Gi i thi u v Ki m soát N i b và m t s ví d minh ho v th t c ki m soát - Ph n 1ớ ệ ề ể ộ ộ ộ ố ụ ạ ề ủ ụ ể ầ
Ki m soát n i b là nh ng ph ng pháp và chính sách đ c thi tể ộ ộ ữ ươ ượ ế
k đ ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n khích hi uế ể ặ ậ ả ể ế ệ
qu ho t đ ng, và nh m đ t đ c s tuân th các chính sách vàả ạ ộ ằ ạ ượ ự ủ
quy trình đ c thi t l p. ượ ế ậ
GI I THI U V KI M SOÁT N I BỚ Ệ Ề Ể Ộ Ộ
L i ích c a h th ng ki m soát n i b v ng m nhợ ủ ệ ố ể ộ ộ ữ ạ
M t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s giúp đem l i các l i ích sau cho công ty: ộ ệ ố ể ộ ộ ữ ạ ẽ ạ ợ
• Đ m b o tính chính xác c a các s li u k toán và báo cáo tài chính c a công ty; ả ả ủ ố ệ ế ủ
• Gi m b t r i ro gian l n ho c tr m c p đ i v i công ty do bên th ba ho c nhân viên c aả ớ ủ ậ ặ ộ ắ ố ớ ứ ặ ủ
công ty gây ra;
• Gi m b t r i ro sai sót không c ý c a nhân viên mà có th gây t n h i cho công ty; ả ớ ủ ố ủ ể ổ ạ
• Gi m b t r i ro không tuân th chính sách và quy trình kinh doanh c a công ty; và ả ớ ủ ủ ủ
• Ngăn ch n vi c ti p xúc nh ng r i ro không c n thi t do qu n lý r i ro ch a đ y đ . ặ ệ ế ữ ủ ầ ế ả ủ ư ầ ủ
Thông th ng, khi công ty phát tri n lên thì l i ích c a m t h th ng ki m soát n i b cũng trườ ể ợ ủ ộ ệ ố ể ộ ộ ở
nên to l n h n vì ng i ch công ty s g p nhi u khó khăn h n trong vi c giám sát và ki mớ ơ ườ ủ ẽ ặ ề ơ ệ ể
soát các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân. Đ i v iủ ế ỉ ự ệ ự ế ủ ả ố ớ
nh ng công ty mà có s tách bi t l n gi a ng i qu n lý và c đông, m t h th ng ki m soátữ ự ệ ớ ữ ườ ả ổ ộ ệ ố ể
n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ng cao c a c đông. Xét v đi m này, m tộ ộ ữ ạ ẽ ầ ạ ự ưở ủ ổ ề ể ộ
h th ng ki m soát n i b v ng m nh là m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi pệ ố ể ộ ộ ữ ạ ộ ố ủ ộ ệ ố ả ị ệ
v ng m nh, và đi u này r t quan tr ng đ i v i công ty có nhà đ u t bên ngoài. Các nhà đ uữ ạ ề ấ ọ ố ớ ầ ư ầ
t s th ng tr giá cao h n cho nh ng công ty có r i ro th p h n.ư ẽ ườ ả ơ ữ ủ ấ ơ
Nh ng y u t quan tr ng đ th c hi n thành công các bi n pháp ki m soát n i b ữ ế ố ọ ể ự ệ ệ ể ộ ộ
Vi c th c hi n thành công các bi n pháp ki m soát n i b đòi h i m t s nguyên t c chung:ệ ự ệ ệ ể ộ ộ ỏ ộ ố ắ
• M t môi tr ng văn hoá nh n m nh đ n s chính tr c, giá tr đ o đ c và phân công tráchộ ườ ấ ạ ế ự ự ị ạ ứ
nhi m rõ ràng; ệ
• Quy trình ho t đ ng và quy trình ki m soát n i b đ c xác đ nh rõ ràng b ng văn b n vàạ ộ ể ộ ộ ượ ị ằ ả
đ c truy n đ t r ng rãi trong n i b công ty; ượ ề ạ ộ ộ ộ
• Các ho t đ ng r i ro đ c phân tách rõ ràng gi a nh ng nhân viên khác nhau; ạ ộ ủ ượ ữ ữ
• T t c các giao d ch ph i đ c th c hi n v i s u quy n thích h p; ấ ả ị ả ượ ự ệ ớ ự ỷ ề ợ
• M i nhân viên đ u ph i tuân th h th ng ki m soát n i b ; ọ ề ả ủ ệ ố ể ộ ộ

- H th ng thông tin, giao ti p (Information and Communication):ệ ố ế Là h th ng tr giúp vi c traoệ ố ợ ệ
đ i thông tin, m nh l nh và chuy n giao k t qu trong công ty, nó cho phép t ng nhân viênổ ệ ệ ể ế ả ừ
cũng nh ng t ng c p qu n lý th c hi n t t nhi m v c a mình.ư ừ ấ ả ự ệ ố ệ ụ ủ
- Ho t đ ng ki m soát (Monitoring):ạ ộ ể là m t quá trình đánh giá tính hi u qu c a h th ng ki mộ ệ ả ủ ệ ố ể
soát n i b , tr giúp xem xét h th ng ki m soát có đ c v n hành m t cách tr n chu, hi uộ ộ ợ ệ ố ể ượ ậ ộ ơ ệ
qu .ả
Mô hình H th ng ki m soát n i b theo COSO:ệ ố ể ộ ộ
Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 2 - Ki m soát Bán hàng và Giao hàngụ ọ ề ủ ụ ể ầ ể
Bán hàng, giao hàng là m t khâu quan tr ng đ i v i b t kỳ doanhộ ọ ố ớ ấ
nghi p nào. Theo báo cáo c a Mekongcapital, chúng ta xem xét m tệ ủ ộ
s r i ro có th x y ra và các th t c nh m ngăn ng a và h n chố ủ ể ả ủ ụ ằ ừ ạ ế
r i ro đ i v i chu trình bán hàng và giao hàng. ủ ố ớ
Cam k t h p lý v l ch giao hàng ế ợ ề ị
R i roủ
Đ i ngũ nhân viên bán hàng có th làm cho công ty cam k t m t l ch giao hàng mà nhà máyộ ể ế ộ ị
không th đáp ng. ể ứ
Gi i pháp ả
Công ty nên áp d ng m t cách th c là nhân viên bán hàng c n nh n đ c t tr c s phêụ ộ ứ ầ ậ ượ ừ ướ ự
duy t c a phòng k ho ch s n xu t tr c khi cam k t v ngày giao hàng ho c m t cách th cệ ủ ế ạ ả ấ ướ ế ề ặ ộ ứ
khác là phòng k ho ch s n xu t đ nh kỳ trình lên phòng kinh doanh b n báo cáo v công su tế ạ ả ấ ị ả ề ấ
s n xu t còn l i. ả ấ ạ
Nh n đ n đ t hàng đúng v i đi u kho n và đi u ki n ậ ơ ặ ớ ề ả ề ệ
R i ro ủ
Đ n đ t hàng có th đ c ch p nh n mà có nh ng đi u kho n ho c đi u ki n không chínhơ ặ ể ượ ấ ậ ữ ề ả ặ ề ệ
xác ho c t khách hàng không đ c phê duy t. ặ ừ ượ ệ
Gi i pháp ả
Công ty nên có m u đ n đ t hàng chu n và m u này nên đ c đánh s tr c và ph i đ cẫ ơ ặ ẩ ẫ ượ ố ướ ả ượ
ng i có th m quy n ký duy t khi ch p nh n đ n đ t hàng. Đ n này nên ph n ánh c th : ườ ẩ ề ệ ấ ậ ơ ặ ơ ả ụ ể
• quy trình bán hàng liên quan;
• t ng đi u kho n, đi u ki n và quy cách c th mà có th khác nhau gi a các đ n hàng khácừ ề ả ề ệ ụ ể ể ữ ơ

N u có th áp d ng đ c, phi u giao hàng nên có tham chi u chéo đ n phi u đóng gói tr cế ể ụ ượ ế ế ế ế ướ
khi v n chuy n1. Ngoài ra, n u Công ty s d ng dãy s ho c mã v ch thì phi u giao hàng nênậ ể ế ử ụ ố ặ ạ ế
có tham chi u chéo đ n dãy s ho c mã v ch đó. Cu i cùng, phi u giao hàng ph i đ cế ế ố ặ ạ ố ế ả ượ
khách hàng ký đ công ty có b ng ch ng v khách hàng đã th c t nh n đ c hàng và ch pể ằ ứ ề ự ế ậ ượ ấ
nh n hàng đó. ậ
L p hoá đ n chính xác ậ ơ
R i ro ủ
Nhân viên l p hoá đ n có th quên l p m t s hoá đ n cho hàng hoá đã giao, l p sai hoá đ nậ ơ ể ậ ộ ố ơ ậ ơ
ho c l p m t hoá đ n thành hai l n ho c l p hoá đ n kh ng trong khi th c t không giaoặ ậ ộ ơ ầ ặ ậ ơ ố ự ế
hàng.
Gi i pháp ả
Hoá đ n ch nên l p căn c vào: ơ ỉ ậ ứ
1) phi u giao hàng đã đ c khách hàng ký nh n; ế ượ ậ
2) đ n đ t hàng đã đ c đ i chi u v i phi u giao hàng; và ơ ặ ượ ố ế ớ ế
3) h p đ ng giao hàng, n u có.ợ ồ ế
Công ty nên ghi l i trên hoá đ n ho c trên s sách k toán s tham chi u đ n phi u giao hàngạ ơ ặ ổ ế ố ế ế ế
ho c mã s đ n đ t hàng đ giúp ki m tra tham chi u. Công ty nên s d ng m t danh sáchặ ố ơ ặ ể ể ế ử ụ ộ
giá bán đã đ c phê duy t đ giúp cho vi c ghi chính xác giá bán trên hoá đ n. M t ng i đ cượ ệ ể ệ ơ ộ ườ ộ
l p nh k toán thu ho c ki m toán n i b nên ti n hành ki m tra giá bán và vi c c ng trậ ư ế ế ặ ể ộ ộ ế ể ệ ộ ừ
trên hoá đ n theo cách ho c là ng u nhiên ho c là đ i v i nh ng hoá đ n v t quá m t giá trơ ặ ẫ ặ ố ớ ữ ơ ượ ộ ị
nh t đ nh. ấ ị
H ch toán đ y đ và chính xác bán hàng b ng ti n m t ạ ầ ủ ằ ề ặ
R i ro ủ
Th qu ho c nhân viên thu ngân có th ăn c p ti n m t khách hàng thanh toán tr c khiủ ỹ ặ ể ắ ề ặ ướ
kho n ti n m t đó đ c ghi nh n là doanh thu. ả ề ặ ượ ậ
Gi i pháp ả
Vi c s d ng hoá đ n m i khi giao hàng cùng v i h th ng theo dõi hàng t n kho và ki m khoệ ử ụ ơ ỗ ớ ệ ố ồ ể
đ nh kỳ s giúp đ m b o phát hi n ra nh ng giao d ch bán hàng mà không h ch toán. M iị ẽ ả ả ệ ữ ị ạ ố
nguy hi m c a vi c b phát hi n s làm gi m đ ng l c th qu hay nhân viên thu ngân ăn c pể ủ ệ ị ệ ẽ ả ộ ự ủ ỹ ắ
ti n. Khuy n khích khách hàng thanh toán b ng chuy n kho n qua ngân hàng cũng giúp làmề ế ằ ể ả

Gi i pháp ả
Nên tách bi t ch c năng đ ngh mua hàng và ch c năng đ t hàng. Nóiệ ứ ề ị ứ ặ
cách khác, m i vi c mua hàng ch do phòng thu mua ti n hành và phòngọ ệ ỉ ế
thu mua ph i đ c l p v i các phòng khác. Phòng thu mua ch nên đ tả ộ ậ ớ ỉ ặ