Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại
Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ
Chí Minh
Lê Ngọc Minh Châu
Trường Đại học KHXH&NV
Luận văn ThS ngành: Thông tin – Thư viện; Mã số: 60 32 20
Người hướng dẫn: T.S Lê Văn Viết
Năm bảo vệ: 2013

Abstract: Trình bày các khái niệm và các thuật ngữ liên quan đến tổ chức và quản lý nguồn
lực thông tin trong hoạt động thư viện; Nêu vai trò, mục tiêu và nội dung tổ chức và quản lý
tại thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Nghiên cứu thực trạng công tác tổ
chức quản lý trong hoạt động tại Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Trên
cơ cở đánh giá phân tích tình hình tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin, đề xuất một số giải
pháp điều chỉnh hoạt động tổ chức quản lý nguồn lực thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu đọc
của người dùng tin tại thư viện
Keywords: Nguồn lực thông tin; Quản lý thông tin; Thư viện
Content:


MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................... 1
Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh.......................................................................................6
1.1 Một số khái niệm............................................................................................... 6
1.1.1 Nguồn lực thông tin..............................................................................6
1.1.2 Khái niệm quản lý................................................................................ 8
1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin.................................................................9
1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin.................10
1.2.1 Cán bộ thư viện.................................................................................... 10

2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ..........................................................67
2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị.................................................................73
2.3.3 Nguồn kinh phí.....................................................................................76
2.3.4 Nhận xét...............................................................................................77
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thư
viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.............................................84
3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu.....................................84
3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu.................................................84
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung...............................................................87
3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu được bổ sung...................................................87
3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu................................................88
3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu..........................................................................89
3.2.1 Tăng cường quản lý kho.......................................................................89
3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu.......................................................91
3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin.........93
3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ..........................................................93
3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị.................................................................98
3.3.3 Tăng nguồn kinh phí..........................................................................103
KẾT LUẬN........................................................................................................105
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................106
PHỤ LỤC...........................................................................................................110

vi


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài :
Trong xu thế chung của thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh

nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố
HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận văn của mình.”
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý nguồn lực thông tin
2.2 Phạm vi nghiên cứu
Tại TVKHTH TPHCM, trong giai đoạn từ 2009 đến nay
3.Mục đích nghiên cứu
Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý nguồn lực
thông tin (NLTT) trong thời gian sắp tới.
4.Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT
Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tại Thư viện KHTH TpHCM,
và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT.
Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại
TVKHTH TPHCM.
5.Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Những vấn đề về quản lý nguồn lực thông tin ở Tp.HCM đã có
nhiều nhà nghiên cứu trong và ngoài nước quan tâm.
Có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về công tác tổ chức kho,
bảo quản tài liệu, công tác quản lý thư viện công cộng v.v… được bảo vệ
thành công tại Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM,
Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn thuộc Trường Đại học
Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
6


Nhưng chưa có đề tài nào: “Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin
tại Thư viện khoa học tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh trong giai đoạn hiện
nay”. Rõ ràng đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng với các đề tài đã

thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM.


Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học
Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Nguồn lực thông tin.
Có nhiều khái niệm khác nhau về nguồn lực thông tin. Tuy nhiên tôi
nhận thấy khái niệm nguồn lực thông tin của PGS. TS. Nguyễn Hữu
Hùng là một khái niệm đầy đủ và toàn diện: Nguồn lực thông tin là một
dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có
cấu trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng
1.1.2 Khái niệm quản lý
Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi
trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở
sử dụng các tài nguyên. Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con người, tiền,
vật chất, năng lượng, không gian, thời gian,…
1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin
Quản lý nguồn tài nguyên thông tin là một dạng tương tác của con
người với các quá trình của quản lý nguồn tài nguyên thông tin nhằm đạt
được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng tài nguyên thông tin.
1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin
1.2.1 Cán bộ thư viện.
Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thư viện – thông tin đạt hiệu quả
tốt đòi hỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là người có
chuyên môn về hoạt động thư viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng
quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng như những chủ
chương, chính sách của nhà nước. Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực
tiếp đến hoạt động thư viện như: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, …


xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin. Đồng thời giúp cho việc tạo lập các
loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho nguồn TNTT của cơ
quan thông tin thư viện, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người
sử dụng thông quan việc mở rộng khả năng chia sẻ thông tin trong hệ
thống thông tin quốc gia.
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
Toàn bộ tài liệu được thư viện bổ sung về cần được tổ chức một cách
khoa học, gồm các kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ:
Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức
của cán bộ thư viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh
chóng, chính xác và để cán bộ thư viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh
chóng, chính xác.
Bảo quản tài liệu
Bảo quản được hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý
bình thường của các tài liệu được bảo quản trong kho thư viện.
Bảo quản tài liệu có hai trường hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản
phòng chống
1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin.
Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản
lý NLTT. Các thư viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối
tượng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều.
1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều. Chi phí cho
nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu. Chi phí cho việc
tạo lập môi trường bảo quản tối ưu, chi phí cho các phương tiện lưu trữ
thông tin, tài liệu...
1
1




trí của người sử dụng. Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lượt người
sử dụng thư viện: đọc tại chỗ, mượn về nhà, truy cập Internet và sử dụng
các chương trình ứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng
cho người khiếm thị và người mắt kém.
1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện
Trong quyết định số 57/QĐ/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều
2 có ghi rõ chức năng và nhiệm vụ của Thư viện KHTH TP. Hồ Chí
Minh như sau:
Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dài, khai thác và sử dụng vốn
sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng
dạy của các cơ quan, xí nghiệp, trường học trong Thành phố. Tổ chức và
quản lý về nghiệp vụ hệ thống thư viện nhân dân thuộc các quận, huyện,
hình thành một mạng lưới thư viện hoàn chỉnh của Thành phố, hướng
dẫn và giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện nhà nước ở các tỉnh phía Nam
1.4.2 Vai trò của Thư viện KHTH TP.HCM trong chiến lược phát triển
của TP.HCM
Thư viện KHTH TP.HCM luôn nỗ lực để đảm đương vai trò: xây
dựng, bảo quản và tổ chức khai thác vốn tài liệu về mọi lĩnh vực cả
trong và ngoài nước, phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân nhằm
nâng cao trình độ dân trí, và nhu cầu về học tập, giải trí ….
1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện
KHTHTPHCM
- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho
tàng văn hoá của địa phương, dân tộc và thế giới; Bảo quản tài sản của
thư viện; Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc; Tăng giá trị của vốn tài
liệu; Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông
tin trong các cơ quan thông tin, thư viện.
13


phục vụ các bản giấy nộp lưu chiểu chỉ để lưu trữ và bảo quản tại kho
2,3,4 là kho Báo – Tạp chí của thư viện.
2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung
Thư viện thường xuyên bám sát chính sách phát triển vốn tài liệu
theo phương hướng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của thư viện. Hàng
năm thư viện đều tăng số lượng tài liệu bổ sung ở mọi loại hình tài liệu
2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu
Đối tượng phục vụ, chia sẻ tài liệu: Thư viện phục vụ, chia sẻ tài
liệu cho các nhóm đối tượng sau: NDT là những cán bộ lãnh đạo quản
lý; NDT là cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy; NDT là doanh
nhân; NDT là sinh viên; NDT là các đối tượng khác.
2.2 Quản lý vốn tài liệu
2.2.1 Quản lý kho tài liệu
Bao gồm các khâu: Sắp xếp, Bảo quản (Bên cạnh công tác bảo quản
dạng truyền thống, đơn vị đã tập trung đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu
nhằm từng bước xây dựng); Thanh lý (Bổ sung tài liệu mới có giá trị và
thanh lọc những tài liệu đã lạc hậu là hai quá trình song song và tất yếu
trong đời sống của một thư viện)
2.2.2 Quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống: gồm mục lục chữ cái và danh mục luận văn
hành chính quốc gia là hộp phiếu liệt kê thông tin về tác giả, tên đề tài,
năm bảo vệ, xếp giá của tài liệu, kho bảo quản.
* Cơ sở dữ liệu
Mục lục hiện đại chính là mục lục trên máy với phân hệ OPAC của
phần mềm quản trị thư viện Libol. Quản lý cơ sở dữ liệu dạng CD kèm
theo sách
15


