Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện
Nguồn: .interbrandmedia.com
Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương
hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh
nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền
thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan
hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi
chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu
nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng
tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần
thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin
chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương
trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số
không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương
trình.
Một số lưu ý:
Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng…
doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn
càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ…
Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở
TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời.
Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số
liệu cụ thể hơn.
Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các
khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội
thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng
sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.
Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng
đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh

nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương
trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công
việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc,
cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố
xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của
người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm
chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc
nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng
hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn
cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc
xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu
tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh
mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử
lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có
thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay
hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy
ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược,
bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.
Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu
hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên
ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn
nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công
ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ
lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi
đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một
giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất
bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả
lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức