LỜI CẢM ƠN
Đề tài này là kết quả của quá trình học tập môn “Kỹ năng tổ chức và
kiểm tra” tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và quá trình tìm hiểu, khảo sát thực
tế tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. Để có được kết quả
này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ giảng viên ThS Nguyễn Đăng Việt–
Khoa quản trị văn phòng, các cô chú cán bộ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
Qua đây tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng ThS Nguyễn
Đăng Việt, sự giúp đỡ của của các cô, chú trong Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, đặc biệt là anh Phạm Đình Ánh
- Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện đã cung cấp những tài liệu quý
báu cho tôi để hoàn thành bài tập của mình.
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài sẽ không
tránh khỏi những hạn chế ,thiếu sót.Tôi mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của
thầy, cô giáo, bạn bè để đề tài này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về tách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình” là đề tài của cá nhân tôi.
Các số liệu và tài liệu sử dụng trong đề tài là tài liệu hợp pháp. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin sử dụng
trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày

tháng 04 năm 2017

Sinh viên


thư lưu trữ.........................................................................................................17


2.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiết lập bộ
phận văn thư lưu trữ cho cơ quan.....................................................................17
2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng cán bộ
văn thư lưu trữ..................................................................................................18
2.2.3 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, xây dựng
các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ.....................................................19
2.2.4 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ.............................................20
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND
HUYỆN ĐÔNG HƯNG – TỈNH THÁI BÌNH................................................22
3.1 Nhận xét, đánh giá......................................................................................22
3.1.1 Ưu điểm...................................................................................................22
3.1.2 Nhược điểm.............................................................................................22
3.2 Nguyên nhân..............................................................................................23
3.3 Giải pháp....................................................................................................24
KẾT LUẬN........................................................................................................25
DANH MỤC THAM KHẢO............................................................................26


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Từ viết tắt
HĐND

Vậy nên trong các đề tài được ra thì tôi thấy đề tài : “ Khảo sát, đánh giá
về tách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư
lưu trữ tại cơ quan tổ chức” là đề tài đang cần nghiên cứu tìm hiểu nhất để vận
dụng và bổ sung kiến thức đã được học. Nội dung đề tài được khảo sát tại cơ
quan là văn phòng UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Thực trạng công tác văn thư lưu trữ .
Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư
lưu trữ.
- Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của bài đề tài này chính là dựa trên đặc điểm, tình
hình thực tế của Văn phòng tại UBND huyện Đông Hưng từ đó để mọi cơ quan,
1


tổ chức, doanh nghiệp có thể hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư
lưu trữ trong cơ quan tổ chức, vai trò trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Đồng thời phân tích chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo
văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ để từ đó đưa ra
những giải pháp nhằm hoàn thiện vai trò của nhà quản trị văn phòng.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công
tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của công tác văn thư lưu trữ.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công tác tổ chức
và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái
Bình.
3. Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu được sử


3


CHƯƠNG I .
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN
ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH
1.1, Lịch sử hình thành
Huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình ngày nay được thành lập theo Quyết
định số 93-CP ngày 17/6/1969 của Hội đồng Chính phủ trên cơ sở sáp nhập hai
huyện Đông Quan và huyện Tiên Hưng. Sau khi thành lập, huyện có 47 xã, gồm
22 xã của huyện Tiên Hưng và 25 xã của huyện Đông Quan (huyện Tiên Hưng
tách 05 xã sáp nhập vào huyện Hưng Hà). Ngày 02 tháng 02 năm 1986, Hội
đồng Bộ trưởng ra Quyết định số 159/HĐBT thành lập thị trấn Đông Hưng.
Ngày 20/03/1986, Hội đồng Bộ trưởng tách 04 xã về thị xã Thái Bình. Hiện nay
đơn vị hành chính của huyện Đông Hưng gồm 43 xã và 01 thị trấn.
Huyện Đông Hưng nằm ở phía bắc tỉnh Thái Bình. Phía Bắc giáp huyện
Quỳnh Phụ, phía năm giáp sông Trà Lý (đối ngạn là huyện Vũ Thư), phía Đông
giáp huyện Thái Thụy, phía Tây giáp huyện Hưng Hà.
Trung tâm huyện lỵ Đông Hưng cách trung tâm thành phố Thái Bình 10
km.
Huyện Đông Hưng có diên tích đất tự nhiên 19835,08 km2.
Dân số: 252.728 người
1.2. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Đông Hưng là cấp chính quyền cao nhất của huyện Đông
Hưng. UBND huyện bao gồm các phòng ban trực thuộc:
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Nông nghiệp và PTNT
4. Phòng Công Thương

vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
5


trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4.- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;

-. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
e. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
7


cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
h. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
i. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
9


- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp
cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
1.4.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đôn
đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công
tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy
định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
11


đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất


theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt
động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có
liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân
dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có các
nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy
kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên
hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,

Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
14


đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và
huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân
dân;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân
dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân
thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.
TIỂU KẾT
Bộ máy của UBND huyện Đông Hưng nói chung và Văn phòng UBND –
HĐND huyện Đông Hưng được tổ chức theo quy định của pháp luật, đảm bảo
tốt nhất cho việc hoạt động cũng như quản lý.Việc sắp xếp cán bộ, phân chia các
phòng ban và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng vị trí công
việc rất rõ ràng, cụ thể tạo được thuận lợi trong giải quyết công việc cho cán bộ
công chức.
Đây là mô hình cơ cấu truyền thống của các cơ quan quyền lực Nhà nước

tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý quy phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ; sơ kết, tổng kết văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ.
2.1.2 Vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
16


những bằng chứng phục vụ cho hoạt động của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ
sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng
là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
2.2 Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công
tác văn thư lưu trữ
2.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ cho cơ quan
UBND huyện Đông Hưng là cơ quan hành chính nhà nước của huyện
Đông Hưng nên cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ được thực hiện theo
Luật tổ chức chính quyền địa phương. Tuy nhiên căn cứ vào tình hình thực tế
của địa phương mà tổ chức, xây dựng các phòng ban, bộ phận cho phù hợp, đảm

chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và Ủy ban nhân dân các cấp
Tại UBND huyện Đông Hưng hiện nay bộ phận văn thư đã được thành
lập và đi vào hoạt động từ nhiều năm, đem lại hiệu quả rõ rệt, đóng góp chung
vào quá trình hoạt động và giải quyết công việc chung của toàn cơ quan. Qua
tìm hiểu tôi được biết, bộ phận văn thư lưu trữ hiện nay tại UBND huyện Đông
Hưng được thành lập dựa trên quy định của pháp luật, sự chỉ đạo của sở Nội vụ
tỉnh Thái Bình cũng như lãnh đạo huyện Đông Hưng. Chánh văn phòng và các
chuyên viên của Văn phòng HĐND huyện là người chịu trách nhiệm xây dựng,
đứng đầu trong việc thực hiện và quản lý trực tiếp là đồng chí Chánh văn phòng.
2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng
cán bộ văn thư lưu trữ
Nhân lực luôn là nguồn lực tối quan trọng cho bất kỳ bộ phận, phòng ban
18


cũng như tổ chức, cơ quan nào, bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan cũng không
ngoại lệ, không có cán bộ làm công tác văn thư thì không thể thành lập được bộ
phận văn thư lưu trữ.
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan nhà nwosc như
UBND huyện Đông Hưng cần đảm bảo các yêu cầu về phẩm chất chính trị, về
trình độ chuyên môn năng lực công tác, sự thận trọng trong công việc.
Chánh văn phòng là người đứng đầu chịu trách nhiệm trong công tác
tuyển dụng cán bộ làm văn thư lưu trữ. Việc tuyển dụng cán bộ bao gồm tất cả
các nội dung công việc:
- Xây dựng yêu cầu cần có đối với nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ.
- Xây dựng thông báo tuyển dụng.
- Tổ chức phỏng vẫn tuyển dụng.
- Khảo sát dánh giá hồ sơ tuyển dụng.
- Soạn thảo Quyết định tuyển dụng.

2.2.4 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ.
Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng, là người chịu trách
nhiệm cao nhất về các hoạt động của văn phòng trong đó có hoạt động văn thư
lưu trữ. Để công tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư
lưu trữ đạt hiệu quả cao thì trước tiên Chánh văn phòng phải là người có trình độ
chuyên môn, am hiểu về công tác văn thư lưu trữ cũng như công tác quản lý
hoạt động văn thư lưu trữ.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ cũng như
chất lượng của công tác văn thư lưu trữ thì cần thường xuyên có những lớp tập
huấn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
chỉ đạo việc Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư lưu trữ.
Tại UBND huyện Đông Hưng, đồng chí Trần Đức Cường – Chánh văn
phòng UBND-HĐND huyện là một người có năng lực wuanr lý tốt cũng như có
nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ, nên ngoài việc cử cán bộ đi bồi dưỡng
chuyên ngành tại các cơ sở đào tạo chính quy. Hàng ngày trong công tác đồng
chí cũng thường xuyên là người trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, cũng như là cán bộ văn thư lưu trữ tại các
20