1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................2
1.2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh...........................................................................5
1.2.3. Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh..............................................................6
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN
CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI............................................................7
2.1. Đối với hàng nhập................................................................................................7
2.2. Đối với hàng xuất...............................................................................................19
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO
NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOTRANS HÀ NỘI...26
3.3.2.Đầu tư phát triển nguồn nhân lực................................................................28
3.3. Một số giải pháp khác........................................................................................29
KẾT LUẬN.................................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................32


2

LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới và việc gia nhập WTO,
hoạt động logistics ngày càng đóng một vị thế quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam,
và đã đạt được những bước tiến đáng kể. Với những lợi thế về địa lí cũng như nguồn
nhân lực vận tải, hoạt động logistics làm tăng lượng ngoại tệ, tăng sức cạnh tranh của
nền kinh tế quốc dân, nâng cao vị thế của quốc gia trên trường quốc tế, tạo tiền đề, cơ
sở cho hoạt động xuất nhập khẩu; giúp tiết kiệm, tận dụng nguồn lực sẵn có trong nước
để tập trung hỗ trợ tối đa các ngành mà nước ta có lợi thế. Đối với một nước đang phát
triển như Việt Nam, thì hoạt động vận tải quốc tế có vai trò ngày càng quan trọng, là
đầu tàu tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho nền kinh tế.

doanh kho bãi, kinh doanh xăng dầu, dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và
quốc tế, cảng thông quan nội địa. SOTRANS đã trở thành thương hiệu mạnh
trong nước và quốc tế với tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 20 đến 35%.
• Cơ cấu tổ chức kinh doanh


4

Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS

( Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam
SOTRANS Hà Nội )
• Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS tập trung khai thác các nghiệp vụ :
Giao nhận vận tải quốc tế (trong đó có vận tải đường biển; vận tải hàng không; vận tải
đa phương thức; dịch vụ giao nhận kho vận, hàng công trình, hàng dự án; vận chuyển;
Thủ tục hải quan), dịch vụ kho (kho chứa hàng, kho ngoại quan), cảng thông quan nội
địa (ICD) và kinh doanh xăng dầu.
1.2. Giới thiệu về Chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội.
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam - SOTRANS Hà Nội thành lập ngày 1
tháng 6 năm 1999 theo Quyết định số 107/QĐ-KVMN của Công ty Kho vận miền Nam


5

với tên giao dịch là "SOTRANS IFF - Ha Noi branch office" (SOTRANS International
Freight Forwarder), đặt trụ sở tại số 12, đường Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Hà Nội.
SOTRANS Hà Nội được biết đến như một nhà tiên phong trong lĩnh vực giao nhận vận
tải và dịch vụ Logistics tại Hà Nội. Hoạt động của SOTRANS Hà Nội bao trùm khắp

Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS được thành lập nhằm huy động vốn, quản
lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, lao động, tài sản vào mục đích sản xuất kinh
doanh để công ty không ngừng phát triển bằng biện pháp cải tiến kỹ thuật, chất lượng,
cải tiến quản lý, ổn định và mở rộng thị trường , nâng cao sức cạnh tranh của công ty,
đảm bảo việc làm cho người lao động, từng bước nâng cao đời sống, tăng cổ tức cho
các cổ đông và đóng góp vào ngân sách nhà nước.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh bao gồm:
• Vận tải đường biển
• Vận tải hàng không
• Vận tải đa phương thức


7

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN
CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI
2.1. Đối với hàng nhập
2.1.1. Hàng nhập FREE-HAND
• Đối với nhân viên kinh doanh hàng nhập :
a) Tìm hiểu thông tin khách hàng: Phân khúc thị trường, nhận định và tìm hiểu trước
về công ty dự định sẽ liên lạc để dễ dàng tiếp cận với khách hàng hơn cũng như việc
biết cần phải khai thác những thông tin gì ở khách hàng, tránh tốn nhiều thời gian của
khách hàng.
b) Liên lạc với khách hàng
Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần đầu tiên tránh làm mất nhiều thời gian của
khách hàng, cần khai thác nhanh các thông tin sau: Người phụ trách chính. (số di động
và địa chỉ mail); Mặt hàng nhu cầu vận chuyển; Khối lượng hàng; Đối thủ cạnh tranh
(nếu được); Cảng xuất / Cảng nhập; Điều kiện nhập hàng; FOB, CIF, EXW…
Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng 1 – 2 ngày sau khi đã gửi bảng báo giá và

nhân viên hỗ trợ để tiếp tục theo dõi. Thông tin trong files bao gồm: dự trù chi phí làm
hàng có phê duyệt của lãnh đạo phòng; phiếu kiểm soát quá trình; bảng chào giá có xác
nhận của khách hàng; hợp Đồng (nếu có); giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có xác nhận
của khách hàng; số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển
được chọn, …
Nhân viên kinh doanh phải chuyển file cho nhân viên hỗ trợ trước khi đại lý nhận hàng
từ người gửi hàng để xếp hàng. Khi nhân viên hỗ trợ nhận được files nếu chưa rõ phải
trao đổi ngay để nắm rõ tình hình và quản lí hàng cho tốt.


