QUI TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TOÀN
CẦU KHẢI MINH (KMG)
1.

Sơ đồ qui trình thực tế về giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công
ty KMG.
Sơ đồ 1: Sơ đồ qui trình thực tế về giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển
tại công ty KMG.

TÌM KHÁCH HÀNG, ĐÀM PHÁN VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

NHẬN YÊU CẦU LÔ HÀNG TỪ KHÁCH HÀNG

ĐẶT CHỖ VỚI HÃNG TÀU VÀ NHẬN BOOKING NOTE

CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI BÁO HẢI QUAN

NHÂN HÀNG TỪ KHO CỦA KHÁCH HÀNG VÀ VẬN CHUYỂN RA CẢNG

LÊN TỜ KHAI TRÊN HỆ THỐNG ECUS/VNASS LẬP BILL OF LADING

XIN GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ

2. Giải thích sơ đồ qui trình thực tế về giao nhận hàng hóa xuất khẩu
công ty
HUNtại
TRÙNG
KMG.
2.1 Tìm khách hàng, đàm phán và kí hợp đồng giao nhận.
 Tìm kiếm khách hàng.

kiểu đàm phán trực tiếp để hai bên có thể trao đổi kĩ cũng như hiểu rõ về đối tác. Đối với
những khách hàng đã làm việc lâu thì chỉ cần đàm phán qua điện thoại, sau đó xác nhận
thông tin đã đàm phán lại bằng email để làm bằng chứng cho những thỏa thuận đó.
Hợp đồng giao nhận hàng hóa với khách hàng ngoài phần mở đầu ghi rõ bên ủy thác, bên
nhận ủy thác và phần kết thúc là chữ kĩ của hai bên, phần quan trọng nhất của hợp đồng
thường gồm có các điều khoản sau:
-

Phạm vi ủy thác: qui định rõ những công việc mà khách hàng yêu cầu Công ty thực
hiện tùy tính chất từng lô hàng như: mua bảo hiểm, lên tờ khai, xin C/O, đưa hàng hóa

đi kiểm nghiệm, kiểm dịch, vận chuyển hàng hóa đến địa điểm qui định,…
- Mức thù lao ủy thác
- Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia
- Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng
2.2 Nhận yêu cầu lô hàng từ khách hàng
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng
loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont


lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont
khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng như các quy định của
nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch
vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng….
Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận
chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư
vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên
cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của

thông tin trên booking profile gồm: Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ
trách, số điện thoại/fax, tên hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy, điều khoản thanh


toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect), giá mua, giá bán, các
phụ phí liên quan,…
BOOKING

2.4 Nhận hàng từ kho của khách hàng và vận chuyển ra cảng.

Sau khi nhận booking note từ bộ phận chăm sóc khách hàng thì bộ phận chứng từ sẽ
theo dõi tiếp tiến độ của lô hàng. Bộ phận chứng từ sẽ trực tiếp gửi booking note cho
khách hàng kiểm tra và đồng thời gửi cho bộ phận Logistics để sắp xếp điều động
phương tiện vận tải cũng như lên kế hoạch cho việc đóng hàng. Đối với từng hãng tàu thì
việc đổi lệnh cấp cont rỗng có thể thực hiện qua mail hoặc trực tiếp tại cảng. Với hãng
tàu MOL thì bộ phận logistics & giao nhận sử dụng booking note để đổi lệnh lấy cont
rỗng trực tiếp tại cảng. Nhân viên giao nhận sẽ đem booking note đến phòng điều độ của
hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để lấy đổi lệnh cấp cont rỗng. Ớ bước này
phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm : packing list
container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho
phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo
container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt,
đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến
kho người xuất khẩu đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có
hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container
cho cảng vụ.
2.5 Chuẩn bị chứng từ hồ sơ và lên tờ khai trên hệ thống ECUS5/VNACCS.

Chứng từ cần thiết cho việc khai hải quan trên hệ thống.
Bộ phận logistics & giao nhận của công ty Khải Minh phải chuẩn bị những chứng từ


Khai báo trước IDA

Sửa đổi và bổ sung

Sai

Nhập kết quả phản hồi

Đúng

In tờ khai

Khai báo chính thức IDC và
Nhận kết quả phân luồng

Nhận số tờ khai

Đăng nhập vào hệ thống khai báo hải quan điện tử của Tổng cục Hải quan, chọn
đơn vị Hải quan khai báo:
-

Tên HQ:
Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI
Mã:
02CI
Đăng ký thông tin doanh nghiệp khai báo Hải quan điện tử.

Tại trang chủ chọn mục “Tờ khai xuất nhập khẩu” rồi chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất
khẩu”. Hệ thống sẽ hiện lên bảng “Tờ khai xuất khẩu” .



•

Sau khi nhập đầy đủ các dữ liệu cần thiết để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, nhân viên

giao nhận sẽ tiến hành khai báo trước IDA. Chọn “Khai báo trước IDA”, hệ thống sẽ gửi
tờ khai đến Hải quan, để gửi tờ khai đến Hải quan cần phải có tên và mật khẩu kết nối
đến Hải quan (người khai liên lạc với chi cục Hải quan nơi làm thủ tục để được cấp tên
truy nhập và mật khẩu.Thường thì nhân viên khai báo sẽ được công ty cấp). Nhập tên
truy nhập và mật khẩu sau đó chọn “Chấp nhận”.
• Nhận kết quả phản hồi và số tờ khai
• Cơ quan Hải quan sau khi tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử sẽ tiến hành kiểm tra tính

-

-

hợp lệ của tờ khai. Cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai sẽ kiểm tra lại toàn bộ nội dung
trên tờ khai, đặc biệt là các nội dung tên hàng, mã số hàng hóa, thuế suất xuất khẩu và
phần khai thuế của người khai báo. Nếu tất cả các nội dung đều hợp lệ thì cơ quan Hải
quan sẽ cấp số tờ khai cho doanh nghiệp. Nếu có sai sót hoặc có nội dung khai báo không
hợp lệ thì cơ quan Hải quan sẽ phản hồi lại yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung. Khi
chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải Quan mới cấp cho doanh nghiệp số tờ
khai.
Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải
Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh.
Nếu cơ quan Hải quan yêu cầu doanh nghiệp gửi các chứng từ như Hợp đồng ngoại
thương, Invoice, Packing list, Bill of Lading…để cơ quan Hải quan đối chiếu thì doanh
nghiệp phải scan các chứng từ trên vào mục “Chứng từ kèm theo tờ khai” rồi gửi cho cơ

Tờ khai đã được phân luồng.
Số tờ khai: 301400445750
Loại hình: B11
Tờ khai được phân luồng:

1

(Luồng xanh)

• Tính thuế và nộp thuế.
Đối với hàng hóa xuất khẩu thì chính phủ Việt Nam khuyến khích doanh nghiệp bằng
việc áp thuế 0% cho đa số các mặt hàng xuất khẩu. Vì thế trong trường hợp này
HISAKADO cũng không phải đóng các khoản thuế xuất khẩu.
Sau khi nhận được thông báo đã truyền tờ khai thành công và được thông báo kết quả
phân luồng, nhân viên bộ phận logistics của Công ty TNHH KMG sẽ in tờ khai chính
thức đồng thời gửi kết quả dến công ty HISAKADO sau khi đã kiểm tra chính xác.
2.4 Lập bill of lading
Sau khi nhận được booking từ bộ phận chăm sóc khách hàng, song song với việc bộ
phận logistics theo dõi việc đóng hàng và lên tờ khai thì bộ phận chứng từ sẽ lập bill of
lading nháp để gửi cho khách. Dựa trên những chứng từ khách hàng cung cấp, bộ phận
chứng từ sẽ sử dụng những chi tiết cần thiết để lập BL. Những thông tin cần thiết này
thường được gọi là SI (shipping instruction). Và BL công ty KMG cấp cho khách hàng
được gọi là House BL.
SÔ HBL: KMGOSA1706006


Sau khi xác nhận bản nháp bằng email, nhân viên chuyển chi tiết Bill cho hãng tàu để
làm MB/L. Với những thao tác của nhân viên chứng từ thì việc trình SI cho MBL phải
kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
SỐ MBL: MOLU15456687596



quan trọng và có thời gian giới hạn thời gian cụ thể. Đối với hãng tàu MOL thời gian
trình VGM được nêu rõ trên booking này là 22H 16/06/2017
2.6 Xin giấy chứng nhận xuất xứ

Đầu tiên nhân viên phòng Logistics sẽ lập bản C/O nháp, scan gửi khách hàng
kiểm tra và yêu cầu xác nhận bằng email. Sau khi mọi thông tin đã chính xác, nhân viên
lên trang web saigonnewport.com.vn để theo dõi lịch tàu chạy. Khi tàu chạy, nhân viên
lên trang ecosys.gov.vn để khai báo C/O sau đó truyền lên Bộ Công thương, Bộ Công
thương sẽ trả về số C/O. Nhân viên tiến hành hoàn thành bộ hồ sơ xin C/O bao gồm:
-

Đơn đề nghị cấp C/O (1 bản)
Form C/O ecosys đã duyệt của hệ thống (1 bản)
Form C/O để trống (3 bản bao gồm: original, duplicate, triplicate)
Tờ khai gốc và 1 bản tờ khai sao y
Vận đơn (đóng dấu đại lý)
Invoice, Packing list, Sale Contract (mỗi giấy tờ 1 bản gốc)
Qui trình sản xuất (1 bản)
Bảng kê khai nguyên phụ liệu (1 bản)
Chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên phụ liệu (trường hợp mua trong nước thì sao y
hóa đơn, nhập nước ngoài thì sao y tờ khai, trường hợp mua tại Việt Nam có hóa đơn đỏ
thì sao y Chứng minh nhân dân của người bán)
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, nhân viên giao nhận hiện trường của Công ty sẽ đem bộ hồ
sơ lên Bộ Công thương hoặc VCCI để nộp. Vì lô hàng này thực xuất Nhật nên bộ hồ sơ
xin C/O form AJ, nộp ở Văn phòng quản lý Xuất nhập khẩu khu vực phía Nam trực thuộc
Bộ Công thương
Lưu ý thời gian tới nộp và từ 7:30 – 11:30 sáng và 13:30 – 16:30 ngày làm việc, thời
gian tới nhận là sau 6 giờ (và không quá 3 ngày) làm việc kể từ khi hồ sơ được tiếp nhận.

-

Công ty KMG nhận được yêu cầu mua bảo hiểm cho lô hàng này từ khách hàng
HISAKADO. Phòng chứng từ sẽ sắp xếp chuẩn bị chứng từ để mua bảo hiểm cho khách
hàng. Những chứng từ cần thiết để mua bảo hiểm:
Hợp đồng thương mại
Hóa đơn thương mại
Bill of lading
Thông tin phương tiện vận chuyển nội địa.
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập
khẩu để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảo hiểm, đồng thời được coi là bằng chứng
của hợp đồng bảo hiểm. KMG sẽ gửi chứng từ cần thiết cho công ty bảo hiểm Bảo Long
để mua bảo hiểm cho lô hàng. Khi nhận được yêu cầu từ KMG. Bảo Long sẽ gửi giấy
chứng nhận bảo hiểm bản nháp cho bộ phận chứng từ kiểm tra. Bộ phẩn chứng từ sẽ dựa
trên thông tin trên chứng tuqf đã cung cấp để xác nhận cho BẢo Long. Sau khi nhận
được sự xác nhận từ bộ phận chứng từ Bảo Long sẽ phát hành bản gốc và chuyển phát
nhanh về cho KMG.
KMG sẽ tập hợp các chứng từ khách để giao cho khách khi hoàn tất lô hàng.
2.9 Làm thủ tục hải quan tại cảng
Nhân viên giao nhận phải chuẩn bị bộ hồ sơ khai hải quan. Bộ hồ sơ này bao gồm:

-

Tờ khai Hải quan số 301379522900 : 02 bản chính.
Hợp đồng ngoại thương số EX1706012: 01 bản sao.
Bill of Lading số KMGOSA1706006: 01 bản sao.
Hóa đơn thương mại số EXI-1706012: 01 bản chính và 01 bản sao.
Packing list số EXP-1706012: 01 bản sao và 01 bản chính.
Giấy giới thiệu của : 01 bản chính.
Giấy ủy quyền.

nghiêp có phù hợp không, có được ưu đãi về xuất xứ không…Người làm thủ tục hải quan
(nhân viên giao nhận) phải giải trình những vấn đề mà cán bộ Hải quan yêu cầu và bảo vệ
những gì mà mình đã khai trong tờ khai hải quan
Gửi pre-alert cho đại lý tại nước nhập khẩu
Bộ phận chứng từ sẽ làm thao tác cần thiết là gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng
cho đại lý tại đầu nhập. các chứng từ này thường bao gồm:
Master BL, House BL, invoice, packing list…. Để đại lý nắm được tình hình của lô hàng
và chuẩn bị cho các bước làm thủ tục hàng nhập khẩu.
Đại lý tại Nhật sẽ dựa trên những thông tin KMG cung cấp để trực tiếp liên hệ với người
nhận hàng tại Nhật.
2.11
Tổng kết file
Nhân viên chứng từ lập Advance Payment liệt kê những khoản KMG đã chi trước và
2.10

Debit note để thu tiền khách hàng HISAKADO, sau đó yêu cầu hãng tàu xuất hóa đơn
cước và chuyển cho bộ phận kế toán.
Nhân viên phòng kế toán nhập toàn bộ thông tin vào phần mềm quản lý, tính toán chi phí,
lợi nhuận cho lô hàng và kết thúc việc thực hiện hợp đồng
3. Đánh giá qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công ty
KMG.
3.1 Ưu điểm


-

-

Nhân viên sales có kinh nghiệm, nắm vững quy trình tư vaasnkix càng cho khách hàng,
số hợp đồng kí kết tăng dần.