Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu

Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập đợc thiết lập bên
trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động đợc kiểm toán nh
một loại dịch vụ đối với tổ chức đó. Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp các
thành viên của tổ chức hoàn thành một cách hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ
của họ. Để đạt đợc điều đó, kiểm toán viên nội bộ cung cấp cho họ những sự
phân tích, đánh giá, t vấn, kiến nghị và các thông tin liên quan khác đến các
hoạt động đợc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu đặc biệt quan trọng trong hoạt động
kiểm toán nội bộ. Những tài liệu này mô tả tất cả các thời gian biểu, các công
việc, các bằng chứng, các ý kiến, nhận xét khác nhau,đợc kiểm toán viên nội
bộ soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêu kiểm
toán, làm cơ sở cho việc cung cấp những sự phân tích, đánh giá, t vấn, kiến
nghị,về các hoạt động đợc kiểm toán cho Ban giám đốc, các bộ phận, các đối
tợng quan tâm. Trong nhiều trờng hợp, những tài liệu này đợc cung cấp bởi
các nhà quản lí, các nhân viên trong công ty hoặc ngời bên ngoài. Nh vậy, hồ sơ
kiểm toán là cầu nối giữa công việc kiểm toán trong thực tế và các báo cáo kiểm
toán đợc đa ra. Tầm quan trọng đó thể hiện ở các ý sau:
Trớc hết, nó là cơ sở pháp lí cho mọi cuộc kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm
toán gồm rất nhiều những tài liệu nh các quy định, các quyết định của Nhà nớc,
tổ chức, các bộ phận chức năng trong tổ chức đó cùng các bằng chứng kiểm
toán viên thu thập đợc trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêu
kiểm toán, làm căn cứ pháp lí cho việc đa ra ý kiến, nhận xét, kiến nghị của
kiểm toán viên.
Mặt khác, hồ sơ kiểm toán còn là tài liệu để kiểm toán viên chứng minh
rằng: các công việc kiểm toán viên tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên
thu thập là tuân thủ đúng chuẩn mực hiện hành. Qua đó, kiểm toán viên tự bảo
vệ mình, khẳng định trình độ chuyên môn cũng nh chất lợng công việc kiểm
toán mình tiến hành.

Hiện nay có khá nhiều tài liệu đa ra các khái niệm khác nhau về hồ sơ
kiểm toán. Cụ thể:
Theo SAS 41(AU 338) thì Hồ sơ kiểm toán là sổ sách của kiểm toán viên
ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, các thông tin thu
đợc và những kết luận thích hợp đạt đợc trong công tác. Các tài liệu này phải
bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành
kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Chuẩn mực thứ 230 do Bộ Tài Chính mới ban hành 9/1999 định nghĩa:
Hồ sơ kiểm toán là những giấy tờ làm việc do kiểm toán viên lập, thu thập,
phân loại, sử dụng và lu giữ, bảo quản. Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ dới nhiều
hình thức khác nhau nh giấy, phim ảnh, thiết bị điện tử,.
Còn Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ đa ra khái niệm này trong
chuẩn mực thứ 420 nh sau:
Hồ sơ kiểm toán nên do kiểm toán viên(kiểm toán viên) chuẩn bị và đợc
rà soát bởi ngời quản lí Phòng kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm toán nên ghi lại
thông tin thu đợc và các phân tích đợc thực hiện và nên hỗ trợ cho các phát hiện
và kiến nghị đề xuất.
Nh vậy, có rất nhiều khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên,
các quan điểm trên đều có điểm chung là: Hồ sơ kiểm toán do các kiểm toán
viên lập, sử dụng và lu giữ, làm minh chứng cho các công việc kiểm toán viên
đã tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên đã thu thập, làm cơ sở cho việc đa
ra ý kiến nhận xét của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.
2. Các chuẩn mực về hồ sơ kiểm toán.
Theo IAS thứ 420, các chuẩn mực liên quan đến hồ sơ kiểm toán thờng đ-
ợc chia làm 2 nhóm là:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
a. Nhóm các chuẩn mực thuộc về bản chất:
Theo quan điểm thuộc về bản chất thì kiểm toán viên nội bộ cần quan tâm
tới những vấn đề sau:

vụ đó, ngày tháng áp dụng cho các tài liệu hiện hành. Đề mục nhỏ hơi lệch về
một phía chỉ ra tên của ngời lập ra hồ sơ kiểm toán và ngày tháng lập.
Tổ chức:
Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán cần đợc tổ chức, sắp xếp theo một cách
sao cho dễ đọc, dễ hiểu, dễ soát xét, tra cứu.Việc này phải bao gồm cả việc sử
dụng các tiêu đề thích hợp, chừa khoảng cách, đặt lề
Ngắn gọn và rõ ràng :
Tính ngắn gọn và rõ ràng làm cho việc sử dụng các hồ sơ kiểm toán có
hiệu quả hơn. Những chuẩn mực này cũng xác nhận mức độ thận trọng của
kiểm toán viên trong việc lập hồ sơ kiểm toán.
Lập mục lục:
Tất cả các hồ sơ kiểm toán phải đợc lập mục lục tạo định hớng cho kiểm
toán viên và giám sát viên trong việc kiểm soát chặt chẽ số lợng tài liệu cũng nh
tính chính xác của thông tin trong hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán.
3. Các loại hồ sơ kiểm toán.
Không có một chuẩn mực hay một qui định chung nào về cách tổ chức tài
liệu trong hồ sơ kiểm toán. Tuỳ từng công ty kiểm toán, từng bộ phận kiểm toán
nội bộ của các công ty khác nhau xây dựng phơng pháp của riêng mình để xây
dựng, tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán. Các kiểm toán viên mới vào nghề
phải tuân thủ theo các phơng pháp đó. Tuy nhiên, một hồ sơ kiểm toán bao giờ
cũng chứa đựng hầu nh tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc kiểm toán. Các tài liệu
bắt đầu từ những thông tin tổng quát nhất nh những dữ kiện liên quan tới công ty,
bộ phận cần đợc kiểm toán ghi trong hồ sơ kiểm toán thờng xuyên cho tới các báo
cáo tài chính, các tài liệu chứng minh cho các khảo sát của kiểm toán viên và cuối
cùng là báo cáo kiểm toán. Có 2 loại hồ sơ kiểm toán thông dụng là hồ sơ thờng
xuyên và hồ sơ hiện hành.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
a. Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên:
Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên(hồ sơ kiểm toán chung) nhằm lu giữ những

Website: Email : Tel : 0918.775.368
quản trị, các ghi chú về các thảo luận với đại diện các bộ phận đợc kiểm toán,
những xác nhận của ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng
* Chơng trình kiểm toán:
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đánh dấu trên chơng trình các thể
thức kiểm toán đã hoàn thành và ghi rõ ngày hoàn thành. Việc đa vào hồ sơ kiểm
toán một chơng trình kiểm toán đợc thiết kế kĩ lỡng, đợc hoàn tất một cách chu
đáo là một bằng chứng về một cuộc kiểm toán chất lợng cao.
* Bảng cân đối thử tạm thời:
Dựa trên các sổ cái tổng hợp, kiểm toán viên lên các bảng cân đối thử tạm
thời và đối chiếu với các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhằm đánh giá
tính trung thực, hợp lí của các con số trong các Báo cáo tài chính đố..
* Điều chỉnh và phân loại các bút toán:
Khi kiểm toán viên phát hiện ra sai sót trọng yếu trên sổ sách kế toán thì
các sổ sách, Báo cáo tài chính phải đợc sửa chữa bằng các bút toán điều chỉnh
của kiểm toán viên. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này phải đợc Tổng Giám đốc và
bộ phận kế toán chấp nhận.
Quá trình phân loại các bút toán nhằm trình bày các thông tin kế toán một
cách đúng đắn ngay cả khi số d trên báo cáo là chính xác.
Các bút toán chỉ đợc điều chỉnh, phân loại nếu nó ảnh hởng trọng yếu đến
sự trình bày trung thực của các báo cáo tài chính.
* Các bản kê cơ sở:
Các bản kê cơ sở đợc lập nhằm chứng minh cho các số tiền khác nhau trên
các báo cáo tài chính thể hiện tính đầy đủ của cuộc kiểm toán.
4. Chức năng của hồ sơ kiểm toán.
Chức năng chung của hồ sơ kiểm toán là giúp kiểm toán viên cung cấp
một sự đảm bảo hợp lí rằng: cuộc kiểm toán đã đợc tiến hành đầy đủ, phù hợp
với các chuẩn mực kiểm toán đã đợc thừa nhận. Cụ thể, chúng là căn cứ để lập
kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập đợc, giám sát cuộc kiểm
toán

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
e. Phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán.
Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều kiểm toán viên cũng
nh trợ lí kiểm toán trong một thời gian nhất định. Do đó, việc phân công và phối
hợp công tác là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu
cho mục đích này:
- Kiểm toán viên chính căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập ra hồ sơ
kiểm toán chi tiết các công việc cần làm và giao cho trợ lí kiểm toán tiến hành
thực hiện. Nh vậy, thông qua cách này, kiểm toán viên chính sẽ giao việc và
giám sát các công việc của trợ lí kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối
hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụng
bởi các kiểm toán viên khác đẻ tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công
việc khác có liên quan.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán đều đánh dấu một bớc công việc đã đợc hoàn
thành trong qúa trình kiểm toán. Kiểm toán viên căn cứ vào hồ sơ kiểm toán đẻ
điều hành công việc cũng nh đánh giá tiến độ thực hiện cuộc kiểm toán.
f. Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau.
Hồ sơ kiểm toán kì trớc là nguồn tài liệu quan trọng cho việc lập kế hoạch
kiểm toán kì sau. Cụ thể:
- Hồ sơ kiểm toán cho biết thời gian cần thiết đẻ tiến hành công việc kiểm
toán dựa vào thời gian kiểm toán thực tế kì trớc.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị đợc kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán cho biết các vấn đề quan trọng cần quan tâm.
g. Làm tài liệu đào tạo và tham khảo.
Với các kiểm toán viên khi mới bắt đầu bớc vào nghề thì hồ sơ kiểm toán
năm trớc không những là các tài liệu tham khảo mà còn là các tài liệu đào tạo trên
cơ sở có sự hớng dẫn của các kiểm toán viên có kinh nghiệm đi trớc. Đó cũng là

- Tài liệu hoàn tất phải chỉ rõ công việc kiểm toán viên hoàn thành. Điều này
đợc hoàn thành theo 3 cách: bằng văn bản viết tay theo mẫu bản ghi nhớ, bằng
cách kí tắt vào các thể thức kiểm toán trong chơng trình kiểm toán và bằng các kí
hiệu đánh trực tiếp trên các bản kê của tài liệu. Các kí hiệu trên các tài liệu đợc
Website: Email : Tel : 0918.775.368