Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài đồ án với đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán
vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu
lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM” là
kết quả sự nỗ lực làm việc, nghiên cứu của bản thân em trong thời gian vừa qua.
Em xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của đồ án.
Sinh viên
Đỗ Thu Thủy
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
1
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CẢM ƠN
Qua 4 năm học tập, nghiên cứu khoa học và rèn luyện tại Học viện Tài chính, cùng
với một thời gian đi thực tập ở Chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm
sản và hàng TTCN – Trung tâm thương mại UPEXIM (Chi nhánh UPEXIM Hà Nội), em
đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn
bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và
hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”.
Để có được kết quả này ngoài nỗ lực lớn của bản thân, còn có sự giúp đỡ của rất
nhiều tổ chức và cá nhân. Em xin gửi lời cảm ơn tới:
Bố mẹ em đã sinh thành và nuôi dạy em khôn lớn và đã tiếp sức cho em trong những
lúc gặp khó khăn nhất trong cả quá trình học tập, nghiên cứu khoa học ở trường, đặc biệt
trong giai đoạn làm đồ án.
Học viện Tài chính nói chung và khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng đã tạo
điều kiện tốt nhất cho em được học tập và nghiên cứu khoa học trong 4 năm tại đây.
Toàn thể các thầy cô trong Học Viện và trong khoa đã nhiệt tình chỉ bảo em học tập.
Cô Đồng Thị Ngọc Lan, người trực tiếp hướng dẫn em làm đồ án.
Các cô chú, anh chị trong chi nhánh UPEXIM Hà Nội đã tạo điều kiện cho em, chỉ
bảo em để em có thể hoàn thành tốt đồ án của mình.
Các bạn học cùng đã góp ý, chia sẻ, giúp em giải quyết rất nhiều vướng mắc.

2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI
NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI...........................................................................28
2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.......................................................................28
2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng tại chi nhánh...........................................................28
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán...............................................................................31
2.2.4 Chứng từ kế toán..............................................................................................31
2.2.5 Các sổ và báo cáo được sử dụng tại chi nhánh..................................................32
2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh...................................32
2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh..........................................................33
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
3
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG
TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH .............................34
CHƯƠNG 3.....................................................................................................35
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI
CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI...................................................................35
3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG.................................................................35
3.2 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU...................................35
3.2.1 Mô tả bài toán...................................................................................................35
3.2.2 Xác định yêu cầu..............................................................................................38
3.3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG........................................39
3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................39
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng ............................................................................40
3.3.2.1 Biểu đồ .....................................................................................................40
3.3.2.2 Mô tả chức năng lá.....................................................................................41
3.3.3 Ma trận thực thể chức năng...............................................................................43
3.3.4 Phân tích mô hình.............................................................................................44
3.3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0......................................................................44
3.3.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1................................................................46

5
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI MỞ ĐẦU
Máy tính điện tử (MTĐT) từ khi ra đời, người ta đã thấy được những lợi ích to lớn
của nó. Chẳng hạn như thông tin được xử lý và tìm kiếm cực nhanh, các bài toán dù có
phức tạp và với khối lượng thông tin cần xử lý lớn đều có thể được giải quyết một cách
khá trọn vẹn, nhanh chóng và chính xác. Đến nay, công nghệ thông tin (CNTT) nói
chung và MTĐT nói riêng đã có những bước phát triển vượt bậc và đang được áp dụng
một cách hiệu quả vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người.
Trong lĩnh vực kế toán, việc ra đời các phần mềm kế toán đã góp phần không nhỏ
vào hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho người kế toán giảm được một khối lượng
lớn các công việc thủ công mà vẫn tạo ra được các sổ sách, báo cáo với số liệu chính
xác, nội dung đúng theo mẫu quy định. Vì vậy, đối với rất nhiều công ty, nhất là các
công ty lớn, phần mềm kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu.
Qua thời gian thực tập ở chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản
và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM, em nhận thấy công ty
đã sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, nhất là việc lưu
trữ thông tin của thủ quỹ lại chưa được hỗ trợ hiệu quả nhờ phần mềm hiện tại. Đó là lý
do em lựa chọn đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi
nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ
công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”.
Mục tiêu của bài toán em đưa ra là:
- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền cho chi nhánh.
- Đưa phần mềm vào ứng dụng tại công ty để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng
tiền.
- Củng cố và nâng cao kỹ năng lập trình với Visual Foxpro
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
6
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Nội dung chính của đồ án gồm có 4 chương:

soát trong một tổ chức
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính và các thiết bị
trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
8
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật,
lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin
Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung
đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và
truyền thông tin.
1.1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ
các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination)
hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
Phân tích và xử lý thông tin trong tổ chức:
Trong bất kì một tổ chức nào, cũng có thể xác định 3 hệ thống bao gồm: hệ thống
điều khiển (quản lí), hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thực hiện. Trong đó, HTTT là
thành tố không thể thiếu của một tổ chức, có vai trò là cầu nối liên kết với 2 hệ thống
còn lại, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Về mặt kỹ thuật, HTTT có thể được hiểu như một tập hợp của nhiều thành phần liên
hệ với nhau có nhiệm vụ thu thập, quản lí, xử lí, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ
cho việc làm quyết định, phối hợp và điều hành. Về chức năng, HTTT còn có thể sản
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
Nguồn
Phân phátXử lý và lưu trữThu thập
Đích

Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
10
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
- Hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạt
động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạt
động khác. Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động; từ
hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra các quyết định
trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặc không
có cấu trúc. Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một tổ chức
hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khác nhau. Vì
vậy, mỗi hệ thống thông tin chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt
động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ
chức hoạt động.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
11
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG THỂ

1.1.2 Chu trình phát triển một HTTT
Giai đoạn 1: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao
tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống
dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo
vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn
lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề
đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04

Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và
cấu trúc hệ thống
Giai đoạn 4: Lập trình và kiểm thử
- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn
ngữ lập trình, phần mềm mạng)
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức
năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
Giai đoạn 5: Cài đặt, vận hành và bảo trì
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi
dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo
trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
- Đưa vào vận hành
- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
HTTT quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý,
điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức.
Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin
phản ánh tình trạng hiện thời và tình trạng kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp các
thông tin có trong cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng tình
trạng hiện thời của doanh nghiệp.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
14
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Một số HTTT quản lý trong một doanh nghiệp như:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các
loại tiền mặt.
- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục
quản lý tiền mặt.
1.3.2 Các quy định khi hạch toán vốn bằng tiền
* Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các nguyên tắc sau:
Kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ).
Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ và được theo dõi chi tiểt riêng từng nguyên tệ trên tài khoản 007”ngoại tệ các
loại”.
Các loại vàng, bạc,đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm
phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng
lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
* Quy định về hạch toán tiền mặt tại quỹ:
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp,
bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân
phiếu.
Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ không trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc làm thay công tác kế
toán. Tất cả các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ và phải có chữ ký của kế toán
trưởng và Thủ trưởng đơn vị.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
16
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Thủ quỹ do giám đốc chỉ định và không được nhờ người khác làm thay.
Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, chống
mối xông.
Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toán trưởng để phát
hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngăn chặn mọi hành vi biểu hiện

Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
20
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
* Đối với tiền gửi là ngoại tệ
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
21
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin. Để có được thông tin hữu ích, doanh
nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí. Sự tiến bộ của khoa học
kĩ thuật nói chung, của Công nghệ thông tin nói riêng là cơ sở để quản lí dữ liệu khoa
học. Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng
biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung. Hiện nay những hệ quản
trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro,
Oracle…
Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:
Bảng (Table): Dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phân tử nào đó được gọi như
là một thực thể.
Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R..
Thực thể (Entity): Là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệm
bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ.
Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà người
ta gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thường không thể
chia nhỏ hơn được nữa.
Cơ sở dữ liệu (Data Base): Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên quan đến
nhau.
Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): Là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan
tới nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): Là một hệ thống

* SQL
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
23
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
SQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được các
nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng. Vì SQL là cơ sở dữ liệu
tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều
hành cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh.Với tốc độ và tính bảo mật
cao, SQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên internet. Nó có nhiều
phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau: phiên bản Win32 cho các hệ điều hành dòng
Windows, Linux, Mac OS X, Unix, FreeBSD, NetBSD, Novell NetWare, SGI Irix,
Solaris, SunOS, ...
SQL là một trong những ví dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu quan hệ sử
dụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc .
* Microsoft Access
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người
sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ
hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ
truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ
dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể
thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần
động tác nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế
những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận
động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả
theo dạng thức chuyên nghiệp.
Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ
dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao,