SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC
VERSION 2.0
(SCHOOL MANAGEMENT SYSTEM)
1
ĐÔNG HÀ – 2007
2
CHƯƠNG I:
GIỚI THIỆU
I. TỔNG QUAN
Với mục tiêu tạo một công cụ quản lý cho lãnh đạo các cấp từ Trường đến S,
công cụ tác nghiệp cho giáo viên, và thông qua hệ thống này góp phần nâng cao
chất lượng DẠY và HỌC ở các trường phổ thông hiện nay, Sở Giáo dục – Đào
tạo Quảng Trị đã nghiên cứu và xây dựng Phần mềm Quản lý trường học (School
Management Information system – SMIS) để triển khai đến tận các trường THCS,
THPT năm học 2005-2006 và 2006-2007.
Phần mềm Quản lý trường học là một phần mềm trong Bộ các phần mềm
Quản lý giáo dục do Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trịchủ trì, bao gồm:
- Quản lý trường học
- Quản lý thi tốt nghiệp
- Quản lý thi học sinh giỏi
- Tuyển sinh THPT
- Quản lý học nghề và thi nghề
- Quản lý phổ cập THCS, bậc trung học
- Quản lý thư viện
- Quản lý tài chính, kế toán…..
Trong đó SMIS là phần mềm trung tâm, để kết nối và chuyển dữ liệu cho
các phần mềm khác.
SMIS hỗ trợ quản lý học sinh, Quản lý điểm, quản lý giảng dạy của giáo

Bước 4: Đăng ký người sử dụng
Bước 5: Quản lý điểm, thi học kỳ, thi học sinh giỏi
Bước 6: Xét tốt nghiệp (THCS) hoặc thi tốt nghiệp (THPT)
Bước 7: Thống kê, báo cáo và sao chép dữ liệu về Phòng giáo dục.
III.HỆ THỐNG THƯ MỤC LƯU TRỮ VÀ TÊN CÁC TỆP
1. Hệ thống thư mục trong QLHS
TT Tên thư mục Nội dung thư mục Ghi chú
1 BMP Chứa các tệp ảnh làm biểu
tượng
2 DBF Chứa dữ liệu về học sinh, giáo
viên
3 INF Chứa thông tin về các danh mục
4 DIEM Chứa dữ liệu điểm, quá trình
học tập, quá trình vắng,
5 HSG Chứa các tệp học sinh giỏi
6 HSTHI Chứa danh sách học sinh thi học
kỳ, thi học sinh giỏi và xét tốt
nhgiệp
7 KQUA Chứa kết quả thi học kỳ, thi học
sinh giỏi, tệp học sinh ra trường,
chuyển trường
8 TMP Chứa các tệp tạm
9 EMPIMAGE Chứa ảnh học sinh
10 LUU Chứa các tệp hồ sơ học sinh và
tệp điểm lưu mỗi khi thoát nhập
hồ sơ và thoát nhập điểm
Đề phòng mất dữ
liệu
11 DULIEU Lưu tất cả dữ liệu sao chép cho
phòng GD và Sở GD

469 Triệu Phong
470 Hải Lăng
Ngoài ra, trong một số môđun, nếu có ngoại tỉnh thì mã huyện là “00”
2. Mã cấp học
Mã Tên cấp học
1 Nhà trẻ
2 Mẫu giáo
3 Mầm non
4 Tiểu học
5 THCS
6 PTCS
7 THPT
8 PTTH (cấp 2-3)
9 GDTX
3. Quy định về học lực, hạnh kiểm, xếp loại
5
Mã Tên
0 Chưa xếp loại
1 Giỏi
2 Khá
3 TB
4 Yếu
5 Kém
4. Quy định nhập điểm :
Điểm Quy định nhập
0 Nhập 0
0.5 Nhập 05
1 Nhập 1
1.5 Nhập 15
2 Nhập 2 hoặc 20

2.Buôn bán 02
3.Cán bộ 03
4.Công an 04
5.Quân đội 14
6.Giáo viên 05
7.Công nhân 06
8.Nội trợ 07
9.Về hu 08
A.Mất sức LĐ 09
B.Lái xe 10
C.Ng dân 11
D.Thợ 12
E.Chết 13
Vớ d 2: Nhp h khu thng trỳ: ch cn nhp 1, 2,3,.
1. Huyn Vnh Linh
Tờn Mó Huyn
1.TT H Xỏ 19363 464
2. TT Bn Quan 19366 464
3. Vnh Thỏi 19369 464
4. Vnh Tỳ 19372 464
5. Vnh Chp 19375 464
6. Vnh Trung 19378 464
7. Vnh Kim 19381 464
8. Vnh Thch 19384 464
9. Vnh Long 19387 464
A. Vnh Nam 19390 464
B. Vnh Khờ 19393 464
C. Vnh Hũa 19396 464
D. Vnh Hin 19399 464
E. Vnh Thy 19402 464

466
C. Gio Thành 19528
466
D. Gio Việt 19531
466
E. Linh Thượng 19534
466
F. Gio Sơn 19537
466
G. Gio Hòa 19540
466
H. Gio Mai 19543
466
I. Hải Thái 19546
466
K. Linh Hải 19549
466
L.Gio Quang 19552
466
3. Thị xã Đông Hà:
1.Phường 1 – Đông Hà 19333 461
2.Phường 2 – Đông Hà 19342
466
3.Phường 3 – Đông Hà 19354
466
4.Phường 4 – Đông Hà 19345
466
5.Phường 5 – Đông Hà 19348
466
6.Đông Giang – Đông Hà 19330

4. Đa Krông 19564 467
5. Triệu Nguyên 19567 467
6. Ba Lòng 19570 467
7. Hải Phúc 19573 467
8. Ba Nang 19576 467
9. Tà Long 19579 467
A. Húc Nghì 19582 467
B. A Vao 19585 467
C. Tà Rụt 19588 467
D. A Bung 19591 467
E. A Ngo 19594 467
6. Huyện Hướng Hóa
1. TT Khe Sanh 19429 465
2. TT Lao Bảo 19432 465
3. Hướng Lập 19435 465
4. Hướng Việt 19438 465
5. Hướng Phùng 19441 465
6. Hướng Sơn 19444 465
7. Hướng Linh 19447 465
8. H. Tân Hợp 19450 465
9. Hướng Tân 19453 465
A. Tân Thành 19456 465
B. Tân Long 19459 465
C. Tân Lập 19462 465
D. Tân Liên 19465 465
E. Xã Húc 19468 465
F. Thuận 19471 465
G. Hướng Lộc 19474 465
H. Ba Tầng 19477 465
I. Thanh 19480 465

469
E. Triệu Đông 19663
469
F. Triệu Trung 19666
469
G. Triệu ái 19669
469
H. Triệu Thượng 19672
469
I. Triệu Giang 19675
469
K. Triệu Thành 19678
469
8. Thị xã Quảng Trị
1. Phường 1 – TX Q.Trị 19357 461
2. Phường 2 – TX Q.Trị 19360 461
9. Huyện Hải Lăng
1. TT Hải Lăng 19681 470
2. Hải An 19684
470
3. Hải Ba 19687
470
4. Hải Xuân 19690
470
5. Hải Quy 19693
470
6. Hải Quế 19696
470
7. Hải Vĩnh 19699
470

10
CHƯƠNG II
CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM
I. Cài đặt phần mềm
Cài đặt phần mềm quản lý học sinh THCS
B1: Kích Start/ kích chọn Run /kích Browse/kích chọn ổ đĩa chứa phần mềm
Setqlhsc2/kích đúp vào thư mục Setqlhsc2/ kích đúp vào tm Disk144/ kích đúp
vào tm Disk1/ kích Setup/kích Open/kích Ok.
B2: Nhập tên người dùng và tên cơ quan, sau đó chọn OK.
B3: Nếu muốn thay đổi thư mục thì đổi tên thư mục, tuy nhiên tốt nhất là để
nguyên thư mục này và chọn OK
B4: Nhắp vào biểu tượng máy tính và chọn OK
11
Chờ ít phú máy cài đặt xong và cập nhật vào hệ thống, việc cài đặt đã hoàn tất.
B. Sử dụng phần mềm quản lý học sinh
1. Tạo biểu tượng ( Shortcut ) trên màn hình nền
b1: Kích chuột phải vào màn hình nền /chọn New rồi chọn Shortcut, màn hình
sau xuất hiện:
b2: Kích Browse/Chọn Đĩa C: Chọn thư mục QLHSTHCS
chọn biểu tượng Kích Ok.
b3: Chọn Next, chọn Finish trên màn hình xuất hiện biểu tượng:
Sau đó kích phím phải chuột vào biểu tượng con cáo, chọn Renaem để đổi tên và
chọn Properties đổi biểu tượng con cáo bằng một biểu tượng nào đó ở thư mục BMP
12
2. Thực hiện chương trình lần đầu thì màn hình sau đây xuất hiện:
- Chọn cấp sử dụng: TRUONG THCS, TRUONG THPT, PHONG GD, SOGD
Đối với trường ta chọn Trường THCS hoặc trường THPT khi đó nút mặc định
xuất hiện, nếu ta chọn vào mặc định thì lần sau không xuất hiện màn hình này nữa. Đối
với trường phổ thông cấp 2-3 không nên chọn mặc định, bởi vì trong quá trình quản lý
khi thì làm việc đối với THCS, khi thì làm việc đối với THPT.

Học kỳ lI - Lớp 7 K2071
Học kỳ l - Lớp 6 K1061
Học kỳ lI - Lớp 6 K2061
Chọn Học sinh giỏi lớp 9 HSGVH
Chọn học sinh giỏi Casio HSGMT
Chọn học sinh giỏi K.Thuật HSGKT
Chọn học sinh giỏi Thực hành HSGTH
Chọn học sinh giỏi lớp 5 HSGTD
Xét tốt nghiệp THCS XTNC2
4. Đăng ký ngưởi dùng:
Việc đăng ký người dùng là việc của người QUẢN TRỊ, phải đăng ký sau khi đã nhập
đầy đủ giáo viên và phân công giảng dạy. Trong phần nhập Hồ sơ giáo viên, khi ghi thì
họ tên giáo viên, số hiệu giáo viên được đưa qua tệp đăng ký người dùng, vì vậy khi
Đăng ký người sử dụng ta chỉ cần nhập tên sử dụng , quyền sử dụng và mật khẩu (đầu
tiên) của từng người. Người dùng có thể đặt lại mật khẩu của mình.
Người dùng được chia là 3 đối tượng:
15
Đối tượng Thành phần Quyền sử dụng
Quản trị Là giáo viên Tin học hoặc giáo
vụ, văn phòng (người phụ
trách vận hành chương trình)
QUANTRI
Hiệu trưởng Ban giám hiệu HIEUTRUONG
Giáo viên Toàn bộ giáo viên GIAOVIEN
+ Nếu hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng có dạy thì phải khai thêm một Tên khác, với
quyền sử dụng là GIAOVIEN
Danh sách giáo viên đã được nhập trước trong hồ sơ giáo viên
Khi nhập người nào ta chọn người đó:
Thanh công cụ:
5. Thay đổi người sử dụng:

CHƯƠNG III QUẢN LÝ HỒ SƠ
18
Để quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên, hỗ trợ giáo vụ ta thực hiện Menu
Quản lý hồ sơ, bao gồm:
1. Nhập và sửa dữ liệu học sinh:
Chọn khối và chọn lớp thì học sinh của lớp đó xuất hiện, nếu chưa có học sinh thì
mục họ tên vẫn trống. Ví dụ trong màn hình là học sinh lớp 9A trường THCS Phan Đình
Phùng
19
HC Gõ
tắt
New
Save
Edit
Delete
Undo
Print
To Excel
Close
Một số lưu ý:
• Tệp ảnh của từng học sinh được đặt với tên trùng với Số hiệu học sinh và
lưu trong thư mục EMPIMAGE
Ví dụ: Em Nguyễn Thị Diệu Ánh, có mã số 03509.20020050 thì tệp ảnh là
03509.20020050.BMP
• Nhập dân tộc: Gõ K ---> Kinh, V--->: Vân Kiều, P ---->Pacô.....
• Nhập Hộ khẩu thường trú thì chọn huyện, sau đó chỉ cần gõ 1,
2,3,4,...A,B,C....
• Nghề nghiệp của Cha, Mẹ: chỉ cần gõ 1, 2,3,4.....như bảng danh mục nghề.
• Nhập khuyết tật phải kích vào Checkbox và chọn loại khuyết tật.
• Bổ sung danh mục gõ tắt: Nhắp chuột vào nút ABC màn hình sau xuất hiến

b) Chuyển lớp: Phải chọn lớp cũ vào lớp mới (lớp chuyển đến), chuyển em nào thi
chọn (kích vào ô Checkbox), có thể chọn nhiều em để cùng chuyển, và nhắp chuột
vào nút chuyển thì em đó sẽ chuyển qua lớp khác. Trường hợp muốn chuyển lại thì
phải hoán vị lớp cho 2 ô.
22
c) Chuyển trường nội tỉnh: Chọn chức năng này, màn hình sau xuất hiện
Trong màn hình này, đầu tiên chọn khối và lớp. Chuyển em nào thì chọn em đó và
chọn chức năng chuyển học sinh này thì xuất hiện màn hình hỏi Có chắc chắn không,
nếu chắc chắn thì cho phép chọn trường và học sinh này được chuyển qua danh sách
những học sinh chuyển trường.
23
Nút
chuyển
In giấy chuyển trường
In DSchuyển trường
Xoá/hồi phục bản ghi
d) Chuyển trường ngoại tỉnh: Chuyển trường ngoại tỉnh cũng tương tự
chuyển trường nội tỉnh. Chỉ khác là chọn tỉnh đến và phải nhập tên
trường chuyển đến (nên nhập đầy đủ cả huyện). Ví dụ: Chuyễn đến
Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Thành phố Huế để khi in giấy
chuyển trường đầy đủ hơn.
e) In danh sách lớp (tương tự như sắp xếp và in danh sách)
f) Sao chép dữ liệu cho Trung tâm KTTH-HN để cập nhật vào hệ
thống quản lý nghề: đây là chức năngsao chép dữ liệu cho hệ thống
Quản lý học sinh học nghề và thi nghề. Hiện nay các trung tâm đã có
phần mềm quản lý học sinh học nghề và thi nghề, song cần phải thiết kế
và xây dựng lại cho phù hợp với hệ thống Quản lý trường học của Sở
g) In sổ đăng bộ (lớp đầu cấp): Nên chọn lớp đầu cấp
h) In giấy khen: Đây là chức năng in giấy khen cuối học kỳ và cuối năm,
khi chọn chức năng này, màn hình sau xuất hiện, ta chọn học kỳ, chọn