BỘ NỘI VỤ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

…………/…………

…………/…………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LƢƠNG XUÂN HÙNG
HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CHỨNG THỰC

Ở CẤP XÃ – TỪ THỰC TIỄNTHÀNH PHỐ BUÔN MA THUỘT,
TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN VĂN HẬU

ĐẮK LẮK – NĂM 2017


LỜI CẢM ƠN
Em xin trân trọng cản ơn Ban Giám đốc Học viện, các khoa, ban,
Khoa Sau đại học, các Thầy, Cô giáo Học viện hành chính, Học viện hành
chính Phân viện Tây Nguyên đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong thời
gian qua và tạo điều kiện để em hoàn thành chương trình cao học. Đặc biệt
em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu đã tận tình
hướng dẫn em hoàn thành luận văn cao học này.

Cải cách hành chính nhà nước

6. TANDTCTòa án nhân dân tối cao
7. VKSNDTCViện kiểm sát nhân dân tối cao


DANH MỤC CÁC BẢNG
2.1 Các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Buôn Ma Thuột
2.2 Thực trạng công tác chứng thực tại thành phố Buôn Ma Thuột
2.3 Số liệu trả kết quả các loại giấy tờ và dịch vụ tại bộ phận một cửa
cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột
2.4 Đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma
Thuột

ii


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cảm ơn
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Mục lục
Trang
MỞ ĐẦU............................................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................................ 1
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài......................................................................................... 2
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn................................................................................. 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn........................................................ 6
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn............................6

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng
thực ở cấp xã..................................................................................................................................... 76
Kết luận chương 3........................................................................................................................... 89
Kết luận................................................................................................................................................ 90
Phụ lục.................................................................................................................................................. 97

iv


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thực tế cuộc sống cho thấy, ngày nay công dân, tổ chức cần rất nhiều
loại giấy tờ phục vụ cho các giao dịch của mình, không chỉ một bản của mỗi
loại mà thường cùng lúc cần rất nhiều bản mỗi loại giấy tờ: học sinh cần làm
nhiều bộ hồ sơ để cùng lúc đăng ký thi vào nhiều trường, cử nhân cùng lúc
cần làm nhiều bộ hồ sơ để xin việc ở nhiều công sở hay doanh nghiệp, các
doanh nghiệp cùng lúc cần nhiều bộ hồ sơ để tham gia vào nhiều quan hệ thị
trường…. Mặt khác, với mỗi đối tượng nhận hồ sơ, giấy tờ thì yêu cầu về số
lượng, chủng loại các giấy tờ là không giống nhau. Do vậy, có thể thấy nhu
cầu chứng thực sẽ ngày càng gia tăng. Chứng thực là một nhu cầu tất yếu của
cuộc sống; xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, của tổ chức và của
chính Nhà nước. Nhu cầu này ngày càng tăng lên do sự mở rộng và phát triển
các quan hệ pháp luật. Nhằm đáp ứng nhu cầu tất yếu của cuộc sống và từng
bước hoàn thiện nhà nước về chứng thực, nhà nước đã chú trọng ban hành
nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này. Hệ thống các văn bản quản lý nhà
nước đã thực hiện tốt việc thông tin, truyền đạt các quyết định quản lý,
phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý,
công cụ xây dựng hệ thống pháp luật, hướng dẫn thực hiện. Sau hơn hai mươi
năm tiến hành sự nghiệp đổi mới, dưới sự lãnh đạo của Đảng, công tác xây
dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung và hệ thống

Công trình đầu tiên đề cập về hoạt động công chứng, chứng thực có thể
kể tới là “những điều cần biết về công chứng nhà nước”, Nhà xuất bản
chính trị quốc gia, Hà Nội năm 1992 của tác giả Nguyễn Văn Yểu và Dương
Đình Thành; “Giới thiệu vài nét về xây dựng và hoàn thiện công chứng nhà
nước ở thành phố Hà Nội”, đăng trên tạp chí Thông tin khoa học pháp lý, Bộ
tư pháp, năm 1995. Hai công trình này có vai trò như cuốn cẩm nang giới
thiệu về hoạt động công chứng nhà nước nói chung với nhiệm vụ trọng tâm
của các phòng công chứng nhà nước thuộc UBND cấp tỉnh.
Đề cập sâu hơn về hoạt động công chứng, chứng thực ở khía cạnh khác,
có công trình “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm

2


vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản
công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” của tác giả Đặng Văn Khanh,
luận án tiến sỹ Luật học. Tác giả đã có những luận giải sâu sắc về bản chất và
sự khác nhau của hai hoạt động công chứng và chứng thực xuất phát từ thẩm
quyền thực hiện các hoạt động này; tương ứng là phạm vi của mỗi hoạt động
và giá trị pháp lý của văn bản công chứng; chứng thực, qua đó đề xuất các
giải pháp hoàn thiện về quy định pháp luật.
Về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực,
công trình đầu tiên có thể kể đến là luận văn thạc sỹ Luật học: “Quản lý nhà
nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý
luận và thực tiễn ở nước ta” của tác giả Trần Ngọc Nga, (Hà Nội năm 1996).
Có thể nói đây là một trong những công trình khoa học đầu tiên nghiên cứu
một cách có hệ thống về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công
chứng và chứng thực dưới góc độ luật học. Trong luận văn của mình, bên
cạnh việc luận giải sự khác nhau mang tính bản chất giữa hai hoạt động công
chứng và chứng thực dưới góc độ luật học. Trong luận văn của mình, bên

sát thông qua điều tra xã hội học đối với cán bộ, công chức người thực hiện
dịch vụ chứng thực; trên cơ sở những tồn tại, hạn chế, khóa luận cũng đề xuất
những nhóm giải pháp mang tính chất vĩ mô áp dụng trên phạm vi toàn quốc,
cũng như những tác động đối với thực tiễn ở huyện Quỳ Hợp. Lấy phạm vi
không gian là huyện Quỳ Hợp, luận văn đã dành khoảng một nửa nội dung để
đề cập tới hoạt động chứng thực ở cấp xã theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Như vậy có thể nói đây là một công trình nghiên cứu khá sớm về hoạt động
chứng thực ở cấp xã.
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công với đề tài “Quản lý nhà
nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn cấp quận” của tác giả Phan
Hùng Nam (Học viện Hành Chính, Hà Nội năm 2008). Tiếp cận vấn đề theo
góc độ của hoạt động quản lý nhà nước, luận văn lấy thực tiễn từ hoạt động
công chứng, chứng thực ở cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội làm không
gian khảo sát. Tôi nhận thấy, bên cạnh việc đề cập những nội dung mang tính
lý luận về công chứng, chứng thực, tác giả Phan Hùng Nam đã rất thành công

4


trong việc đề cập những vấn đề lý luận về quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực với tư cách là một hoạt động quản lý nhà nước trên lĩnh vực hành
chính tư pháp. Luận văn của tác giả Ngô Sỹ Trung với nội dung “Quản lý
nhà nước về chứng thực hiện nay - Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn
thành phố Hà Nội”. Luận văn đi sâu vào việc phân tích hoạt động chứng thực
và nôi dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần của Nghị định số
79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức trong quản lý nhà nước đối
với hoạt động chứng thực của chính quyền và ngành tư pháp thành phố Hà
Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống pháp
luật về chứng thực, cũng như những giải pháp về tổ chức, điều hành của cơ
quan, ủy ban nhân dân và cơ quan tư pháp các cấp địa phương. Có thể thấy

Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
qua thực tiễn thực hiện tại UBND các xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma
Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
Phương pháp luận: Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở vận dụng
phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác Lê nin, các tư tưởng, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhà nước và định
hướng cải cách tư pháp đến năm 2020.
Phương pháp nghiên cứu của luận văn: Phương pháp phân tích, tổng hợp,
so sánh, thống kê. Mỗi phương pháp nghiên cứu được vận dụng linh hoạt,
đóng vai trò riêng giúp tác giả có cái nhìn khách quan, nhiều chiều, đầy đủ
hơn về vấn đề nghiên cứu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Ý nghĩa lý luận: Đây là công trình nghiên cứu một cách có hệ thống
hoá và làm rõ một số vấn đề lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
trong lĩnh vực chứng thực, khi được hoàn thiện luận văn sẽ đóng vai trò thiết
thực vào việc hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước về chứng thực.
Thực tiễn của luận văn: Các giải pháp đưa ra có thể được áp dụng để
hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực

6


qua việc phân tích, đánh giá từ đó khuyến nghị một số giải pháp để hoàn thiện
hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
luận văn được kết cấu thành 3 chương bao gồm:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quản lý nhà nước về
chứng thực ở cấp xã
- Chương 2: Thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng

của khoa học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác
nhau của khoa học pháp lý nước ngoài.
- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:
Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài
có thể thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm
tương đương với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.

8


Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo
quy định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau,
Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang
Aargau. Tại Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực
áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc
dù Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực
nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực.
Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày
28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về
chứng thực. Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi
chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39
Luật này cũng quy định về chứng thực đơn giản: Khi chứng thực chữ ký, dấu
vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá
nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và
các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên
bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập,
văn bản công chứng là đủ.
Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký:
Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy
được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại

mẫu.
+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực:
Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp
luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được
quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và
các việc khác do pháp luật quy định.
+ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm
“chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã
xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các
giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của
Nghị định này”.

10


+ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không
có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn
cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực
chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
đã yêu cầu chứng thực”.
- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao từ bản chính là
việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ
vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ
ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này

thực tế và khác nhau về quy trình thao tác. “Xác nhận” có nghĩa là thừa nhận
là đúng sự thật. Thông thường, “xác nhận” chỉ mang tính chất bàn giấy (VD:
xác nhận chữ ký, xác nhận lời khai…). Còn “chứng nhận” có nghĩa là nhận
cho để làm bằng là có, là đúng sự thật (Từ điển Tiếng Việt – NXB Đà Nẵng
1996). Để chứng nhận một sự việc, thông thường người chứng nhận phải qua
một loạt thao tác kiểm tra, xác minh, đối chiếu.v.v… (VD: chứng nhận hợp
đồng…). Tóm lại, có thể hiểu là hành vi xác nhận có tính chất đơn giản hơn, ít
phức tạp hơn hành vi chứng nhận. Nếu để thực hiện hành vi công chứng, công
chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ
thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp
đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của
mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực,
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch…; nhưng để thực hiện hành vi chứng
thực, người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần tiếp nhận, kiểm tra, đối
chiếu… giấy tờ. Vì vậy, đối tượng của hành vi chứng thực chủ yếu là các giấy
tờ (VD: chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ…); người thực
hiện chứng thực chỉ chứng nhận hành vi pháp lý xảy ra mà không chịu trách
nhiệm về nội dung của hành vi đó.

12


1.1.2. Khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực là một bộ phận của quản lý nhà nước
nói chung và trong lĩnh vực hành chính tư pháp nói riêng. Đây là hoạt động
quản lý mà thông qua hoạt động tổ chức,điều hành, thanh tra, giám sát của các
cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân được nhà nước giao quyền phối hợp
với nhau nhằm thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực, đưa dịch vụ
chứng thực đến với người dân. Để thực hiện được hoạt động quản lý của
mình, bên cạnh sự có mặt tương đối đầy đủ và có chất lượng của hệ thống các

về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
và chương IV Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó công tác quản lý nhà
nước về chứng thực bao gồm những nội dung sau:
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực, bộ tư pháp chịu
trách nhiệm trước chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng
thực có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp
luật về chứng thực; Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy
phạm pháp luật về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng
thực và quản lý nhà nước về chứng thực; Hợp tác quốc tế về chứng thực;
Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo
cáo Chính phủ.
1.1.4. Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực. Bộ tư pháp chịu
trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng
thực được quy định tại điều 17 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày
08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; điều 20 Nghị định
79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; điều 41 Nghị định số

14


23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch; điều 2, khoản 11 Nghị định số 93/2008 ngày 22 tháng 8

bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương; Hướng dẫn, bồi dưỡng
nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại
phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức
hành nghề công chứng; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật
về chứng thực; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và
quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu
cung cấp và trao đổi thông tin; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của
phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng;
có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực
đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn; Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và
thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo
quy định. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ
quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản này.
Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực
trong địa phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Hướng dẫn, bồi dưỡng
nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy
ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy
định của pháp luật về chứng thực; Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính
hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản
chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng
thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình
hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
theo quy định. Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các
nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện các


dùng để chỉ toàn bộ tài liệu, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ

17


quan, tổ chức nhằm phục vụ trở lại cho chính quá trình hoạt động của các cơ
quan tổ chức này[48].
Như vậy, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
Trên cơ sở khái niệm các khái niệm về chứng thực, quản lý nhà nước và
khái niệm văn bản, có thể định nghĩa văn bản quản lý nhà nước là văn bản
ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất
định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà
nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân[48].
Văn bản quản lý nhà nước có 3 chức năng cơ bản, đó là: Chức năng
thông tin, chức năng quản lý và chức năng pháp lý[48].
Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành
theo đúng quy định pháp luật về nội dung và hình thức. Thể thức văn bản
quản lý nhà nước là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về
hình thức có tính bố cục đã được thể chế hóa để đảm bảo giá trị pháp lý cho
văn bản [48].
Văn bản quản lý nhà nước về chứng thực là văn bản ghi lại và truyền đạt
quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước
ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều
chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau
hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân trong lĩnh vực
chứng thực.
Từ quan niệm trên, có thể thấy văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
có những đặc điểm cơ bản sau:

phục những yếu tố phi hệ thống [48].
Trong triết học cổ, khái niệm hệ thống được hiểu là tính trật tự và thống
nhất của các khách thể tự nhiên. Hệ thống thống nhất lớn hơn tổng của tất cả
các yếu tố cộng lại.
Hệ thống là sự thống nhất khách quan, theo quy luật của các sự vật hiện
tượng có mối liên hệ với nhau, cũng như các hiểu biết về tự nhiên và xã hội.
Hệ thống có 4 đặc điểm cơ bản sau:

19