PHẦN 1
QUY ĐỊNH VỀ LOẠI HỒ SƠ
VÀ SỐ LƯNG HỒ SƠ NỘP TẠI CƠ QUAN BHXH
Để đảm bảo thuận lợi cho việc nộp hồ sơ cho khách hàng, BHXH thành phố Hồ Chí
Minh quy đònh việc nộp hồ sơ đóng BHXH, BHYT và hồ sơ hưởng chế độ chính sách BHXH,
BHYT như sau:
1. Đối với Hồ sơ thu BHXH-BHYT bắt buộc:
1.1. Các loại biểu mẫu đối chiếu thu BHXH - BHYT: Tất cả các đơn vò đều nộp tại
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ một cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh.
1.2. Riêng đối với hồ sơ cá nhân tham gia BHXH - BHYT:
Hồ sơ cá nhân là các loại giấy tờ liên quan đến cá nhân người lao động như quyết đònh
tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết đònh nâng lương, quyết đònh bổ nhiệm, quyết đònh thôi
việc …..
- Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh chỉ tiếp nhận hồ sơ cá nhân của người lao
động tham gia BHXH - BHYT tại cơ quan Bảo hiểm xã hội đối với các đơn vò sử dụng lao
động có biến động tăng, giảm lao động, tiền lương trong tháng với số lượng dưới 300 trường
hợp.
- Đối với các đơn vò có số lượng biến động tăng, giảm lao động, tiền lương trong tháng
từ 300 trường hợp trở lên thì những hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH -
BHYT bắt buộc sẽ được cán bộ Phòng thu thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí
Minh thực hiện đối chiếu trực tiếp tại đơn vò sử dụng lao động nhằm giảm bớt khó khăn cho
đơn vò, đảm bảo an toàn hồ sơ cá nhân cho người lao động. Đối với trường hợp này thì đơn vò
liên hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghò Phòng Thu sắp xếp, lên lòch đối chiếu
tại đơn vò.
2. Hồ sơ liên quan đến sổ BHXH:
- Đối với đơn vò sử dụng lao động trong tháng có khối lượng sổ BHXH cần xác nhận
cho người lao động dưới 300 sổ thì các đơn vò sử dụng lao động nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ một cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh.
- Nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho đơn vò và nhằm tránh tình trạng ùn tắc, làm
chậm trễ tiến độ giải quyết hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố. Các đơn vò sử dụng
lao động có khối lượng sổ BHXH cần xác nhận từ 300 quyển trở lên thì việc đối chiếu, xác

- Chị Đồn Bích Thuỷ, Điện thoại: 39979039 - EX: 1608
Bước 2: Đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT và mang tồn bộ hồ sơ đã lập nộp
cho Phòng Thu tại tầng 4 và nhận phiếu hẹn ngày lấy kết quả.
Bước 3: Đơn vị nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ (tầng 1).
1.1. Đơn vị cùng tham gia BHXH-BHYT bắt buộc:
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
- Lập 02 Bảng kê 101/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHXH - BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm
theo bảng kê gồm:
+ Phiếu đăng ký tham gia BHXH (01 bản)
+ Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc QĐ thành lập (01bản)
+ Bản sao quyết định xếp hạng doanh nghiệp đối với Doanh nghiệp Nhà nuớc hoặc Doanh
nghiệp Nhà nước cổ phần hóa (01 bản, nếu có)
+ Giấy đăng ký sử dụng lao động, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản chính,
có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ).
+ Thang bảng lương, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản sao, có thể bổ sung
sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ)
- 2 -
+ Danh sách LĐ tham gia BHXH-BHYT (Mẫu 2a-TBH, 02 bản)
+ HĐLĐ hoặc Quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển….(01 bản bản chính / người)
* Trường hợp đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thì ngòai những giấy tờ trên phải
bổ sung:
- Công văn giải trình lý do chậm đăng ký BHXH cho NLĐ theo quy định (01 bản) và Bảng
lương thực tế của đơn vị có ký nhận của NLĐ từ ngày thành lập (Mỗi tháng 01 bản, trường hợp
này có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ). Nếu Đơn vị đăng ký chậm
so với giấy phép.
- Bảng lương thực tế của đơn vị có ký nhận của người lao động từ ngày thành lập (Mỗi
tháng 01 bản, trường hợp này có thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ)
* Trường hợp có lao động không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc (Ví dụ người có
nhiều hợp đồng lao động, khi ký HĐLĐ với đơn vị họ đang tham gia BHXH bắt buộc ở đơn vị
khác, người lao động đã nghỉ hưu mà đi làm trở lại) thì bổ sung:

- 3 -
Cụ thể như sau:
2.1. Lao động tăng gồm:
Tăng mới, tăng laïi sau ốm đau, thai sản, nghỉ không lương tăng
lại đơn vị lập biểu 02a-TBH (03 bản) nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ. Trường hợp lập biểu
2a-TBH có người lao động phải cấp thẻ BHYT, đơn vị phải lập 2 loại bảng kê:
- Bảng kê 103/…/THU dùng cho
hồ sơ đóng BHXH - BHYT hàng tháng, hồ sơ kèm
theo bảng kê gồm:
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (2 bản)
+ HĐLĐ, QĐ tuyển dụng QD tiếp nhận…. bản chính (mỗi người 1 bản).
- Khi nộp hồ sơ, đơn vị kết hợp nộp chung với bảng kê 401/…/THE dùng cho
hồ sơ cấp
thẻ BHYT bắt buộc Hồ sơ kèm theo gồm: 01 bản 02a-TBH (giống 2 bản 02a-TBH nộp tại bảng
kê 103/…/THU).
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (1 bản)
-
Lưu ý: Biểu 2a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu để làm căn cứ cấp sổ BHXH
và thẻ BHYT. Nếu biểu ghi không đầy đủ và không có HĐLĐ, QĐ kèm theo thì hồ sơ được xác
định là không hợp lệ và sẽ bị trả lại đơn vị (dù cho bộ phận TNHS đã nhận).
2.2. Trường hợp lao động giảm, điều chỉnh lương (Biến động lao động và tiền
lương):
Kê khai tình hình biến động giảm lao động tham gia BHXH, BHYT; biến động về tiền
lương đóng BHXH, BHYT của người lao động so với tháng trước hoặc điều chỉnh những sai sót
về tiền lương đóng BHXH, BHYT của thời kỳ trước, đơn vị phải lập bảng kê:
* Bảng kê 103/…/THU, hồ sơ kèm theo bảng kê cụ thể:
a. Trường hợp lao động tăng mới, lao động giảm, điều chỉnh lương…, hồ sơ gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH – BHYT bắt muộc (mẫu 02a-TBH, 02 bản)
- Hợp đồng lao động, Quyết định tuyển dụng, Quyết định tiếp nhận….bản chính (01
bản/người)

- Danh sách đối tượng tham gia BHYT – biểu 2b-TBH (4 bản)
- Biên bản thanh lý hợp đồng - biểu 06-TBH hoặc Phụ lục hợp đồng (4 bản – nếu có).
Lưu ý chung: Trước khi nộp hồ sơ đơn vị phải gửi file các danh sách qua trang IMS
cho cán bộ thu xem trước để khi nộp hồ sơ đảm bảo được chính xác, khơng
phải trả hồ sơ nộp lại từ đầu.
II. Lập bảng kê và nộp hồ sơ cấp thẻ BHYT
1. Hồ sơ cấp mới thẻ BHYT bắt buộc:
Sử dụng Bảng kê hồ sơ 401/…./THE

1.1. Mục đích:
Dùng để cấp mới thẻ BHYT khi đơn vò có lao động tăng mới tham gia
BHXH, BHYT bắt buộc phát sinh trong tháng.
1.2.Thủ tục hồ sơ:
- Thời hạn giải quyết:
+ Từ 01 đến 100 thẻ: 07 ngày làm việc.
lên: 08 ngày làm việc.
+ Từ 101 tr
ở
- Hồ sơ gồm:
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 02a-TBH, 01 bản),
+ File dữ liệu gửi qua IMS, chuyển bằng đóa hoặc chuyển bằng USB.
Lưu ý :
- Trường hợp đơn vò có tăng mới, tăng lại sau ốm đau, thai sản, nghỉ khơng lương tăng lại
đơn vị lập biểu 02a-TBH (01 bản), lập 02 bảng kê số 401/…../THE nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ
sơ cùng với hồ sơ thu BHXH - BHYT hàng tháng (Bảng kê số 103/…../THU)
- Đơn vò ghi đầy đủ thông tin trên biểu 02a-TBH như số sổ BHXH, số thẻ BHYT,năm
sinh, giới tính, số chứng minh thư, đòa chỉ, mã tỉnh, mã nơi khám chữa bệnh .... để in thẻ
BHYT.
- 5 -
- Trường hợp đơn vò nộp hồ sơ cấp mới trùng với thời gian gia hạn thẻ hoặc ngược lại thì

- Trường hợp gia hạn thẻ có điều chỉnh nơi khám chữa bệnh ban đầu thì kèm theo hồ
sơ thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu bảng kê số 403/…../THE (02 bản)
Ngoài ra, khi nộp hồ sơ đơn vò phải gởi kèm theo File dữ liệu bằng đóa, bằng USB cho
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc gởi qua cổng giao tiếp điện tử IMS cho cán bộ chuyên quản
thuộc các Phòng Chức năng.
3
. Hồ sơ cấp lại thẻ do thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu: sử dụng bảng kê
403/…./THE.

1.1. Mục đích:Khi đối tượng tham gia BHYT có nhu cầu thay đổi nơi khám chữa bệnh ban
đầu và thẻ BHYT còn giá trò thì đơn vò phải lập danh sách điều chỉnh .
- 6 -
1.2.Thủ tục hồ sơ:
- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc.
- Hồ sơ gồm:
+ Danh sách đề nghò điều chỉnh hồ sơ cấp sổ BHXH,BHYT (mẫu 03b-TBH, 03 bản).
+ Thẻ BHYT còn giá trò.
Lưu ý:
- Chỉ giải quyết từ ngày 01 đến ngày 10 tháng đầu quý.
- Đơn vò ghi đầy đủ thông tin cần thay đổi: Mã bệnh viện cũ - Mã bệnh viện mới.
4
. Hồ sơ cấp lại do BHYT bắt buộc do bò mất, bò hỏng: sử dụng bảng kê
404/…./THE.

1.1. Mục đích:
- Đối với thẻ mất: Trường hợp trực tiếp cá nhân tham gia BHYT làm mất hoặc đơn vò sử
dụng lao động làm mất cần cấp lại thẻ BHYT.
- Đối với thẻ hỏng:
+ Trường hợp thẻ hỏng do cơ quan BHXH (cán bộ thẻ) nhập liệu sai thông tin so với danh
sách đơn vò cung cấp hoặc in hỏng cần cấp lại.

b. Phiếu duyệt sổ ( Phiếu do phòng Thu cấp): Phiếu duyệt sổ phải ghi rõ số lượng sổ cấp
từ số sổ đến số sổ. Theo quy định đơn vị phải mang đầy số lượng sổ theo phiếu ( và phải xếp theo
thứ tự). Trường hợp sổ cấp trước tháng 8 năm 2007 thì thay phiếu này là Danh sách người lao
động đề nghị cấp sổ (mẫu 02/SBH).
c. Sổ BHXH:
- Đối với sổ BHXH cấp trước tháng 10 năm 2008: Đơn vị ghi sổ BHXH đầy đủ các nội
dung trong trang 3. Trang 4, 5 ghi 01 tháng đầu tiên đóng BHXH, có ký tên đóng dấu của Thủ
trưởng đơn vị (tại cột 9).
- Đối với sổ BHXH cấp sau tháng 10 năm 2008: Đơn vị phải ghi sổ BHXH đầy đủ các
nội dung trong trang 3.
2. Xác nhận sổ BHXH:
2.1. Mục đích:
Đơn vò dùng để đề nghò cơ quan BHXH xác nhận đầy đủ quá trình đóng
BHXH vào sổ BHXH (chốt sổ) khi người lao động thơi việc, chuyển cơng tác. Đơn vị lập bảng
kê số 302/…/SO “Xác nhận sổ BHXH”
2.2. Điều kiện để xác nhận sổ:
Điều kiện được xác nhận sổ khi đơn vị đã báo giảm lao
động theo biểu 3a-TBH và nộp đủ tiền đến thời gian xác nhận.
2.3. Thời hạn giải quyết:
- Từ 01 sổ đến 50 sổ: 10 ngày làm việc
- Từ 51 sổ đến dưới 300 sổ: 20 ngày làm việc
- Từ 300 sổ trở lên đơn vò trực tiếp liên hệ phòng Cấp sổ thẻ để hẹn ngày xuống đơn vò
xác nhận.
2.4. Hồ sơ xác nhận sổ:
- Sổ BHXH: Được ghi đầy đủ thời gian, q trình, mức lương, chức danh cơng việc, điều
kiện nặng nhọc độc hại, phụ cấp chức vụ, hạng doanh nghiệp đối với doanh nghiệp Nhà nước và
doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hóa đến thời điểm cần xác nhận.
- Người lao động có thời gian tham gia BHXH trước năm 2008 khi thơi việc, chuyển cơng
tác phải kèm theo HĐLĐ, quyết định tuyển dụng, QĐ nâng lương…
3. Điều chỉnh nhân thân người lao động do khai báo sai: