:
- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực
- Mục tiêu cần phải rõ ràng
- Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi
- Mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất
Thứ bậc của mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường không hướng tới một
mục tiêu nó hướng tới nhiều mục tiêu khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần xác
định được thứ bậc của các mục tiêu (mục tiêu chính, mục tiêu phụ), để tập trung
trong quá trình tổ chức sự kiện.
1.2.2. Xác định chủ đề sự kiện
Có thể hiểu chủ đề của một sự kiện là đối tượng và vấn đề chính mà một sự kiện
biểu đạt. Chủ đề quyết định cái nhìn tổng quan, bao gồm phong cách màu sắc, âm
thanh và không khí. Đó là những yếu tố chính cho một trải nghiệm sự kiện độc
đáo.
- Căn cứ để xác định chủ đề:
+ Khách hàng

- Kiểm tra, xác nhận
- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ
1.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch
- Căn cứ xác định chương trình
+ Mục tiêu sự kiện
+ Chủ đề sự kiện
+ Nguồn lực
- Xác định khung chương trình: Là bước cơ bản nhất để xác định các hoạt động tại
chương trình đó
- Xác định các hoạt động cụ thể: Từ khung chương trình phát triển ra những hoạt
động cụ thể
- Hệ thống hóa các hoạt động
1.2.5. Xác lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
- Lập thời gian biểu
+ Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục trong sự kiện
+ Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc
+ Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong các công tác chuẩn bị


5

+ Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công việc chuẩn bị sự kiện
- Lựa chọn địa điểm
Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện
Căn cứ theo không gian chia thành không gian ngoài trời, không gian trong nhà,
không gian kết hợp
Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện: địa điểm
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, địa điểm tổ chức sự kiện bị động.
- Quy trình lựa chọn địa điểm
+ Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện

thời trang mới của mình. Đã một thời gian trôi qua nhưng Mike vẫn chưa nghĩ ra
điều gì, bỗng một ngày đang ngồi trên vỉa hè trông thấy một cô gái Việt mặc áo dài
đi ngang bị ngã sóng soài, không phải hình ảnh thướt tha của thiếu nữ khi khoác
lên mình bộ áo dài nhưng hình ảnh cô gái trẻ trung, hồn nhiên nhí nhảnh đã làm
nảy lên trong ông ý tưởng mới cho bộ sưu tập mới của ông. Để thể hiện tình yêu
của mình với đất nước con người nơi đây John quyết định tổ chức một buổi trình
diễn thời trang áo dài do chính ông thiết kế. Ông tìm đến công ty tổ chức sự kiện
Hoa Sen- một công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức các loại sự kiện làm đơn vị
tổ chức cho buổi trình diễn bộ sưu tập mới.
Loại hình sự kiện : Đây là loại sự kiện có tính nghệ thuật giải trí.
2.1.2. Thành lập ban tổ chức Show diễn
Công ty tổ chức sự kiện Hoa Sen là một công ty tổ chức sự kiện lớn ở đại bàn Hà
Nội nên vì thế được nhà thiết kế Mr. Giang Mike lựa chọn cho show diễn thời
trang mang tầm quốc tế lần này. Công ty Hoa Sen do bà Nguyễn Thị Hương_ cựu
sinh viên khoa khách sạn du lịch của trường đại học thương mại sáng lập, công ty
đã đi vào hoạt động được 4 năm và 2 năm gần đây đã tạo được niềm tin cũng như
có được những khách hàng thân thuộc vì sự chuyên nghiệp và có trách nhiệm
trong cách phục vụ khách hàng. Công ty đang có dự định mở rộng thị trường ra
khỏi địa bàn Hà Nội bà hướng đến những thị trường mục tiêu như Quảng Ninh,
Hải Phòng và một ngày không xa bà Hương mong muốn sẽ đưa công ty trải dài
khắp thị trường Việt Nam để phục vụ được cho tất cả người dân trên cả nước.
Với sự kiện Show diễn thời trang lần này, cơ cấu trong ban tổ chức bao gồm:
- Giám đốc chương trình: Nguyễn Thị Hương
- Mc chương trình: Nguyễn Thị Hào
- Phụ trách âm thanh: Lê Thanh Hiền
- Phụ trách ánh sáng: Nguyễn Thị Hiền
- Phụ trách kiểm soát vé: Trần Thị Hiên
- Giám đốc sáng tạo: Nguyễn Thị Hoài
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức Show diễn
- Mục tiêu.

- Mục tiêu của Show diễn
+ Với chủ đề Áo dài chương trình không chỉ đơn thuần là đêm trình diễn thời
trang, mà còn kể với khán giả câu chuyện ý nghĩa về tà áo truyền thống - câu
chuyện không bao giờ chấm dứt bởi những giá trị văn hóa, lịch sử nối dài từ xưa
đến nay.
+ Kêu gọi bảo vệ, giới thiệu bản sắc văn hóa Việt với bạn bè thế giới, thể hiện vẻ
đẹp thuần khiết của phụ nữ Việt Nam qua chiếc áo dài.
+ Chương trình không chỉ là show diễn thời trang mà còn mang tính chất cộng
đồng.
+ Giới thiệu hình ảnh áo dài với các bạn bè trên thế giới, quảng bá hình ảnh của


8

Việt Nam
+ Thu hút được sự quan tâm của tất cả các nhà thiết kế lớn nhỏ trong và ngoài
nước, các ngôi sao, ca sĩ , người nổi tiếng và giới báo trí truyền thông tại Việt Nam
+ Thu hút được trên 300 khách mời
+ Giới thiệu quảng bá, khuyếch trương hình ảnh của nhà thiết kế
+ Quảng bá rỗng rãi hình ảnh áo dài nó là nét đẹp truyền thống nhưng vẫn mang
hơi thở, hới hướng thời trang trong từng thiết kế, đem lại cho người xem cảm giác
những cái cũ mà hoàn toàn mới.
- Mục tiêu của ban tổ chức sự kiện
+ Thu được khoản lợi nhuận từ sự kiện
+ Đánh bóng tên tuổi công ty thông qua một sự kiện hoành tráng
+ Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với làng giải trí, các diễn viên, người mẫu
- Mục đích của khách hàng tham gia sự kiện
+ Trải nghiệm một Show diễn thời trang lớn mang tầm cỡ quốc tế
+ Có cơ hội gặp gỡ nhiều người nổi tiếng đến tham dự
+ Có thể góp hình ảnh trong các tờ báo đưa tin về Show diễn.

Dự tính khoảng 60 khách mời truyền thông.
- Kế hoạch truyền thông
+ Báo chí: Cung cấp thông tin về buổi biểu diễn
+ Truyền thông: Giới thiệu buổi biểu diễn trên các kênh thời trang
+ Mời khách mời, người mẫu, liên hệ với nhà báo,…
2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch
a. Xác định các hoạt động cụ thể:
- Trước khi diễn ra show diễn
Căn cứ vào quy mô và mục tiêu show diễn, lập ra danh sách khách mời, người
mẫu, nhà báo, người tham dự.
+ Lên kế hoạch mời, cách thức tổ chức
+ Lên kế hoạch khách mời, người mẫu, người tham dự
+ Lên kế hoạch quảng bá, thông tin
b. Khi diễn ra show diễn
- Phát biểu:
Nhà thiết kế của show diễn xuất hiện và phát biểu trước báo chí
- Chương trình âm nhạc mở màn
+ 1 ca sĩ ra hát 1 bài hát mang đậm chất Việt Nam thể hiệ nét đẹp truyền thống
VIệt Nam
- Show trình diễn


10

+ Người mẫu mặc trang phục như sắp xếp của nhà thiết kế
+ Cuối cùng vedette và nhà thiết kế xuất hiện
+ Cuối chương trình nhà thiết kế nói về cảm hứng về bộ thiết kế cùng cô gái đã
mang lại cảm hứng cho anh, cô gái trong trang phục áo dài trắng truyền thống.
+ Báo đài đặt câu hỏi và tương tác với nhà thiết kế
+ Nhà thiết kế cảm ơn tất cả các kênh truyền thông, báo đài và khách tham dự.


- Khi diễn ra sự kiện: bảng thời gian cho hoạt động chính: vào ngày 9/11/2016
STT

Thời gian

Nội dung

Miêu tả

1

19h00 – 20h00

Đón khách

Đón tiếp khách mới, ổn định chỗ ngồi

2

20h00 – 20h20

Phát biểu

Nhà thiết kế của show diễn xuất hiện
và phát biểu trước báo chí

3

20h20 – 20h40

tiếng ở hà nội.
- Sau khi tìm kiếm khảo sát những khách sạn 5 sao ở hà nội có vị trí đẹp cũng
như có ballroom đẹp thuận tiện tổ chức sự kiện thời trang. Công ty lựa chọn
ballroom của khách sạn Hilton Hà Nội
- Tiến hành kí kết hợp đồng cùng thỏa thuận các điều khoản và đặt chỗ tại
khách sạn.
2.2.6. Xác định ngân sách
- Chi phí trực tiếp
+ Chi phí thuê địa điểm: Khách sạn Hilton được lựa chọn là nơi diễn ra show thời
trang này. Trong khoản này đã bao gồm các chi phí về thuê trang thiết bị như điện,
âm thanh, ánh sáng… Dự tính tiền thuê là 900 triệu đồng (trong đó tiền thuê địa
điểm là 100 triệu/ đêm trước đó có tổng duyệt trước một đêm, chi phí liên quan
đến dàn dựng sân khấu là 600 triệu, chi phí khác như trang trí, kỹ xảo, sảnh...)


12

+ Chi phí trả nhân công: bao gồm các khoản nhân công setup sân khấu, dàn dựng,
lễ tân,…dự trù khoảng 100 triệu đồng.
+ Đồ ăn thức uống: Show diễn có cung cấp đồ uống cho khách mời khi tham gia
sự kiện: nước lọc, cooktail... Dự tính khoảng 50 triệu đồng.
+ Chi phí quảng cáo, truyền thông: Show diễn khá lớn và với sự tham gia của
nhiều đối tượng khách mời, do đó đơn vị tổ chức sự kiện đã thiết kế những banner
treo và quảng bá ở rộng rãi khắp các khu vực Hà Nội, quảng cáo trên mạng xã hội
Facebook, website, truyền hình VTC, những tin tức ngắn trên các tạp chí thời
trang như Kênh14, Herwolrd,… Bên cạnh đó, công ty còn thiết kế những tấm
thiệp mời độc đáo cho tất cả các khách mời tham dự bao gồm các khách mời chính
thức, các nhà truyền thông, báo chí… Tổng dự trù khoảng 700 triệu
+ Chi phí bảo vệ, bảo hiểm: đây là một show diễn lớn, dàn khách mời đều là
những tên tuổi lớn trong lĩnh vực thời trang, âm nhạc, điện ảnh…do đó chi phí bảo

thuê, phụ thu địa điểm cho thuê…Khoản chi phí này được tính bằng 10% tổng chi
phí tương đương với 500 triệu đồng.
Tổng kinh phí dự trù cho sự kiện show thời trang này là 5 tỷ đồng
2.2.7. Tài trợ sự kiện
- Mục đích, ý nghĩa
Tổ chức show thời trang ra mắt bộ sưu tập Áo dài nhằm tôn vinh và quảng bá biểu
tượng độc đáo của dân tộc Việt Nam cũng như tình cảm của bạn bè quốc tế với nét
văn hóa đặc sắc của dân tộc ta. Thông qua đó, quyết tâm bảo tồn và phát triển các
giá trị văn hóa truyền thống của đất nước Việt Nam.
Thông qua sự kiện nhằm tang cường quảng bá hình ảnh về đất nước, con người,
thu hút khách quốc tế đến với các nét đẹp lâu đời của ta, đặc biệt đây cũng là cơ
hội để xúc tiến thương mại, nhất là trong lĩnh vực thời trang, may mặc.
Tham dự sự kiện có sự góp mặt của các nhà thiết kế nổi tiếng trong và ngoài nước,
các doanh nghiệp lớn cùng sự đóng góp của rất nhiều ca sĩ, người mẫu nổi tiếng
như Hồ Ngọc Hà, Sơn Tùng MTP,..
- Yêu cầu
Góp phần tạo nên thành công của sự kiện quan trọng này thì nguồn kinh phí đóng
vai trò rất lớn. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện nay thì nguồn kinh phí cho sự kiện còn
thiếu và khó khan. Vì vậy, chúng tôi rất cần và mong muốn nhận được sự hỗ trợ,
ủng hộ, góp sức từ phía các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.

- Xác định các nhà tài trợ tiềm năng: JUNO, MAY 10, Tổng công ty Đức
Giang, H&M, Loreal, Uber, Mecedec, Canifa.


14