Quản lý nguồn lực thông tin điện tử bằng: Hệ thống máy chủ, server

16


2.3.4 Nhận xét
Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại
TVKHTH TP.HCM hiệu quả, theo đúng chức năng, nhiệm vụ của thư
viện. Tuy nhiên do nguồn kinh phí hạn hẹp, phải tổ chức nhiều hoạt
động, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán
bộ, năng lực quản lý còn nhiều vấn đề cần phải xem xét.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực
thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM
3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu
3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách bổ sung được xem là chìa khóa cho việc phát triển vốn
tài liệu của mọi thư viện. Để hoàn thiện chính sách bổ sung, thư viện
cần: tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu dưới mọi hình thức theo,
đồng thời nên việc tính toán hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua
bên cạnh các nguồn khác.
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung
Thư viện cần: hoàn thiện và cập nhật chính sách bổ sung; tăng nguồn
kinh phí và nguồn sách trao đổi trong công tác bổ sung; ……
3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu được bổ sung
Thư viện cần: Cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất
lượng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT theo các tiêu chí phù hợp với chức
năng nhiệm vụ định hướng phát triển của thư viện; đa dạng loại hình và
chất lượng nguồn tài liệu …. để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu
dài của NLTT thư viện
17


với từng loại hình tài liệu cụ thể như tài liệu giấy, điện tử, khiếm thị.
- Mở các lớp bảo quản thường xuyên theo định kỳ để giáo dục ý thức bảo
quản cho nhân viên làm công tác phục vụ, trang bị các phương pháp xử
lý đơn giản của bảo quản như đóng bìa, gia cố gáy để kéo dài tuổi thọ, sự
an toàn của tài liệu trong kho, hay trong quá trình phục vụ.
- Xây dựng và cập nhật phương án phòng chống tai họa.
- Hợp tác xây dựng chương trình của các Ban Bảo vệ phòng chống hỏa
hoạn và Ban Phòng chống ngập, bão và lụt của cơ quan.
- Kiểm tra các phương tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, các mức độ
tuân thủ quy định của các phòng ban để thực hiện tốt công tác bảo
quản.
* Thanh lý :
- Thành lập một tổ phụ trách riêng cho công tác thanh lý tài liệu bao gồm
nhân viên các phòng : Phòng Bổ sung.; Phòng Báo – Tạp chí; Phòng
Mạng lưới; Phòng Mượn; Tổ chức kho tài liệu để phối hợp thực hiện
tốt trong hoạt động thanh lý.
- Triệt để thanh lý tài liệu để giải phóng kho tàng, giá kệ lưu thông, luân
chuẩn tài liệu có giá trị sử dụng về nội dung, tần suất phục vụ … để đáp
ứng nhu cầu thực tế.
- Nguồn kinh phí có được trong quá trình thanh lý dùng để bổ sung tài
liệu mới phục vụ cho hoạt động của thư viện.
- Tăng cường phối hợp trong công tác thanh lý để xử lý tài liệu thanh lý
nhanh và hiệu quả.


3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống
+ Mục lục truyền thống cần được cập nhật hiệu đính, xây dựng để
phản ánh trung thực nguồn tài liệu của kho Đông Dương, kho sách tiếng
Nga (Kho 12) của thư viện để đáp ứng nhu cầu NDT về loại hình tài liệu

các phần mềm chuyên dụng, kỹ năng phân tích, đánh giá thông tin và
nhu cầu tin, kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng
các yêu cầu đa dạng của NDT.
- Thư viện cần khuyến khích, động viên cán bộ tự học, tự nâng cao trình
độ.
- Đối với cán bộ quản lý, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình
độ điều hành một thư viện hiện đại, phải dự báo được sự phát triển, thay
đổi của các hoạt động thư viện dưới tác động của khoa học và
CNTT, và khả năng hoạch định chính sách và viết các dự án, tổ chức
công tác phục vụ NDT theo định hướng phát triển của thành phố chính
xác và phù hợp với con đường phát triển của thư viện một cách bền vững
lâu dài.
* Cơ cấu tổ chức
- Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thường là kiêm nhiệm, nên hoạt
động chuyên môn và hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời gian
hạn hẹp nên dễ dẫn tới quyết định quản lý không đạt được hiệu quả cao
trong nhu cầu thực tế luôn biến động.


Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý quá ít nên ảnh
hưởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị quá tải do khối lượng công việc
ngày càng nhiều giải pháp đề nghị để giải quyết hai vấn đề trên là: Tăng
cường công tác thông tin cho hoạt động quản lý của đội ngũ cán bộ quản
lý thư viện. Tạo điều kiện thuận lợi cho người cán bộ quản lý có thật
nhiều thông tin trước khi ra quyết định sẽ tăng hiệu quả của các quyết
định quản lý.
Khoán việc và tăng ca mỗi khi có yêu cầu để vừa tăng năng suất, vừa
đảm bảo được khối lượng, chất lượng chất việc bổ sung, xử lý vừa tiết
kiệm kinh phí cho ngân sách lương của thư viện.
Sự phối hợp giữa các khâu trong bộ máy bổ sung – xử lý phải nhịp

hệ thống mạng, hoàn thiện các cổng thông tin điện tử, đầu tư, nâng cấp
trang thiết bị của thư viện
3.3.3 Tăng nguồn kinh phí
* Ngân sách: Tăng mức đầu tư ngân sách cho các hoạt động thư
viện. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách dự án để xin tài trợ
nguồn kinh phí từ các đơn vị nhà nước khác
* Thu sự nghiệp: Trong kinh phí thu ngân sách sự nghiệp đây là
nguồn thu quan trọng và có tính ổn định. Cần tăng cường tổ chức
các sản phẩm, dịch vụ, thiết kế các hoạt động thu hút thêm nhiều
nguồn kinh phí đầu tư
* Xã hội hóa: Công tác cần được tổ chức tốt và mở rộng phát triển
để thu hút nguồn kinh phí XHH sẽ giúp thư viện hoàn thiện các
CSVC, trang thiết bị khi nguồn ngân sách chưa đầu tư


KẾT LUẬN
Nguồn lực thông tin là tiềm lực quan trọng thu hút người dùng tin
đến thư viện. Việc quản lý nguồn lực thông tin để phát huy tốt vai trò của
nguồn lực thông tin là một vấn đề quan trọng.
Nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố khá
đa dạng và phong phú. Tuy nhiên việc tổ chức, quản lý nguồn lực thông
tin còn nhiều hạn chế: Chủ thể quản lý chưa được đào tạo về kỹ năng
quản lý, nâng cao số lượng tài liệu truyền thống ngày càng tăng trong
khi điều kiện về cơ sở vật chất còn hạn chế. Thư viện cần thực hiện các
giải pháp về tổ chức và quản lý nguồn thông tin một cách hiệu quả, để
đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin.
Luận văn dựa trên cơ sở vận dụng lý luận và khảo sát thực trạng
công tác tổ chức nguồn lực thông tin tại Thư viện KHTH TP.HCM từ đó
đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn lực
thông tin

tin-tư liệu số 4,
25