KỸ NĂNG GIAO TIẾP – BẮT ĐẦU !

Vì sao bạn cần truyền tải thông điệp?
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đạt thông điệp thật mạch lạc và rõ ràng mà
còn là cách nhận thông điệp một cách chính xác nhất.
Để làm được điều đó, rất cần sự nỗ lực ở cả người gửi lẫn người nhận thông điệp
bởi đây là quá trình có thể tạo ra nhiều sai lầm dothông điệp lộn xộn từ người gửi,
hoặc sự hiểu lầm của người nhận. Nếu không được phát hiện, điều đó có thể gây
nhầm lẫn to lớn, lãng phí công sức và bỏ lỡ cơ hội.
Trong thực tế, giao tiếp chỉ thành công khi cả người gửi và người nhận đều hiểu
đúng cùng một thông điệp.
Bằng cách giao tiếp thành công, bạn hoàn toàn có thể truyền tải được suy nghĩ và ý
tưởng của mình một cách hiệu quả. Nếu không, những suy nghĩ và ý tưởng mà bạn
muốn truyền tải không thật sự phản ánh những gì bạn đang nghĩ, điều đó khiến cho
việc giao tiếp thất bại và cản trở con đường thành công của bạn, cả trong vấn đề cá
nhân lẫn công việc.
Trong một cuộc khảo sát gần đây ở các công ty có quy mô hơn 50.000 nhân viên,
kỹ năng giao tiếp được nhấn mạnh là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc lựa
chọn nhà quản lý. Cuộc khảo sát được thực hiện bởi trường đại học Pittsburgh
thuộc “Katz Business School” đã chỉ ra rằng kỹ năng giao tiếp, bao gồm kỹ năng
viết và thuyết trình, cũng như kỹ năng làm việc cùng với người khác, là những yếu
tố chính góp phần cho sự thành công.
Mặc dù ý thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp nhưng nhiều cá nhân vẫn
cảm thấy khó khăn và không thể truyền đạt suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách
hiệu quả – dù là viết hay nói. Thiếu sót này làm cho họ gần như không thể cạnh
tranh trong công việc và cứ ì ạch mãi trên con đường sự nghiệp của mình.
Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết giúp bạn đi đến thành công. Để
làm được điều đó, bạn phải hiểu được thông điệp mình muốn truyền tải là gì, ai sẽ
là người nhận những thông điệp đó và nó sẽ được đón nhận ra sao. Bạn cũng cần
phải cân nhắc đến hoàn cảnh xung quanh chẳng hạn như bối cảnh văn hóa và hoàn

người bạn muốn đối thoại là ai sẽ sẽ khiến việc truyền tải thông điệp bị nhầm lẫn.

Kênh truyền tải…
Thông điệp được truyền tải chủ yếu thông qua 02 kênh: mặt đối mặt (face-to-face)
bao gồm: gặp mặt, điện thoại, nói chuyện qua video và kênh viết lách như: thư từ,
thư điện tử, bản ghi nhớ và các báo cáo.
Từng kênh khác nhau có thế mạnh và điểm yếu khác nhau. Ví dụ, bạn không nên
nói miệng khi đưa ra một loạt các chỉ dẫn dài loằng ngoắng trong khi lại dùng thư
viết khi phản hồi một ý kiến tiêu cực nào đó.
Giải mã…
Mã hóa hoặc giải mã đều cần tới kỹ năng (bao gồm những kỹ năng như: đọc kỹ
thông điệp hay lắng nghe nhiệt thành) những nhằm lẫn trong quá trình mã hóa sẽ
sinh ra những lỗi trong quá trình giải mã.
Người nhận…
Một khi thông điệp được truyền tải tới người nhận, bạn sẽ hình dung cách thức mà
người đó phản ứng hoặc hành động khi nhận được thông điệp của bạn. Mặc dù
vậy, nên nhớ rằng mỗi cá nhân tham gia vào quy trình giao tiếp sẽ hiểu thông điệp
và những cảm giác đó với một thái độ khác nhau. Và nếu muốn thành công, bạn
phải cân nhắc tới những yếu tố đó để truyền tải thông điệp và hành động một cách
thích hợp.
Phản hồi…
Khi nhận được thông điệp, chắc chắn người nghe sẽ phản hồi lại theo một cách nào
đó. Và bạn cần đặc biệt để tâm tới những phản hồi đó bởi vì đó là chứng cứ duy
nhất cho bạn biết rằng người nhận có hiểu thông điệp của bạn không. Trong trường
hợp bạn phát hiện ra người đó đã hiểu nhầm ý của mình, ít nhất bạn cũng có cơ hội
gửi lại thông điệp lần hai.
Hoàn cảnh…
Tình huống mà thông điệp được truyền tải gọi là hoàn cảnh, bao gồm môi trường
bên ngoài (ví dụ như: giao tiếp tại sân bay, quán café…) và cả các vấn đề về văn
hóa (văn hóa tập đoàn, văn hóa quốc tế…).