9

• Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng nhập
a) Theo dõi các lô hàng nhập freehand:
Nhận yêu cầu, thông tin về các lô hàng nhập của nhân viên kinh doanh hoặc khách
hàng về các lô hàng nhập từ nước ngoài về Việt Nam, hoặc về một nước thứ ba. Yêu
cầu nhân viên kinh doanh, khách hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin:
• Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
• Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên
lạc.
• Cảng đi, cảng đến
• Điều kiện giao hàng: EXW, FOB…
• Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
• Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng…
• Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)
• Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/
Delivery date)
• Hình thức và thời hạn thanh toán
• Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
Khi nhận được yêu cầu về giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ yêu cầu đại lý


11

• Chi tiết hàng hoá: Tên hàng, số kiện, số khối, khối lượng, số hợp đồng (Contract
number), số PO (Purchase Order number) liên quan đến lô hàng (nếu có),…
• Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
• Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time)
• Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready
date/ Delivery date)
• Hãng tàu/ người gom hàng (co-loader) được sử dụng.
• Phương thức thanh toán trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading:
Collect hay Prepaid.
• Giá mua, giá bán cho đại lý.
• Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
Yêu cầu đại lý liên hệ với người gửi hàng, nhà cung cấp để kiểm tra thông tin lô hàng
chính xác bao gồm: Số lượng hàng, phương thức đóng hàng, số đơn hàng, dự kiến xếp
hàng, lịch tàu, điều kiện giao hàng.
Sau đó thông báo cho khách hàng và tư vấn cho khách hàng để có cách thức vận
chuyển thích hợp và tiết kiệm nhất (bằng LCL, FCL…). Nếu sử dụng giá hãng tàu tại
Việt Nam, yêu cầu hãng tàu cung cấp chi tiết đại lý nước ngoài của họ và thông báo
cho đại lý liên hệ để sắp xếp việc xuất hàng tại nước xuất khẩu.
Nếu khách hàng chấp thuận, xác nhận với đại lý và yêu cầu đại lý để sắp xếp nhận
hàng theo kế hoạch đã được xác nhận của khách hàng.


12

Nếu khách hàng không chấp nhận, yêu cầu đại lý tìm lịch tàu/ dịch vụ khác đáp ứng đề
nghị của khách hàng, sau đó thông báo để khách hàng xem xét tiếp. Nếu được, chỉ thị
đại lý đặt tàu theo lịch trình đã được chấp thuận của khách hàng.

Nếu khách hàng yêu cầu, trước hoặc ngay khi xuất hàng tại cảng xếp hàng, liên hệ đại
lý xin gia hạn thời gian lưu container (Detention), lưu bãi (Demurrage) từ hãng tàu
nước ngoài.
Tư vấn, chào giá cho khách hàng về các dịch vụ cộng thêm/ đi kèm như:
• Thủ tục khai thuê Hải quan và giao nhận nội địa (Chuyển thông tin cho phòng
giao nhận báo giá)
• Chuyển cảng nội địa
• Dịch vụ Switch B/L
• Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng
Gửi chứng từ, hợp đồng (nếu được yêu cầu) cho khách hàng, bằng email, fax hoặc
DHL.
b) Hỗ trợ nhân viên kinh doanh, cập nhật thông tin đại lý, khách hàng, giá cả:
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh báo giá cho khách hàng .
Theo dõi, cập nhật danh sách, chi tiết liên lạc của đại lý nước ngoài, hãng tàu và khách
hàng.
Thường xuyên kiểm tra với đại lý, hãng tàu về giá các tuyến chính và cập nhật trong
bảng giá vào đầu mỗi tháng, mỗi quý.


14

Cung cấp giá và lựa chọn giá/ dịch vụ tốt nhất theo yêu cầu cụ thể của từng nhân viên
kinh doanh, từng lô hàng.
2.1.2. Hàng nhập chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh)
a) Nhận và kiểm tra chứng từ:
Nhân viên hỗ trợ kinh doanh nhận bộ chứng từ đầy đủ từ đại lý thông qua email, fax,
DHL bao gồm các loại chứng từ như: Master Bill / Lading, House Bill / Lading,
credit/debit note (nếu có).
Kiểm tra và đối chiếu chi tiết trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading, nếu
phát hiện giữa 2 vận đơn này có sai sót nào thì báo ngay với đại lý nước ngoài để điều

đến của hãng tàu/co-loader).
Khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu/co-loader, nhân viên hỗ trợ kinh doanh
tiến hành phát hành giấy báo nhận hàng gửi cho khách hàng (thông thường bằng Fax,
thư chuyển phát nhanh khi khách hàng không có máy fax) đồng thời gọi điện thoại đến
khách hàng ( người phụ trách) để xác nhận việc nhận được thông báo nhận hàng của
Sotrans. Thông báo hàng đến gửi khách hàng phải thể hiện đầy đủ và chính xác các chi
tiết quan trọng sau:
• Tên tàu, số chuyến
• Ngày tàu cập cảng
• Cảng xếp hàng/ Cảng dỡ hàng


16

• Thời gian khách hàng đến nhận một bộ chứng từ đầy đủ ( thông thường 15 h00
sau ngày tàu cập cảng cho hàng LCL và 10 h00 sau ngày tàu cập cảng đối với
hàng FCL)
• Thông báo đầy đủ các khoản tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm số tiền
phải thanh toán, loại phí, đơn vị tiền tệ, thuế VAT…
Lập và chuẩn bị lệnh giao hàng của Sotrans cho khách hàng: Bên cạnh lập thông báo
hàng đến, nhân viên hỗ trợ kinh doanh cũng lập bộ chứng từ lệnh giao hàng đầy đủ để
chuẩn bị giao khách hàng. Nội dung lệnh giao hàng phải thể hiện đầy đủ và chính xác
các chi tiết sau:
• Tên và địa chỉ người nhận hàng ( không sai lệch so với House Bill / Lading &
Attached list)
• Nội dung miêu tả hàng hoá, số kiện, trọng lượng, số khối, số container & seal
( FCL), shipping marks ( LCL) - không sai lệch với House Bill / Lading. Trong
trường hợp số trọng lượng không đúng với chứng từ của khách hàng, có thể
chỉnh sửa hoặc điều chỉnh theo công văn yêu cầu và cam kết của người nhận
hàng.

Sau khi khách hàng đóng tiền, giao bộ lệnh đầy đủ cho khách hàng (3 bản lệnh giao
hàng Sotrans, 1 copy House Bill / Lading, các lệnh nhận từ hãng tàu/ co-loader), đồng
thời yêu cầu khách hàng ký nhận đầy đủ chứng từ ghi rõ họ tên, số điện thoại, ngày
nhận chứng từ.
Kiểm tra điều kiện thanh toán cước trên vận đơn


18

Hàng tuần, nhân viên hỗ trợ kinh doanh kiểm tra lại tất cả các lô hàng đã đến trong
tuần mà khách hàng vẫn chưa đến nhận lệnh giao hàng, thông báo khách hàng lần 2 sau
5 ngày kể từ ngày gửi thông báo lần thứ nhất.
Những lô hàng sau 10 ngày mà khách hàng vẫn chưa nhận D/O phải kiểm tra với khách
hàng nguyên nhân chậm trễ và thông báo cho Đại lý tình hình của lô hàng đó.
e) Lập invoice chuyển kế toán theo dõi:
Tất cả các invoice mà đại lý nước ngoài gửi sang bằng fax /e-mail hoặc DHL về các
khoản tiền thì kèm thêm bản copy House Bill / Lading và Master Bill / Lading để
chuyển cho kế toán vào cuối mỗi tuần cho tất cả các lô hàng phát sinh trong tuần đó để
kế toán theo dõi công nợ.
Trường hợp một số lô hàng đại lý chưa gửi invoice, nhân viên hỗ trợ kinh doanh phải
yêu cầu đại lý gửi invoice hoặc phát hành invoice ngay sau khi nhận chứng từ từ đại lý.
f) Lưu files: Sau khi hoàn thành các bước nêu trên, nhân viên hỗ trợ kinh doanh tiến
hành lưu files. Files lưu phải đầy đủ các chứng từ bao gồm:
• Lệnh giao hàng của Sotrans hoặc giấy ủy quyền
• Lệnh giao hàng của hãng tàu
• Manifest/attached list của Sotrans đã gửi cho hãng tàu/co-loader
• Master Bill / Lading và House Bill / Lading
• Giấy báo hàng đến của Sotrans đã fax cho khách hàng
• Phiếu ISO kiểm soát quá trình được ghi đầy đủ, trung thực chính xác, có xác
nhận của lãnh đạo phòng.

nhân viên hỗ trợ kinh doanh (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ) va lãnh đạo phòng để
xin ý kiến đối với các yêu cầu đặc biệt của khách hàng ( nợ cước, “hoa hồng” , ký lùi
vân đơn…) và làm lại bảng giá mới để gửi cho khách hàng nếu có yêu cầu.
Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ Theo
sát khách hàng để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.
c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và dịch vụ
của Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá
hoặc thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển.
d) Liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu và xác nhận của Hãng tàu:
Khi KH đồng ý dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu booking ngay cho bộ phận
hỗ trợ gồm các thông tin sau:
• Loại hàng
• Khối lượng
• Số kiện
• Phương thức vận chuyển
• Ngày đóng hàng
• Ngày khởi hành dự kiến
• Ngày dự kiến đến
Sau khi nhận được thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh gửi
cho khách hàng và yêu cầu xác nhận của họ


21

e) Mở files & làm dự trù chi phí:
Nhân viên kinh doanh mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạo
phòng, phiếu kiểm soát quá trình trước khi thực hiện lô hàng và chuyển files cùng với
các thông tin của khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ mail, người liên hệ cho
nhân viên hỗ trợ kinh doanh để tiếp tục theo dõi. Thông tin trong files bao gồm:
• Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạo phòng

c) Khi nhận được yêu cầu về giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ kinh doanh
kiểm tra giá hợp đồng sẵn có hoặc yêu cầu đại lý cung cấp giá vận chuyển, lịch tàu, giá
vận chuyển nội địa và làm thủ tục Hải quan tại đầu nước ngoài (DDU/DDP charge) –
nếu có, ,… . Giá cước hàng xuất cũng có thương lượng trực tiếp từ các hãng tàu tại
Việt Nam. Thông thường, kiểm tra giá cả, lịch tàu từ nhiều đại lý/ hãng tàu; từ đó lựa
chọn ra dịch vụ tốt nhất, uy tín và giá cả cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu
khách hàng.
d) Gửi booking request cho hãng tàu sau khi nhận được xác nhận và yêu cầu của nhân
viên kinh doanh hoặc khách hàng.
e) Sau khi nhận được Booking Note của hãng tàu, kiểm tra thông tin chính xác trên
Booking Note sau đó fax cho khách hàng đồng thời gọi điện cho khách hàng xác nhận
họ đã nhận được Booking Note. Lưu Booking note trong files hồ sơ.


23

f) Lưu ý về đặc tính riêng, công nợ của mỗi đại lý được sử dụng.
g) Đối với các đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả năng làm hàng, hỏi ý kiến trưởng/
phó phòng xem có thể sử dụng họ và yêu cầu Phòng hành chính làm hợp đồng đại lý
kịp thời.
h) Nhận file từ nhân viên kinh doanh, có đầy đủ dự trù chi phí làm hàng và phiếu kiểm
soát quá trình ISO có chữ ký của trưởng/ phó phòng và Giám đốc, trong đó ghi rõ đại
lý được sử dụng, hãng tàu được sử dụng, giá mua, giá bán, phí đại lý. File cũng cần có
copy Bảng báo giá (Quotation) đã được khách hàng ký xác nhận, Booking
Confirmation có chữ ký xác nhận của khách hàng, ghi chú rõ các yêu cầu đặc biệt hoặc
yêu cầu cộng thêm của lô hàng.
i) Thường xuyên liên hệ, phối hợp với khách hàng/ hãng tàu để kịp thời xử lý các vấn
đề xảy ra trong quá trình đóng hàng, như: thay đổi số lượng, phương thức đóng hàng,
lịch tàu, thời gian đóng hàng, thanh lý hải quan, ….cho đến khi hàng đã thực sự được
xếp lên tàu và khởi hành lên tàu.

e) Sau khi Đại lý chỉ định xác nhận, tiến hành đặt chổ cho hãng tàu, mở file theo dõi,
trong hồ sơ bao gồm:
• Giấy xác nhận đặt chỗ của khách hàng
• Copy bản hướng dẫn và xác nhận của đại lý


25

• Booking request với hãng tàu
• Booking Note của hãng tàu
• Phiếu kiểm soát quá trình ISO (có chữ ký của người thực hiện và lãnh đạo
phòng/ bộ phận duyệt)
• Dự trù phương án làm hàng (nếu có) có ký duyệt của trưởng /phó phòng và
Giám Đốc.
f) Thực hiện booking notes trên hệ thống và gửi cho khách hàng để đóng hàng (LCL)
hoặc gửi booking của hãng tàu (FCL). Nhân viên hỗ trợ kinh doanh phải kiểm tra lại
các chi tiết trên booking note cho chính xác trước khi gửi cho khách hàng và gọi điện
xác nhận với khách hàng sau khi fax hoạc email.
g) Lập danh sách đóng hàng lẻ và các hướng dẫn đặc biệt nếu có cho bộ phận đóng
hàng lẻ cùng báo giá
h) Theo dõi việc đóng hàng, hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết : nhận
container rỗng, kho đóng hàng, thời gian đóng hàng, vấn đề lưu container/ lưu bãi,
thanh lý Hải quan ... cho đến khi hàng được xếp lên tàu.