LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng tôi. Mọi thông tin,
tài liệu trong đề tài là trung thực, không sao chép từ bất kỳ đề tài nào khác. Nếu
sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
TS. Lê Thị Hiền - Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng
dẫn tôi trong suốt quá trình viết đề tài.
Tôi xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô đã truyền đạt cho kiến thức
chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho tôi trong những năm qua. Với vốn kiến thức
được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu
đề tài mà còn là hành trang quý báu để tôi bước vào đới một cách vững chắc và
tự tin.
Tôi chân thành cảm ơn đến lãnh đạo, các cô, chú, anh, chị trong Uỷ ban
nhân dân huyện Đồng Hỷ đã tạo điều kiện cho tôi được khảo sát thực tế công tác
Văn thư – Lưu trữ để hoàn thành đề tài.
Cuối cùng tôi xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Uỷ Ban
nhân dân huyện Đồng Hỷ luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt
đẹp trong công việc.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ....................................5
1.1.2. Nội dung công tác văn, thư lưu trữ......................................................5
1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ..................................5
1.1.4. Các văn bản Pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ.............................8
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ....................................9
1.2.1. Quát trình hình thành của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ..........9
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ....................10
1.2.3. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện
Đồng Hỷ..........................................................................................................10
Chương 2............................................................................................................14
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ....................................14
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ............................................14
2.1. Công tác văn thư.....................................................................................14
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.........................................................14
2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản............................................................16
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................19
2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........................20
2.2. Công tác lưu trữ.....................................................................................21
2.2.1. Công tác xác định giá trị TLLT.........................................................21
2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung TLLT.....................................................22
2.2.3. Công tác tổ chức khoa học TLLT......................................................22
2.2.4. Công tác thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT.......................23


2.2.5. Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT......................................................24
2.2.6. Công tác tổ chức sử dụng TLLT........................................................24
Chương 3............................................................................................................27
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ............................................27
3.1. Ưu điểm...................................................................................................27

ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc
độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT.
Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ
quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất
quan trọng của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài: “Công tác
văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”.
Mặc dù đã cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của TS. Lê Thị Hiền 1


Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các cô, chú, anh, chị ở Uỷ ban nhân
dân (UBND) huyện Đồng Hỷ song do điều kiện về thời gian, trình độ của tôi
còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự đóng góp
của các thầy, cô để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên trong thời gian từ năm 2011 – 2014.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về UBND
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên.
Thực trạng về công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ,
tỉnh Thái Nguyên.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Hà Nội biên soạn.
Các giáo trình văn thư lưu trữ của trường Trung học văn thư lưu trữ và
các tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lưu trữ Nhà
nước.
Đề tài “Công tác VTLT tại UBND tỉnh Thái Nguyên” của Nguyễn Thị
Hoàng – chuyên viên văn thư tại UBND tỉnh Thái Nguyên, 2007.
Đề tài “Công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê Thị Phương
– lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên, 2009.
Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, tác giả Vương Đình
Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011.
Giáo trình Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác
VTLT một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn đưa ra
3


các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao
hơn.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”.
6. Đóng góp của đề tài
Đóng góp và phục vụ cho công việc thực tiễn có liên quan đến công tác
VTLT nói chung và công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên nói riêng.
Đề tài sau khi hoàn thành xong sẽ trở thành tư liệu phục vụ bạn đọc.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài có
cấu trúc như sau:
Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ tại

1.1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
• Tầm quan trọng của công tác văn thư.
5


Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác… nói chung đều phải dựa
vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm
bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
Nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý luôn là nguồn
thông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất. Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn
thông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quan
hoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư như
soạn thảo, duyệt…. Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm
vụ cơ bản của công tác này.
Làm tốt công tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công
tác của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,
chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản
đảm bảo chất lượng … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và
chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan . Do đó sẽ góp phần nâng cao chất

vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục
vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho
cán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập
trung thực hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu…
•

Tầm quan trọng của công tác lưu trữ.

TLLT bao giờ cũng gắn liền với và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của các
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
TLLT phục vụ đắt lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế
hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải
quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và toàn cơ quan
nói chung.
TLLT phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đương
thời nên nó mang tính khoa học cao TLLT ghi lại và phản ánh mọi hoạt động
khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các lĩnh vực. Nó không chỉ là bằng
7


chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng
dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp cho
việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên - xã hội để
dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội đồng thời
tránh được những hiểm họa cho con người, cho quốc gia.
Như vậy có thể khẳng định công tác VTLT có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước ta,
đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác này.

các đơn vị, nên hạn chế sử dụng văn bản giấy.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản.
- Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ
Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01
tháng 4 năm 2009.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
1.2.1. Quát trình hình thành của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
Đồng Hỷ là một huyện nằm ở phía đông tỉnh Thái Nguyên, huyện lỵ là
thị trấn Hà Lam.
Trước 1430, Đồng Hỷ thuộc Cổ Lũy Động, một đơn vị hành chính của
Chiêm Thành. Năm 1430, vùng đất này nằm dưới sự quản lý của nhà Hồ. Năm
1471 vua Lê Thánh Tông lập Đạo Thừa tuyên Thái Nguyên. Năm 1490 Đạo
Thừa tuyên Thái Nguyên đổi thành xứ Thái Nguyên, năm 1520 gọi là trấn Thái
Nguyên và năm 1602 Chúa tiên Nguyễn Hoàng đổi thành Dinh Thái Nguyên,
huyện Lệ Giang đổi thành huyện Lệ Dương; đến năm 1906 đổi thành Phủ Đồng
Hỷ. Năm 1922, một số xã phía Tây Nam Phủ Đồng Hỷ được tách nhập với một
số xã của phía Tây Phủ Tam Kỳ thành huyện mới là Tiên Phước. Sau Cách
mạng Tháng Tám năm 1945, 5 xã phía Đông của Duy Xuyên được nhập vào
9


Đồng Hỷ. Tháng 12 năm 1985, hai xã vùng tây là Bình Lâm và Thăng Phước
được nhập vào huyện mới Hiệp Đức.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đồng Hỷ bao gồm một Chủ tịch và ba

- Phòng Nông nghệp và phát triển nông thôn.

- Quân sự.

- Phòng Giáo dục - đào tạo.

- Công an.

- Ban quản lý các dự án đầu tư và xây dựng.

- Thi hành án.

- Ban quản lý các cụm công nghiệp.

- Thú y.

- Trạm bảo vệ thực vật.

- Hội làm vườn.

- Trạm khuyến nông - khuyến ngư.
Sơ đồ hoá tổ chức bộ máy của UBND huyện Đồng Hỷ
(Xem phụ lục 01)
1.2.3. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng
Hỷ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện
10


Đồng Hỷ nói riêng cũng như UBND các huyện nói chung đã được quy định rõ



hoạch xây dựng các khu dân cư trên địa bàn huyện, xã; quản lý, khai thác, sử
dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở; cấp giấy phép xây
dựng,kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về khai thác, xây dựng
nhà ở, sản xuất kinh doanh, vật liệu xây dựng theo sự phân cấp của UBND tỉnh.
• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.
Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; kiểm tra
việc thực hiện các quy định của Nhà nước về an toàn vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, xã hội, thể thao.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, xã
hội, thông tin thể dục thể thao trên địa bàn và tổ chức thực hiện sau khi có cấp
thẩm quyền phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp
luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường
dạy nghề, các tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử, thực hiện các chủ trương xã
hội hoá giáo dục trên địa bàn; tổ chức dạy nghề, hướng dẫn các hoạt động từ
thiện, nhân đạo…
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, lực lượng dự bị
động viên, tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự; tuyên truyền, giáo
dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã
hội.
• Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo; tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và ngăn chặn các hành vi xâm phạm do tín
ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái những quy định
của pháp luật và chính sách Nhà nước.
Tổ chức việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra Nhà nước; chỉ đạo

văn bản được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản
được ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý
cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định
của Nhà nước.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở văn phòng UBND đảm nhận. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển
đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch UBND huyện kí ban hành.
Sau khi kí, văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.
Khi kiểm tra thấy không có vấn đề gì thì nhân viên văn thư tiến hành đánh số,
ghi ngày, tháng năm ban hành văn bản và đăng kí vào sổ “Đăng kí văn bản đi”
sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một
cách nhanh chóng chính xác, văn phòng giữ lại hai bản (01 bản lưu ở bộ phận
soạn thảo, 01 bản lưu ở bộ phận văn thư).
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản
lý văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
quan đến văn bản.
14


SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Lãnh đạo

Trưởng các

Đơn vị, cá nhân được


thể thức
văn bản

Trình duyệt văn bản
Ký, ban
hành

Hoàn
thiện thủ
tục,
chuyển
giao văn
bản

15


2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản
Cán bộ được giao làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản
đi và văn bản đến. Mỗi loại văn bản đi, đến đều được văn thư làm thủ tục gửi đi
hay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất. Trong quá trình quản lý, chỉ
đạo công tác này lãnh đạo UBND đã triển khai việc thực hiện các văn bản của
Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc quản lý và giải quyết văn bản diễn ra nhanh
chóng và đạt hiệu quả cao hơn như:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Chi cục văn thư
lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2.1.2.1. Đối với văn bản đi
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu và làm thủ

Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch kí theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế
hoạt động của cơ quan.
Nhận xét: UBND huyện Đồng Hỷ bên cạnh việc thực hiện đúng, đầy đủ
các quy định về trình kí theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về kí
văn bản đã giúp cho Chánh văn phòng sắp xếp văn bản cần trình kí một cách
nhanh chóng, trình kí đúng thẩm quyền, tạo điều kiện cho văn bản được ban
hành đúng quy định.
• Công tác đóng dấu văn bản.
Văn bản sau khi kí phải được đóng dấu để ban hành.
Nhận xét: Việc đóng dấu văn bản ở UBND huyện Đồng Hỷ đã được tiến
hành khá tốt.Dấu được giao cho một cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và
đóng dấu, dấu chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, kí đúng
thẩm quyền, dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 bên trái chữ kí.
• Đăng kí văn bản đi.
Đăng kí văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, kí hiệu, ngày, tháng năm… nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản
được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi ở UBND huyện Đồng Hỷ, sau khi đã có chữ kí và
đóng dấu xong thì được đăng kí vào “Sổ đăng kí công văn đi” của cơ quan. Văn
bản đăng kí rõ ràng, chính xác.
17


Đối với văn bản đi UBND huyện Đồng Hỷ dùng 02 sổ công văn, 01 sổ
đăng kí văn bản mật đi, sổ đăng kí cho tất cả các loại văn bản đi.
Nhận xét: Việc đăng kí văn bản đi ở UBND huyện Đồng Hỷ tương đối
tốt. Cán bộ văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên việc ghi lại
bằng sổ khó khăn cho việc tra tìm như tốn thời gian, tốn công…
• Chuyển giao văn bản.
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, các văn

Lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu.
Lãnh đạo Uỷ ban đã chỉ đạo thực hiện tốt và đúng quy trình quản lý, giải
quyết văn bản đến giúp cho việc tiếp nhận, phân loại, giải quyết văn bản được
kịp thời và chính xác.
Tuy nhiên công tác này vẫn còn tồn tại hạn chế như: Việc bóc bì văn
bản đến còn dùng tay xé làm rách văn bản bên trong; việc vào số cho văn bản
còn đi còn bị trùng số; sổ đăng ký công văn, quyết định của phòng còn tận dụng
những mẫu sổ cũ.
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ kí của
người có thẩm quyền vẫn phải đóng dấu thì mới có hiệu lực pháp lý.
Nhận thức được điều này,lãnh đạo UBND huyện Đồng Hỷ đã triển khai
các văn bản liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư như: Thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày
06/5/2002 của Bộ Công an, Ban tổ chức-Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
của Chính phủ.
UBND huyện Đồng Hỷ sử dụng các loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc
huy, dấu văn phòng và các dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc, dấu đến,
dấu chức danh của các Chủ tịch và các Phó chủ tịch, dấu của Chánh văn phòng.
Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ kí hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
không đúng thể thức. Dấu được đóng vào 1/3 chữ kí lệch về bên trái, cơ quan
19


dùng mực đỏ là mực dấu để đóng lên văn bản.