BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH
SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HÙNG MẠNH PHÁT
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
: THS. NCS. ĐOÀN VĂN TÌNH
: NÔNG THỊ QUYÊN
: 1305QTNB054
: 2013-2017
: ĐH QTNL 13B

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi;
Các số liệu, kết quả nêu trong khoá luận là trung thực và xuất phát từ tình
hình thực tế của đơn vị thực tập.
Tác giả khóa luận
SINH VIÊN

DANH MỤC BẢNG


DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Đánh giá của người lao động Công ty về mức độ đầy đủ của chính sách phân
tích công việc
Biểu đồ 2.2. Đánh giá của người lao động Công ty về mức độ công khai, minh bạch của
chính sách phân tích công việc
Biểu đồ 2.3. Đánh giá của người lao động Công ty về thông tin trong bản mô tả công việc
Biểu đồ 2.4. Đánh giá của người lao động Công ty về hình thức bản mô tả công việc
Biểu đồ 2.5. Đánh giá của người lao động Công ty về quy trình phân tích công việc
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ giữa phân tích công việc với quản trị nhân lực
Sơ đồ 1.2. Quy trình phân tích công việc
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy Công ty
Sơ đồ 2.2. Quy trình phân tích công việc tại Công ty
Sơ đồ 3.1. Quy trình hoàn thiện hệ thống chính sách phân tích công việc tại Công ty


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

Từ viết tắt
TNHH
PTCV
NLĐ

Mạnh Phát (sau đây gọi chung là công ty Hùng Mạnh Phát), được có cơ hội thực tập
tại bộ phận nhân sự, tôi nhận thấy rằng hoạt động phân tích công việc của Công ty
tuy đã được Ban lãnh đạo quan tâm, song trong quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại
nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến tính hiệu quả của công tác. Do vậy, tôi lựa chọn đề
tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại công ty
TNHH Sản xuất và Thương mại Hùng Mạnh Phát” làm nội dung nghiên cứu
khóa luận tốt nghiệp.

8


2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đề tài phân tích công việc đã được không ít tác giả trong và ngoài nước đầu
tư nghiên cứu từ nhiều góc độ tiếp cận khác nhau. Trong quá trình tra cứu thông tin,
tham khảo tài liệu, tìm hiểu các vấn đề liên quan để hoàn thành bài khóa luận tốt
nghiệp, tôi được biết một số bài viết, đề tài nghiên cứu khoa học, các luận văn cũng
như khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích công việc, tiêu biểu như sau:
Lê Quỳnh Trang, Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ
phần Đầu tư PV-INCONESS (2011) trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Trong đề tài
này, tác giả đã đưa ra được cơ sở lý luận về phân tích công việc, sử dụng các phiếu
điều tra khảo sát để làm căn cứ đánh giá thực trạng hoạt động phân tích công việc
tại công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, từ đó đề xuất bộ giải pháp cũng như
một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty Cổ
phần Đầu tư PV-INCONESS. Tuy nhiên, những giải pháp mà tác giả đưa ra vẫn còn
mang nặng tính lý thuyết, chưa đưa ra được giải pháp mới, cụ thể phù hợp với tình
hình thực tiễn của Công ty.
Nguyễn Thế Hùng, Phân tích công việc trong nhân sự hành chính nhà nước
(2013) trường Học viện Hành chính Quốc gia. Trong đề tài, tác giả tập trung làm rõ
các khái niệm liên quan và nội dung cơ bản của phân tích công việc, tìm hiểu chung
về hoạt động phân tích công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy

Trong các nghiên cứu trên, các tác giả đều có phạm vi, mục tiêu nghiên cứu
và điều kiện môi trường áp dụng khác nhau, vì vậy, khó có thể áp dụng y mẫu vào
thực tiễn tại công ty Hùng Mạnh Phát. Tuy nhiên, đây là những tư liệu tham khảo
quý báu mà tôi có thể học hỏi, chắt lọc tri thức để thực hiện bài khóa luận của mình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở khảo sát và phân tích thực trạng phân tích công việc tại công ty
Hùng Mạnh Phát, nghiên cứu đề tài nhằm đề xuất các giải pháp và khuyến nghị để
nâng cao hiệu quả công tác, đáp ứng được nhu cầu phát triển của Công ty trong thời
gian tới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài, khóa luận cần tập trung giải
quyết một số nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống hoá, phân tích và làm rõ cơ sở lý luận về phân tích công việc.

10


Hai là, phân tích thực trạng và kết quả phân tích công việc tại công ty Hùng
Mạnh Phát. Trên cơ sở đó, so sánh với lý luận thực tiễn để làm rõ những ưu điểm,
hạn chế và nguyên nhân của công tác.
Ba là, trên cơ sở lý luận, kết quả nghiên cứu thực tế, đề tài cần đưa ra những
giải pháp cụ thể và khuyến nghị đối với các bên liên quan nhằm hoàn thiện công tác
phân tích công việc tại Công ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: công tác phân tích công việc tại công ty Hùng
Mạnh Phát.
* Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: nghiên cứu được tiến hành tại công ty Hùng Mạnh Phát. Địa
chỉ: thôn Cách Thượng, xã Nam Sơn, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng.
Về thời gian: nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 2014 - 2016. Đây là

Ba là, phương pháp điều tra bảng hỏi. Trong thời gian từ ngày 13/3/2017 đến
ngày 23/3/2017, tác giả đã phát ra 100 bảng hỏi để thu thập thông tin từ phía cán bộ
công nhân viên của Công ty. Kết quả thu về là 100 phiếu (đạt tỷ lệ 100%) được sử
dụng để làm rõ các nhận định, đánh giá của người lao động đối với thực trạng chính
sách và hiệu quả phân tích công việc tại Công ty.
8. Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục thì cấu trúc
của khóa luận gồm 03 chương cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Chương 2: Thực trạng phân tích công việc tại công ty TNHH Sản xuất và
Thương mại Hùng Mạnh Phát
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phân
tích công việc tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hùng Mạnh Phát

12


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.1. Khái niệm và mục đích của phân tích công việc
1.1.1. Khái niệm
Trong hoạt động quản trị nhân lực, công việc và phân tích công việc là hai
khái niệm được sử dụng khá phổ biến, tuy nhiên hiện nay có rất nhiều cách hiểu và
khái niệm khác nhau về công việc và phân tích công việc.
* Khái niệm công việc:
“Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao
động” [4, 87].
“Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ cụ thể, các trách nhiệm cụ thể (hay

Phân tích Tiêu
công
việcthực hiện công việc
chuẩn
Đào tạo và phát triển

Thù lao lao động
Yêu cầu đối với người thực hiện

Đánh giá thực hiện công việc

An toàn lao động
Kiến thức

Khả năng

Kỹ năng

Kỷ luật lao động

Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ giữa phân tích công việc với quản trị nhân lực
(Nguồn: Bài giảng phân tích công việc)
Đối với công tác hoạch định nhân lực: những thông tin mà PTCV cung cấp
giúp cán bộ hoạch định nhân lực xác định được các vị trí việc làm của tổ chức, là
một trong những cơ sở quan trọng để xác định số lượng, cơ cấu và chất lượng
nguồn nhân lực cần có của tổ chức trong từng thời kỳ. Thông qua các kết quả của
PTCV, cán bộ hoạch định nhân lực dự báo cung - cầu nhân lực, xây dựng các loại
kế hoạch nguồn nhân lực ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho tổ chức.
Đối với công tác tuyển dụng nhân lực: những thông tin trong bản mô tả công


Đối với kỷ luật lao động: tổ chức xây dựng những tiêu chuẩn quy định hành
vi cá nhân của NLĐ như số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ

15


làm việc và thời giờ nghỉ ngơi, giữ gìn trật tự tại nơi làm việc.
1.2. Quy trình phân tích công việc
Để phân tích được công việc cần phải trải qua nhiều hoạt động. Nhìn chung,
có thể tiến hành PTCV theo những bước được thể hiện trong Sơ đồ 1.2 sau đây:
Bước 1:

Xác định công việc cần phân tích

Bước 3:

Xác định các thông tin cần thu thập

Bước 4:

Xác định phương pháp thu thập thông tin

Bước 5:

Tiến hành thu thập thông tin và phân tích công việc

Bước 6:

Viết các sản phẩm của phân tích công việc
Sơ đồ 1.2. Quy trình phân tích công việc

Trường hợp thứ tư, khi tái cơ cấu tổ chức. Tái cơ cấu là quá trình tổ chức
xem xét, cơ cấu lại, tái bố trí cấu trúc, bộ phận, nhân sự nhằm đảm bảo tính hiệu
quả trong tương quan với các mục tiêu chiến lược và những thay đổi trên thị trường.
Việc tái cơ cấu có thể làm tổ chức xuất hiện những công việc mới, vị trí mới hoặc
làm mất đi những công việc cũ, vị trí cũ. Do đó, tổ chức cần tiến hành PTCV để
nắm bắt được những thiếu hụt và tìm phương án bổ sung cho các vị trí việc làm kịp
thời, tránh gián đoạn công việc.
1.2.2. Xác định các thông tin cần thu thập
Để tiến hành PTCV, có rất nhiều loại thông tin liên quan đến công việc cần
phải được người cán bộ nghiên cứu thu thập và xử lý. Có thể chia thông tin phục vụ
PTCV thành từng nhóm như sau:
Nhóm thông tin chung về công việc: bao gồm các thông tin về tên công việc
(chức danh công việc), mã số công việc, tên bộ phận hay tên địa điểm thực hiện
công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức
lương. Những thông tin về nội dung công việc được lấy từ nguồn các văn bản quy
định của nhà nước (quy định về chức danh, chức vụ), từ các văn bản quy định của
công ty (mã số công việc, nơi thực hiện công việc), từ người lãnh đạo trực tiếp.
Những thông tin này rất dễ thu thập và được thu thập rất nhanh chóng bởi nó là các
dữ liệu có sẵn, được quy định bằng văn bản, tài liệu cụ thể.
Nhóm thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan

17


hệ, tiêu chuẩn mẫu thuộc công việc: ở từng công việc cụ thể NLĐ có nhiệm vụ,
trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào; tại sao phải thực hiện và thực
hiện như thế nào; định mức lao động; yêu cầu về số lượng, chất lượng của công
việc/sản phẩm. Những thông tin này là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công
việc của NLĐ. Những thông tin này được lấy từ phía cấp lãnh đạo trực tiếp của
NLĐ hoặc đôi khi được quy định ngay tại nội quy, quy chế làm việc của tổ chức.

BMTCV, bản tiêu chuẩn có trước hoặc phỏng vấn cấp quản lý của NLĐ, các thợ
lành nghề làm việc lâu năm nhiều kinh nghiệm, hiểu biết về công việc.
1.2.3. Xác định phương pháp thu thập thông tin
Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thông tin PTCV. Cán bộ
PTCV có thể sử dụng một hoặc kết hợp một vài phương pháp sao cho phù hợp với
đặc điểm, tình hình và điều kiện trong tổ chức.
Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin và được chia thành sáu phương
pháp chính sau đây: quan sát, ghi chép các sự kiện quan trọng, nhật ký công việc,
phỏng vấn, sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn và hội thảo chuyên gia. Mỗi
phương pháp được sử dụng riêng lẻ hoặc đôi khi kết hợp với nhau, tùy thuộc vào độ
phức tạp của công việc và khả năng vận dụng phương pháp của cán bộ PTCV.
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là nhiệm vụ rất quan trọng. Thông
tin được thu thập có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không phụ thuộc rất nhiều vào
việc người cán bộ PTCV sử dụng phương pháp phù hợp hay không phù hợp. Để lựa
chọn đúng phương pháp và đem lại kết quả cao, người cán bộ PTCV có thể dựa vào
một số căn cứ sau:
Mục đích của PTCV: xác định những loại thông tin liên quan đến công việc
dựa trên mục đích của PTCV, lấy đó làm căn cứ tập trung thu thập và mức độ sâu
sắc cần phải tìm hiểu của thông tin. Ví dụ: PTCV khi tổ chức mới được thành lập thì
nên sử dụng phương pháp phỏng vấn, phương pháp hội thảo chuyên gia; khi tổ chức
xuất hiện công việc mới thì có thể sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp
phiếu điều tra, phương pháp nhật ký công việc.
Tính chất của công việc: người cán bộ PTCV cần xác định công việc được
phân tích thuộc lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát, các tiêu chí
thực hiện công việc đó dễ dàng được định lượng hay khó khăn để định lượng, từ đó
làm căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin. Ví dụ: công việc của nhân

19



gồm phương pháp quan sát, ghi chép các sự kiện quan trọng, nhật ký công việc, sử
dung phiếu điều tra. Cơ sở để phân loại dựa trên cách thức làm việc của cán bộ thu
thập và đối tượng thu thập thông tin.
Các yêu cầu cần đạt được khi tiến hành thu thập thông tin: các thông tin thu
thập phải đầy đủ, chính xác; làm rõ được bản chất cũng như những yêu cầu về kĩ
năng, trình độ chuyên môn cần thiết khi làm việc; thông tin có thể dễ dàng định

20


lượng được; thu thập thông tin đúng thời gian không gây chậm chễ, ảnh hưởng tới
kế hoạch của tổ chức. Để đạt được những yêu cầu trên, người cán bộ chuyên trách
PTCV có thể tiến hành thu thập thông tin từ những nguồn được thể hiện trong Bảng
1.2 sau đây:
Bảng 1.2. Các nguồn thu thập thông tin phân tích công việc
Nguồn phi con người
Nguồn con người
Các bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc hiện tại
Nhà phân tích công việc
Hồ sơ bảo trì thiết bị
Nhân viên thực hiện công việc
Kế hoạch thiết kế thiết bị
Giám sát viên
Sơ đồ thiết kế nơi làm việc
Các chuyên gia công việc
Phim, hình ảnh về nhân viên đang thực hiện công việc
Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc tài liệu khác
Các ấn phẩm phổ biến như tạp chí hoặc báo
(Nguồn: Quản trị nguồn nhân lực)
Để tiến hành PTCV, thành phần tham gia tối thiểu phải có cán bộ phân tích,

Yêu cầu đối với BMTCV: sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng
trình tự thực hiện trong thực tế hoặc bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian
nhất hay mang tính trách nhiệm lớn nhất (nếu công việc không đòi hỏi phải thực
hiện theo quy trình); liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ chính và chốt bằng một nhiệm vụ
bao quát; thể hiện rõ ràng, tách biệt các nhiệm vụ; sử dụng từ ngữ ngắn gọn, súc
tích, các từ chỉ hành động (không quá lạm dụng từ chuyên môn) để mô tả từng
nhiệm vụ. Nên mô tả theo đúng cách thực hiện trên thực tế, nhấn mạnh công việc
cần làm chứ không giải thích quy trình.

 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Khái niệm:“Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiệnlà bản trình bày
các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có
để đảm nhiệm và hoàn thành một công việc nhất định”[12, 60].
Bản yêu cầu công việc thường bao gồm các nội dung:chuyên môn chính,
chuyên môn phụ/trình độ giáo dục đào tạo; kiến thức bổ trợ kèm theo mức độ yêu
cầu; các kỹ năng; các tố chất cần thiết; kinh nghiệm, thâm niên công tác trong nghề
và các thành tích đã đạt được; thể chất, ngoại hình, các năng khiếu đặc biệt như tốc
ký, đánh máy; hoàn cảnh gia đình; tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá
nhân; các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc.
Yêu cầu khi viết bản yêu cầu công việc với người thực hiện: chỉ nên bao gồm
các yêu cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức

22


có thể chấp nhận được; không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết
hoặc thể hiện sự phân biệt đối xử với NLĐ; phù hợp với các quy định của pháp luật
và các công ước, điều ước quốc tế có liên quan. Khi các yêu cầu đặt ra cao hơn mức
cần thiết thì vị trí đó sẽ đòi hỏi tiền lương cao hơn, cán bộ tuyển dụng sẽ không
tuyển được những ứng cử viên xuất sắc, tổ chức có thể gặp khó khăn khi tìm người

rồi tiến hành quan sát cách thức họ làm việc, trong quá trình quan sát phải ghi lại
các thông tin cần thu thập. Thông tin được ghi lại theo một mẫu phiếu quy định.
Ưu điểm: thông tin xác thực, tính chính xác tương đối cao; thông tin đảm bảo
đủ các khía cạnh trên thực tế; không tốn nhiều thời gian cho xử lý thông tin và giúp
nhà nghiên cứu thu thập được các thông tin phong phú, thực tế về công việc.
Nhược điểm: tính chính xác của thông tin vẫn có sự ảnh hưởng từ cách nhìn
nhận, diễn đạt của cán bộ quan sát và đối tượng được quan sát; nguồn thông tin ít do
mỗi lần quan sát chỉ quan sát được một NLĐ hoặc một nhóm NLĐ làm việc nhóm;
tốn thời gian, công sức và chi phí cho khâu thu thập thông tin.
Điều kiện áp dụng: sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo
lường, quá trình thực hiện của NLĐ rõ ràng nội dung và dễ quan sát thấy. Do đặc
điểm và tính chất của công việc, nhiều công việc không dễ dàng cho quan sát, cũng
như nhiều công việc không biểu lộ hết hành vi ra bên ngoài trong quá trình thực
hiện công việc của NLĐ để quan sát như các hoạt động lao động trí óc thì không
nên áp dụng phương pháp này.
1.3.2. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng
Khái niệm: “Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng là phương pháp
trong đó người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những
người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có
hiệu quả; thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của
công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc”[11, 54].
Cách thức thực hiện: cán bộ nghiên cứu thực hiện quan sát đơn lẻ NLĐ,
nhưng không phải ghi chép tất cả thông tin về công việc mà chỉ chọn lọc những
thông tin nổi bật, quan trọng để ghi chép. Các thông tin được ghi lại theo một mẫu
phiếu quy định trước.
Ưu điểm: phương pháp này cho thấy tính linh động của sự thực hiện công
việc ở nhiều NLĐ, rất thích hợp trong việc xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn.
Nhược điểm: phương pháp này tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát và

24

ủng hộ, giúp đỡ của các cấp, đặc biệt là đối tượng phỏng vấn, tránh ảnh hưởng tâm

25