Những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản bằng
phần mềm Microsoft Word
Hầu như tất cả tùy chọn cấu hình của Microsoft Word đều nằm trong hộp
thoại Options và Autocorect Options mà bạn có thể truy cập vào hộp thoại này
bằng menu lệnh Tool để tùy chỉnh cấu hình. Đầu tiên bạn, hãy vào Tool >>
Options để lập lại một số thông số sau:
- Thẻ View: Trong thẻ này bạn bỏ chọn 2 tùy chọn:
Startup Task Pane: nếu chọn thẻ này thì mỗi khi mở Word lên màn hình sẽ
hiển thị bảng trợ giúp Word Help làm chiếm chỗ không làm việc của Word. Tốt
nhất là bạn nên bỏ đi
Smart tag: là nút nhãn hiện lên tự động mỗi khi bạn nhập một text nào giống với
những nhãn định nghĩa trong Smart Tag. Ví dụ như khi bạn đánh địa chỉ nhà theo
định dạng nước ngoài thì thẻ này sẽ xuất hiện.
Text boundaries: Đây là vùng biên bao quanh text. Nó giống như viền của
đoạn vậy. Nhưng khi in ra vùng biên này không được in. Tuy nhiên khi bạn làm
việc với nhiều bảng, hình thì vùng biên này lại làm bạn rối mắt.
- Thẻ General:Trong thẻ này bạn cấu hình lại:
Bỏ chọn nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes:
Đây là cái khung mà cứ xuất hiện mỗi khi bản Insert một Text box. Cái Canvas
này có lợi khi bạn làm việc với 1 vài ảnh cùng nhóm. Bạn có thể gom nhiều ảnh
cùng nhóm vào khung Canvas. Tuy nhiên, khi bạn làm việc với 1 hình đơn lẻ, nó
trở nên thừa thải.
Mearurement Units: Cái này là đơn vị đo trong Microsoft Word. Bạn nên
chuyển sang Centimeters cho quen. Mặc định Word chọn đơn vị Inches. Cái này
bạn sẽ thấy có nhiều lợi ít khi bạn chọn Margin cho trang.
- Thẻ Edit. Trong thẻ này bạn cũng thay đổi 2 thuộc tính.
Insert/Past Pictures: Chổ này qui định cách thức mặc định của hình ảnh
xuất hiện trên văn bản của bạn như thế nào. Mặc định hình ảnh sẻ được xem như
1 ký tự (In the line with text), nhưng thông thường chúng ta chọn cách Square để
text bao quanh hình nhiều hơn. Bạn thay đổi cách thể hiện nào bạn thường dùng
nhất.

nhấn phím cách. Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit rồi
bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK.
2. Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:
Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools >
AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial
Capital và OK.
3. Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ
hoa:
Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở
dòng Capitalize first Letter of Sentence.
4. Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.
Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ
pháp tiếng Anh. Nó cũng không xuất hiện trong bản in. Tuy nhiên, nhìn vào đó
2
khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and
Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.
5. Chữ "i" thường tự động biến thành chữ "I" hoa:
Mô tả hiện tượng: Khi bạn đánh từ có chữ "i" thường, sau khi kết thúc chữ,
đánh dấu cách, nó tự động biến thành chữ "I" hoa, dù ở vị trí cuối chữ như: gọI,
tươI, tôI...
Cách khắc phục: Bạn vào Tools -> AutoCorrect Options, chọn tab
AutoCorrect, ở mục Replace đánh chữ "i" , lập tức bên phần With sẽ xuất hiện
chữ "I", kích vào nút Delete là xong.
6. Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc
chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm
mỹ. Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word.
Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh
dấu mục Correct TWo INitial CApitals. Nhấn OK.
7. Đổi đơn vị đo lường

nhóm đối tượng đồ họa đi theo nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những
đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khi khung viền này
xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền
nhấn phím ESC.
10. Xuất hiện mũi tên trong văn bản
Do chế độ hiện thị các ký tự định dạng, trong màn hình soạn thảo bạn có
thể thấy các mũi tên màu đen nằm giữa các khoảng trống trong văn bản, đó là các
ký tự thể hiện định dạng điểm dừng của phím Tab (Tab Stop).
Để tắt chế độ hiển thị này, vào Tools - Options, chọn thẻ View, bỏ đánh
dấu mục Tab characters.
Tương tự khi xuất hiện các ký tự lạ tại các vị trí khoảng trống trong văn
bản mà bạn không xóa được thì có thể đó là các ký hiệu định dạng của Word, vào
bỏ tất cả các đánh dấu trong nhóm Formatting marks (xem hình bên).
11.Xuất hiện ký tự đánh dấu đầu dòng:
ví dụ: khi bạn xuống dòng lại xuất hiện kí tự
Mô tả hiện tượng: Một số bạn thắc mắc là tại sao trong trình soạn thảo văn
bản của tôi, cứ xuất hiện dấu chấm hoặc ký tự lạ trong văn bản, mặc dù khi in ra
thì văn bản vẫn sạch đẹp nhưng làm cách nào để chúng biến mất đi trong lúc soạn
thảo văn bản để nhìn đỡ rối mắt
Cách khắc phục: Đó là do thiết lập chế độ "Show all" trong quá trình soạn
thảo Word, bạn chỉ kích một lần nữa vào biểu tượng đó trên thanh Standard để bỏ
chọn đi là vấn đề được giải quyết.
12.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu?
Bạn vào tool--options--nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all
13. Định dạng một dòng/đoạn, bị áp dụng cho toàn văn bản.
Ví dụ: chỉ định dạng (font, cỡ chữ, màu sắc, căn trái phải giữa, v.v…) bôi
đen một dòng/đoạn nhưng bị áp dụng cho toàn văn bản
Giải pháp khắc phục: Vào menu Format, chọn Styles and Formatting sẽ
hiện ra như sau:
Bỏ đánh dấu ở ô Automatically update rồi OK là xong

20. Để sửa lỗi chữ i bị chuyển thành I: Vào Insert -> AutoText ->
AutoText -> Chon Tab AutoCorrect. Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i,
I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete. OK
21. Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches sang
Centimeters: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Ở ô Measurement
units chọn Centimeters. OK
21 Để có đường bao quanh văn bản: Vào Tools -> Options -> Chọn
Tab View -> Đánh dấu chọn ở ô Text boundaries. OK
22. Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ:
Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn ở
toàn bộ các mục “Check…”. OK
23. Để chuyển nền văn bản sang màu xanh, chữ trắng: Vào Tools ->
Options -> Chọn Tab General -> Đánh dấu chọn ở ô Blue background, white text.
OK
24. Cách định dạng trang văn bản ( nhớ thực hiện bước này nếu không
khi in ra không như mong muốn): Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn
các thông số căn lề, trên, dưới; ở Tab Paper Size chọn cở giấy in (A4). OK
5