Tr-êng §¹I HäC KHOA HäC X· HéI Vµ NH¢N V¡N
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN

-------------

NGUYỄN THỊ CHINH

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG
TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN
HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY
KHOÁ HỌC: QH– 2005 – X

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS. CHU NGỌC LÂM

HÀ NỘI, 2009


LỜI CẢM ƠN
Với lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc em xin gửi tới thầy giáo, TS.
Chu Ngọc Lâm, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá
trình thực hiện và hoàn thành khoá luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn của mình tới các thầy cô giáo khoa Thông tin
– Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã dạy dỗ, trang
bị kiến thức cho em trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu.
Em cũng xin được cảm ơn các cô chú, anh chị đang công tác tại
Trung tâm TT-TV trường ĐHHN đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình
thực hiện đề tài này.
Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè luôn luôn động viên, khuyến khích

DDC

Bảng phân loại thập phân Dewey
(Dewey Decimal Classfication)

ĐHHN
MARC

Đại học Hà Nội
Biên mục đọc máy
(Machine Readable Cataloging)

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Người dùng tin

TT-TV

Thông tin – Thư viện

VTL

Vốn tài liệu


MỤC LỤC

defined.
2.1.2.3 Đặc điểm cán bộ .................... Error! Bookmark not defined.
2.2 Thực trạng hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng
Đại học Hà Nội ............................................... Error! Bookmark not defined.
2.2.1 Công tác phát triển vốn tài liệu ... Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Công tác xử lý tài liệu................... Error! Bookmark not defined.
2.2.3 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu........ Error! Bookmark not
defined.
2.2.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu Error! Bookmark not defined.
2.2.3.2 Bảo quản vốn tài liệu ............ Error! Bookmark not defined.
2.2.4 Tổ chức phục vụ bạn đọc ............. Error! Bookmark not defined.
2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin .. Error! Bookmark not defined.
2.2.6 Quan hệ với các cơ quan thông tin – thƣ viện khác ....... Error!
Bookmark not defined.
2.3 Nhận xét................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.1 Ưu điểm ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2 Hạn chế ......................................... Error! Bookmark not defined.
Chƣơng 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM
THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ........... Error!
Bookmark not defined.
3.1 Những giải pháp về tổ chức .................. Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và
đối tượng phục vụ của Trung tâm ............... Error! Bookmark not defined.
3.1.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ ............ Error! Bookmark not
defined.


3.2 Những giải pháp về hoạt động ............. Error! Bookmark not defined.
3.2.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin .... Error! Bookmark

làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Hy vọng khoá luận
sẽ đóng góp một phần nào đó trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ
chức và hoạt động tại Trung tâm.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin –
Thư viện (TT-TV) trường Đại học Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả tổ chức và hoạt
động của Trung tâm, nâng cao hiệu quả phục vụ , đáp ứng nhu cầu ngày một
tốt hơn cho NDT.
3. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Cho đến nay đã có rất nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu về những
khía cạnh khác nhau của Trung tâm như: Công tác xử lý tài liệu; công tác
phục vụ bạn đọc; tổ chức, bảo quản vốn tài liệu (VTL); tìm hiểu vấn đề tự
động hoá; tìm hiểu về sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm…. Các đề tài này
chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu cụ thể từng mảng hoạt động của thư viện mà
chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách tổng thể về tổ chức và hoạt động của
Trung tâm. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐHHN” làm đề tài khoá luận của
mình với hy vọng kế thừa những thành quả của các tác giả đi trước, vận dụng
những kiến thức đã học làm rõ thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung
tâm. Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của
công tác tổ chức và hiệu quả hoạt động của Trung tâm.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: là các vấn đề về tổ chức và hoạt động của
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội.


- Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại
học Hà Nội năm 2009.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt
động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội.


Chƣơng 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN –
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm
Trường ĐHHN (tiền thân là trường Đại học Ngoại ngữ) được thành lập
năm 1959 là một trong những cơ sở đào tạo, nghiên cứu và bồi dưỡng ngoại
ngữ lớn ở Việt Nam. Hiện tại, trường có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu
nhiều ngôn ngữ như: tiếng Anh, Pháp, Trung, Nga, Hàn, Đức…Trường còn
đào tạo các ngành khác như: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch
học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng…
Trung tâm TT-TV trường ĐHHN có lịch sử hình thành và phát triển
cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trường ĐHHN trong suốt 50 năm
qua.
Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên cơ sở là một tổ công
tác phục vụ tư liệu cho trường trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thư viện
bó hẹp, nghèo nàn. Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên


ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng
Tiệp Khắc, tiếng Bungari…). Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu
của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa.
Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất
lượng giảng dạy, trường ĐHHN đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng
Anh, tiếng Pháp. Cùng với sự thành lập của một số khoa và bộ môn, vốn tư
liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tư liệu không thể đáp ứng
được nhu cầu tin và không còn phù hợp. Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường

Thực hiện đúng tinh thần Điều 1 Quyết định 688/QĐ ngày 14/07/1986
của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, quy định về tổ chức
và hoạt động của thư viện trường Đại học: “Thư viện trường đại học là trung
tâm văn hoá thông tin khoa học, kỹ thuật của trường đại học, là một bộ phận
trong cơ cấu tổ chức của trường đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và
quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dạy,
học tập, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng của cán bộ và học sinh
trong toàn trường.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường về công tác thông tin tư
liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy của trường.
- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý,
cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. Tổ chức cơ sở
hạ tầng thông tin.
- Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên
trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập.
- Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu tiếp cận CSDL và khai
thác các nguồn tin trên mạng.
- Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường, hoàn thành tốt quản lý, sử
dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm.


Trong suốt quá trình hoạt động, Trung tâm luôn xác định rõ chức năng,
nhiệm vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công
việc được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo của trường.
1.3 Đặc điểm của Trung tâm
1.3.1 Vốn tài liệu
Hiện nay, Trung tâm đang sở hữu một khối lượng VTL khá đa dạng và
phong phú. Trung tâm có khoảng hơn 39.000 tư liệu đã được xử lý và đưa ra
phục vụ bạn đọc, ngoài ra nguồn tư liệu còn được bổ sung thường kỳ. Với đặc


Sách ngoại văn

11.105

18.035

3

Luận án, luận văn

421

841

4

Báo, tạp chí

160

49.593

Bên cạnh đó, Trung tâm đã xây dựng được một hệ thống cơ sở dữ liệu
(CSDL) bao gồm 27.344 biểu ghi được biên mục chi tiết và gần 1000 biểu ghi
CSDL tra cứu, phấn đấu đạt 90.000 biểu ghi chất lượng cao vào năm 2010.
S

Cơ sở dữ liệu



CSDL bài trích điện tử

5.902

Ngoài ra, Trung tâm còn có các tài liệu điện tử như:
Các phần mềm dạy và học tiếng Anh trực tuyến qua mạng
- CSDL trên CD-ROM
- Chương trình, giáo trình học ngoại ngữ qua mạng
-CSDL

trực

tuyến:

Proquest

Central

( là CSDL Trung tâm đang được
cung cấp miễn phí bởi một tập đoàn của Châu Á – Thái Bình Dương
hiện đang đặt trụ sở tại Thái Lan, có đường linh URL: http://
www.ilproquest.com/pqdwed, cung cấp cho người dùng CSDL toàn
văn và biểu ghi thư mục ở các lĩnh vực khác nhau: văn hoá, kinh tế, xã
hội…CSDL bao gồm cả sách, báo và tạp chí; CSDL trực tuyến Oxford
Reference và Wilson Humanities.
1.3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Nằm trên km 9 đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội, Trung tâm
có khoảng 205 máy tính, bao gồm 05 máy chủ và 200 máy trạm (phòng tập
huấn gồm 80 máy, phòng tra cứu gồm 105 máy, 15 máy nghiệp vụ ở các

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm
Với mục đích là không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn
tối đa nhu cầu thông tin của NDT. Nghiên cứu NDT và nhu cầu tin (NCT) là
một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ
quan thông tin – thư viện. Người dùng tin và nhu cầu tin trở thành nhu cầu
thiết yếu cho việc định hướng hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện, đặc
biệt là trong quá trình tạo lập các sản phẩm và dịch vụ mới.
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐHHN có đối tượng phục vụ
(người dùng tin) đó là toàn bộ cán bộ, giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh,
học viên cao học trong trường. Tất cả các đối tượng trên đều được phục vụ tại
chỗ hoặc cho mượn tài liệu về nhà.
Có thể khái quát các nhóm NDT chủ yếu của Trung tâm như sau:
Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm 2: Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Nhóm 3: Nhóm sinh viên chính quy; Sinh viên tại chức; Sinh viên
dự án và dự án ngắn hạn
Nhóm 4: Nhóm học viên cao học


Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
Là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch phát triển của
trường nói chung và Trung tâm nói riêng. Nhóm người dùng tin này chiếm 1,6
% tổng số người dùng tin của Trung tâm, họ thường có rất ít thời gian đến để
khai thác tài liệu ở Trung tâm. Do đó, thông tin để phục vụ nhóm đối tượng
này được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ.
Đặc điểm nhu cầu tin:
-

Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài


tài liệu điện tử.


Nhóm NDT này chỉ chiếm 2,3 % trong tổng số người dùng tin của
Trung tâm. Tuy nhiên, đây là nhóm NDT có nhu cầu thông tin cao, đòi hỏi
thông tin ở mức độ sâu về lĩnh vực họ đang nghiên cứu, giảng dạy.
Nhóm 3: Nhóm sinh viên chính quy; Sinh viên tại chức; Sinh viên
dự án và dự án ngắn hạn


Nhóm sinh viên chính quy

Đây là nhóm NDT đông dảo của Trung tâm (chiếm tới 71,16 %), nhu
cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao,
đặc biệt vào dịp thi cử, chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công trình nghiên
cứu khoa học, bảo vệ khoá luận. Lúc này, NCT của họ là tài liệu chuyên sâu
về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự.
Đặc điểm nhu cầu tin:
-

Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên

quan đến chuyên ngành học của họ. Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu
giải trí cũng được họ quan tâm nhiều.
-

Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ.

-


liệu phục vụ cho việc học tiếng để du học: Sách luyện thi TOEFL, IELTS, các
loại băng đĩa…
Nhóm 4: Học viên cao học
Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học (chiếm 8,53 %),
vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm trong việc sử dụng thư viện, hiểu biết về
phương pháp và cách thức khai thác sử dụng thư viện một cách có hiệu quả
nhất để phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập của mình. Thông tin dành cho
họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chương trình đào tạo, đề tài, đề án
của họ.
Như vậy, người dùng tin chính là yếu tố quan trọng tác động đến công
tác hoạt động của Trung tâm TT-TV trường ĐHHN. Nhiệm vụ đặt ra cho
Trung tâm là phải không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức, hoạt
động để đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin cho NDT.
1.4 Vai trò của tổ chức và hoạt động đối với sự phát triển của Trung tâm
Tổ chức có vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành bại của một cơ
quan, đơn vị, một quốc gia. Lênin, lãnh tụ của giai cấp vô sản thế giới đã từng
nói: “Tổ chức, tổ chức và tổ chức. Hãy cho tôi một tổ chức, tôi sẽ làm đảo lộn
nước Nga này”. Công tác tổ chức cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng


đối với sự phát triển của các cơ quan thông tin – thư viện. Tổ chức nhằm thiết
lập một cơ cấu thích hợp cho sự tồn tại và phát triển của Trung tâm như: xây
dựng phòng ban, mua sắm trang thiết bị phù hợp với yêu cầu của đơn vị, lập
kế hoạch đào tạo cán bộ, bố trí, sắp xếp cán bộ hợp lý phù hợp với năng lực
của họ để nâng cao trình độ, hướng dẫn nghiệp vụ tạo ra các sản phẩm và dịch
vụ thông tin phong phú…giúp cho Trung tâm TT-TV trường ĐHHN có thể
đáp ứng nhu cầu của xã hội. Từ đó, giúp NDT khám phá những vấn đề trong
giới tự nhiên và xã hội, hình thành nhân cách, lối sống trong mỗi cá nhân và
mối quan hệ trong đời sống xã hội.
Tổ chức lao động khoa học, sắp xếp cán bộ phù hợp sẽ tăng năng suất

tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Khoa học Thư
viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia
Hà Nội, Hà Nội.
5. Cao Minh Kiểm (2008), “Một số suy nghĩ về tổ chức và hoạt động
thông tin – thư viện ở Việt Nam trong giai đoạn sắp tới”, Tạp chí Thông
tin và Tư liệu, 1, tr. 7-18
6. Đại Lượng (2008), “Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người đọc”,
Tạp chí Thư viện Việt Nam, 1 (13), tr. 32-35
7. Vũ Dương Thuý Ngà (2007), “Hiện đại hoá công tác thư viện những
vấn đề đặt ra”, Kỷ yếu hội thảo khoa học và thực tiển hoạt động thông tin
– thư viện, tr. 36-38
8. Nguyễn Thị Nhung, (2005), Quá trình ứng dụng CNTT tại Trung tâm
TT-TV Đại học Ngoại ngữ Hà Nội, Khoá luận tốt nghiệp ngành thông tin –
thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc
gia Hà Nội, Hà Nội.
9. Trần Thị Quý (2002), “Công tác xử lý tài liệu của Trung tâm TT-TV
Đại học Quốc gia Hà Nội: Thực trạng và giải pháp”, Kỷ yếu hội thảo khoa
học và thực tiễn hoạt động TT-TV, tr. 23-28


10. Trần Thị Quý, Đỗ Văn Hùng (2007), Tự động hoá trong hoạt động
thông tin – thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
11. Quyết định số 668/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và
Trung học chuyên nghiệp về quy chế tổ chức hoạt động của thư viện các
trường đại học
12. Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà
Nội.
13. Hoàng Anh Tuấn, (2007), Tìm hiểu ứng dụng phần mềm quản trị thư
viện Libol tại Trung tâm TT-TV trường ĐHHN, Khoá luận tốt nghiệp
ngành thông tin – thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn